La petite caisse

1. La petite caisse

2. Objectifs d’apprentissage • Fonctionnement d’une petite caisse et registre de petite caisse. • Comment comptabiliser les écritures relatives à la petite caisse?

3. La notion d’encaisse • L’encaisse comprend les sommes que possède l’entreprise dans son compte en banque ou en argent liquide. Voici les éléments de l’encaisse: • La petite caisse : somme d’argent que l’on conserve pour payer les menues dépenses de l’entreprise dans un petit coffre ou même une enveloppe. • Fonds de caisse : L’argent contenu dans le tiroir caisse de la caisse enregistreuse incluant une somme de départ (50 ou 100 $).

4. La notion d’encaisse (suite) • Compte de banque ou caisse populaire. Ce compte est utilisé pour comptabiliser les transactions courantes de l’entreprise (dépôts, chèques, paiement direct ...). Une entreprise a un compte “Encaisse” par compte dans les institutions bancaires. • Banque salaires : compte consacré à l’émission des chèques de paie des employés.

5. Le contrôle de la petite caisse • La petite caisse est un élément de l’actif. Elle sert à payer des dépenses pour lesquelles il ne vaut pas la peine de faire un chèque (menues dépenses). • Certaines entreprises peuvent avoir une petite caisse de 50$ alors que d’autres peuvent avoir 500$ et plus.

6. Le contrôle de la petite caisse • Il s’agit d’un petit coffre dans lequel on dépose une somme d’argent. On décide du montant en fonction des besoins de l’entreprise. Il ne faut pas avoir trop d’argent mais il ne faudrait pas non plus devoir y remettre des l’argent à tous les deux jours.

7. Le contrôle de la petite caisse On doit nommer une personne qui est responsable de la petite caisse. On lui fait un chèque du montant du fonds de caisse au nom de « Petite caisse – son nom ».

8. Le contrôle de la petite caisse La personne doit exiger des factures, des coupons de caisse (pièces justificatives) pour justifier l’utilisation des sommes d’argent de la petite caisse.

9. Le contrôle de la petite caisse • La personne responsable demande le remboursement des dépenses qu’elle a effectuées avec l’argent de la petite caisse lorsqu’elle le juge nécessaire. (Il s’agit de renflouer la petite caisse). • Le comptable établit un chèque au nom de la personne responsable de la petite caisse (petite caisse – nom de la personne responsable). Le chèque émis devra être égal à l’ensemble des dépenses effectuées au comptant et remboursées par la petite caisse.

10. Le contrôle de la petite caisse • Le comptable annule les pièces justificatives et comptabilise celles-ci. • Les signataires des chèques signent le chèque en vérifiant les pièces justificatives.

11. LE REGISTRE DE PETITE CAISS – VOLUME P.194

12. Constitution de la petite caisse • Fortier Machinerie décide de créer une petite caisse de 125 $ le 1er mai 2012 • On émet un chèque de 125 $ à votre nom et avec la mention petite caisse. • Vous vous présentez à la caisse pour échanger le chèque et ramener 125 $. Vous demandez à la caissière différentes coupures soit des 10 $, des 5 $, des 2 $, et des 1$ mais également des pièces de monnaie. Cet argent servira à rembourser les menues dépenses payées au comptant.

13. L’écriture de constitution de la petite caisse

14. L’utilisation de la petite caisse • Chaque fois que l’on paie une dépense avec la petite caisse, on prend l’argent nécessaire pour payer la facture dans la petite caisse. • On place la facture à l’intérieur de la petite caisse pour remplacer l’argent qu’on a pris. • Le total des pièces justificatives + l’argent encore disponible doivent toujours être égal au montant initial déposé dans la petite caisse.

15. Pièces justificatives

16. Pièces justificatives

17. Pièces justificatives

18. Pièces justificatives

19. Décompte de la petite caisse • À la fin du mois de mai, le décompte de la petite caisse indique qu’il reste un montant de 29.66 $. • Dans le but de bien rapprocher les produits et les charges, au 31 mai, préparez le chèque #678 au montant de 95.34$ pour renflouer la petite caisse. • Comptabilisez l’écriture au journal général

20. CHÈQUE Fortier Machinerie Inc. 568 Notre-Dame Est Victoriaville, Québec G6P 4B5 #678 Date : __________________ Payez à l’ordre de : ___________________________________________________________________$  La somme de :__________________________________________________________/100_DOLLARS Caisse Populaire de Victoriaville 2569 Notre-Dame Est Victoriaville, Québec G6P 4G3 Pour : Renflouement de petite caisse Par : _________ _____________

21. La petite caisse est renflouée • Une fois la petite caisse renflouée, vous repartez le mois de juin avec 125 $. • Généralement, on renfloue la petite caisse une fois par mois. Lorsqu’il faut la renflouer trop souvent, cela veut peut-être dire qu’il serait temps de l’augmenter. • Si vous avez besoin de la renflouer qu’une fois tous les trois mois, il se peut également qu’elle soit trop élevée pour les besoins de l’entreprise.