A PROJEKTMENEDZSMENT ALAPJAI Pál Attila (NET-DIVE Kft.)

1. A PROJEKTMENEDZSMENT ALAPJAI Pál Attila (NET-DIVE Kft.)

2. A menedzsment definíciója A menedzsment az ellenőrzés, irányítás, tervezéskészsége és gyakorlata; „meghatározott céllal történő irányítási, vezetési tevékenység”. Más megfogalmazásban: az embereknek és erőforrásoknak egy bizonyos céllal történő tervezésére, szervezésére és mobilizálására irányuló erőkifejtés. A menedzsmentet úgy is definiálhatjuk, mint annak biztosítását, hogy a kitűzött célok eléréséhez a szükséges erőforrások felhasználása leghatékonyabb és legeredményesebb módon történjen.

3. A projektmenedzsment célja / feladata A projekt menedzsmentés a minőség biztosításcélja, hogy az adott feladatot a tervezett határidőre, az előre meghatározott minőségben és költségkereten belül valósítsuk meg. A projekt menedzsment és a minőségbiztosítás keretében általában az alábbi fő feladatokat kell elvégezni: • projekt terjedelmének kontrollálása • projekt idő/ütemezés menedzselése • projekt költségek kontrollja • minőségbiztosítás • projekt humánerőforrás menedzsment • projekt kommunikáció menedzselése • kockázatkezelés • változások-menedzselése • szolgáltatások- és árubeszerzés menedzselése

4. Projekt menedzsment funkciók I. Projekt tervezés • A projektvezető a közreműködő szervezeti egységekkel együtt, team munkában végzi. • Jellemző a kettős feladat: • A megtervezendő rendszer kialakítása megfelelő módszerek, technikák segítségével • Az ehhez megfelelő tervezési eljárás kidolgozása Projekt szervezés • Team építés és fejlesztés • A különböző team-ek tevékenységének szervezése, összehangolása (konfliktusok kezelése)

5. Projekt menedzsment funkciók II. Projekt koordinálás • Kitűzött határidők betartása • Információáramlás biztosítása Projekt irányítás • A munkálatok terv szerinti lebonyolítása Projekt ellenőrzés/monitoring • A projekt futását folyamatosan követő tevékenység (Mennyiségi-, minőségi- és funkcionális szempontokra is ki kell terjednie!)

6. Projekt életciklus fázisai • Kezdeményezési (koncepcionális) fázis • Igények, szükségletek, elvárások projektötlet • Projektjavaslat elkészítése (elérhető –mérhető, objektív- cél(ok) vázolása, végrehajtás indoklása, résztvevők, főbb mérföldkövek) • Részletesebb piaci elemzések (megvalósíthatósági tanulmány) készítése • Tervezési fázis • Projekt cél(ok) konkretizálása • Projekt menedzsment létrehozása (tagok kiválasztása, hatáskörük tisztázása) • Tevékenységek, erőforrások tervezése-ütemezése, integrálása minőségi-, illetve biztonsági előírásokkal, adminisztrációval • Életciklus-előrehaladás ellenőrzési tervek készítése

7. Végrehajtási (implementációs) fázis • Megvalósítás az előzetes tervek alapján • Tevékenységek figyelemmel kísérése, irányítása • Előrehaladás (periodikus) vizsgálata, szükség szerinti revíziója • Lezáró (befejező) fázis • Projekt kiteljesítése • Átadás • Projekt kiértékelése (teljes körű pénzügyi és szakmai értékelés; negatív és pozitív eredmények, hatások) • Nyomonkövetés

8. A projektciklus folyamatábrája 2. TERVEZÉS 1. LÉTREHOZÁS 4. ÉRTÉKELÉS 3. MEGVALÓSÍTÁS és NYOMONKÖVETÉS

9. Tanulási ciklus 1. Tapasztalat 2. Reflektálás 3. Következtetés 4. Tervezés a továbbiakra

10. Tanulási stílusok (Honey-Mumford) • AKTIVISTA, TEVÉKENY: „Mindent ki kell próbálni egyszer.” • GONDOLKODÓ, TÖPRENGŐ: „Először gondolkodj, aztán cselekedj.” • ELMÉLETI: „Akkor jó valami, ha logikus.” • GYAKORLATIAS (pragmatikus): „Akkor jó valami ha működik.” Mindenkiben van mind a négy csoport jellemzőiből, de egy specifikus. (1. melléklet)

11. A jó projekt ismérvei Felmerült igényekre – szükségletekre – problémákra szabott Szorosan kapcsolódik és illeszkedik a szervezet (pályázó) hosszú távú fejlesztési tervéhez Mind a partnerek, mind pedig az érintettek támogatják A projekt megvalósítható (megfelelő célok-eszközök stb.) Innovatív Jelentős hatással bír a közvetlen és közvetett környezetére is A jó projekt érdeke a megfelelő projektmenedzser kiválasztása 

12. A projekt menedzser legyen

13. A PROJEKT LÉTREHOZÁSA A JÓ PROJEKT ÁTLÁTHATÓ, MEGGYŐZŐ ÉS MÉRHETŐ (INDIKÁTOROK). Ennek érdekében felmerülő kérdések és a hozzájuk kapcsolódó tervezési módszerek: • Milyen aki csinálja (pályázó –konzorcium-)? (SWOT) • Minek az érdekében? (Problémafa) • Milyen eredményért? (Célfa) • Mit csinál? (Logikai keretmátrix, Logframe)

14. A tervezés Mindezek után jöhet a –sikeres- pályázat megírása, és benyújtása!  • Megvalósítási struktúra elkészítése • Erőforrások megtervezése (külső – belső) • Logframe elkészítése • Mérföldkövek, sarokpontok meghatározása (Cselekvési terv), Idő tervezés (Ütemezés) (GANTT Diagramm, 2. melléklet) • Kockázatelemzés • Kommunikációs terv elkészítése

15. Projektmegvalósítás előkészítése 1. Értesítés nyertes pályázatról 2. Megvalósítók/partnerek értesítése 3. Támogatási szerződéshez szükséges dokumentumok benyújtása 4. Módosítások eszközölése 5. Támogatási szerződés megkötése 6. Projekt újragondolása

16. 1. Értesítés nyertes pályázatról • Irányító Hatóság (IH) küldi ki az értesítést, amelyet a főpályázó kap kézbe (Interneten is elérhető a nyertesek listája) • A főpályázó értesíti a Partnereket • Tájékoztatás a további tennivalókról • Folyamatos kapcsolattartás az IH-val

17. 2. TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉSHEZ SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK BENYÚJTÁSA • Banki felhatalmazó levél • Előlegigénylés • OTMR adatlap (3. mellélet) • Nyilatkozatok • Hiba esetén hiánypótlás, amíg nem teljes körű a dokumentáció.

18. 3. Módosítások eszközölése • Az IH külön útmutatása alapján történik • Csak meghatározott esetekben (pl. változik az aláírásra jogosult személye, a székhely) • Csak a mindenképpen szükséges módosításokkal próbálkozzunk • Indoklás legyen helytálló

19. 4. Támogatási szerződés • Minta a pályázati dokumentációban található (4. melléklet) • TARTALMAZZA: • A projekt összes paraméterét • A pénzügyi kereteket • A tervezett tevékenységeket • Az elvárt eredményeket • A szakmai és pénzügyi beszámolás módját, határidejét • Az esetleges szankciókat. KÖTELEZŐ VALAMENNYI MEGVALÓSÍTÓRA!!

20. 5. Projekt újragondolása • Ütemezés áttekintése • Ütemezési naptár készítése • Feladatok előkészítése: • végrehajtók meghatározása • részletek megtervezése • költségek (likviditás) biztosítása • Partnerek felkészítése

21. Projektmenedzsment készségek felmérése/fejlesztése • Karrierirányok (5 melléklet) • Csoportvezetés • Kommunikáció • Értekezletek • Időbeosztás-időmenedzselés

22. 1. Karrierirányok • Szakmai/funkcionális képességek • Általános vezetési képességek • Önállóság/függetlenség • Biztonság/Stabilitás • Vállalkozói kreativitás • Szolgálat/társadalmi elhivatottság • Színtiszta kihívás • Életmód

23. 2. Csoportvezetés Egy csoport mindig többre képes, mint az egyéni erőfeszítések összessége Ha több ember együtt dolgozik, még nem biztos hogy ők „csapat” Hogy csapat legyen, ki kell alakulnia az együttműködésnek, a mindenki által ismert és elfogadott szabályoknak és folyamatoknak.

24. Csoportban munkálkodás előnyei Javul a döntéshozatali képesség (mindenki ismeri, érti a folyamatokat, hiszen részt vettek azok megalkotásában) Nő a motiváció ( mindenki részesedik a sikerből, elismerésből, még ha az nem is az ő speciális területén jelentkezik) Nő a kreativitás (A képességek, ismeretek szélesebb spektrumban állnak rendelkezésre)

25. Csoportfejlődés Kialakulás ( a csoport először találkozik, ismerkedik egymással) Vihar ( a csoporton belül klikkek alakulnak, az egyéni nézetek ütköznek, minden előrelépés, határozat csata eredménye, kicsi hatékonyság) Szabályozás (az együtt dolgozás előnyeit kezdik felismerni, kialakítják a működés szabályait, nő a hatékonyság) Teljesítés

26. Vezetői lehetőségek a csapatépítésben Ötletroham: a csoport összes ötletének begyűjtése… nincs rossz ötlet… Egyedüli megoldás elkerülése: ne mindig az első ötletet próbáljuk megvalósítani ( a tervezésben mindig lehet változtatni) Írásbeli feljegyzések: Minden határozat legyen rögzítve Építő visszajelzések biztosítása: Pártatlan kritika, a feladatra és nem a személyre összpontosítva A hibák őszinte felfedése.. A hatalom megosztása: ne legyen merev hierarchia, azé az aktuális hatalom aki a legmegfelelőbb a probléma megoldására.

27. KOMMUNIKÁCIÓ Szóbeli kommunikáció • Határozottság- lényeg világos megfogalmazása • ellenőrzés fenntartása: önuralom, nem agresszió • nyitott kérdések használata: ne lehessen igennel- nemmel felelni • a beszélgetés interakció- kétirányú folyamat, adjunk lehetőséget a másik félnek • összegzés: a végén mindig rögzítsük a megbeszélteket • a másik fél tisztelete

28. Írásbeli kommunikáció • Objektivitás: meghatározott (egyértelmű) célja legyen • Olvasó: • amit már tud – hagyjuk ki • milyen háttér infó kell - írjuk bele • mi az amit tudnia kell – emeljük ki • Szerkezet: • egy bekezdés-egy gondolat • gondolat megfogalmazása – kibontása • magyarázat- igazolás • A másik fél tisztelete!

29. Értekezletek Értekezlet (projekt megbeszélések): Egy csapat összehozásának eszköze, hogy egyesítsék eszközeiket egy közös cél elérésének érdekében. Elmenni, vagy sem…: ha nincs ott helyünk ne menjünk el. (Van hogy csak később derül ki  ) Felkészülés: - Napirend készítése- Résztvevők listájának összeállítása- Időtartam meghatározása

30. Értekezlet levezetése A jó levezető: • Tisztázza a kereteket-szabályokat, az ülés célját, a befejezés időpontját. • Összegzi az egyes szakaszok témáit, az előrehaladást, a meghozott határozatokat, a következő szakasz témáit. • Biztosítja hogy..: a vita a meghatározott célra irányuljon, a résztvevők betartsák az időbeosztást, mindenki hozzászólhasson, a viták ne fajuljanak veszekedéssé.

31. Irányítás az értekezleten Ne: tegyünk senkit nevetségessé, kinevetve a rossz ötleteket kritizáljunk közvetlenül senkit egy elmaradt feladatért hagyjuk figyelmen kívül a hozzászólásokat hagyjuk, hogy a félénk, bizonytalan résztvevők mellőzve érezzék magukat. Igen kezeljük a rossz ötleteket komolyan, fogalmazzuk meg miért nem megfelelőek Tisztázzuk mi a teendő és mikor a rendreutasítás négyszemközt történjen próbáljunk meg építeni az elhangzott javaslatokra közvetlenül kérjük ki a véleményüket, támogassuk a hozzászólásokat

32. IDŐGAZDÁLKODÁS A tervszerű munkavégzés, az időbeosztás, a lényeges és lényegtelen elkülönítésének képessége.

33. „TIME IS MONEY” „Az időgazdálkodáshoz értés többet ér, mintha akármennyire biztos valaki az egészség vagy a pénz ökonómiájában, mert csak az idő visszahozhatatlan” Széchenyi István

34. A fölösleges munkavégzés okai Szokások (nehezen átalakíthatóak) Bizalmatlanság A „mindenáron felfedezni magam” igénye A tökéletességre törekvés Információs igény

35. Célok kitűzése és betartása CÉL: • A cél oka: Miért is akarom elérni? • A cél határideje: Meddig is akarom elérni? • A cél mennyisége: Mennyit is akarok elérni? • A cél minősége: Milyet is akarok elérni?

36. Célok és a végrehajtás ideje Életcélok: amelyeket szeretnél elérni, amikkel szeretnél megismerkedni (változhatnak) Középtávú célok: egy-három éven belül megvalósítandó céljaink Napi célok: minden egyes nap a lehető legtöbbet hozzak ki magamból ……

37. A tervezés = időnyereség Napi tervek készítése: • A rendelkezésre álló idő felmérése • Lista készítése minden elvégzendő feladatokról • Szortírozás, prioritások felállítása. • Időpontok és tevékenységek társítása prioritás szerint • Terv megvalósítása…

38. Sikeres időgazdálkodás titka a fontossági sorrend meghatározása! Módszerek: • A-B-C módszer • Pareto – elv (80/20-as szabály) • Eisenhower – elv

39. 1. A-B-C Módszer A feladatok: a legfontosabbak, ezek nem ruházhatóak át. B feladatok: átlagos fontosságú, átruházható feladatok. C feladatok: rutin feladatok, ebből van a legtöbb, a legtöbb időt veszik el.

40. Akkor működik a legjobban ha…. Minden napra csak 1-2 „A” feladatot tervezünk (kb. 3 óra) További 2-3 „B” feladatot irányzunk elő(kb. 1-1 óra) A maradékot a „C” feladatokra fordítja (kb. 1 óra)

41. 2. PARETO ELV • A felhasznált idő 20 %-ával az eredmények 80 %-át érjük el. • Az idő 80 %-át a mellékes, de sok, helyzet, probléma teszi ki, ez az eredmények 20 %-át hozza.

42. EISENHOWER ELV Négy szempont a prioritás meghatározásához: I. Fontos és sürgős: Azonnal el kell intézni. II. Fontos de nem sürgős: Időt kell meghatározni, hogy ne legyen baj a határidővel. III. Sürgős de nem fontos: Ahogy lehet elvégezni. IV. Se nem fontos, se nem sürgős: „P” akta...

43. Fogjuk el az idő-tolvajt! • Elveszett dolgok keresgélése • Rossz időbeosztás • Kihasználatlan várakozási idő • Mindent mi akarunk elvégezni / folyamatos telefonálás • Elmulasztott dolgokon kesergünk • Halogatás • Fontossági sorrend elvetése • Nem tudunk nemet mondani

44. PROJEKT MENEDZSMENT • Projekt előkészítő szakasz • Beszámolók • Ellenőrzés-Monitoring-Hatásvizsgálat • Disszemináció • Projekt lezárása

45. PROJEKT ELŐKÉSZÍTŐ SZAKASZ • Szerződéskötés a megvalósítókkal(melléklet 6.) • Közbeszerzés előkészítése/lebonyolítása • Projektmenedzsment feladatok (koordináció, kapcsolattartás, beszámolók) • Szakmai megvalósítás (projekttől függően..)

46. 1. Szerződéskötés a megvalósítókkal Hatályos törvények szerint !!!! A pályázati dokumentáció / támogatási szerződés szerint !!!! Biztosítékot beépíteni… Teljesüléshez kötni a kifizetéseket (teljesítési igazolás) Üzleti titok védelmére kitérni! Mindig gondoskodni (gondolkodni) helyettesről!

47. 2. KÖZBESZERZÉSELŐKÉSZÍTÉSE/LEBONYOLÍTÁSA • Közbeszerzés fogalma • Közbeszerzéssel kapcsolatos jogszabályok • Közbeszerzési alapelvek • Közbeszerzési értékhatárok • Közbeszerzési eljárások

48. KÖZBESZERZÉS FOGALMA A 2003. évi CXXIX. tv. (Kbt.) személyi hatálya alá tartozó szervezet árubeszerzése, építési beruházása, ill. szolgáltatás megrendelése, ha annak értéke a beszerzés megkezdésekor külön meghatározott összeget eléri v. meghaladja Visszterhes szerződés: áruért, szolgáltatásért, építési munkáért az ajánlatkérő valamilyen ellenszolgáltatást teljesít: • Árubeszerzés: ingó vagy ingatlan tulajdonjogának megszerzése, használati, hasznosítási jogának megszerzése, esetlegesen beállítással és üzembe helyezéssel • Építési beruházás:építmény kivitelezése és tervezése • Szolgáltatás: ami nem árubeszerzés vagy építési beruházás

49. KÖZBESZERZÉSSEL KAPCSOLATOS JOGSZABÁLYOK • 2003. évi CXXIX. törvény • 34/2004. (III. 12.) Korm. rendelet • 130/2004. (IV. 29.) Korm. rendelet • 137/2004. (IV. 29.) Korm.rendelet • 143/2004. (IV. 29.) Korm.rendelet • 162/2004. (V. 21.) Korm.rendelet • 167/2004. (V. 25.) Korm.rendeletet • 168/2004. (V. 25.) Korm.rendelet • 228/2004. (VII. 30.) Korm.rendelet • 40/2005. (III. 10.) Korm.rendelet • 302/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet • 29/2004. (IX. 8.) IM rendelet • 30/2004. (IX. 8.) IM-PM együttes rendelet • 2/2006. (I. 13.) IM rendelet • 1/2004. FMM rendelet1/2006. (I. 13.) PM rendelet • 8001/2005. (X. 27.) KüM – TNM – IM együttes tájékoztató További információ: http://www.kozbeszerzes.hu/

50. KÖZBESZERZÉSI ALAPELVEK • A közbeszerzési eljárásban az ajánlatkérő köteles biztosítani, az ajánlattevő pedig tiszteletben tartani a verseny tisztaságát, ill. nyilvánosságát. • Az ajánlatkérőnek biztosítania kell az esélyegyenlőséget az ajánlattevők számára. 3) A külföldi székhelyű ajánlattevők számára a részvétel, ill. az eljárás során a szerződés elnyerésének esélye szempontjából a nemzeti elbánást kell biztosítani.