Chapter 14 • The Implementation Plan and Project Closure • การนำแผนไปใช้งานและการปิดโครงการ
Chapter 14 Objectives • อธิบายถึงสามแนวทางในการ information implementation and installation: (1) direct cutover, (2) parallel, และ (3) phased รวมทั้งเปรียบเทียบข้อดี ข้อเสียของแต่ละแนวทาง • อธิบายถึงกระบวนการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปิดโครงการเพื่อมั่นใจว่า โครงการถูกปิดตามขั้นตอนอย่างถูกต้อง • บ่งชี้การทบทวนหรือการประเมินโครงการ 4 แนวทาง คือ: (1) individual performance review, (2) postmortem review, (3) project audit, and (4) evaluation of the project’s MOV.
Project Implementation • เน้นที่การติดตั้ง หรือ การส่งมอบ project’s major deliverable ซึ่งก็คือระบบสารสนเทศที่ถูกสร้างขึ้น หรือ ถูกซื้อมา • แผนการดำเนินการ 3 แบบ คือ: • Direct cutover • Parallel • Phased
Direct Cutover
Direct Cutover • ระบบเก่าถูกปิด (shut down) และ ระบบใหม่ถูกเปิดใช้งาน (turned on) • อาจเหมาะสม เมื่อ: • วิกฤติในเรื่องส่งมอบให้เร็ว (Quick delivery) • ระบบเก่าแย่และต้องการเปลี่ยนให้เร็วที่สุด • ระบบไม่วิกฤติต่อภารกิจ • ความเสี่ยงของการ direct cutover: • ไม่ราบรื่นเสมอไป – เหมือนเดินแบบกายกรรมไต่เชือกที่ไม่มีตาข่ายรองรับ • ผลอาจเกิด ความล่าช้า ผู้ใช้กระวนกระวาย สูญเสียรายได้ พลาด deadlines • เกิดแรงกดดันและบีบคั้นกับ project team
Parallel
Parallel • ระบบเก่าและระบบใหม่ทำงานขนานกัน(run concurrently) • เหมาะสม ถ้าปัญหาหรือข้อบกพร่องของระบบส่งผลกระทบต่อองค์อย่างมาก • ถือว่ามี safety net หรือ backup ในกรณีที่เกิดปัญหา • สามารถก่อให้เกิดความเชื่อมั่นในระบบใหม่ • ใช้เวลานานกว่าและทรัพยากรมากกว่าเมื่อเทียบกับแบบ directcutover • สร้างแรงกดดันให้กับผู้ใช้มากขึ้น
Phased
Phased • ระบบถูกนำมาใช้เป็นโมดูลเป็นกลุ่ม หรือ ส่วน ๆ แล้วค่อย ๆ เพิ่มขึ้น • ยอมให้ใช้แนวทางการกำหนดกลุ่มและการบริหารสำหรับการนำโมดูลของระบบมาใช้ในต่างแผนกกันหรือต่างสถานที่กัน • ประสบการณ์ในอดีตสามารถใช้เป็นแนวทางและช่วยทำให้การนำมาใช้ราบรื่นมากขึ้น • ใช้เวลานานและงบประมาณอาจบานปลายเมื่อเทียบกับแนวทางแบบ direct cutover • ปัญหาที่เกิดขึ้นในเฟสก่อนหน้าจะส่งผลกระทบกับเฟสถัดมา และหมายกำหนดการโดยรวม
Administrative Closure • ปกติ (Normal) – เป็นไปตามแผน • ก่อนเวลา (Premature) – ปิดก่อน แม้ว่าจะไม่เสร็จสมบูรณ์ • ไม่มีวันจบ (Perpetual) – ทำไปเรื่อย ๆ ไม่มีวันจบ • ล้มเหลว (Failed) – ไม่สำเร็จ – cost of completion > MOV • เปลี่ยนความสำคัญ (Changed Priority) – เนื่องจาก resource constraints, misjudged value, needs changes, “ถูกแขวน (starvation)”
Realities of Project Closure • สมาชิกของทีมต้องไปเกี่ยวข้องกับงานที่ถูกมอบหมายไว้ล่วงหน้าแล้ว • ข้อบกพร่องยังคงมีอยู่ (Bugs still exist) • ทรัพยากรหมด • งานเอกสารจะเป็นเรื่องสำคัญ • ถึงวันที่ต้องส่งมอบ แต่ทำไม่ได้ • The players อาจหวงแหน(สิ่งของ)ด้วยความตกใจ
Project Sponsor Acceptance • Shortsighted vs. Knowledgeable Sponsors • โอกาสในการยอมรับโครงการจะเพิ่มขึ้น เมื่อ: • Acceptance criteria ถูกกำหนดไว้ชัดเจนใน early stages of project • Completion of all project deliverables and milestones ทั้งหมดถูกทำเป็นเอกสาร
Administrative Closure • The Final Project Report includes • การสรุปโครงการ (Project Summary) • การเปรียบเทียบสิ่งที่กำหนดไว้ในแผนกับสิ่งที่เป็นจริง • เรื่องที่ยอดเยี่ยม (Outstanding Issues) • รายการเอกสารของโครงการทั้งหมด (Project Documentation List)
Administrative Closure • The Final Meeting and Presentation • เพื่อเป็นการสื่อสารว่า project เสร็จสิ้นแล้ว • ทำการส่งมอบระบบ (อย่างเป็นทางการ)จากทีมไปสู่องค์กร • รับรู้ว่าจะต้องช่วยเรื่องอะไรบ้าง (เมื่อส่งมอบไปแล้ว) • Formal signoff
Administrative Closure • Closing the Project – requirements include: • ทวนสอบ สิ่งที่ต้องส่งมอบทั้งหมด เรื่องที่คั่งค้าง เสร็จสิ้นแล้ว • ทวนสอบการยอมรับอย่างเป็นทางการของโครงการ ของ project sponsor หรือ customer • เสาะหาและรวบรวม project deliverable ทั้งหมดแล้วทำให้เป็นเอกสาร • วางแผนส่งมอบทรัพยากรที่ใช้ในโครงการทั้งหมด (เช่น project team members, technology, equipment, facilities, etc.). • วางแผนประเมินและทบทวนสมาชิกของ project team และตัวโครงการ • ปิด all project accounts. • วางแผนเลี้ยงฉลองเพื่อแสดงให้เห็นว่า end of a (successful) project.
Project Evaluation • Individual Performance Review • เริ่มด้วยการประเมินผลงานของแต่ละคน • หลีกเลี่ยงคำถาม “ทำไมคุณถึงไม่ทำอย่างนั้น อย่างนี้” • เน้นที่ specific behaviors, not the individual. • คงเส้นคงวาและยุติธรรม • การทบทวนควรให้แนวทางในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน
Project Evaluation • Postmortem Review – ระหว่างผู้จัดการโครงการและทีมทำโครงการ • ทบทวน initial project’s MOV. • ทบทวน project scope, schedule, budget, และ quality objectives. • ทบทวนแต่ละ project deliverable • ทบทวน project plans และ Project Management Body of Knowledge (PMBOK) areas • ทบทวน project team performance.
Project Evaluation • การตรวจประเมินโครงการ (Project Audit) • ควรทำโดยผู้ตรวจประเมินจากภายนอกองค์กร (outside Auditor)ผู้ซึ่ง: • ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องหรือผลประโยชน์กับโครงการ • ได้รับการยอมรับจากคนทั่วไป ไม่เอนเอียงและยุติธรรม • เป็นผู้ที่ยินดีที่จะฟัง • นำเสนอแบบไม่กลัวการโต้แย้งในเรื่องที่สนใจเป็นพิเศษ • ดำเนินการแบบก่อให้เกิดผลประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร • มีความรู้ในโครงการและประสบการณ์ในวงกว้าง
Project Evaluation • การประเมินความสำเร็จของโครงการ – The MOV • โครงการบรรลุ MOV ที่กำหนดไว้หรือไม่? • sponsor/customer มีความพึงพอใจหรือไม่? • การบริหารโครงการดีเพียงพอหรือไม่? • ผู้บริหารโครงการและทีมทำตัวเหมาะสมในเชิงนัยแห่งความเป็นมืออาชีพและจรรยาบรรณหรือไม่? • อะไรคือสิ่งที่ทำถูกต้อง? • อะไรที่เราสามารถทำให้ดีขึ้นได้ในครั้งต่อไป?
จบหัวข้อ 14 • คำถาม ………..
