OPP Dejavniki razvoja pisarniškega poslovanja

1. OPPDejavniki razvoja pisarniškega poslovanja red. prof. dr. Eva Jereb Fakulteta za organizacijske vede Univerza v Mariboru E-mail: eva.jereb@fov.uni-mb.si

2. Pisarniške dejavnosti SISTEM ZAPOSLENI STORITVE INFORMACIJE

3. prostor, kjer se izvajajo opravilain naloge, povezane s funkcijamiupravljanja in ravnanja, administrativnimi opravkiin nalogami. dejavnosti, osebje in prostore, povezane z izdelavo, obdelavo, prenosom in hranjenjem dokumentov in sporočil dejavnosti, kjer se uporabljajo pravila, politikain postopki Definicija pisarniškega poslovanja PISARNA PISARNIŠKO POSLOVANJE

4. Sl. 1.1: PISARNA KOT SREDIŠČE OBRAVNAVANJA INFORMACIJ Pisarna kot središče obravnavanja informacij GOVOR BESEDILO SLIKA ELEKTRONSKIPODATEK generiranjegovora generiranjebesedil generiranjeslik generiranjepodatkov obdelavagovora obdelavabesedil obdelavaslik obdelavapodatkov shranjevanjegovora shranjevanjebesedil shranjevanjeslik shranjevanjepodatkov prenosgovora prenosbesedil prenos slik prenospodatkov OBLIKA INFORMACIJE IZDELAVA OBDELAVA STOPNJE OBRAVNAVNJA INFORMACIJE SHRANJEVANJE PRENOS Dejavniki razvoja pisarniškega poslovanja

5. DEJAVNIKI, KI VPLIVAJO NA IZDELAVO PISARNIŠKEGA IZDELKA (sl.1.2) Cilj organizacije Vrednost / koristi Stroški Pretočni čas subjektivna ocena Definiranje pisarniškega izdelka Proces izdelave pisarniškega izdelka Vsebina Kakovost Tehnološki vidik Organizacijski vidik zahteve

6. Dokumentarno gradivo PO ZVRSTI GLEDE NA IZVOR DOKUMENTI PO ZAUPNOSTI PO VSEBINI Dejavniki razvoja pisarniškega poslovanja

7. Glede na izvor • Prejete dokumente, torej tiste, ki jih organizacija prejme od strank oziroma različnih uporabnikov • Lastne dokumente, ki nastanejo pri delu organizacije ter so namenjeni notranji uporabi; organizacijski predpisi, informacije, sklepi organov upravljanja ipd. • Odposlane dokumente, ki jih naslovimo na poslovnega partnerja ali stranko, sami pa vedno obdržimo kopijo poslanega. Dejavniki razvoja pisarniškega poslovanja

8. Glede na zvrst • Poslovne dokumente (standardizirane in nestandardizirane), ki jih organizacije med seboj izmenjujejo v poslovnih procesih • Uradne dokumente oziroma na uradne dopise, ki jih prejemajo, obravnavajo in odpošiljajo državni organi (podzvrst teh dokumentov so npr. sodni spisi, sodbe, sklepi itd.) Dejavniki razvoja pisarniškega poslovanja

9. Format papirja po ISO standardu

10. Priloga • Zadeva je celota vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo • Dosje • Obrazci (formularji, predloge, računalniške šablone, štampiljke) Dejavniki razvoja pisarniškega poslovanja

11. mikroprocesor elektronski pomnilnik podatkovne baze pisalni stroj mikrofilm kopirni stroj Računalniška tehnologija Pisarniška tehnologija PISARNIŠKA in RAČUNALNIŠKA TEHNOLOGIJA

12. mikroprocesor elektronski pomnilnik podatkovne baze prenos podatkov LAN in intranet WAN in internet Pisarniške komunikacije IT teleks telefaks teletekst pisalni stroj mikrofilm kopirni stroj Osebni računalnik Računalniška tehnologija Pisarniška tehnologija INTEGRACIJA PISARNIŠKE, RAČUNALNIŠKE IN TELEKOMUNIKACIJSKE TEHNOLOGIJE

13. Telekomunikacijska tehnologija telefonsko omrežje integrirano omrežje ISDN satelitske komunikacije mikroprocesor elektronski pomnilnik podatkovne baze prenos podatkov LAN in intranet WAN in internet Pisarniške komunikacije IT teleks telefaks teletekst pisalni stroj mikrofilm kopirni stroj Osebni računalnik Računalniška tehnologija Pisarniška tehnologija INTEGRACIJA PISARNIŠKE, RAČUNALNIŠKE IN TELEKOMUNIKACIJSKE TEHNOLOGIJE

14. tehnične funkcije tehnične zmogljivosti sposobnosti delavcev razbremenitev delavcev usposobljenost delavcev nove organizacijske možnosti SOODVISNOST ORGANIZACIJSKIH IN TEHNOLOŠKIH SPREMEMB Spreminjanje organizacijske strukture Spreminjanje tehnološke strukture Cilji: manjši stroški, krajši pretočni časi, večja kakovost

15. NARAŠČANJE PRODUKTIVNOSTI produktivnost 2000 % proizvodne dejavnosti 1000 % neproizvodnedejavnosti čas 0 % 2000 1900 1960

16. čas RAZVOJNI TRENDI d - količina informacij č - plače zaposlenih c - število zaposlenih b - investicije v pisarniško tehnologijo a - sistemski stroški

17. Možnosti za racionalizacijo pisarniškega poslovanja • Povečanje učinkovitosti • Zmanjšanje stroškov • Optimalno oblikovanje delovnih postopkov in procesov • Smotrno organiziranje informacijskega sistema • Učinkovito oblikovanje komunikacijskih tokov • Racionalizacija vseh komunikacijskih oblik • Zniževanje stroškov za pisarniški material Dejavniki razvoja pisarniškega poslovanja

18. Izdelavni ali obdelovalni čas Transportni čas Pretočni čas Možnosti za racionalizacijo pisarniškega poslovanja Čakalni čas Dejavniki razvoja pisarniškega poslovanja

19. več časa za strateško upravljanje - manj reševanja vsakodnevnih problemov od specializiranih k problemsko oblikovanim nalogam boljše obravnavanje lokalnih informacij in izboljšanje komunikacij neposredna podpora projektni organizaciji podpora strokovnemu delu - uporaba osebnih računalnikov boljše upravljanje z informacijami znotraj organizacije tehnična podpora pri organizaciji dela sodelavcev neposredna podpora pri izvajanju komunikacijskih funkcij servisno oblikovane delovne naloge širše in bogatejše oblikovane tehnično-administrativne naloge združevanje storitvenih funkcij - manj ponavljajočih se opravil višja kvalifikacija zaposlenih - do nivoja tehničnih sodelavcev podpora pri izvajanju pomožnih nalog - uporaba integriranih pisarniških sistemov od oddelčne k projektni organizaciji reintegracija in avtomatizacija določenih nalog in opravil funkcijsko integrirano pisarniško poslovanje podprto z ustreznimi podatkovnimi bazami Vodstvene naloge Strokovne naloge Možnosti racionalizacije različnih tipov pisarniških nalog Pomožne naloge Tehnično - aministrativne naloge

20. Pisarniško poslovanje sestavljajo različni delovni postopki. Delovni postopek je zaokrožen del celotnega delovnega procesa, ki ima zaznaven začetek in konec. Dejavniki razvoja pisarniškega poslovanja

21. Primeri delovnih postopkov: • Postopek za izdajo potnega lista • Postopek za odmero davka od kmetijstva • Postopek za denacionalizacijo premoženja • Postopek evidentiranja dokumentarnega gradiva • Izdelava komercialne ponudbe • Izdelava kupoprodajne pogodbe • Izdelava in odpošiljanje računa • Prijava zdravstvenega in pokojninsko-invalidskega zavarovanja itd. Dejavniki razvoja pisarniškega poslovanja