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Comunicação Estratégica de Projeto

Marcello Beltrand / Victor Gomes Porto Alegre - janeiro de 2009. Comunicação Estratégica de Projeto. GP Com. Melhoria da Gestão da Comunicação. Total Com. Marcello Vernet de Beltrand Victor Gomes Porto Alegre - Janeiro de 2009.

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Comunicação Estratégica de Projeto

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Presentation Transcript

  1. Marcello Beltrand / Victor Gomes Porto Alegre - janeiro de 2009 ComunicaçãoEstratégica deProjeto GPCom Melhoria daGestão daComunicação TotalCom

  2. Marcello Vernet de Beltrand Victor Gomes Porto Alegre - Janeiro de 2009 ComunicaçãoEstratégica doProjeto GPCom

  3. ComunicaçãoEstratégica doProjeto GPCom Objetivo • Garantir o fluxo de informações necessárias para o bom andamento do projeto apoiado pelo PGQP, considerando todas as partes interessadas, suas necessidades de informação, os interesses estratégicos do PGQP, bem como a dimensão estratégica dos projetos para as organizações envolvidas.

  4. ComunicaçãoEstratégica doProjeto GPCom Escopo • Concepção, desenvolvimento e implementação de ferramentas e processos de comunicação em projetos apoiados pelo PGQP. • Elementos centrais da comunicação em projetos: • Públicos • Conteúdo da comunicação • Meios de comunicação • Cronograma da comunicação • Controle da comunicação

  5. ComunicaçãoEstratégica doProjeto GPCom Premissas • A comunicação é um fator crítico de sucesso para a gestão de projetos; • O bom andamento dos projetos depende de equipes integradas, informadas e engajadas; • A informação deve fluir de maneira rápida e precisa entre os diversos envolvidos no projeto; • Os prjetos devem comunicar suas conquistas interna e externamente; • A centralização dos esforços de comunicação em projetos facilita sua gestão.

  6. ComunicaçãoEstratégica doProjeto GPCom Benefícios • Alinhamento dos diversos agentes envolvidos no projeto; • Maior eficácia na distribuição e compartilhamento de informações relevantes; • Maior interatividade, com estímulo à participação dos envolvidos; • Maior interação e cooperação entre os tomadores de decisão dos projetos; • Maior conhecimento sobre a performance do projeto.

  7. ComunicaçãoEstratégica doProjeto GPCom Públicos-alvo Interno • Comitê de Governança (elo principal da comunicação)‏ • Equipes de projeto • Credenciados • Comitês regionais • Gestores na organização • Colaboradores Externo • Imprensa • Formadores de opinião • Instituições, entidades e associações • Comunidade

  8. ComunicaçãoEstratégica doProjeto GPCom Processo 1 2 3 4 Plano de Comunicação Interno e Externo Caracterização de ferramentas Implemen- tação Avaliação e Melhorias

  9. ComunicaçãoEstratégica doProjeto GPCom Processo - Contexto do projeto - Públicos envolvidos - Objetivos de comunicação - Ferramentas de comunicação - Itens de controle 1 2 3 4 Plano de Comunicação Interno e Externo Caracterização de ferramentas Implemen- tação Avaliação e Melhorias Método de trabalho: - Entrevistas - Levantamento de informações - Análise de documentos Entrega ao cliente: - Relatório impresso, CD. - Seminário de apresentação

  10. ComunicaçãoEstratégica doProjeto GPCom Processo de entrega ao cliente - Recomendação de ferramentas de comunicação - Especificação de conteúdo, circulação e periodicidade - Desenho de características técnicas e funções - Definição de requisitos para implantação 1 2 3 4 Plano de Comunicação Interno e Externo Caracterização de ferramentas Implemen- tação Avaliação e Melhorias Método de trabalho: - Reuniões - Análise da viabilidade das ferramentas - Desenvolvimento técnico das ferramentas Entrega ao cliente: - Recomendações técnicas.

  11. ComunicaçãoEstratégica doProjeto GPCom Processo de entrega ao cliente 1 2 3 4 Plano de Comunicação Interno e Externo Caracterização de ferramentas Implemen- tação Avaliação e Melhorias Implementação técnica Criação do material Definição dos critérios para gestão de ferramentas Gestão das ferramentas Método de trabalho: - Desenvolvimento técnico - Desenvolvimento criativo Entrega ao cliente: - Ferramentas em funcionamento - Gestão das ferramentas

  12. ComunicaçãoEstratégica doProjeto GPCom Processo de entrega ao cliente 1 2 3 4 Plano de Comunicação Interno e Externo Caracterização de ferramentas Implemen- tação Avaliação e Melhorias • Indicadores • Grau de conhecimento das informações pelos colaboradores • Grau de absorção de conhecimento • Grau de adesão ao projeto de gestão • Ìndice de percepção da imagem do projeto junto a formadores de opinião • Número de acessos ao portal • Índice de abertura de emails • Método de Controle • Sondagens via telefone • Mecanismos eletrônicos • - Matriz ferramentas X clientes

  13. ComunicaçãoEstratégica doProjeto GPCom Etapas 2009 Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 Plano de Comunicação Interno e Externo Desenvol- vimento de Ferramentas Implemen- tação Cronograma

  14. ComunicaçãoEstratégica doProjeto GPCom Etapas Carga horária estimada Equipe envolvida Entregas Plano de Comunicação Interno e Externo 100 horas 02 consultores seniores Realização de entrevistas, análise de documentos, reuniões e seminários de apresentação Desenvolvimento de Ferramentas 80 horas 02 consultores seniores Pesquisa para conceituação, criação e seminários de apresentação 40 horas 01 técnico de TI Definição de requisitos de TI Implementação 60 horas 02 consultores seniores Supervisão da implementação 320 horas 04 técnicos (TI, criação e produção Criação e implementação de ferramentas Total 240 horas 02 consultores seniores 360 horas 04 consultores técnicos Orçamento O valor do CEP nos meses 1, 2 e 3 representa três parcelas de R$ 29.600,00 Observações:- A partir do 4º mês o cliente poderá manter o contrato de assessoria mediante acordo de um fee mensal.- Não estão incluídos custos de produção, impressão, veiculação, distribuição, implementação de ferramentas de TI.

  15. ComunicaçãoEstratégica doProjeto GPCom Profissionais responsáveis Marcello Vernet de Beltrand • Jornalista (UFRGS), Mestrando em Administração pela Unisinos, pós-graduado em Marketing (ESPM), professor dos cursos de MBA da ESPM entre 1996 e 2006. Curso de Extensão em processos de Fidelização de Clientes na Universidade Corporativa da Saturn (GM) no Tennesse (EUA). Atuação nas áreas de Comunicação e Marketing, com ênfase em programas de relacionamento com clientes. Experiência no setor automotivo, telecomunicações, Governo, Professor de MBA da ESPM. Organizador do livro “Cooperar para Competir”, do MBC e Sebrae. Publicou artigos em Exame, ZH e Gazeta Mercantil. Vice-chairman do Comitê de Marketing da AMCHAM nosanos de 2005 e 2006. Experiência de consultoria nas empresas Telet, General Motors do Brasil, Toyota do Brasil, WWF-Brasil, Grupo Sinosserra, Movimento Brasil Competitivo (MBC), Unimed, Sebrae, Senar, ESPM, IBGEN, Todeschini Móveis. Victor Gomes • Graduado em Comunicação Social/Publicidade e Propaganda, Especialista em Marketing, MBA - Master of Business Administration (University of Dallas, TX, USA), Mestre em Administração (UNISINOS). Professor de disciplinas de marketing em cursos de graduação e pós-graduação (UNISINOS, FAPA, IBGEN, La Salle). Profissional com 15 anos de experiência em planejamento e implementação de programas de marketing, marketing de relacionamento / CRM, análise de mercado e desenvolvimento de produtos, tendo atuado em empresas como RBS, Claro, Dell Computadores e UNISINOS.

  16. Marcello Vernet de Beltrand Victor Gomes Porto Alegre - Janeiro de 2009 Melhoria daGestão daComunicação TotalCom

  17. TotalCom Melhoria da Gestão daComunicação Objetivo • Promover a melhoria da gestão da comunicação interna e externa, considerando suas dimensões estratégicas e táticas, alinhadas com os Programas de Melhoria de Gestão do PGQP.

  18. TotalCom Melhoria da Gestão daComunicação Escopo • Auditoria de comunicação, planejamento e implementação de programas de comunicação interna e externa. • Elementos centrais na melhoria da gestão da comunicação: • Estratégia da comunicação • Visão integrada da comunicação • Públicos • Conteúdo da comunicação • Meios de comunicação • Cronograma da comunicação • Controle da comunicação

  19. TotalCom Melhoria da Gestão daComunicação Premissas • Reconhecimento da relevância estratégica da comunicação; • Reconhecimento das dimensões interna e externa da comunicação organizacional; • Necessidade de alinhamento da comunicação com a estratégia organizacional; • Necessidade de alinhamento da comunicação com os programas de melhoria de gestão; • Necessidade de mensuração dos esforços de comunicação; • Necessidade de abordagens estruturadas e consistentes para a análise e melhoria dos processos de comunicação.

  20. TotalCom Melhoria da Gestão daComunicação Benefícios • Maior consistência para as estratégias e ações de comunicação; • Desenvolvimento de métodos planejamento, de controle e de monitoramento da comunicação; • Melhoria nos resultados da comunicação; • Identificação de oportunidades de ganhos competitivos a partir dos processos de comunicação; • Melhoria no relacionamento com públicos interno e externo, bem como na imagem da organização.

  21. TotalCom Melhoria da Gestão daComunicação Públicos Internos • Gestores • Colaboradores • Acionistas Externos • Clientes (potenciais, atuais)‏ • Intermediários (canais de distribuição)‏ • Fornecedores • Imprensa • Formadores de opinião • Instituições, entidades, associações • Comunidade

  22. TotalCom Melhoria da Gestão daComunicação Processo 1 2 3 4 5 Avaliação da comunicação Plano de comunicação interno e externo Caracterização de ferramentas Assessoria para imple- mentação Avaliação e Melhorias

  23. TotalCom Melhoria da Gestão daComunicação Processo - Definição do escopo e objetivos da avaliação - Identificação dos grupos (int. e ext.) para entrevistas - Análise: estratégia, ambiente organizacional, linha de comunicação, processos, ferramentas e resultados - Identificação de melhorias na comunicação - Recomendação estratégica 1 2 3 4 5 Avaliação da comunicação Plano de comunicação interno e externo Caracterização de ferramentas Assessoria para imple- mentação Avaliação e Melhorias Método de trabalho: - Coleta, classificação e análise das ferramentas de comunicação - Coleta e análise de dados primários: condução de entrevistas, focus groups e/ou surveys* Entrega ao cliente: -Relatório impresso, CD. - Seminário de apresentação *opcional

  24. TotalCom Melhoria da Gestão daComunicação Processo 1 2 3 4 5 Avaliação da comunicação Plano de comunicação interno e externo Caracterização de ferramentas Assessoria para imple- mentação Avaliação e Melhorias - Diagnóstico - Definição de objetivos - Definição de estratégias - Proposição de ferramentas e ações de comunicação - Definição dos mecanismos de controle Método de trabalho: - Entrevistas - Reuniões - Pesquisa de dados secundários - Elaboração e síntese Entrega ao cliente: - Relatório impresso, CD. - Seminário de apresentação

  25. TotalCom Melhoria da Gestão daComunicação Processo 1 2 3 4 5 Avaliação da comunicação Plano de comunicação interno e externo Caracterização de ferramentas Assessoria para imple- mentação Avaliação e Melhorias - Avaliação dos canais existentes e TI; - Recomendação de ferramentas de comunicação; - Especificação de conteúdo, circulação e periodicidade - Desenho de características técnicas e funções; - Definição dos pre-requisitos de implantação Método de trabalho: - Reuniões - Análise de viabilidade das ferramentas - Desenvolvimento técnico das ferramentas Entrega ao cliente: - Recomendações técnicas

  26. TotalCom Melhoria da Gestão daComunicação Processo 1 2 3 4 5 Avaliação da comunicação Plano de comunicação interno e externo Caracterização de ferramentas Assessoria para imple- mentação Avaliação e Melhorias • - Implementação técnica - Criação do material - Definição dos critérios para gestão de ferramentas • - Gestão das ferramentas Método de trabalho: - Desenvolvimento técnico - Desenvolvimento criativo Entrega ao cliente: - Ferramentas em funcionamento - Padrão técnico para gestão das ferramentas

  27. TotalCom Melhoria da Gestão daComunicação Processo 1 2 3 4 5 Avaliação da comunicação Plano de comunicação interno e externo Caracterização de ferramentas Assessoria para imple- mentação Avaliação e Melhorias • Indicadores • Grau de conhecimento das informações pelos colaboradores • Grau de absorção de conhecimento • Grau de adesão ao projeto de gestão • Ìndice de percepção da imagem do projeto junto a formadores de opinião • Número de acessos ao portal • Índice de abertura de emails Método de Controle • Sondagens via telefone • Mecanismos eletrônicos • Matriz ferramentas X clientes

  28. TotalCom Melhoria da Gestão daComunicação Etapas 2009 Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 Avaliação da comunicação Plano de Comunicação Desenvolvimento de ferramentas Assessoria para implementação Cronograma

  29. TotalCom Melhoria da Gestão daComunicação Etapas Carga horária estimada Equipe envolvida Entregas Avaliação da Comunicação 80 horas 02 consultores seniores Entendimento do campo organizacional mediante entrevistas, análise e reuniões Plano de Comunicação Interno e Externo 100 horas 02 consultores seniores Realização de entrevistas, análise de documentos, reuniões e seminários de apresentação Desenvolvimento de Ferramentas 80 horas 02 consultores seniores Pesquisa para conceituação, criação e seminários de apresentação 40 horas 01 técnico de TI Definição de requisitos de TI Assessoria à Implementação 60 horas 02 consultores seniores Supervisão da implementação 320 horas 04 técnicos (TI, criação e produção Criação e implementação de ferramentas Total 320 horas 02 consultores seniores 360 horas 04 consultores técnicos Orçamento versão grande empresa O valor do MGC nos meses 1, 2, 3 e 4 representa quatro parcelas de R$ 27.200,00 Observações:- A partir do 5º mês o cliente poderá manter o contrato de assessoria mediante fee mensal.- Não estão incluídos custos de produção, impressão, veiculação, distribuição, implementação de ferramentas de TI.

  30. TotalCom Melhoria da Gestão daComunicação Etapas Carga hor. estimada Equipe envolvida Entregas Avaliação da comunicação 40 horas 02 consultores seniores Entendimento do campo organizacional mediante entrevistas, análise e reuniões Plano de Comunicação Interno e Externo 40 horas 02 consultores seniores Realização de entrevistas, análise de documentos, reuniões e seminários de apresentação Desenvolvimento de Ferramentas 40 horas 02 consultores seniores Pesquisa para conceituação, criação e seminários de apresentação 40 horas 01 técnico de TI Definição de requisitos de TI Assessoria à Implementação 40 horas 02 consultores seniores Supervisão da implementação 200 horas 04 técnicos (TI, criação e produção Criação e implementação de ferramentas Total 160 horas 02 consultores seniores 240 horas 04 consultores técnicos Orçamento versão pequena empresa O valor do MGC-PEQ nos meses 1, 2, 3 e 4 representa quatro parcelas de R$ 14.800,00 Observações:- A partir do 5º mês o cliente poderá manter o contrato de assessoria mediante acordo de um fee mensal.- Não estão incluídos custos de produção, impressão, veiculação, distribuição, implementação de ferramentas de TI.

  31. TotalCom Melhoria da Gestão daComunicação Profissionais responsáveis Marcello Vernet de Beltrand • Jornalista (UFRGS), Mestre em Administração pela Unisinos, pós-graduado em Marketing (ESPM), professor dos cursos de MBA da ESPM entre 1996 e 2006. Curso de Extensão em processos de Fidelização de Clientes na Universidade Corporativa da Saturn (GM) no Tennesse (EUA). Atuação nas áreas de Comunicação e Marketing, com ênfase em programas de relacionamento com clientes. Experiência no setor automotivo, telecomunicações, Governo, Professor de MBA da ESPM. Organizador do livro “Cooperar para Competir”, do MBC e Sebrae. Publicou artigos em Exame, ZH e Gazeta Mercantil. Vice-chairman do Comitê de Marketing da AMCHAM nosanos de 2005 e 2006. Experiência de consultoria nas empresas Telet, General Motors do Brasil, Toyota do Brasil, WWF-Brasil, Grupo Sinosserra, Movimento Brasil Competitivo (MBC), Unimed, Sebrae, Senar, ESPM, IBGEN, Todeschini Móveis. Victor Gomes • Graduado em Comunicação Social/Publicidade e Propaganda, Especialista em Marketing, MBA - Master of Business Administration (University of Dallas, TX, USA), Mestre em Administração (UNISINOS). Professor de disciplinas de marketing em cursos de graduação e pós-graduação (UNISINOS, FAPA, IBGEN, La Salle). Profissional com 15 anos de experiência em planejamento e implementação de programas de marketing, marketing de relacionamento / CRM, análise de mercado e desenvolvimento de produtos, tendo atuado em empresas como RBS, Claro, Dell Computadores e UNISINOS.

  32. Matriz estratégica da comunicação Marcello Beltrand Victor Gomes Janeiro de 2008

  33. Modelo de Comunicação Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- mentas Respons. Ações Beneficiários 1 Conselhos Patrocinadores Executivos Time de comuni-cação • Email-marketing • Newsletter • Portal • Eventos/reuniões • Assessoria de imprensa • Relatórios • Colunas em jornal e informativos de entidades • Outdoor • Rádio • Capacitação presencial e virtual 1.Indicadores/resultados Informar 2. Conhecimento teórico e metodológico 2 Comites, Voluntários, Técnicos 3. Status dos projetos (indicadores) Desenvolver / capacitar 4. Lições apreendidas internamente 3 Empresas Privadas Gestores chave 5. Agenda 6. Estratégia / Objetivo / Metas Conquistar adesão 7. Referencial comparativos 4 Governos 8. Benefícios para sociedade 5 Tornar advogados Desenvolvido por Marcello Beltrand Org. Soc. Civil 6 Formadores Opinião

  34. Modelo de Comunicação Beneficiários Ilana Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- mentas Respons. Ações 1 Conselhos Patrocinadores Executivos • Email marketing. • Newsletter • . • Eventos/reuniões • Assessoria de imprensa • Relatórios • . • . • . • . 1.Indicadores/resultados Informar 3. Status dos projetos (indicadores) Tornar advogados Cerca de 70 pesssoas, ligadas ao PGQP, exercem influência sobre as políticas e programas do PGQP. 5. Agenda 6. Estratégia / Objetivo / Metas 7. Referenciais comparativos 8. Benefícios para sociedade

  35. Modelo de Comunicação Beneficiários Catiucia Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- mentas Respons. Ações 2 • Email-marketing • Newsletter • Portal • Eventos/reuniões • Assessoria de imprensa • . • Colunas em jornal e informativos de entidades • Outdoor • Rádio • Capacitação presencial e virtual 1.Indicadores/resultados Comites, Voluntários, Técnicos Informar 2. Conhecimento teórico e metodológico 3. Status dos projetos (indicadores) Desenvolver capacitar 4. Lições apreendidas internamente Conquistar adesão ... 5. Agenda 6. Estratégia / Objetivo / Metas 7. . 8. Benefícios para sociedade

  36. Modelo de Comunicação Beneficiários Emanuela Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- mentas Respons. Ações • Email-marketing • Newsletter • Portal • Eventos/reuniões • . • Relatórios • . • Outdoor • Rádio • Capacitação presencial e virtual 1.Indicadores/resultados 3 Empresas Privadas Gestores chave Informar 2. Conhecimento teórico e metodológico 3. . Desenvolver / capacitar 4. Lições apreendidas internamente Conquistar adesão 5. Agenda ... 6. Estratégia / Objetivo / Metas 7. Referenciais comparativos 8. Benefícios para sociedade

  37. Modelo de Comunicação Beneficiários ... Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- mentas Respons. Ações 4 • Email-marketing • Newsletter • Portal • Eventos/reuniões • . • . • . • . • . • Capacitação presencial e virtual 1.Indicadores/resultados Governos Informar 2. Conhecimento teórico e metodológico 3. Status dos projetos (indicadores) Desenvolver / capacitar 4. Lições apreendidas internamente .... Conquistar adesão 5. Agenda 6. Estratégia / Objetivo / Metas 7. Referenciais comparativos 8. Benefícios para sociedade

  38. Modelo de Comunicação Beneficiários Ilana Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- mentas Respons. Ações 5 • Email-marketing • Newsletter • Portal • Eventos/reuniões • Assessoria de imprensa • . • Colunas em jornal e informativos de entidades • Outdoor • Rádio • . 1.Indicadores/resultados Org. Soc. Civil Informar 2. . 3. Status dos projetos (indicadores) Tornar advogados 4. . ... 5. Agenda 6. . 7. . 8. Benefícios para sociedade

  39. Modelo de Comunicação Beneficiários Pierry Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- mentas Respons. Ações 6 Formadores Opinião • Email • Newsletter • . • Eventos/reuniões • Assessoria de imprensa • Relatórios • . • . • . • . 1. Indicadores/resultados Informar 2. 3. . 4. . .... 5. Agenda 6. Estratégia / Objetivo / Metas 7. . 8. Benefícios para sociedade

  40. Glossário • Objetivos estratégicos • Públicos • Objetivos de comunicação • Informação/conteúdo • Canais/Ferramentas/Meios • Responsável • Ações

  41. Glossário • Objetivos estratégicos

  42. Glossário • Públicos

  43. Glossário • Objetivos estratégicos • Públicos • Objetivos de comunicação • Informação/conteúdo • Canais/Ferramentas/Meios • Responsável • Ações

  44. Glossário • Objetivos estratégicos • Públicos • Objetivos de comunicação • Informação/conteúdo • Canais/Ferramentas/Meios • Responsável • Ações

  45. Glossário • Objetivos estratégicos • Públicos • Objetivos de comunicação • Informação/conteúdo • Canais/Ferramentas/Meios • Responsável • Ações

  46. Visão sistêmica da comunicaçãoPGQP – 2009/2010

  47. Visão sistêmica da comunicação - PGQP – 2009/2010 Felizzola Pierry Objetivos estratégicos Imagem de excelência Captação de funding Ampliação de vendas produtos credenciados Mais clientes Setor Público • Comitês Regionais e Setoriais • Organizações aderidas • Voluntários • Fornecedores • Doadores • Governos • Entidades • Imprensa Partes interessadas Programas Plano de Marketing Glauco Plano de Captação Glauco Plano Ass. Imprensa Raquel Comunicação de Projetos MVB Metodologia Publicações Elisiário Rocha A P Portal Worbi - Ricardo C D Conhecimento / Relacionamento

  48. Matriz “programas de comunicação X clientes” Comunicação de projetos Plano de Ass Imprensa Publicações Portal PGQP Plano de Marketing Plano de Captação 11 14 17 20 17 5 6 15 11 12 15 14 22 Imagem excelência Vendas Mais clientes do setor público Captação funding

  49. Planilha de acompanhamento dos Programas de Comunicação e Marketing(a ser completada com as consultorias externas e Glauco)

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