La plateforme eFORAP Des outils d’évaluation en ligne pour les professionnels de santé

1. Paris La Villette - Cité des Sciences et de l’Industrie Lundi 26etmardi 27 novembre 2012 Séance découverte n° 16 Le management efficient des EPP et des projets QGR La plateforme eFORAPDes outils d’évaluation en ligne pour les professionnels de santé KRET Marion,Statisticienne, CCECQA - Pessac marion.kret@ccecqa.asso.fr, 05-57-65-61-39

2. Contexte • Projet régional EPP-Aquitaine 2004-2007 au CCECQA • Aide au développement des méthodologies d’EPP • Elaboration d’une trentaine d’outils • Généralisation EPP à l’ensemble des services de soins : V2010 • Multiplication des demandes • Nécessité d’encadrer les démarches EPP • Autonomisation des établissements  Création de la plateforme EPP-online • Mutualisation avec les SRE d’autres régions • Dynamique interrégionale • Partage d’outils  EPP-online devient eFORAP

3. Finalités • Avant • Contact d’un établissement pour faire une EPP • Envoi du protocole et du ou des outils de recueil en format papier • Recueil réalisé dans l’établissement • Envoi des questionnaires complétés à la SRE • Saisie, analyse et rapport de résultats effectués par la SRE • Temps moyen : 3 mois • Avec eFORAP • Contact d’un établissement pour faire une EPP existante • Création d’un compte utilisateur eFORAP par la SRE • Etude réalisée dans l’établissement • Saisie en ligne dans l’établissement • Analyse et rapport de résultats automatisés • Temps divisé au moins par 3

4. Apports • Pour chaque SRE • Création et mise en ligne d’outils pouvant être proposés à tous leurs établissements adhérents • Utilisation d’outils déjà créés dans les autres régions • Gestion de demandes multiples • Possibilité de mise en place d’enquête régionale • Pour les établissements • Catalogue d’EPP gratuites pour les adhérents • Accès simplifié par simple connexion • Résultats automatisés disponibles immédiatement (gain de temps) • Pour la FORAP • Mise en commun d’outils existants dans les différentes régions • Support pour des projets interrégionaux

5. Structure eFORAP Administrateurset utilisateursSRE UtilisateursETABLISSEMENTS Espace collaboratif eFORAP Plateforme eFORAP (Navigateurs internet) Enquêtes Survey Manager WysuForms Server Survey Manager Serveur dédiéhébergé par WysuForms

6. Fonctionnement eFORAP • Plateforme eFORAP dans chaque région • Création et mise en ligne d’outils • Protocole en PDF comportant notamment les grilles de recueil • Masque de saisie des données • Masque de contrôle des données (résultat HTML) • Masque d’analyse des données (résultat HTML ou PDF) • Création d’enquête pour chaque entité (établissement, service, etc.) • Création d’une campagne pour chaque mesure • Gestion d’un carnet d’adresse d’utilisateurs • Plateforme collaborative eForap • Partage d’outils • Au moins un par an par SRE • Test d’un outil déposé par une autre SRE • Téléchargement d’un outil déposé par une autre SRE

7. Difficultés • Solution WEB • Contraintes liées au réseau • Difficultés techniques  Support Wysuform avec interlocuteur unique et réactif • Victime de son succès • Gestion de nombreuses demandes à prévoir au sein de chaque SRE • Choix dans le catalogue sans réelle réflexion interne • Mutualisation • Besoin d’une personne référente dans chaque structure • Formations des administrateurs de chaque SRE • Temps de support super-administrateur en supplément

8. Retours, Perspectives • Expérience du CCECQA (EPP-online depuis 2008) • Forte utilisation par les établissements • Retours positifs sur la facilité d’utilisation par les établissements • Contact humain toujours important • Valorisation des SRE auprès des établissements adhérents • Possibilité d’élargissement à d’autres champs d’activités • Gestion des risques (Culture de Sécurité) • Management (Culture organisationnelle) • Indicateurs (CLARTE)

9. Conclusion • Mutualisation en cours actuellement • Espace mis en place dans 8 SRE • Formation d’au moins un membre de chaque SRE effectuée • Support super administrateur actif • Outils mutualisés actuellement : 31 • Première enquête mutualisée interrégionale = succès • Enquête « Mise en place de la coordination de la gestion des risques liés au soins » • 7 SRE participantes • 668 établissements contactés • 292 réponses (taux de participation 44%)

10. Merci de votre attention