Controle da Qualidade

1. Controle da Qualidade As Ferramentas Essenciais

2. Parte 2 Ferramentas para a Qualidade

3. “O Programa 5S” 3 – Ferramentas Básicas para a Qualidade

4. Introdução O 5S ou House keeping é um conjunto de técnicas desenvolvidas no Japão e utilizadas inicialmente pelas donas-de-casa japonesas para envolver todos os membros da família na administração e organização do lar. No final dos anos 60, quando os industriais japoneses começaram a implantar o sistema de qualidade total (QT) nas suas empresas, perceberam que o 5S seria um programa básico para o sucesso da QT.

5. Introdução • Esse programa pode ser conhecido com outros nomes, porém 5S é o mais utilizado e vem das iniciais das cinco técnicas que o compõe: • Seiri – organização, utilização, liberação da área; • Seiton – ordem arrumação; • Seiso – limpeza; • Seiketsu – padronização, asseio, saúde; • Shitsuke – disciplina, autodisciplina.

6. Alguns objetivos desse programa são: • Melhoria do ambiente de trabalho; • Prevenção de acidentes; • Incentivo à criatividade; • Redução de custos; • Eliminação de desperdício; • Desenvolvimento do trabalho em equipe; • Melhoria das relações humanas; • Melhoria da qualidade de produtos e serviços.

7. SEIRI – Organização, liberação da área Essa técnica é utilizada para identificar e eliminar objetos e informações desnecessárias, existentes no local de trabalho. Seu conceito chave é a utilidade, porém, devemos tomar cuidado com o que vai ser descartado para não perdermos informações e / ou documentos importantes.

8. As principais vantagens do Seiri são: • conseguir liberação de espaço; • eliminar ferramentas, armários, prateleiras e materiais em excesso; • eliminar dados de controle ultrapassados; • eliminar itens fora de uso e sucata; • diminuir risco de acidentes.

9. SEITON ‑ Ordem, arrumação • É uma atividade para arrumarmos as coisas que sobraram depois do Seiri. Seu conceito chave é a simplificação. Os materiais devem ser colocados em locais de fácil acesso e de maneira que seja simples verificar quando estão fora de lugar. • Vantagens: • rapidez e facilidade para encontrar documentos, materiais, ferramentas e outros objetos; • economia de tempo; • diminuição de acidentes.

10. SEISO ‑ Limpeza • Nesta etapa devemos limpar a área de trabalho e também investigar as rotinas que geram sujeira, tentando modificá-las. Todos os agentes que agridem o meio ­ambiente podem ser englobados como sujeira (iluminação deficiente, mau cheiro, ruídos, pouca ventilação, poeira, etc). • Cada usuário do ambiente e máquinas é responsável pela manutenção da limpeza. A prática do Seiso inclui: • não desperdiçar materiais; • não forçar equipamentos; • deixar banheiros e outros recintos em ordem após o uso, etc.

11. SEIKETSU ‑ Padronização, asseio, saúde Após termos cumprido as três primeiras etapas do programa 5S devemos partir para a padronização e melhoria continua das atividades. Essa etapa exige perseverança, pois se não houver mudanças no comportamento das pessoas e nas rotinas que geram sujeira logo voltaremos à situação inicial, antes da implantação do 5S.

12. SEIKETSU ‑ Padronização, asseio, saúde • Como principais vantagens do estabelecimento do Seiketsu, temos: • equilíbrio físico e mental; • melhoria do ambiente de trabalho; • melhoria de áreas comuns (banheiros, refeitórios, etc) • melhoria nas condições de segurança.

13. SHITSUKE ‑ Disciplina ou autodisciplina O compromisso pessoal com o cumprimento dos padrões éticos, morais e técnicos, definidos pelo programa 5S, define a última etapa desse programa. Se o Shitsuke está sendo executado significa que todas as etapas do 5S estão se consolidando. Quando as pessoas passam a fazer o que tem que ser feito e da maneira como deve ser feito, mesmo que ninguém veja, significa que existe disciplina. Para que esse estágio seja atingido todas as pessoas envolvidas devem discutir e participar da elaboração de normas e procedimentos que forem adotados no programa 5S.

14. SHITSUKE ‑ Disciplina ou autodisciplina • As vantagens são: • trabalho diário agradável; • melhoria nas relações humanas; • valorização do ser humano; • cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos; • melhor qualidade, produtividade e segurança no trabalho.

15. IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S • Embora composto por técnicas simples, a implantação do programa deve seguir alguns passos. • Sensibilização ‑ é preciso sensibilizar a alta administração para que esta se comprometa com a condução do programa 5S. • Definição do gestor ou comitê central ‑ quando a direção da empresa adota o programa 5S, deve decidir quem irá promovê-lo. O gestor deve ter capacidade de liderança e conhecimento dos conceitos que fazem parte desse programa.

16. 5W2H O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores  da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma tabela) como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo

17. O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas representam: What – O que será feito (etapas)Why – Por que será feito (justificativa)Where – Onde será feito (local)When – Quando será feito (tempo)Who – Por quem será feito (responsabilidade)How – Como será feito (método)How much – Quanto custará fazer (custo)

18. Exemplo:

19. Plano detalhado Objetivo Conscientização dos colaboradores quanto a importância do uso dos EPIs. Fazer com que eles usem o EPI adequado às atividades que oferecem riscos. Escopo Exposição dos E.P.I. s fornecidos pela empresa. Palestra com recursos áudio visuais Vídeo sobre acidentes de trabalho Programa Data: 15/10/10 Horário: das 9:00 às 12:00hs Local: Centro Educacional Científico. Palestrante: Leonardo Augustin – consultor em segurança do trabalho da empresa JN Consultoria Ltda. Número de vagas: 30.

20. Outros Ao final do treinamento será aplicado um teste escrito sobre os assuntos abordados para verificar a eficácia do aprendizado. Após o treinamento serão monitoradas, por um prazo de 30 dias, as ocorrências de não uso de E.P.I.s dentro da empresa. Para preenchimento das vagas será feita a indicação, por parte do chefe de cada setor, de três pessoas. Todos os participantes que atingirem nota igual ou superior a 7,0 receberão certificado de participação. A título de motivação, aqueles que se destacarem durante o treinamento e tirarem as notas mais altas receberão o “Troféu da Segurança” e um brinde surpresa. Será fornecido material didático para todos os participantes. Será oferecido um almoço para os participantes no anexo ao centro de treinamento.

21. Custo O custo para a realização do evento é de R$ 3.000,00 assim distribuídos:

22. FLUXOGRAMA

23. Processos Desenvolvida para “Desenhar o Fluxo” de processos Trata-se da representação visual

24. Processos Movimentação de pessoas, papéis e informação na organização Assegurar a fluidez Limites decisórios variam segundo a posição hierárquica do funcionário Manter dentro dos padrões de eficiência e eficácia Objetivos: Identificar a utilidade de cada etapa do processo Verificar as vantagens em alterar a seqüência das operações (passos) Adequar as operações (passos) às pessoas que as executam Identificar necessidade de treinamento específico Utilizada ao definir novos sistemas para a organização

25. Estratégia para estudo de processos Escolha do processo a estudar Indicadores de problemas (queixas, filas, etc.) Simples identificação não é suficiente (várias unidades) Coleta dos dados e representação gráfica Uso de gráficos (fluxogramas) Análise dos métodos usados no processamento atual Interação com outros processos (inclusive outras unidades) Dificuldades percebidas (reflexos de outros processos?) Modificações na seqüência dos passos (criação e eliminação) Implantação do novo processo ou sistema Manualização (confecção de manuais) do novo processo

26. Estratégia para estudo de processos Analisar o processo: Por que esta rotina é necessária? Que informações gera? O que é feito nesta rotina? Que dados são usados? Quem tem interesse nas informações geradas? Quando essas informações devem estar disponíveis?

27. Fluxograma “Representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.” (OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002) Gráfico que representa cada fase de um processo, identificando, de forma clara, as operações e os envolvidos.

28. Fluxograma Objetivos: Padronizar a representação de métodos administrativos Permitir maior rapidez da descrição de métodos administrativos Facilitar leitura e entendimento Melhorar a análise Facilitar localização e identificação dos pontos mais importantes Vantagens: Levantamento e análise de qualquer método administrativo Apresentação real do funcionamento Visualização integrada de um método administrativo Uso de convenções e símbolos (facilita a leitura)

29. Simbologia

30. 1. Início 2. Processo 3. Decisão 4 5 Simbologia • Regra geral: • De cima para baixo, da esquerda para direita • Observar o cruzamento das linhas de fluxo • Recomendável o papel quadriculado • As operações podem ser numeradas de forma seqüencial, para permitir referências ou comentários

31. Fluxograma Vertical • Também chamado de: • Folha de Análise • Folha de Simplificação do Trabalho • Diagrama de Processo • Facilita o entendimento • Mais utilizado em levantamentos de processos • Dificuldade em identificar fluxos alternativos (outra cor) • Pode apresentar colunas extras com informações adicionais (distância, tempo decorrido, etc.)

32. Fluxograma Vertical

33. Fluxograma Sintético • Representação da seqüência dos vários passos (ou grupos de passos) de um determinado processo • Representa genericamente o processo • Não há preocupação em identificar cargos, unidades ou localização de cada atividade • Indicado quando: • É necessário o esboço do processo a ser estudado • É necessário apresentar o processo a pessoas pouco acostumadas com fluxogramas • O propósito é fazer apenas uma análise superficial do processo • Para decidir se vale a pena detalhá-lo • Para apresentar a pessoas que não o conhecem profundamente

34. Recebe Transportadora Consulta Pedido de Compra Testes de Qualidade no Laboratório Devolve lote ao Fornecedor Envia lote ao Depósito Fluxograma Sintético Processo de Recebimento de Matéria-prima

35. Processo de Adiantamento de Salário Funcionário preenche a SAS Verifica data-limite da SAS (dia 20) Envia SAS ao Setor de Pagamento Recusa SAS Registra valor solicitado Efetua pagamento Legenda: SAS – Solicitação de Adiantamento de Salário Fluxograma Sintético

36. Fluxograma de Blocos • Parecido com o Fluxograma Sintético, permite maior detalhamento: • É capaz de exibir os fluxos alternativos • Permite estabelecer se o processo é positivo ou negativo • Possui uma maior variedade de símbolos (mais versátil) • É o mais utilizado pelas empresas • Usado no levantamento de processos existentes • Usado na descrição de novos processos

37. Processo de Recebimento de Matéria-prima Início Envia amostras para o Laboratório Recebe Notas Fiscais Confere com o Pedido de Compra Efetua Testes de Qualidade OK? OK? Envia lote ao Depósito Sim Sim Não Não Devolve lote ao Fornecedor Aguarda novas entregas Fluxograma de Blocos

38. Processo de Adiantamento de Salário Funcionário Depto. Pessoal Depto. Financeiro 2 2 Verifica data da SAS Início 1 SAS 1 1 SAS SAS 1 2 Solicitação de Adiantamento (SAS) Antes do dia 20? Registra valor solicitado Sim Não 2 SAS 1 SAS 1 1 SAS SAS 2 SAS 2 anos Cheque 2 anos Cheque Fim Fluxograma de Blocos

39. Símbolos mais utilizados

40. Ferramenta • Softwares que auxiliam no desenho de fluxogramas • MS-Windows • Visio, Edge Diagrammer, SmartDraw, Harvard Graphics, MS-Office • Linux • Kivio, DIA, OpenOffice.Org

41. Quadro

42. 4 – Ferramentas de Geração de Idéias • Brainstorming

43. Definição de Brainstorming Brainstorming é uma dinâmica de grupo em que as pessoas, de forma organizada e com oportunidades iguais, fazem um grande esforço mental para opinar sobre determinado assunto. Na Gestão pela Qualidade Total o método gerencial é o Ciclo PDCA

44. O brainstorming é uma técnica utilizada na fase de Planejamento, estando embutida na Análise do Processo, que é exatamente a etapa em que são determinadas as causas mais significativas que influenciam o problema e apontadas dentre elas as causas mais importantes.

45. O grupo deve ser formado de pessoas que tenham vivência no assunto, ainda que de forma parcial. O brainstorming é um excelente mecanismo de educação e treinamento. A sua condução possibilita o envolvimento pleno das pessoas, procurando entender o problema e as suas causas.

46. CRITÉRIOS PARA A REUNIÃO • Durante o desenvolvimento da reunião devem ser tomados alguns cuidados para que os melhores resultados sejam alcançados. • Nenhum julgamento • Idéias devem ser imaginativas • Marcar o tempo • Escrever em um quadro as idéias • Nenhum membro da equipe deverá ter tratamento especial

47. QUANDO UTILIZAR O Brainstorming é uma técnica muito flexível em termos de possibilidades de aplicação. Os resultados positivos dependerão, principalmente, da habilidade de conduzir e “empolgar” a equipe, tornando-a comprometida com o sucesso da organização.

48. . Dentre as muitas situações nas quais pode ser aplicado, citamos: • Desenvolvimento de novos produtos • - identificação das características do produto • Implantação do Sistema da Qualidade • - listagem das atividades a serem desenvolvidas pela equipe; • - identificação das resistências à mudança na organização. • Solucionando problemas • - causas prováveis do problema; • - possíveis soluções

49. Brainwriting • Similar ao Brainstorming • Porém as idéias são escritas em papel e repassadas ao organizador

50. Diagrama de Afinidades • Objetivo é organizar um grande número de idéias muito próximas.