HUBUNGAN PR DENGAN KOMUNIKASI PEMASARAN Pertemuan 7

2. HUBUNGAN PR DENGAN KOMUNIKASI PEMASARANPertemuan 7 Matakuliah: O0312-PENGANTAR PUBLIC RELATIONS Tahun : 2010

3. Learning Objectives Pada akhir pertemuan 7 ini, diharapkan mahasiswa dapat menyimpulkan pengertian: Komunikasi dan Opini Publik Alasan hubungan PR dengan unit kerja pemasaran

4. Komunikasi dan Opini Publik • Komunikasi merupakan proses timbal balik (reciprocal) yang mengubah signal menjadi komunikasi lisan, persuasif atau instruksi, berdasarkan pengertian kedua belah pihak dan dikondisikan oleh hubungan komunikator dengan pihak lain. • Pada saat ini, kekuatan opini publik dapat merambah keseluruh dunia, dikarenakankomunikasi sebagaibagian dari informasi teknologi sudah menjadi fenomena dunia. Selain itu, sensasi mengenai pejabat pemerintah, selebritis dengan mudah didapatkan sehingga publik dapat memberikan opininya baik benar maupun salah. • Setiap praktisi PR dapat memakai media; baik yang terkontrol maupun yang tidak terkontrol untuk berkomunikasi kepada publik mengenai perusahaan tempat PR bekerja.

5. Hubungan PR dengan unit kerja pemasaran • Dalam struktur organisasi terdapat semua unit kerja yang dibutuhkan supaya perusahaan dapat berjalan dengan lancar. • Yang terpenting dalam struktur organisasi rentang pengendalian internal (span of control) berjalan dengan baik sehingga manajemen tidak mengalami kesulitan dalam mengendalikan perusahaan. • Unit kerja PR merupakan salah satu unit yang vital, oleh karena itu secara fungsional dapat membantu setiap bidang unit kerja yang membutuhkan, namun yang paling erat hubungannya adalah unit kerja Marketing.

6. Salah satu tugas PR untuk mengkomukasikanperusahaannya kepada khalayak dan publik adalah dengan mempunyai argumentasi yang kuat terhadap perusahaan pesaing. Untuk hal tersebut, maka PR harus mempunyai gagasan atau tujuan, yaitu:1) penerima pesan memperhatikan perusahaan anda, 2) secara persuasif, menstimulasi minat penerima pesan agar minat membaca isi pesan; 3) membangun hasrat penerima pesan untuk menindak-lanjuti isi pesan; dan 4) PR dapat mengarahkan tindakan penerima pesan supaya konsisten pada pilihannya yaitu perusahaan anda. Unsur-unsur model komunikasi adalah samadengan Mekanisme Proses Komunikasi yang sudah anda pelajari pada Semester lalu MK – Komunikasi Organisasi. Komunikasi ditinjau dari segi Public Relations

7. Pada Prinsipnya setiap fungsi dalam unit keja suatu perusahaan memikirkan dan harus memberi pengaruh potensial terhadap kepuasan pelanggan. Untuk tujuan tersebut maka kebutuhan dan harapan pelanggan harus menjadi sasaran utama, mengkoordinasikan bersama-sama kegiatan pemasaran dengan: perencanaan, budget dan operasi yang terpadu. Oleh karena hal ini merupakan program yang terpadu, justru dan masing-masing pimpinan unit kerja harus menetapkan perumusan kinerja masing-masing personnel yang terkait. Media Komunikasi PR dengan Unit Pemasaran

8. Ketika PR menangani Klaim Pelanggan • Pelanggan berhak meminta penyelesaian tuntutan, jika menerima produk atau mengalami layanan yang tidak sesuai dengan pesanan. • Jika PR diminta untuk membalas surat klaim dari pelanggan maka nada surat harus tetap Bisnis dan tidak emosional. • Jelaskan masalah, berikan rincian dan sertakan informasi pendukung, minta pelanggan melakukan tindakan yang spesifik atas klaimnya jika sudah diatasi oleh perusahaan. • Dokumentasikan Klaim pelanggan, kirim salinan (fotocopy) ke unit pemasaran dan simpan bukti-bukti pendukungnya. • Tanggapan positif atas klaim tersebut, justru membina hubungan bisnis antara pelanggan dan perusahaan, serta dapat mendatangkan keuntungan lainnya. • Penyelesaian yang tidak ramah, dapat menjadikan rasa tidak puas pelanggan.

9. Ketika PR menangani Klaim Pelanggan • Klaim, dapat terjadi karena Kesalahan dari Pihak Ketiga, contoh: Perusahaan A tempat anda bekerja sebagai PR sebagai pemasok yang mengirim bahan baku ke Perusahaan B; mesin Perusahaan B baru diperbaiki Perusahaan C - dipasang suku cadang baru non-original. Bahan baku yang disupply dari perusahaan anda tidak cocok diolah pada mesin, dan Perusahaan A mendapat klaim. • Tanggapan Anda sebagai PR perusahaan A dapat diarahkan pada dua alternatif, yaitu: 1) penuhi klaim perusahaan B, tetapi jelaskan dimana terjadinya kesalahan; atau 2) merujuk agar pelanggan menghubungi pihak ketiga (perusahaan C) untuk mengganti kerugian memenuhi klaim.

10. Kemajuan teknologi dalam komunikasi satelit memungkinkan perusahaan dapat melakukan komunikasi kepada publik sebagai pihak luar. Internal Perusahaan tidak mempunyai pejabat yang cukup kompetensinya dan dapat mandiri dalam komunikasinya dengan publik. Dalam hal ini, perusahaan dapat menyewa PR-eksternal sebagai “Executive Speechmaker” yang berkoordinasi dengan pejabat kepala unit kerja pemasaran, sehingga sukses komunikasinya untuk menjelaskan masalah ini dengan publik. Komunikasi pemasaran dapat disampaikan perusahaan melalui : teleconference, video, film, presentasi langsung; dengan demikian perusahaan dapat mempertahankan persepsi publik yang spesifik mengenai masalah yang terjadi. Ketika PR - eksternal menangani Komunikasi Pemasaran

11. Closing Setelah memahamitugas dan tanggung jawab PR internal dan PR eksternal, maka perusahaan dapat mempertimbangkan apakah diperlukan membentuk unit kerja PR untuk menangani msalah-maslah internal perusahaan atau menyewa PR eksternal yang dibutuhkan khusus untuk menangani masalah komunikasi pemasaran produk atau jasa perusahaan kepada para pelanggannya.