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TEMA 5: CICLO DE CONTABILIDAD

TEMA 5: CICLO DE CONTABILIDAD. UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO RECINTO DE RIO PIEDRAS CONT.3005 PROF. C. RIOS. CICLO DE CONTABILIDAD. ES EL PROCESO DE: 1- ANALIZAR 2- REGISTRAR 3- RESUMIR 4- REPORTAR LAS TRANSACCIONES DE UN NEGOCIO Prof. Carmen Ríos. Secuencia del Ciclo de Contabilidad:.

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TEMA 5: CICLO DE CONTABILIDAD

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Presentation Transcript

  1. TEMA 5: CICLO DE CONTABILIDAD UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO RECINTO DE RIO PIEDRAS CONT.3005 PROF. C. RIOS

  2. CICLO DE CONTABILIDAD • ES EL PROCESO DE: 1- ANALIZAR 2- REGISTRAR 3- RESUMIR 4- REPORTAR LAS TRANSACCIONES DE UN NEGOCIO Prof. Carmen Ríos

  3. Secuencia del Ciclo de Contabilidad: • A. El negocio entra en una Transacción de Intercambio que da comienzo al Ciclo de Contabilidad. • Estas transacciones se basan en documentos de negocios, que son la base para el registro de las entradas de contabilidad. Ejemplos son: recibos, facturas, talonarios, etc. Prof. Carmen Ríos

  4. 1er Paso en la Secuencia del Ciclo de Contabilidad: • ANALIZAR LAS TRANSACCIONES y ver cual será su efecto en la ecuación de contabilidad: Activos=Deudas+Patrimonio (Gan. Retenidas+Acciones de capital). Luego de cada transacción hay que asegurarse que la ecuación está balanceada. Prof. Carmen Ríos

  5. EL USO DE LAS CUENTAS • Una Cuenta- Es un registro específico que provee una forma eficiente de categorizar las transacciones. • La cuenta T-Es un registro individual contable de aumentos y dismnuciones de un activo, pasivo o de una partida que afecte el Patrimonio de los dueños. • Una Cuenta T consiste de tres partes: 1.Título de la Cuenta 2.Lado izquierdo o débito 3.Lado derecho o crédito Prof. Carmen Ríos

  6. DEBITOS Y CREDITOS • Debitar-Entrar una cantidad en el lado izquierdo de la cuenta. • Acreditar-Hacer una entrada en el lado derecho de la cuenta. *Esta regla aplica a todas las cuentas* Al finalizar de entrar las cantidades se comparan los totales del lado débito y del lado crédito: Si el totalCrédito>total Débito=Balance Crédito Si el total Débito>total Crédito=Balance Débito Prof. Carmen Ríos

  7. PROCEDIMIENTO DE DEBITO Y CREDITO • Sistema de Doble Entrada: PARA CADA TRANSACCION LOS DEBITOS DEBEN IGUALAR LOS CREDITOS • La igualdad de los débitos y los créditos proveerá la base de este sistema de registro de transacciones. Prof. Carmen Ríos

  8. BALANCE NORMAL DE LAS CUENTAS(por donde aumentan): Tipo de CuentaBalance Normal • Activos Débito • Deudas Crédito • Patrimonio(capital) Crédito • Ingresos Crédito • Gastos Débito Prof. Carmen Ríos

  9. 2do Paso en la Secuencia del Ciclo de Contabilidad • Registrar las transacciones utilizando entradas de jornal. • Al Jornal se le conoce como el Libro de Entrada Original. • Un Jornal General es la forma más común de un jornal. • Típicamente el jornal incluye columnas de: 1.Fecha (con el año) 3.Referencias 2.Títulos de Cta. y explicación 4.Débito y Crédito Prof. Carmen Ríos

  10. Contribuciones del Jornal: • Desglosa en un lugar los efectos completos de la transacción. • Provee un registro cronológico de las transacciones. • Ayuda a prevenir,o a localizar errorres, comparando las cantidades del débito y crédito. Prof. Carmen Ríos

  11. DOS TIPOS DE ENTRADAS DE JORANAL: • Entrada Simple-La entrada envuelve sólo dos cuentas, un débito y un crédito. Ej. (Dr.)Equipo 50 (Cr.) Efectivo 50 • Entrada Compuesta-Se reunen tres o más cuentas en la entrada. (Dr.) Suministros 100 (Cr.) Efectivo 50 (Cr.) Cuentas po Pagar 50 Prof. Carmen Ríos

  12. Ejemplos de entradas de jornal que son comunes al comenzar un negocio • La adquisición de efectivo a través de la emisión de 100 acciones a $10: Efectivo 1,000 Acciones en capital 1,000 • La adquisición de efectivo, a través de un préstamo: Efectivo 1,000 Documento por Pagar 1,000 • Adquisición de Activos, compra de equipo(a Crédito): Equipo 250 Cuentas por Pagar 250 Prof. Carmen Ríos

  13. Cont.Tema4 -Otros ejemplos de entradas de jornal al comenzar un negocio: • La compra de suministros en efectivo: Suministros 180 Efectivo 180 Efecto en la Ecuación de Contabilidad: Activos = Deudas + Capital (+180-180) • La compra de inventario por $150: Inventario 150 Efectivo 150 Prof. Carmen Ríos

  14. Ejemplo de venta de bienes y de proveer servicios • Para registrar ingreso por servicios: Efectivo 270 Cuentas por Cobrar 80 Ingreso por servicio 350 Efecto en la Ecuación: A = D + C +270+80= +350

  15. Entradas de venta de inventario, de reconocimiento del costo del inventario vendido y reducción de inventario. • Venta de inventario: Dr. Efectivo (Cta. por cobrar) A = D+ C Cr. Ingreso de Ventas + + Registro de Costo de Inv. Vendido y reducción de inventario por su costo: Dr. Costo de Bienes vendidos A = D + C Cr.Inventario (-) (-) Prof. Carmen Ríos

  16. Entrada de registro de Ingresos y Gastos: • Para registrar ingreso por servicios brindados y cobrados: Dr. Efectivo A = D+ C Cr. Ingreso + + • Otros Gastos Operacionales: 1. Dr. Gasto de Utilidad Cr. Efectivo A = D + C 2. Dr Gasto de Salario - - Cr. Efectivo

  17. Entradas de cobro de efectivo y de pago de obligaciones: • Cobro de efectivo de ventas a crédito: Dr. Efectivo A = D + C Cr. Cuentas por Cobrar ( +-) • Pago en efectivo de obligaciones: Dr. Cuentas por Pagar A = D + C Cr. Efectivo (-) (-) Prof. Carmen Ríos

  18. Entradas de Pago de Préstamo y de dividendos: • Pago de préstamo e intereses: Dr. Notas por Pagar A = D + C Dr. Gasto de interés (-) (-) (-) Cr. Efectivo • Pago de dividendos: Dr. Dividendo A = D + C Cr. Efectivo (-) (-) Los dividendos son una distribución de las ganancias y no se consideran para determinar Ingreso Neto. Los dividendosreducen Ganancias Retenidas y por lo tanto reducen el Patrimonio de los dueños (Capital). Prof. Carmen Ríos

  19. Tres preguntas importantes que debemos contestar cuando preparemos una entrada de jornal. • 1. ¿Qué cuentas están envueltas? • 2. ¿ Esas cuentas aumentan o disminuyen? (Debitar o acreditar) • 3.¿Porqué cantidad cambia cada cuenta? Prof. Carmen Ríos

  20. 3er paso en la Secuencia de Contabilidad • Resumir los efectos de las transacciones: 1.Traslado (positng) las entradas de jornal al Mayor. 2. Preparación del Balance de Comprobación.

  21. Traslado (posting) al Mayor: • EL MAYOR(Ledger): Es el Grupo Completo de Cuentas que mantiene una compañía. En el mismo se puden observar los cambios en el balance de las cuentas. • El Mayor presentará las cuentas en el orden en que son reportadas en los estados financieros, comenzando con las cuentas del estado de situación. • Cada cuenta se presentará con un número para poder identificarlas más fácil Prof. Carmen Ríos

  22. Forma Estándar de una Cuenta del Mayor: • Tiene una columna de la fecha, una para la explicación y una para la referencia. • Tiene tres columnas de cantidades: 1.Débito 2.Crédito 3.Balance Prof. Carmen Ríos

  23. Columnas de Referencia en el Mayor y el Jornal • La Columna de referencia representa una “referencia cruzada” entre el Jornal General y el Mayor General: • Referencia en el Jornal-Indica las cuentas que se han posteado. • Referencia en el Mayor-Indica la página del jornal donde aparece la entrada de la transacción. Prof. Carmen Ríos

  24. Listado de Cuentas (Chart of Accounts) • Menciona las cuentas y sus números para una mejor localización en el Mayor. • Usualmente el sistema de números comienza con las cuentas del Estado de Situación seguido por las cuentas del estado de ingresos y gastos. Prof. Carmen Ríos

  25. Balance de Comprobación (Trial Balance) • Nos muestra un listado de todas las cuentas con sus balances. • Su propósito principal es ver que los débitos igualen los créditos. Prof. Carmen Ríos

  26. ENTRADAS DE AJUSTE • Entradas requeridas al final de cada periodo contable para reconocer, en una base de acumulación: -ingresos y Gastos para el periodo. -y para reportar las cantidades correctas de las cuentas de activo, pasivo y capital. • Son necesarias para cumplir con los Principios de Pareo y de Reconocimiento de ingresos: Principio de Pareo (matching)- Los esfuerzos (gastos) se deben parear con los logros (ingresos) Reconocimiento de ingreso-El ingreso se debe reconocer en el priodo en que se gana. Prof. Carmen Ríos

  27. Análisis necesario para hacer las entradas de ajuste: • 1. Determina si las cantidades registradas como activos y deudas(pasivos) están correctas. Si no lo están, debita o acredita la cuenta de activo o deuda apropiada. (“Corrige el Estado de Situación”). • 2. Determina qué ajuste a ingresos o gastos es necesario como resultado de los cambios en las cantidades registradas de activos y deudas.(“CorrigeEl Estado de Ing. Y Gastos”). Prof. Carmen Ríos

  28. Tipos más comunes de entradas de ajuste: • Cuentas por Cobrar no registradas. • Pasivos(deudas) no registradas. • Gastos pre-pagados (Pre-paid Expenses) • Ingreso no devengado(Unearned Revenue) Prof. Carmen Ríos

  29. Cuentas Por Cobrar No registradas. • Es ingreso ganado durante el periodo que no se ha registrado al finalizar el periodo. Ejemplo: La Agencia de Publicidad ABC rindió unos servicios por $200 que no se han facturado para Dic. 31 de 2002, y que se van a cobrar durante enero 2003. Dic. 31 Dr. Cuenta por cobrar 200 Cr. Ingreso por Servicio 200 Prof. Carmen Ríos

  30. Deudas no registradas • Son gastos incurridos durante el periodo que no se han pagado al finalizar el mismo. Ejemplo: • La Corporación X paga una nómina de $2,000 por 5 días de trabajo (o $400 por día). El último día de pago fué el viernes 26 de marzo. Los salarios para los últimos tres días del mes (29-30-31) representa un gasto acumulado y una deuda: marzo31 Gasto de Salario 1,200 Salario por pagar 1,200 (Para registrar salarios acumulados para el periodo de contabilidad que termina en marzo 31, 400x3) Prof. Carmen Ríos

  31. Otro ejemplo de deudas no registradas: • En Oc.t 1 La Compañía Pionera firmó una nota por pagar por $5,000, por 3 meses. La nota establece un interés anual de 12%. Para Octubre 31 se hace la siguiente entrada de ajuste: Gasto de Interés 50 Interés por Pagar 50 Valor de la Nota X Interés anual X término = Interés $5,000 X 12% 1/12 = $50

  32. GASTOS PRE-PAGADOS • Gastos pagados en efectivo y registrados como activos antes de que se utilizen o consuman. • Expiran con el paso del tiempo (renta y seguros) o por el uso o consumo ( suministros). • La entrada de ajuste de los gastos pre-pagados resulta en en un débito (aumento) a una cuenta de gasto y un crédito a una cuenta de activo. Prof. Carmen Ríos

  33. Pre- Pagos (Seguro Prepagado) • Entrada original: En Nov 1 pagó $600 para una póliza de un seguro que cubre 6 meses. Nov 1 Seguro Prepagado 600 Efectivo 600 • Entrada de Ajuste:Registro de gasto de seguro por dos meses. Dic. 31 Gasto de Seguro 200 Seguro Pre-pagado 200 ($600/6= $100 X 2=200) Prof. Carmen Ríos

  34. Pre- Pagos (Suministros) • Entrada Original: Compra de suministros por $2,500 en Dic. 1. Dic.1 Suministros 2,500 Efectivo 2,500 • Entrada de Ajuste: Al hacer un contéo en Dic. 31, sólo quedaban $1,000 de suministros. Dic. 31 Gasto de Suministros 1,500 Suministros 1,500 ($2,500-$1,000=$1,500) Prof. Carmen Ríos

  35. INGRESO NO DEVENGADO • Efectivo recibido antes de brindar el servicio o de entregar los bienes comprados. Se registra como una deuda (obligación). Ejemplo: En Dic. 1 Recibes $225 por adelantado por servicios que vas a brindar en tres meses. Dic.1 Efectivo 225 Ingreso no devengado 225 Entrada de Ajuste: Dic. 31 Ingreso no devengado 75 Ingreso por servicios 75 (225/3 meses=75)

  36. Balance de Comprobación Ajustado • Es el Balance de Comprobación que se prepara luego de realizar todos los ajustes a fin del periodo.

  37. Preparación de los Estados Financieros • Luego que las transacciones se Analizan, se entran al jornal, se transfieren al Mayor, se hacen todas las entradas de ajuste, entonces estamos listos para… *RESUMIR LAS CUENTAS Y PRESENTARLAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS* Prof. Carmen Ríos

  38. CIERRE DE LIBROS • Envuelve: • Entrar al jornal y transferir las “Entradas de Cierre” • Preparar un Balance de Comprobación Post-Cierre. Prof. Carmen Ríos

  39. Cierre de Libros:Cuentas Realeso Permanentes • Son las cuentas que no se cierran a un balance cero al finalizar el periodo de contabilidad. • La Cuentas Permanentes o Reales aparecen el Estado de Situación (Balance Sheet): 1.Todas las cuentas de activos 2.Todas las cuentas de deudas 3.Cuentas del Patrimonio • Los balances existentes de las cuentas reales al finalizar un periodo se llevan hasta el próximo periodo. Prof. Carmen Ríos

  40. Cierre de libros: Cuentas Nominales o Temporeras • Cuentas que se cierran a un balance Cero al final de cada periodo contable. Entonces las cuentas nominales comienzan con un balance de cero al comienzo de cada ciclo contable. • Cuentas temporeras o nominales: 1.Todas las cuentas de ingreso. 2.Todas las cuentas de gastos 3.Cuentas de Dividendos o Retiros. • Podemos decir que estas cuentas son subcomponentes de Ganancias Retenidas. Prof. Carmen Ríos

  41. Entradas de Cierre • Entradas que reducen todas las cuentas nominales o temporeras a un balance cero al finalizar cada periodo contable. • Se transfieren los balances que tenían antes del cierre a una cuenta del Estado de Situación Permanente- Ganancias Retenidas. Prof. Carmen Ríos

  42. Proceso de registro y transferencia de entradas de cierre: • Las cuentas de ingreso (que normalmente tienen balance crédito), se cierran con un débito. • Las cuentas de gasto (que normalmente tienen balance débito) se cierran con un crédito. • La diferencia entre el total de ingresos y el total de gastos es el ingreso (pérdida) neto, y se cierra contrala cuenta de ganancias retenidas. • La cuenta de dividendos (que son distribuciones a los accionistas de las ganancias de la Corp.) se cierra contra la cuenta de ganancias retenidas. Prof. Carmen Ríos

  43. Ejemplos de entradas de cierre: • 1. Ingreso por ventas 10,000 Ingreso de intereses 500 Ingreso de renta 2,000 Costo de Bienes Vendidos 3,500 Gastos Administrativos 800 Otros Gastos 200 Ganancias Retenidas 8,000 (Para cerrar Ingresos y Gastos contra Ganancias Retenidas) • 2. Ganancias Retenidas 100 Dividendos 100 (Para cerrar Dividendos contra Ganancias Retenidas)

  44. Prparación del Balance de Comprobación “Post-Cierre” • El Balance de Comprobación Post-Cierre nos muestra una lista de todas las cuentas reales después que el proceso de cierre se termina. • Nos provee un medio para corroborar si el total de débitos iguala el total de créditos para todas las cuentas reales antes del comienzo de un nuevo ciclo de contabilidad. Prof. Carmen Ríos

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