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Gerenciamento de Compras e Serviços

Gerenciamento de Compras e Serviços. Apresentação. Apresentação dos serviços públicos, qualquer que seja a sua natureza e modo de execução, requer sempre a realização de compras de bens e materiais e a contratação de serviços

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Gerenciamento de Compras e Serviços

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Presentation Transcript


  1. Gerenciamento de Compras e Serviços

  2. Apresentação • Apresentação dos serviços públicos, qualquer que seja a sua natureza e modo de execução, requer sempre a realização de compras de bens e materiais e a contratação de serviços • Na administração pública, não é raro encontrar situações em que os procedimentos de compras e contratações comprometem os cronogramas, e as vezes os resultados, de implantação de projetos e implementação de políticas GCSV 1

  3. Também não é raro a existência de conflitos mudos entre as áreas ditas fins e as administrativas, particularmente com áreas responsáveis pelas compras e contratações. Às vezes, há conflito também entre as áreas de compras e contratações e as áreas financeiras. Enfim, a gestão de compras e contratações é uma função estratégica para o bom desempenho das demais atividades dos órgãos e entidades estatais, mas nem sempre recebe a atenção devida. • A visão global do processo - da elaboração do projeto básico até a prestação de contas anual dos atos administrativos - e o conhecimento das características básicas e dificuldades de execução das principais atividades do processo facilita a integração da equipe, a superação de entraves burocráticos e a descentralização de funções, necessárias à implantação de uma administração gerencial. GCSV 2

  4. Objetivos • Proporcionar aos servidores o conhecimento do conjunto das atividades e atos administrativos envolvidos nos procedimentos de compras de bens e contratações de serviços, visando a melhoria global do processo e a maior eficiência do servidor na execução de suas funções específicas. • Proporcionar informações técnicas para a realização das funções de assessoramento, coordenação e gerenciamento, seja no encaminhamento dos procedimentos de compras de materiais e contratações de serviços para a implementação de políticas públicas, seja na condução do processo para superação dos entraves e conflitos administrativos no âmbito dos órgãos e entidades estatais, seja ainda na implantação de estruturas administrativas mais flexíveis e mais adequadas ao desenvolvimento da administração gerencial. GCSV 3

  5. Condições Básicas Motivação pessoal e entrosamento da equipe Os processos de trabalho baseados nos princípios da administração gerencial requerem ainda mais o entrosamento da equipe e a motivação Pessoal de cada agente Elementos Estratégicos Flexibilidade das estruturas e capacitação de pessoal A gestão do conjunto do processo tem sido cada vez mais o foco de atuação visando aumento de produtividade e controle da qualidade Critérios de Análise GCSV 4

  6. Princípios Constitucionais • Legalidade: só pode fazer o que a lei autoriza e segundo suas normas • Impessoalidade: tratamento a todos em iguais condições • Moralidade: atuações em função do interesse público e em conformidade com a ética • Publicidade: manutenção da plena transferência dos comportamentos e atos da Administração GCSV 5

  7. No estudo dos atuais procedimentos administrativos de compras e contratações não se pode perder de vista que nos encontramos em um momento de rápidas mudanças É preciso considerar: O movimento de globalização da economia e da cultura; A reforma do estado em discussão; A revolução informacional em curso A crescente crescente de fortalecimento da Sociedade Civil Contexto Atual GCSV 6

  8. Visão Global do Processo Uma visão global do processo deve: • Incorporar a gestão do contrato • Recebimento do bem ou serviço • Pagamento ao contrato • Prestação de contas GCSV 7

  9. Requisitos Indispensáveis do Processo de Compras e Contratação • Justificar a decisão de comprar ou contratar (projeto básico) • Abertura de processo administrativo (art. 38 da Lei nº 8.666) • Obedecer aos princípios constitucionais (art. 37 da Constituição) • Obedecer aos procedimentos da lei de licitações (Lei nº 8.666/93 atualizada pela Lei nº 8.883/84 e Lei no. 9.648/98.) • Obedecer aos procedimentos da execução orçamentária, do controle da execução orçamentária e da contabilidade (Lei nº 4.320, arts. 58 a 70; 75 a 106) GCSV 8

  10. Principais etapas do Processo de Compras e Contratação Procedimentos: Lei: • Justificar a decisão (projeto básico) 8.666 • Abrir processo administrativo 8.666 • Reservar recursos (empenho da despesa) 4.320 • Realização da licitação 8.666 • Formalização do contrato 8.666 • Execução do contrato (recebimento do bem ou serviço/liquidação da despesa) 8.666/4.320 • Pagamento (realização da despesa) 4.320 • Controle dos registros das despesas 4.320 • Prestação de contas (balanço e controle interno) 4.320 GCSV 9

  11. Itens do Edital • Objeto de licitação • Prazo e condições para assinatura do contrato ou retirada do instrumento, para execução do contrato e para a entrega do objeto da licitação • Sanções • Local para aquisição ou exame do projeto básico • Disponibilidade de projeto executivo • Condições para participação na licitação • Critério para julgamento GCSV 10

  12. Locais, horários e meios de acesso para consultas • Condições equivalentes de pagamento entre empresas brasileiras e estrangeiras • Critério de aceitabilidade dos preços unitários e global • Critérios de reajuste • Limites para pagamento de instalações e mobilização de recursos físicos • Condições de pagamento • Instruções e normas para os recursos • Condições de recebimentos do objeto da licitação GCSV 11

  13. 1 Introdução

  14. 1.1 Abordagem do tema • O assunto é abordado aqui sob o ponto de vista do administrador O interesse é pelo conhecimento do processo no seu conjunto, verificando quais são as atividades que devam ser executadas e como elas se encadeiam em procedimentos determinados, segundo a divisão e organização do trabalho no órgão ou entidade pública e atendendo as determinações legais. Introdução 1

  15. Não se trata do estudo de licitações e contratos sob abordagem jurídica. A legislação pertinente é estudada e analisada quanto à sua aplicação. Interessa conhecer os procedimentos impostos pela legislação, analisar as limitações e possibilidades de organização do trabalho visando qualidade e eficiência. • Também não é uma abordagem administrativa - operacional. O objetivo não é desenvolver capacitação especializada para desempenho das funções específicas do processo de compras, mas sim para a gestão do conjunto do processo. Introdução 2

  16. 1.2 - Caracterização do Problema • O problema que se pretende equacionar, com o desenvolvimento dos conteúdos do curso, pode ser caracterizado como sendo a “abertura da caixa preta” em que normalmente se transformam os setores administrativos e financeiros dos órgãos e entidades públicas em geral Introdução 3

  17. Caixa Preta Área solicitante Prestação de contas Introdução 4

  18. Opera-se com total separação entre o corpo técnico e o corpo administrativo, geralmente com conflitos • Esse tipo de operação dificulta a constituição do espírito de equipe e impede a utilização de flexibilidades da lei para adaptar os procedimentos aos objetivos e às características do projeto que se pretende executar • Por outro lado, o trabalho administrativo fica bastante dificultado pelo desconhecimento do projeto, particularmente se este for mal formulado ou redigido de forma incompleta Introdução 5

  19. Abertura da Caixa Preta • A organização do processo depende de como está dividido e organizado o trabalho na entidade. A divisão exagerada do trabalho e a organização de estruturas muito hierarquizadas aumentam, desnecessariamente, as atividades do processo • Há um conjunto de atividades e de atos administrativos que devem ser encadeados segundo estabelecido em lei • O conhecimento e a visualização do conjunto das atividades já possibilita, por si, uma melhor compreensão, por parte de cada servidor, do trabalho por ele executado Introdução 6

  20. Visão Global do Processo • Uma visão global do processo deve todas as atividades administrativas envolvidas na execução do projeto; deve incorporar a gestão do contrato, o recebimento do bem ou serviço, o pagamento ao contratado e a prestação de contas Trata-se de buscar a efetiva superação da visão fragmentada, promovendo a integração entre as atividades-fim e atividades-meio; isto é, a integração entre o corpo técnico e administrativo Introdução 7

  21. A responsabilidade e os méritos pelo resultados serão, neste caso, atribuídos à todos. Abre-se espaço para a participação, negociação e a apropriação coletiva dos resultados • Abre-se, também, possibilidades para uma boa gestão do conjunto do processo, com identificação de responsabilidades e indicadores de desempenho Introdução 8

  22. 1.3 Critérios de análise e pressupostos para a organização do trabalho Introdução 9

  23. Condições Básicas Motivação pessoal e entrosamento da equipe Os processos de trabalho baseados nos princípios da administração gerencial requerem ainda mais o entrosamento da equipe e a motivação pessoal de cada agente A maior autonomia de cada agente/unidade do processo requer de todos e de cada um uma visão global sobre o processo e a clara compreensão da missão, objetivos e metas da instituição Introdução 10

  24. Elementos estratégicos Flexibilidade das estruturas e capacitação de pessoal • A gestão do conjunto do processo tem sido cada vez mais o foco de atuação visando aumento de produtividade e controle da qualidade • O conhecimento generalista e a criatividade passaram a ser valorizados como parceiros importantes do conhecimento especializado A facilidade e rapidez de acesso às informações técnicas e às novas tecnologias coloca a capacitação de pessoal como elemento estratégico para instruir as decisões e aumentar a eficiência do trabalho Introdução 11

  25. 1.4 Contexto No estudo dos atuais procedimentos administrativos de compras e contratações não se pode perder de vista que nos encontramos em um momento de rápidas mudanças. É preciso considerar: • O movimento de globalização da economia e da cultura • A reforma do Estado em discussão • A revolução informacional em curso e • A crescente tendência de fortalecimento da Sociedade Civil Introdução 12

  26. Proposta para o funcionamento das organizações sociais • Manutenção dos princípios da licitação • Adoção de procedimentos administrativos próprios (definidos em manuais internos) em substituição aos procedimentos legais • Substituição da lei pelo contrato de gestão como instrumento de controle • Substituir o controle dos procedimentos (disciplinados em lei) pelo controle dos resultados (definidos no contrato de gestão) Introdução 13

  27. 2 Conceitos Básicos

  28. Governo Atividade política e discricionária Conduta independente Comanda com responsabilidade constitucional e política Composto pelos poderes executivo, legislativo e judiciário Administração Atividade neutra, normalmente vinculada à lei ou à norma técnica. Conduta hierarquizada Comanda com responsabilidade técnica e legal. Composta pelas entidades estatais com respectivos órgãos públicos, pelas entidades autárquicas e fundacionais e pelas entidades paraestatais 2.1 Governo e Administração Pública Conceitos Básicos 1

  29. A Administraçãoé o instrumental de que dispõe o Estado para por em prática as opções políticas do Governo • A Administração não pratica atos do governo; pratica atos administrativos, com maior ou menor autonomia funcional • O Governo e a Administração atuam por intermédio de suas entidades (pessoas jurídicas), de seus órgãos (centros de decisão) e de seus agentes (pessoas físicas investidas em cargos e funções) Conceitos Básicos 2

  30. Do ponto de vista formal: • Governo é o conjunto de Poderes e órgãos constitucionais; Administração é o conjunto de órgãos instituídos para consecução dos objetivos do governo Do ponto de vista material: • Governo é o complexo de funções estatais básicas; Administração é o conjunto das funções necessárias aos serviços públicos em geral Do ponto de vista operacional: • Governo é a condução política dos negócios públicos; Administração é desempenho perene e sistemático, legal e técnico, dos serviços próprios do Estado ou por ele assumidos em benefício da coletividade Conceitos Básicos 3

  31. 2.2 Organização da Administração • A Organização da Administração - estruturação das entidades e órgãos que irão desempenhar as funções do Estado - é feita normalmente por lei, e excepcionalmente por decreto e normas inferiores, quando não exige a criação de cargos nem aumenta despesa pública. Conceitos Básicos 4

  32. Entidade é pessoa jurídica, pública ou privada; órgãoé elemento despersonalizado incumbido da realização das atividades da entidade a que pertence, através de seus agentes • Entidades estatais: são pessoas jurídicas de Direito Público que integram a estrutura constitucional do Estado e tem poderes políticos e administrativos (União, Estados, Municípios e Distrito Federal) • Entidades autárquicas: são pessoas jurídicas de Direito Público, de natureza meramente administrativas, criadas por lei específica para realização de atividades, obras ou serviços descentralizados da entidade estatal que as criou. Funcionam e operam na forma estabelecida na lei instituidora e nos termos de seu regulamento, sem subordinação hierárquica, sujeitas apenas ao controle finalístico de sua administração e da conduta de seusdirigentes Conceitos Básicos 5

  33. Entidades fundacionais: são pessoas jurídicas de Direito Público assemelhadas às autarquias • Entidades paraestatais: são pessoas jurídicas de Direito Privado cuja criação é autorizada por lei específica para a realização de obras, serviços ou atividades de interesse coletivo (Empresas públicas, sociedades de economia mista, serviços sociais autônomos - SESI, SESC, SENAI, e outros). São entidades autônomas administrativa e financeiramente, têm patrimônio próprio e operam em regime da iniciativa particular, na forma de seus estatutos, sendo vinculadas (não subordinadas) à determinado órgão da entidade estatal a que pertencem Conceitos Básicos 6

  34. OBS.: A Administração pode praticar atos ou celebrar contratos em regime de Direito Privado (Civil ou Comercial), no desempenho normal de suas atividades. “Quando o Estado pratica atos jurídicos regulados pelo direito civil (ou comercial), coloca-se no plano dos particulares” (acórdão do STF), razão pela qual não pode alterá-los, revogá-los, anulá-los ou rescindi-los por ato unilateral. Dependerá sempre da concordância do interessado, ou da via judicial cabível • Órgãos públicos: são centros de competência instituídos para o desempenho de funções estatais, cuja atuação é imputada à pessoa jurídica a que pertencem. Os órgãos não tem personalidade jurídica nem vontade própria, mas na área de suas atribuições e nos limites de sua competência expressam a vontade da entidade a que pertencem e a vinculam por seus atos, manifestados através de seus agentes (pessoas físicas) Conceitos Básicos 7

  35. Agentes públicos: são todas as pessoas incumbidas, definitiva ou transitoriamente, do exercício de alguma função estatal. A regra é a atribuição de funções múltiplas e genéricas ao órgão, as quais são repartidas especificamente entre os cargos, ou individualmente entre os agentes de função sem cargo • Cargos: são os lugares criados no órgão para serem providos por agentes que exerceram suas funções na forma legal. O cargo e função pertencem ao Estado. O cargo é lotado no órgão e o agente é investido na função Conceitos Básicos 8

  36. Funções: são os encargos atribuídos ao órgão, cargos e agentes. Toda função é atribuída e delimitada por normal legal. Essa atribuição e delimitação funcional configuram a competência do órgão, do cargo e do agente • Competência: Competência administrativa é o poder atribuído ao agente da Administração para o desempenho específico de suas funções. A competência resulta de lei e por ela é limitada. É intransferível e improrrogável pela vontade do interessado. Pode ser delegada e avocada, desde que o permitam as normas reguladoras da Administração Conceitos Básicos 9

  37. 2.3 Atos Administrativos • Ato administrativo é toda manifestação unilateral de vontade da Administração Pública que, agindo nessa qualidade, tenha por fim adquirir, resguardar, transferir, modificar, extinguir e declarar direitos, ou impor obrigações aos administrados ou a si própria • Atos bilaterais constituem contratos administrativos Conceitos Básicos 10

  38. Requisitos para a formação do Ato Administrativo • Competência - Todo ato emanado de agente incompetente, ou realizado além do limite de que dispõe a autoridade incumbida de sua prática é inválido • Finalidade - Não é admitido ato administrativo sem finalidade pública ou desviado de sua finalidade específica. A finalidade do ato administrativo é aquela que a lei indica explícita ou implicitamente. A alteração da finalidade expressa na norma legal ou implícita no ordenamento da Administração caracteriza desvio de poder e pode dar ensejo à invalidação do ato Conceitos Básicos 11

  39. Forma - Todo ato administrativo é, em princípio, formal. Para que a vontade da Administração se expresse com validade é necessário a observância de procedimentos especiais e forma legal. A forma é o revestimento material do ato; o procedimento é o conjunto de operações exigidas para sua perfeição • Motivo - É a situação de direito ou de fato que determina ou autoriza a realização do ato administrativo. O motivo pode vir expresso em lei ou ser deixado a critério do administrador • Objetivo - São as coisas, atividades ou pessoas das quais tratam especificamente os atos administrativos. O objeto identifica-se com o conteúdo do ato Conceitos Básicos 12

  40. Procedimento Administrativo • É a sucessão ordenada de operações que propiciam a formação de um ato final objetivado pela Administração. Ele é constituído de atos intermediários, preparatórios e autônomos, mas sempre interligados, que se conjugam para dar conteúdo e forma ao ato principal Conceitos Básicos 13

  41. 2.4 Contratos Administrativos • É o ajuste que a Administração Pública, agindo nessa qualidade, firma com particular ou com outra entidade administrativa para consecução de objetivos de interesse público, nas condições estabelecidas pela própria Administração Conceitos Básicos 14

  42. 3 Aspectos Gerais da Gestão das Atividades-Fim

  43. As contratações pela Administração Pública podem ser tratadas em dois grandes níveis: • Modo de execução da sua atividade-fim • Aquisições de materiais de consumo, bens, obras e serviços necessários à execução das suas atividades Atividades-Fim 1

  44. 3.1 Modos de Gestão e execução da atividade-fim Três tipos básicos: • Execução direta: a Administração executa suas funções com seus próprios meios, ainda que seja necessário adquiri-los no mercado • Contratação da prestação do serviço: a Administração transfere para terceiros a execução da atividade-fim, mantendo sob seu comando a exploração econômica da atividade, se for o caso. O contratado é remunerado pela Administração de acordo com as condições pactuadas no contrato Atividades-Fim 2

  45. Delegação (Concessão ou Permissão): a Administração transfere para terceiros a execução e a exploração econômica da atividade-fim. O contrato é remunerado pelo consumidor do serviço de acordo com as condições regulamentadas pela Administração Atividades-Fim 3

  46. 4 Visão Global do Processo de Compras e Contratação

  47. 4.1 Requisitos do Processo de Compras e Contratação • Justificar a decisão de comprar ou contratar (projeto básico) • Abertura de processo administrativo (art. 38 da Lei nº 8.666) • Obedecer aos princípios constitucionais (art. 37 da Constituição) Processo de Compras e Contratação 1

  48. Obedecer aos procedimentos da lei de licitações (Lei nº 8.666/93 atualizada pela Lei nº 8.883/94 e Lei no. 9.648/88.) • Obedecer aos procedimentos da execução orçamentária, do controle da execução orçamentária e da contabilidade (Lei nº 4.320, arts. 58 a 70; 75 a 106) Processo de Compras e Contratação 2

  49. Princípios Constitucionais: • Legalidade: só pode fazer o que a lei autoriza e segundo suas normas • Impessoalidade: tratamento a todos em iguais condições • Moralidade: atuação em função do interesse público e em conformidade com a ética • Publicidade: manutenção da plena transparência dos comportamentos e atos da Administração Processo de Compras e Contratação 3

  50. Principais etapas do Processo de Compras e Contratação Procedimentos: Lei: • Justificar a decisão (projeto básico) 8.666 • Abrir processo administrativo 8.666 • Reservar recursos (empenho da despesa) 4.320 • Realização da licitação 8.666 • Formalização do contrato 8.666 • Execução do contrato (recebimento do bem ou serviço/liquidação da despesa) 8.666/4.320 • Pagamento (realização da despesa) 4.320 • Controle dos registros das despesas 4.320 • Prestação de contas (balanço e controle interno) 4.320 Processo de Compras e Contratação 4

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