Podpisywanie umów o dofinansowanie projektów

1. Podpisywanie umów o dofinansowanie projektów pomiędzy Instytucją Pośredniczącą a Beneficjentem Końcowym Olsztyn, grudzień 2004 r.

2. ODESŁANIE PODPISANEJ UMOWY UCHWAŁA ZARZĄDU WOJEWÓDZTWA DECYZJA O PRZYZNANIU DOFINANSOWANIA NA REALIZACJĘ PROJEKTU WARMIŃSKO-MAZURSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W OLSZTYNIE BIURO ZARZĄDZANIA FUNDUSZAMI EUROPEJSKIMI ODDZIAŁ REALIZACJI I KONTROLI PROJEKTÓW PRZESŁANIE UMOWY DO PODPISU BENEFICJENTOWI KOŃCOWEMU WOJEWODA WARMIŃSKO-MAZURSKI PODPISANIE UMOWY (w terminie nie dłuższym niż 30 dni roboczych od dnia przekazania uchwały przez Zarząd Województwa) LUB ZAPROSZENIE BENFICJENTA KOŃCOWEGO DO OSOBISTEGO PODPISANIA UMOWY W SIEDZIBIE URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO PRZYGOTOWANIE PROJEKTU UMOWY WERYFIKACJA FORMALNO-PRAWNA DOKUMENTACJI Olsztyn, grudzień 2004 r.

3. WERYFIKACJA FORMALNO-PRAWNA WNIOSKU APLIKACYJNEGO ORAZ DOKUMENTACJI TOWARZYSZĄCEJ • Kompletność i prawidłowość zapisów we wniosku aplikacyjnym: 1) czy wniosek został sporządzony zgodnie z „Instrukcją wypełniania standardowego wniosku o przyznanie dofinansowania ze środków EFRR na Projekt realizowany w ramach ZPORR”, 2) czy dane identyfikujące Program, Beneficjenta oraz Projekt są właściwe, 3) czy prawidłowo sporządzony został harmonogram realizacji Projektu, 4) czy prawidłowo określono wskaźniki osiągnięcia celów Projektu, 5) czy Projekt jest zgodny z politykami horyzontalnymi (z polityką ochrony środowiska, równych szans, społeczeństwa informacyjnego, jak również z prawodawstwem z zakresu zamówień publicznych), 6) czy kopia wniosku aplikacyjnego (C) jest zgodna z oryginałem (A) • Zgodność rachunkowa kwot ujętych we wniosku aplikacyjnym, Olsztyn, grudzień 2004 r.

4. Kompletność dokumentacji: (czy dołączone zostały wszystkie wymagane załączniki) • Poprawność dokumentacji pod względem formalnym i prawnym: 1) czy treść oświadczenia jest prawidłowa, 2) czy przedkładane dokumenty są aktualne (czy nie upłynął termin ich ważności), 3) czy oświadczenia są prawidłowo podpisane przez osoby do tego upoważnione, 4) czy prawidłowo została potwierdzona zgodność kopii dokumentu z oryginałem, 5) czy zostały spełnione wszystkie przesłanki dla ważności załączników (np. uprawomocnienie decyzji o pozwoleniu na budowę) Olsztyn, grudzień 2004 r.

5. INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA WERYFIKACJA FORMALNO-PRAWNA STWIERDZONO KOMPLETNOŚĆ I PRAWIDŁOWOŚĆ WNIOSKU SKORYGOWANIE LUB WYJAŚNIENIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI PRZEZ INSTYTUCJĘ POŚREDNICZĄCĄ STWIERDZONO NIEPRAWIDŁOWOŚCI ! CZYNNOŚCI ZMIERZAJĄCE DO PODPISANIA UMOWY LUB SKORYGOWANE LUB WYJAŚNIONE NIEPRAWIDŁOWOŚCI ODESŁANIE DOKUMENTACJI DO URZĘDU MARSZAŁKOWSKIEGO Z WNIOSKIEM O UZUPEŁNIENIE LUB WYJAŚNIENIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI Olsztyn, grudzień 2004 r.

6. CZYNNOŚCI ZMIERZAJĄCE DO PODPISANIA UMOWY O DOFINANSOWANIE PROJEKTU PO POZYTYWNEJ WERYFIKACJI FORMALNO-PRAWNEJ Po zakończonej weryfikacji formalno-prawnej, Beneficjent Końcowy zostanie pisemnie zobowiązany do przesłania, w terminie wskazanym przez Instytucję Pośredniczącą, następujących informacji: 1) Numer rachunku bankowego Beneficjenta, 2) Wskazanie dwóch form zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy, 3) W przypadku korzystania z prefinansowania – Beneficjent zobowiązany jest przedstawić kopię umowy o prefinansowanie, a także numer rachunku do obsługi środków prefinansowania. Olsztyn, grudzień 2004 r.

7. ZABEZPIECZENIE PRAWIDŁOWEJ REALIZACJI UMOWY Dopuszczalne formy zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy: 1) weksel in blanco na kwotę wraz z deklaracją wekslową lub poręczeniem wekslowym (awal); 2) cesja praw z polisy ubezpieczeniowej; 3) notarialne oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji; 4) przewłaszczenie rzeczy ruchomych na zabezpieczenie; 5) hipoteka; 6) poręczenie według prawa cywilnego; 7) gwarancja bankowa; 8) gwarancja ubezpieczeniowa; 9) zastaw rejestrowy; zastaw na prawach. Olsztyn, grudzień 2004 r.

8. ZABEZPIECZENIE PRAWIDŁOWEJ REALIZACJI UMOWY Wybory form zabezpieczenia dokonuje Beneficjent, Zabezpieczenia ustanawia się na okres 5 lat od daty zawarcia umowy o dofinansowanie projektu Koszty związane z ustanawianiem zabezpieczeń są kosztami kwalifikowalnymi, pod warunkiem, że zostało to ujęte we wniosku aplikacyjnym, Kwota ustanowionych dwóch zabezpieczeń powinna wynosić co najmniej wysokość przyznanego dofinansowania, BENEFICJENT USTANAWIA ZABEZPIECZENIA W TERMINIE 30 DNI OD DATY ZAWARCIA UMOWY O DOFINANSOWANIE PROJEKTU, POD RYGOREM WYGAŚNIĘCIA UMOWY.

9. PRZESŁANKI ODMOWY PODPISANIA UMOWY O DOFINANSOWANIE PROJEKTU PRZEZ WOJEWODĘ • Brak kompletności dokumentacji, • Błędy w dokumentacji, • Powody dotyczące procedury wyboru: • - oceny dokonała osoba nie będąca na liście ekspertów, • - wybór ekspertów do Panelu był dokonany niezgodnie z obowiązującymi zasadami, • Powody związane z rekomendacją RKSu: • - RKS rekomendował Projekt, który nie przeszedł weryfikacji formalnej, • - Projekt nie otrzymał minimalnej liczby punktów wymaganej przy weryfikacji merytorycznej • - uchwała RKSu jest niezgodna z Regulaminem, • Powody związane z decyzją Zarządu Województwa: • - decyzja jest niezgodna z prawem, • - decyzja została uchylona, • - Zarząd dokonał wyboru Projektu, nie otrzymał minimalnej liczby punktów wymaganej przy weryfikacji merytorycznej

10. PRZESŁANKI ODMOWY PODPISANIA UMOWY O DOFINANSOWANIE PROJEKTU PRZEZ WOJEWODĘ 6) Projekt nie spełnia wymogów formalnych, 7) Po złożeniu wniosku aplikacyjnego został zmieniony jego zakres merytoryczny, 8) Zaistnienie nowych okoliczności nieznanych w momencie dokonywania naboru Projektów - mogących rzutować na wynik oceny, 9) Wojewoda uzyskał informacje, których nie posiadał podmiot dokonujący oceny wniosku we wcześniejszych etapach (np. Beneficjent deklarował wkład własny, ale jego płynność finansowa budzi zastrzeżenia, jego sytuacja finansowa uległa nagłej zmianie),

11. DOKONYWANIE ZMIAN W UMOWIE Dokonywanie zmian w umowie odbywa się zgodnie z postanowieniami zawartymi w umowie, z uwzględnieniem przepisów prawa polskiego i wspólnotowego, podręcznika wdrażania ZPORR, Uzupełnieniem ZPORR. Zmiany wprowadza się w formie aneksu do umowy. Projekt aneksu sporządza strona proponująca zmianę, a w przypadku zmiany przepisów prawa polskiego lub wspólnotowego, projekt przygotowuje Instytucja Pośrednicząca. Zmiany do umowy wprowadzane są w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z zastosowaniem procedury obowiązującej przy zawieraniu umowy. Wprowadzone zmiany do umowy obowiązują od dnia złożenia ostatniego podpisu przez stronę. Olsztyn, grudzień 2004 r.

12. NIEPRAWIDŁOWOŚCI ORAZ BŁĘDY WYSTĘPUJĄCE WE WNIOSKACH APLIKACYJNYCH ORAZ DOKUMENTACJI • Błędne wypełnienie lub brak wypełnienia przez Beneficjentów poszczególnych pól wniosku (np. brak skarbnika, jako osoby upoważnionej do podpisania umowy) • Błędy literowe i rzeczowe w tytule Projektu, brak wskazania lokalizacji Projektu • Brak parafowania stron • Brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem kopii • Brak numeracji załączników • Błędy rachunkowe • Niewłaściwe wskaźniki osiągnięcia celów Projektu • Nieprawidłowe oświadczenia o odzyskiwaniu podatku VAT • Nieprawidłowe oświadczenia o dysponowaniu nieruchomością na cele budowlane • Brak potwierdzenia o uprawomocnieniu się decyzji o pozwoleniu na budowę • Podpisy dokonywane czarnym tuszem • Pieczątki w kolorze innym niż czerwone • Absurdalne uzasadnienia wybory pozytywnego czy neutralnego wpływu na polityki horyzontalne • Nieprawidłowo zakładane tryby postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – naruszenie ustawy Prawo zamówień publicznych.

13. Osoby upoważnione do kontaktów w sprawach zawieranych umów o dofinansowanie projektów: BOŻENA LEWCZUK LUCYNA ZIELIŃSKA KATARZYNA BUTKIEWICZ: BIURO ZARZĄDZANIA FUNDUSZAMI EUROPEJSKIMI ODDZIAŁ REALIZACJI i KONTROLI PROJEKTÓW TEL.: (089) 52 32 731 Olsztyn, grudzień 2004 r.