PROCES PREGOVARANJA Faza pripreme

1. PROCES PREGOVARANJAFaza pripreme • Pažljiva priprema povećava uspješnost pregovaranja. Ponekad je potrebno duže i pažljivije se pripremati nego pregovarati. • Priprema daje početnu jasnoću za pregovore • Sastoji se od – mape sukoba, istraživanje, pojašnjavanje osobnog cilja i priprema okoline

2. MAPA SUKOBA • Mapu sukoba treba napraviti kako bismo identificirali naše potrebe i brige i strahove te promislili o potrebama, brigama i strahovima druge osobe, kako bismo procijenili koje su potrebe najvažnije odnosno kojima ćemo prioritet u pregovaranju. • Na početku pregovaranja svakom sudioniku treba biti jasno što želi i treba. Ono što je osobi potrebno ili što želi može se tijekom pregovaranja i promijeniti, ali je važno znati koje potrebe stoje u temelju interesa.

3. Istraživanje • prikupljanje informacija o činjenicama koje idu u prilog nama i odnosno drugoj strani • informacije o materijalnim i pravnim posljedicama; • što je jednostavno jednoj strani dati, a drugoj značajno za primiti; • otkrivanje što mi možemo učiniti za drugu stranu kako bismo je naveli da bude spremnija reći «da», • identificiranje stila ponašanja druge strane, kako bismo se pripremili i prezentirali sebe na način koji je prikladan potrebama druge strane odnosno umanjuje njezine brige i strahove. • U pregovaranju nije nužno spomenuti sve činjenice na kojima se zasnivaju interesi sudionika, posebno ne na samom početku razgovora, već samo one koje su korisne u nekom trenutku radi razjašnjavanja situacije. • Pretrpanost razgovora činjenicama zapravo prekida komunikaciju i upućuje na natjecateljski a ne suradnički stav prema drugoj strani.

4. POJAŠNJAVANJE OSOBNOG CILJA • Osobni cilj nije naše rješenje sukoba, već jedan ili više ciljeva koje želim postići pregovaranjem. Pregovaramo i onda kada nismo u akutnom sukobu, već želimo nešto bolje i drugačije postići za sebe. • Identificiranje onoga što želimo postići, određivanje cilja na način da je moguće pregovarati o njegovom postizanju (ako odredimo cilj kao ultimativnu poziciju «Ja hoću to i ništa drugo» tada je pregovaranje nemoguće). • Treba postojati jasnoća cilja ali fleksibilnost u načinu postizanja. • Novi uvidi u situaciju tijekom pregovaranja mogu promijeniti osobne ciljeve, posebno ako će osoba na taj način još bolje zadovoljiti potrebe.

5. POJAŠNJAVANJE OSOBNOG CILJA • U obzir valja uzeti i najbolju i najgoru alternativu pregovaranju, dakle ako pregovaranje ne uspije – • Što je najbolje čemu se mogu nadati ako pregovaranje ne uspije? (tzv. BATNA Best alternative to negotiatedagreement) • Što je najgore čemu se mogu nadati ako pregovaranje ne uspije? (tzv. WATNA Worst alternative to negotiatedagreement)

6. KAKO POJAŠANJAVANJE BATNE I WATNE POMAŽE PREGOVARANJU? • Štite nas od prihvaćanja nepovoljnih sporazuma ili od odbacivanja zapravo razumnih rješenja jer nismo osvijestili koje su nam daljnje alternative. Uz BATNU i WATNU, znamo koje su posljedice po nas ako ne uspijemo u pregovorima postići zadovoljavajuće rješenje. • Pomažu nam zadržati fleksibilan pristup. Bilo koji prijedlog možemo usporediti s BATNA i WATNA i provjeriti što bolje zadovoljava naše potrebe.

7. Ako nam je jasno što je najgore i najbolje što se može dogoditi ako ne postignemo dogovor te ako nam je oboje prihvatljivo, tada nismo u situaciji da se «moramo» nešto dogovoriti, te prihvatiti uvjete i rješenja druge strane. • Dio pregovaračke snage često dolazi od činjenice da druga strana ima snažnu potrebu postići bilo kakav dogovor.

8. PRIPREMA OKOLINE • odabir mjesta gdje će se obje strane osjećati ugodno, aranžman stola i stolica (koji pretpostavlja jednaku moć sudionika), • papir i olovka, piće ako je prikladno, • pitanje prisutnosti i uključenosti drugih osoba, • emocionalna priprema (koje se emocije mogu pojaviti kod mene i druge osobe i kako ću se s njima nositi)

9. VJEŽBA • PRIPREMA ZA PREGOVARANJE • POLUMINUTNA OTVARAJUĆA IZJAVA

10. FAZA INTERAKCIJE • Kada pregovaramo stalno trebamo imati na umu - da bismo riješili svoj problem/sukob moramo riješiti problem/sukob druge osobe također. • Najvažnije jeaktivno slušati, identificirati područja slaganja, izravno tražiti načine zadovoljavanja potreba obiju strana.

11. STVARANJE DOBRIH ODNOSA I ATMOSFERE • potrebno je stvoriti ugodnu atmosferu • kako bi se povećalo povjerenje, • kako bismo lakše razumjeli stajalište drugog, • kako bi pregovori bili u duhu partnerstva i zajedničkog rješavanja problema, • kako bismo zadržali pristup koji je blag prema osobama a tvrd prema problemima. • Atmosfera treba biti pozitivna, s uvjerenjem da se sukob može riješiti na obostrano zadovoljstvo. • Vještine koje su korisne za stvaranje dobrih odnosa su aktivno slušanje, postavljanje pitanja, prepoznavanje stila ponašanja, upotreba riječi «I» umjesto «ALI», identificiranje područja slaganja.

12. ISKAZIVANJE POTREBA I INTERESA • Nužno je kako bismo • potvrdili našu usmjerenost na pristup pobjednik-pobjednik - prvo potrebe a onda rješenja, • utvrdili zajedničke elemente, • pojasnili različitu percepciju o problemu/sukobu, činjenicama, • otkrili gdje i koje nam se potrebe preklapaju. • Vještine koje pritom možemo koristiti su - Ja poruke, zajedničko stvaranje mape sukoba, postavljanje pitanja, aktivno slušanje, upotreba riječi «I» umjesto «ALI». • Posebno važna vještina jest parafraziranje. Nakon što je svaka strana govorila, druga strana treba parafrazirati rečeno. Nakon što obje strane razumiju potrebe i interese druge strane, valja definirati zajednički problem.

13. STVARANJE OPCIJA/RJEŠENJA • Predlaganje onih rješenja koja zadovoljavaju što više potreba obiju strana. • Vještine koje su pritom korisne su oluja mozga, dijeljenje problema u više manjih tematskih cjelina, dogovor o proširenju pregovaranja na drugom susretu ili s drugim bitnim osobama

14. ODABIR RJEŠENJA • onog za koje svi uključeni u sukob smatraju najboljim. • posebno treba procijeniti koliko rješenje zadovoljava potrebe svih uključenih u sukob, je li rješenje nešto što je «lako jednoj strani dati a drugoj značajno primiti», • korištenje objektivnih standarda i kriterija kako bi se ustanovilo što je fer, razumno ili unutar pravila • usporedba rješenja u odnosu na BATNU i WATNU

15. FAZA ZAVRŠETKA • Stvaranje sporazuma - ovisno o situaciji, sporazum može biti izrečen, napisan, rukovanje i sl. Obje strane trebaju jedna drugoj obećati ponašati se kako su upravo dogovorile. Valja provjeriti hoće li takav dogovor razriješiti sukob ili ga samo umanjiti. Mogu li sudionici objektivno ispuniti dogovoreno. Što ih može u tome spriječiti? • Stvaranje plana akcije - detaljni koraci o provedbi rješenja. Da li oni pretpostavljaju podjednaku odgovornost prema uspješnosti ostvarivanja sporazuma.

16. FAZA ZAVRŠETKA • Stvaranje vremenskog okvira - u kojem će se provesti dogovoreno rješenje. • Planiranje praćenja - kada će sudionici ponovnorazgovarati kako bi provjerili da li se pridržavaju dogovora, na koji način će to utvrditi, je su li i dalje zadovoljni sa rješenjem, da li sukob još uvijek postoji. Kada će se o tome pregovarati? Bez prolaska kroz fazu završetka (a može nam se činiti kako je nakon što smo odabrali najbolju opciju problem/sukob riješen), poteškoća zbog koje je nastao sukob može se lako ponovo pojaviti i osobe izgubiti povjerenje u proces pregovaranja, jer niti nakon pregovaranja nisu razriješeni svi osjećaji među stranama niti oprošteni…

17. VJEŽBA KUPI ME- PRODAJ ME • Rad u paru, svatko radi prema uputama s predloška