Elektronisk dokumentbehandling Gamle rutiner i ny drakt eller helt nye tanker?

1. Elektronisk dokumentbehandlingGamle rutiner i ny drakt eller helt nye tanker? Catherine Janson daVinci Consulting AS

2. Innhold • Gevinster • Litt om innføring av IT-løsninger • Elektronisk arkiv i en større sammenheng • Målgrupper og utfordringer • Noen erfaringer

3. Første utfordring – tydelige og kvantifiserte mål

4. Litt om gevinster • Service - publikumsopplevelser • Tilgjengelig kommune • Tidsgevinster • Elektronisk kommunikasjon • Gjenfinning av informasjon • Effektivisering – produsere raskere • Oppgaver som forsvinnner • Kronebesparelser • Applikasjonskostnader forsvinner • Fagsystemer kan erstattes • Kvalitetsgevinster • Alle jobber på samme måte • Gjenbruk

5. Gevinstene kommer sent Prosjekt slutt • Lang overgangsperiode med aktive papirarkiv • Pågående saker trenger gamle dokumenter fra papirarkivet • Nye rutiner og arbeidsmåter • Alle skal lære “et nytt språk” • Optimalisering av rutiner og saksprosesser “by doing”

6. Implementering av IT-systemer Kilde: ”IT i Praksis 2005” Rambøll Management og Den Norske Dataforeningen

7. Elektronisk arkiv og saksbehandling eSak IKKE et IT-prosjekt, IKKE et arkiv-prosjekt, Men et organisasjonsutviklingsprosjekt med flere målgrupper; • Ledelse • Saksbehandlere • Arkivtjenesten • IT drift • Publikum

8. Prosesskartlegging - skjenkesak

9. Elektronisk Skjenkesak

10. Arkivarenes endrede rolle PAPIR ELEKTRONISK Arkiv

11. De store sammenhenger

12. Flere sammenhenger Rutiner Rutiner Spesiell saksbehandling (for eksempel personal) BK kursdok . Elektronisk dialog Generell saksbehandling Acos kursdok . . Skriveregler Skriveregler Spesiell saksbehandling Arkivrutiner Generell saksbehandling Arkivplan Arkiv- system WebSak IT-kompetanse IT - kompetanse Arkivloven/ Noark , Noark 4 4 Offentlighetsloven Offentlighet, meroffentlighet, Forvaltningsloven forvaltning, Kommuneloven , personopplysninger

13. 3 viktige målgrupper • Arkivarer • Saksbehandlere • Ledelsen

14. Vanlige felles utfordringer • WebSak og integrasjon med Outlook og Word • Varierende endringsvillighet • Nytt språk – Noark 4 • Avlæring av gamle rutiner • Større behov for samhandling og forståelse for hverandres oppgaver • Publikumsorientering • Postfordeling og offentlighetsvurdering • Hente ut gevinster eller fortsette som før? • ”…Alt er systemets feil…” Egentlig vet man bare når man vet lite. Sammen med kunnskaper vokser tvilen. Johann Wolfgang von Goethe

15. Utfordringer og muligheter - ledelsen • Forankring og forståelse i konkurranse med andre mer presserende oppgaver • Fokus på organisasjonsutvikling – ikke system • Postfordeling - stedfortrederfunksjon • Oppfølging av saksbehandlere • Kvalitetssikring av saker til politisk behandling • Godkjenning/signatur • Forståelse og oppfølging av gevinster • …men jeg er da ingen saksbehandler • Muligheter for å følge hele saksprosessen • Statistikk over saksbehandling

16. Utfordringer - saksbehandlere • Varierende grad av standardiserte arbeidsprosesser • Mange ”lokale” arkiver • Helhetsforståelse av et komplisert system • Varierende arbeidsmiljø i forhold til kollektiv læring • Ansvar for tilpasning av system og rutiner

17. Erfaringer jeg har samlet opp • Uten ledelsens ekte engasjement oppnås ikke suksess • Generelt fokuserer virksomheter for mye på “å kjøpe” samhandling i stedet for å fokusere på oppførselen/arbeidsmåten som den fremhever. Organisasjonens kultur må settes i fokus. • Få skjønner hva elektronisk arkiv innebærer og hva som skjer hvis den elektroniske kjeden brytes • Manglende fokus på de ulike brukergrupper – alle behandles likt • Opplæring er for mye fokusert på system og for lite på oppgaveforståelse og konsekvenser

18. Spørsmål og svar