Periodisering av elektronisk sak-/arkivsystem, med fokus på NOARK 4 og 5 systemer

1. Periodisering av elektronisk sak-/arkivsystem, med fokus på NOARK 4 og 5 systemer Pål Mjørlund Odd Gunnar Ludvigsen Kommunekonferansen 2012-05-31

2. Elektronisk sak-/arkivsystem - tema • Sak-/arkiv er arkivtjenestens ansvar, hvor periodisering er en av mange oppgaver som skal løses • Overgang til helelektronisk sak-/arkiv stiller arkivtjenesten overfor nye og store utfordringer, herunder integrasjoner med fagsystemer • Reduksjon i støttevirksomhet (her arkiv) kan være ett av flere overordnede mål • Presentasjonen vil fokusere på konkrete oppgaver og utfordringer knyttet til innføring, bruk og forvaltning av helelektronisk arkiv • Gjennomgang og tilpasning av prosesser, rutiner, samt fordeling av roller og ansvar knyttet til bruk og forvaltning anses som viktig

3. Ikke NOARK-godkjent sak-/arkivsystem • Applikasjoner som lagrer saksdokumenter i ikke-NOARK-system skal meldes Riksarkivet. Dette omfatter blant annet fagsystemer med journalsystem uten NOARK kjerne. • For detaljer se Riksarkivet: http://www.arkivverket.no/arkivverket/Offentlig-forvaltning/Arkivering/Innrapportering

4. Proveniens - periodisering • Arkivplan skal dokumentere blant annet fysiske- og elektroniske arkiver, periodiseringsprinsipper og periodiseringsperioder • Periodisering hjemlet i arkivlov m/forskrifter. Periodisering er et middel for å opprettholde både ytre og indre proveniens, og derigjennom lette gjenfinning • Ytre orden: Arkiver skapt av en arkivskaper skal holdes for seg og ikke blandes sammen med andre arkiver • Indre orden: Det enkelte arkiv skal en i størst mulig grad bevare den opprinnelige ordning som de fikk ved arkivering • Elektronisk sak-/arkiv normalt satt opp som ett arkiv for hele kommunen (arkivskaper) • Arkiv kan deles logisk i arkivdeler med samme ordningssystem, ordnet etter • Objekt (Eiendomsarkiv, Gards- og bruksnummer, personal, klient- og elevmapper på fødselsnummer) • Emne (arkivnøkkel) • Fysisk/elektronisk, eks elektroniske arkiver inneholdende fysisk materiale (kontrakter, bilder, kart m v) • Hvordan ivaretas arkivansvaret gjennom oppsett og evt. databehandlingsavtaler: • Når flere kommuner som benytter felles sak-/arkivsystem? • Ved vertskommunesamarbeid? • Interkommunalt selskap (AS) leverer tjenester til en eller flere arkivskapere? • Kjøp av tjenester fra privat næringsliv?

5. Hendelsesbasert periodisering • Emneordnedearkivdeler periodiseres ved eks: • Kommunesammenslåing • Overgang til helelektronisk arkiv • Fastsatte arkivperioder (typisk valgperiode) • Bytte av arkivnøkkel (ikke absolutt krav, men store endringer, samt konflikter mellom gammel og ny • Bytte av sak-/arkivsystem (evt. større oppgraderinger) • Mye uaktuell informasjon i arkivet (vanskeliggjør søking og utfordrende m h p sikkerhetskopiering)

6. Periodisering - objektordnet arkivdel • Periodiseringsprinsipp hentes fra arkivplan, hentes fra regelverk, evt. bestemmes før opprettelse av arkivdel • Personopplysningsloven og Forskrift om pasientjournal åpner for «sletting» av informasjon. Ved krav om bevaring, fjernes informasjon fra produksjonssystemet: • Opprett arkivdel for uaktuelle objekter • Overfør uaktuelle objekter til denne • Arkivdel sperres for nye objekter og deponeres hos arkivdepot etter avtale • Arkivdel med tilhørende fysisk arkivmateriale avleveres til arkivdepot etter avtale

7. Periodisering - periodeskille • Skarpt – ingen nyregistrering av saker eller dokumenter • Overgang fra papirbasert journal til Noark-system • Overgang fra Noark-3 til Noark 4, hvis dataene ikke konverteres • Større omorganiseringer (herunder kommunesammenslåing) og ved opprettelse av ny arkivskaper • Skifte av arkivnøkkel i Noark-3 eller ved papirjournal • Mykt – dokumenter kan opprettes i eksisterende saker • Nye saker tillates ikke opprettet i arkivdel som skal periodiseres. Registrerte saker med tilvekst av dokumenter flyttes automatisk til ny arkivdel (arvtager) • Overlappingsperiode settes for eks til 2 år, før arkivdel stenges for registrering og deponeres

8. Forberedende aktiviteter – periodisering I • Planlegg • Vurder ekstern støtte fra systemleverandør • Varsle arkivdepot og avtal test av uttrekk • Beskriv oppdraget og estimer kostnader – forankres hos ledelsen • Informer saksbehandlere om prosess og tidsplan • Identifiser arkivdeler som skal periodiseres • Sjekk regelverk i f t bevaring (eks rettighetsdokumentasjon) kontra sletting, samt Datatilsynets krav om sletting av personopplysninger • Periodisering med påfølgende avlevering, samt logisk eller fysisk sletting av produksjonsdata kan tilfredsstille spesifikke slettekrav • Vurder innsynsløsninger og krav til tilgjengelighet på periodisert materiale • Beslutt deponering eller avlevering før tiden • Oppdater grunnlagsdata på arkivdeler som skal periodiseres • Periodiseringsprinsipp • Overlappingsperiode (fra til) eller tidspunkt for skarpt periodeskille • Status m v som angitt i systemets dokumentasjon i f m periodisering

9. Forberedende aktiviteter – periodisering forts II • Følg opp saksbehandlere • Lagres dokumenter som forventet eller finnes disse i andre strukturer som e-post, filstrukturer m v • Gjennomfør restansekontroll • Dokumenter under arbeid fullføres eller slettes • Kontroller dokumenter uten el.dok • Sett status UTGÅR på uaktuelle saker uten • Dokumenter (registreringer). NB! Ikke dokument m/fysisk materiale • Saker benyttet for test- og undervisningsformål • Åpenbare feilregistreringer (duplikater m v) • Følg opp fordelere (leder) • Mangelfull journalføring • Ufordelte dokumenter, dokumenter til omfordeling • Skjerming og tilgangsstyring

10. Forberedende aktiviteter – periodisering forts III • Foreta hjemlet kassasjon • Hovedregel bevaring, jf. arkivloven §9, ledd c • El.dokhvor man KUN er kopimottager - kasseres • Rundskriv fra Riksarkivet, datert 25.06-2010:Regulerer kassasjon i NOARK-systemer • Noark1-3 • Noark 4 og 5, uten elektronisk arkiv • Noark 4 og 5, med elektronisk arkiv • Merk fysisk arkivmateriale tilhørende arkivdeler som periodiseres

11. Forberedende aktiviteter – periodisering forts IV • Rydd opp i hjelperegistre • Sluttdato på saksbehandlere • Sluttdato på nedlagte org-ledd • Rydd opp avsender/mottagerregister, herunder adressegrupper (hvem er ansvarlig for å holde disse oppdatert/melde endringer?) • Foreta kontroll av register for emnekoder (arkivkoder) og bruk

12. Forberedende aktiviteter – periodisering forts V • Rydd opp i journalen • Korrektur og oppdatering i tråd med endringer i hjelperegistre • Vurdere saker merket med presedens • Hente inn utlån og fjerne utlånsmarkering • Avgrader/omgrader sikkerhetsgraderte dokumenter • Journalposter i elektronisk arkiv uten el.dok– sjekk! • Etterskanning • Konvertering av filer til godkjent arkivformat – utfordringer (se påfølgende sider) • Avslutte saker

13. Krav og funksjonalitet VI Hvordan tolkes og implementeres krav i leverandørens applikasjoner? Krav: • Arkivlov • Forskrifter • NOARK • mv Krav uttrekk: • Arkivlov • Forskrifter • NOARK 4 • NOARK 5, eks 5.12.2 avleverings-pakke og 5.13.1konv. til arkivformat m.v. Hvilke krav er stilt i f m anskaffelsen?

14. Forberedende aktiviteter – periodisering forts VII • Når foretas konvertering, fortløpende eller på deponering/avleveringstidspunktet? • Hvordan forvisse seg om at alle filer faktisk konverteres? • Hvordan sikrer du at konvertering foretas til siste/gjeldende arkivformat? • Identifisering og konvertering av sammensatte objekter/filtyper • Er det en fornuftig balanse mellom filstørrelse og kvalitet på skannede/konverterte dokumenter

15. Forberedende aktiviteter – periodisering forts VIII • Analyser antall el.dok per filtype (faktisk) • Bruk verktøy for å avsløre avvik mellom faktisk og registrert filtype • Foreta stikkprøvekontroller/etterkontroll av konverteringsresultat for alle filtyper som: • Flettebrev • Pakkede filer (.zip) • Excel • Med en arbeidsbok • Flere arbeidsbøker • Konverteres hele arbeidsboken eller utskriftsområdet i filen • Er det formlene eller tekst (PDF) som er viktig å dokumentere?

16. Forberedende aktiviteter – periodisering forts IX • Konverteres dokumenter med eldre arkivformater til gyldig format? • Konvertering av e-post • med og uten vedlegg • e-post med zip-fil eller e-post som vedlegg • vedlegg med blanding av produksjons- og arkivformat • vedlegg med elektronisk dokument i arkivformat • Lagres objekter fra andre typer løsninger, og blir disse korrekt konvertert? • Sosiale medier • SMS / MMS • Hvem initierer og hvem foretar tester ved endringer i konfigurasjonen? • Har fagsystem egen konverteringsløsning? – Hvem er ansvarlig for denne følger regelverket og testes?

17. Noen feil og problemstillinger • Journalposter med status = "U" med el.dok • Journalposter flyttet til annen sak • Er løsningen satt opp med arkivdel med lagring av el.dok i både intern- og sikker sone? • Er uttrekksrutinen i stand til å foreta uttrekk fra begge sonene? • Funksjonalitet for tilgangsstyring i historisk base, evtbortsatt/avlevert arkivdel i produksjonssystemet? • NOARK-system integrert med fagsystem – lagring i produksjonsformat/arkivformat? • NOARK-systemene forholder seg i beste fall til beskrevet, ikke faktisk filtype, men ikke versjoner og varianter av PDF • Krypterte og passordbeskyttede filer konverteres ikke • Tar konverteringsrutinen høyde endringer som foretas på el.dok etter journalføring? • Hvem følger opp og håndterer feilmeldinger og logger fra konverteringsrutinen?

18. Aktiviteter knyttet til produksjon og godkjenning av uttrekk til arkivdepot • Tilrettelegg • Klargjør datautstyr, tilganger programmer i samarbeid med leverandør • Foreta databehandling på virksomhetens eget utstyr. Dette for å hindre at sensitiv informasjon kommer på avveie! • Foreta uttrekk – i h t regelverket • Samarbeid mellom systemleverandør, egen IKT-leverandør og arkivtjenesten • Test, samt produksjon av sjekksummer til uttrekket • Dokumentasjon av uttrekket • Oppdater egen arkivplan • Dokumentasjon av selve uttrekket i h t regelverket • Oversend uttrekket til depotinstitusjon for test og godkjenning • Følgeskriv, uttrekk, funksjonell/arkivfaglig og teknisk dokumentasjon av arkivet • Ved avlevering medfølger også tilhørende fysiske arkiv • Ved deponering settes tilhørende fysiske arkiv bort • Motta og behandle avvik knyttet til uttrekket, samt forta uttrekk i nødvendig antall iterasjoner, inntil uttrekket godkjennes

19. Nyttige dokumenter - periodisering • Periodisering m v, arkivforskriften • Arkivverkets temaside om periodisering • Veiledning i periodisering av offentlige arkiver • Arkheion 2003-2 – periodisering av arkiver • Arkivverket temaside: krav til innrapportering av elektroniske systemer • Rundskriv om generell bevaring og kassasjon i NOARK-baserte løsninger • NOARK 5 - Standard for elektronisk arkiv

20. Og hva med fagsystemene Fagsystemer som inneholder bevaringsverdig informasjon: • Overføring av all arkivverdig dokumentasjon til sak-/arkivsystemet? • Egen NOARK-kjerne i fagsystemet? • Uttrekk etter generell metode?

21. Når skal det gjøres uttrekk? • Overgang til nytt system og oppgraderinger som påvirker den interne strukturen • Periodisk • Spesielt når historikk ikke håndteres av systemet • Ved store organisasjonsendringer

22. Utfordringen med fagsystemene • Svært få leveres med NOARK-funksjonalitet • Dokumentasjon av systemet må være på plass for å få gjort gode uttrekk • Brukerdokumentasjon (inkl. rutiner) • Systemdokumentasjon (datastrukturer) • Primært vet systemleverandøren og arkivskaper hvordan systemet er oppbygd og har blitt brukt. Derfor må det være dialog for å få gjort uttrekk og gjenbruk. • Tilrettelegging for effektiv gjenfinning og bruk • Tilgjengelighet til datastrukturer, dokumentasjon og systeminformasjon

23. Hva bør en tenke på? • Dokumenter hvilke arkivserier som finnes i fagsystemene (gjelder både dokumenter, journaler og registre) • Bevar all bruker- og systemdokumentasjon • Vurder integrasjon med sak-/arkivsystem eller annen NOARK-kjerne • EPJ-systemer som følger standarden har generell godkjenning, men det er kun den delen som omfatter EPJ (ikke evt. saksbehandling som ligger ved siden av). Dessverre er det ingen godkjennings- og testinstans utover leverandøren og kundens testing. • Det er arkivskaper som er ansvarlig for å levere et godkjent arkivuttrekk…… • ….. men vi hjelper så godt vi kan

24. Mer å tenke på • Avlevering bør tenkes allerede ved anskaffelse • Meld inn fagsystemer så tidlig som mulig – med planlagt fremdrift for deponering • Vi ønsker å koordinere uttrekk fra like og lignende systemer fra flere kommuner – for å utnytte tid og kompetanse best mulig • Ingen avleveringer er godkjent før det er skriftlig meddelt en godkjenning. • Det skal inngås en databehandleravtale mellom IKA og kommunen i forhold til hva som skal gjøres med uttrekk/deponert elektronisk materiale.

25. = Arkivplan • Organisering • Ansvar • Rutiner • Arkivserier • Elektroniske systemer