Periodisering og deponering

1. Periodisering og deponering Kommunearkivkonferansen, Lillehammer 26.09.2013 Pål Mjørlund - IKA Opplandene

2. Hva er deponering av elektronisk arkivmateriale? • Sikkerhetskopi av historisk arkivmateriale • «Teknologiforenkling» – materialet skal leveres i godkjent depotformat • Skal også omfatte elektroniske arbeidskopier av dokumenter – i arkivformat • Kommunen har ansvaret for materialet frem til det blir avlevert • Avleveringsformat er avhengig av produksjonsformatet • Tabelluttrekk • Noark 3/4/5

3. Hvorfor periodiserer vi? • Sikre data • Effektiv søking • Holde orden på proveniens • Personvern => BORTSETTING

4. Når periodiserer vi? Riksarkivets veiledning: • Hvert 4.-5. år • Ved innføring av nytt klassifikasjonssystem • Ved overgang til (full-)elektronisk arkiv • Ved store omorganiseringer

5. Arkivdelene • Dette er basis for periodiseringen • Saksordnede saksdeler • Objektordnedesaksdeler • Periodisering låser arkivdelen og gjør det mulig å sikre innholdet. • Periodiseringen og arkivuttrekk omfatter en eller flere hele arkivdeler • Endres arkivstrukturen ved periodisering?

6. Overlappingsperioder

7. Hvilke saker havner i ny arkivdel? • saker som har oppstått i overlappingsperioden, dvs. etter periodeskillet • saker fra forrige periode som har fått tilført nye dokumenter i overlappingsperioden • aktive presedenssaker (dvs. hvor presedens ikke er opphevet) fra forrige periode • eventuelle saker fra forrige periode som har vært passive i hele overlappingsperioden, men som likevel ikke kunne avsluttes ved overlappingsperiodens utløp.

8. Periodisering av objektbasert arkivdel • Arkivdanning i en arkivdel med aktive objekter • Avsluttede/uaktuelle objekter flyttes over til egen arkivdel – som kan periodiseres og avsluttes. • Flyttingen kan gjennomføres løpende eller periodisk.

9. Hvordan påvirker periodiseringen arkivuttrekket? • Skarpt periodeskille skal gi enhetlig og fullstendig uttrekk – sett fra et teknisk ståsted, men gjør at saksbehandlerne må se flere steder for å få full oversikt over saken(e) • Overlappingsperiode gir huller i sak- og dokumentoversikten ved at alle saker som er flyttet til ny arkivdel vil mangle fra uttrekket. Alle opplysninger om saken er samlet, men i den siste arkivdelen den har vært behandlet.

10. Gjennomføringsplan • Klargjøring for periodisering • Periodisering • Avslutting av arkivdel(er) • Produksjon av uttrekk og rapporter • Overføring til depot • Testing av uttrekk

11. Klargjøre for periodisering • Identifisere hvilke arkivdeler som skal periodiseres • Periodiseringsprinsipp som skal brukes • Overlappingsperiode / skarpt skille • Involvere organisasjonen • Restansekontroll • Siste mulighet til å ta med manglende materiale • Rydde • Lage arkivversjon av dokumentene

12. Datasystemer • Integrasjoner – må noen endres ved periodisering? • Skal sak/arkivsystemet erstattes? • Innkjøpsregelverk • Usikkerhet ved overgang fra NOARK-4 til NOARK-5 • Uttrekk skal gjøres fra den noark-versjonen som blir benyttet ved avslutning av arkivdel.

13. Forberedende aktiviteter – periodisering • Foreta hjemlet kassasjon • Hovedregel bevaring, jf. arkivloven §9, ledd c • El.dokhvor man KUN er kopimottager - kasseres • Rundskriv fra Riksarkivet, datert 25.06-2010:Regulerer kassasjon i NOARK-systemer • Noark1-3 • Noark 4 og 5, uten elektronisk arkiv • Noark 4 og 5, med elektronisk arkiv • Merk fysisk arkivmateriale tilhørende arkivdeler som periodiseres

14. Forberedende aktiviteter – periodisering forts • Rydd opp i hjelperegistre • Sluttdato på saksbehandlere • Sluttdato på nedlagte org-ledd • Rydd opp avsender/mottagerregister, herunder adressegrupper (hvem er ansvarlig for å holde disse oppdatert/melde endringer?) • Foreta kontroll av register for emnekoder (arkivkoder) og bruk

15. Forberedende aktiviteter – periodisering forts • Rydd opp i journalen • Korrektur og oppdatering i tråd med endringer i hjelperegistre • Vurdere saker merket med presedens • Hente inn utlån og fjerne utlånsmarkering • Avgrader/omgrader sikkerhetsgraderte dokumenter • Journalposter i elektronisk arkiv uten el.dok– sjekk! • Etterskanning • Konvertering av filer til godkjent arkivformat – utfordringer (se påfølgende sider) • Avslutte saker

16. Godkjente arkivformater • Tekstdokumenter: • ren tekst kodet i UTF-8, ISO 8859-1 eller ISO 8859-4 • Tiff versjon 6 • XML • PDF/A, versjon 1a eller 1b • Fotografier: jpeg eller tiff versjon 6 • Lydopptak: MP3 eller PCM-basert wave • Kart: Tiff versjon 6 og SOSI versjon 2.2 eller nyere • (Video: mpeg2)

17. Periodisering • Overlappingsperiode / Skarpt skille? • Skarpt skille: Ingenting kopieres eller flyttes fra den gamle arkivdelen til ny arkivdel. Det henvises fra gamle sak til den nye som erstatter. • Overlappingsperiode: Saker flyttes over fra gammel til ny arkivdel når det kommer inn nye journalposter/registreringer i saken. • Emneordnedearkivdeler håndteres særskilt. • Historisk base

18. Erfaringer fra vår testing • ESA gir ikke brukbare uttrekk før versjon 7.0d • Viktig overordnet informasjon mangler vanligvis fra uttrekkene • Det er viktig å ha oversikt over dokumenttyper som er brukt. (I, N, Xetc) • Rapporter må bestilles spesielt • Sakordnet journal • Kronologisk journal • Bortsettingsliste, arkivoversikt, avgraderings- og kassasjonsliste • Vi opplever en del inkonsekvente feil…. og noen bagateller.

19. Usikkerhet fremover • NOARK-5 uttrekk krever: • Klassifikasjon på hver mappe • GOD OVERSIKT og funksjonalitet for å ta ut egendefinerte metadata!

20. INFO.TXT • navn på organet som er ansvarlig for avleveringen eller deponeringen • navn og eventuelt versjonsnummer på systemet som datauttrekket kommer fra • tidsrommet som datauttrekket omfatter • navn på arkivskaper. Dersom datauttrekket omfatter flere arkivskapere, skal start- og sluttdato oppgis for hver arkivskaper. Dersom uttrekket kommer fra et Noark-system som har vært delt av flere organer, skal det beskrives hvordan hver arkivskaper identifiseres • antall poster i datauttrekkets viktigste tabeller og annen tallfesting av omfang • antall lagringsenheter som medfølger • navn på den ansvarlige for overføringen hos det avleverende eller deponerende organet