SPREADSHEET DENGAN PENYIMPANAN DATA – CONTOH MINIVAN

1. PROYEK 7 SPREADSHEET DENGAN PENYIMPANAN DATA – CONTOH MINIVAN Kelompok3

2. ANGGOTA KELOMPOK • FITRI LESTARI 0211 10 056 • AYURISKE YUNIRIA 0211 10 059 • NUR AMIDAH R. 0211 10 065 Kelas B / Semester 3 / JurusanManajemenFakultasEkonomiUniversitasPakuan Bogor

3. TUJUAN BELAJAR • Mengetahui bagaimana menggunakan formula untuk melakukan perhitungan. • Mampu menggunakan banyak lembar data. • Memahami teknik-teknik penyimpanan data seperti menu drop-down, kotak cek, dan tombol radio. • Mengetahui bagaimana menggunakan fungsi-fungsi dalam Excel. • Mengetahui bagaimana cara membuat makro dari mengeksekusinya dengan tombol-tombol perintah.

4. PENDAHULUAN Dalamproyekini,andaakanmempelajaribagaimanacaramenggunakan Microsoft Excel untukmembuatsebuahlembarkerjadengankapabilitaspenyimpanan data denganmenggunakanklik mouse. Andaharusmemilikipemahamandasarmengenailembarkerja excel sebelummelaksanakanproyekini.Proyek 8 adalahproyekpelengkap. Tujuanpembelajaranuntukproyekinisamadenganproyek 8, tapimenggunakancontoh yang berbeda. Proyek 7 dan 8 sama-samamempelajarikonseplembarkerjadanpenyimpanan data sehinggaparapengajarmemilikipilihanuntukmemberikankeduaproyekpada semester yang sama.

5. Pentinguntukmemahamibagaimanamenyimpan data padasebuahlembarkerjadenganklikkarenaduaalasan : (1) carainimemudahkanpenyimpananjumlah data yang banyakdanrumitserta (2) mengurangikesalahanentri data. Sebagaicontoh, judulbukubiasanyamemilikiempatkataataulebih. Jikajudulbukuditampilkankepadapenggunadalamsebuah menu drop-down, makapenggunadapatmengklikpilihantersebutdantidakharusmengetikkanjudulbuku yang panjang. Selainitu, carainijugamengurangipeluangdimasukkannyajudulbuku yang salah.

6. Penggunaanklik mouse untukmenyimpan data meningkatkankualitasdankecepatanpenyimpanan data daripengguna. Tetapi, teknikinimembutuhkanupayalebihbanyakdalamprosesdesainlembarkerja. Pertama-tama, semuapilihan input harusdimasukkankedalamlembarkerja. Yang kedua, menu drop-down, tombol radio, dankotakcekkemudianharusdimasukkankedalamlembarkerja.

7. CONTOH Contohinimenghasilkansebuahlembarhargauntuk Terra Traveler Minivan. Minivan inimemilikisebuahhargadasardantigapilihan. Pembelidapatmemilihwarna, jenistransmisi, dan ban khusus. Padacontohlembarkerja, menu drop-down (disebutjugakotakkombo), tombol radio, dankotakcekdigunakanuntukmenyimpanpilihan-pilihanpembeli. Andaharusmembuatsebuahlembarkerjaketikamengikuticontohini.Untukmemudahkanpembeli, harga total denganpilihan-pilihandihitung. Kemudianpembayaranbulanandihitungberdasarkanharga, tingkatsukubunga, danjumlahbulandimana minivan tersebitakandibiayai. Pembayaraninidihitungmemnggunakanfungsikeuangan yang sudahadapada excel.Fiturterakhirlembarkerjaterdiridariatasduatombolperintah:

8. satuuntukmenunjukkanjumlahlabapadaharga total minivan dan yang lain untukmenyembunyikanjumlahtersebut. Makro singkatdituliskanuntukmenghitungdanmenghapusfigurkeuntungan, danmakro-makrotersebutdikaitkandengantombolperintah. Figur P7.1 dan P7.2 menampilkanlembar data "car" dan "option" darilembarkerjatersebut.Lembar data yang akanmenyediakannilai data yang disimpanharusdiselesaikanterlebihdahulu. Nilaipadalembar data "option" harudditampilkanpadalembar data "car". Teknikpenyimpanan data, seperti menu drop-down, tidakakanbekerjahingganilai-nilaiditentukan. Mulailahcontohinidenganmembuka excel danmembuatlembarkerja yang baru. Hapuslahlembar data sehingga yang tertinggalhanyalahdualembar data. Ubahlahnamalembar data yang pertamamenjadi "car" danlembarkeduamenjadi "options"

9. Figur P7.1 Contoh Tera Traveler Minivan – Lembar data mobil

10. Figur P7.2 Contoh Tera Traveler Minivan – Lembar data pilihan

11. LEMBAR DATA PILIHAN Lembar data "options" memberikaninformasiuntuksebuah menu drop-down, satu set tombol radio, dankotakcek. Enampilihanwarnaditampilkanuntukpenggunadandituliskanpadasel A2 hingga A7 padalembar "options". Terdapatbiayatambahanuntukpilihanwarna "Metalic Red".Sebuahtombol radio kandihasilkanuntukpilihantransisi manual atautransisiotomatis yang bersifateksklusifantarasatusama lain. Bergantungpadapilihantransmisi yang dipilih, biayaakanberubah. Kotakcekakandigunakanuntukmenyimpanpilihanpembeliuntuk ban-ban khusus.

12. Pilihlahlembar data "options" danmasukkannilai-nilai yang ditunjukkanolehfigur P7.2. Pentingbagiandauntukmemasukkannilai-nilaikedalamsel-seluangbenar, karenainstruksiberikutinimengasumsikanbahwapilihan-pilihanpenyimpanan data berhubungandengansel-selpadafigur P7.2. Sel-sel A.2 hingga A.7 memberikanpilihanwarna. Sel C2 dan C3 memberikanbiayauntukmasing-masingpilihantransmisi. C7 menampilkanbiayajikamemilih ban khusus. Perludicatatbahwasel A1, C1, dan C6 tidakharusmemilkinilai. Biasanya, sel-selinidibiarkankosongkarenahasilpilihandarilembar data "car" akandilaporkandisini. Sel-seltersebutberisikanhasilpilihan yang andalihatpadafigur P7.1, sehinggaandadapatmelihatbagaimana hasilinidilaporkan. Tetapi, jikaandamenempatkansebuahnilaidalamsel C6 pastikanbahwanilaitersebutadadalamhurufbesar, sepertipadafigur P7.2.

13. LEMBAR DATA MOBIL Tempatkankata-kata "Terra Traveler Minivan" dalamsel A1 padalembar data "car". Selanjutnya, tentukantinggiuntukbaris 1 hingga 11 dan 18 dengancaramenyorotbaris -baristersebutdanmemilihperintah "format","row",dan "height". Denganmengesettinggimenjadi 18, peintahpenyimpanan data akanmenyesuaikanbarisdanlembakerjaterlihatlebihmenarik. Masukkan "cost" dan "feature" dalamsel -sel A3 dan B3. Masykkannilai-nilaidalamsel B4 hingga B8 sebagaiman yang ditunjukkandalamfigur P7.1. Sekarangmasukkan label dalamsel G1 hingga G3 seperti yang ditampilkandalamfigur P7.1. Setelah label dimasukkan, andasiapuntukmendefinisikanteknikpenyimpanan data.

14. Toolbar yang memberikanpilihanformulirharusditampilkan. Jika toolbar "forms" telahtampilpadalayaranda (lihatlahpadafigur P7.3), makaandasudahsiapuntukmenggunakanikonuntukmembuatteknikpenyimpanan data. Jika toolbar "forms" tidaktampak, pilihlahperintah "view" diikutiperintah "tools" dan "forms" (figur P7.4). Perhatian:"control toolbox" berisikanikon-ikon yang miripdenganikon-ikon "formulir". Pastikanandamemilih toolbar "forms".Teknikpenyimpanan data yang pertama yang akandibuatadalah menu drop-down. Menu drop-down disebutjugakotakkombo. Pilihan-pilihan yang akanditampilkanadadalamsel-sel A2 hingga A7 padalembar data "options".hasildaripilihaniniharusdirekamdalamsel A1.

15. Menudrop-down Figur P7.3 Pilihan alat formulir Kotak cek Tombol Radio Tombol perintah

16. Jikapembelimemilihpilihanpertamadalamdaftar, makanilai 1 akandicatat. Jikapilihanketigapadadaftardipilih, makanilai 3 akandicatat, danseterusnya. Kita harusmemberitahu excel d manakah menu drop-down harusditempatkan, dimanamencaripiliham-pilihantersebut, dandimanapilihanpembeliharusdicatat.Pastikanandaberadapadalembar data "car". Klikikon menu drop-down dari toolbar "forms" (lihatfigur P7.3). Pindahkankursorkesebelahkata "color" padalembar data. Gambarlahkotak menu denganmenekantombol mouse padapojokkiriatasdimanaandamenginginkankotaktersebutditempatkandanteruslahtekantombol mouse danlepaskantomboltersebutketikaandamemindahkankursorkesudutkananbawahkotakitu. Kotak menu drop-down akanmuncul (figur P7.5);andadapatmengetahuibahwakotaktersebuttelahdipilihuntukmenerimainstruksikarenapegangan (handle) akanmunculpadasudutdanpinggirkotak.

20. Pilihlahperintah "format" diikutidengansubperintah "control" untukmenampilkanlayar yang memungkinkanandamemasukkanlokasipilihan menu danpilihan input. Figur P7.6 menampilkanlayarini. Perhatikanbahwa tab "control" muncul. Kisaran input untukpilihan-pilihaniniadalah "options!$2:$A$7", dan link sel yang merekampilihaniniadalah "options!$A$1". Tandaserudisinipenting; namalembar data adalah "options", tetapigunakanlah "options!" dalam formula. Andadapatmelihatsepertiapakisaranakanterlihatdenganmelihatlembar data "options" dalamfigur P7.2. Perhatikanbahwa menu drop-down terletakpadalembar data "car"; segmen"options!" padakisaranmemberitahu excel untukmencaridisel-sellembar data "options" untukmendapatkannilaidanhasil menu.

21. Membuattombol radio untuktransmisi manual versus otomatisadalahproses yang serupa. Klikpadaikontombol radio danbuatlahtombol radio disebelahkata "transmision" padalembar data "car". Tombolandaharustampakmiripdenganfigut P7.7. Denganmenyorottombil radio, pilihlahperintah "format" didikutiperintah "control". Layarsepertipadafigur P7.8 akanmuncul.Pilihlahopsi "checked" sehinggatransmisi manual akanterpilihsejakawal. Nilai yang terhubungdenganselatau cell-link value (yang merupakanhasiljikatombol radio dipilih) seharusnyaadalah "options!$C$1". Tutuplahlayarkontroluntuktombol radio danklikkursor mouse didalamkotaktombol radio. Gantilahkata-kata "option button..." menjadi "manual".

22. Buatlahtombol radio yang keduauntukpilihan "automatic" menggunakanmetode yang sama. Pastikan link seluntuktombol radio "automatic" adalah "options!$C$1". Menggunakan link sel yang samauntukkeduatombol radio membuatpilihantersebutbersifateksklusifsatusama lain.Ketikapembelimengkliktombol radio "manual", nilai 1 akanditempatkandidalam link seltersebut. Pemilihantombol radio " automatic" akanmenempatkannilai 2 pada link. Urutanpembuatantombol radio amatpenting: tombol radio yang pertamaakanmenghasilkannilai 1, yang keduamenghasilkannilai 2, danseterusnya.Teknikpenyimpanan data yang ketiga, yang akandipelajariadalahkotakcek. Padacontohini, kotakcekmemungkinkanpembeliuntukmemilih ban-ban khususuntuk minivan tersebut.

23. Pilihlahikonkotakcekdari toolbar "forms" dangambarlahkotakcekdisebelahkata-kata " special tires " padalembar data "car". Kotakcek'akanmunculsepertidalamfigur P7.9. Pilihlahperintah "format" diikutidengansubperintah "control". Layar seperti pada figur P7.10 akan muncul. Anda harus memilih “Unchecked” sehingga nilai awal pada kotak cek adalah tidak memilih ban khusus. Link sel adalah “Options!$G$6”, yang akan mencatat “TRUE” jika kotak dicek dan “FALSE” jika tidak. Perhatikan bahwa nilai-nilai “TRUE” dan “FALSE” selalu dalam huruf besar untuk hasil dikotak cek. Sebelum melanjutkan, formatlah sel-sel pada lembar data sebagai mata uang dan presentase seperti yang ditujukan dalam Figur P7.1 dan P7.2.

24. MENGHIHTUNG NILAI BERDASARKAN PILIHAN-PILIHAN Sekarangkitaharusmenghubungkannilai-nilaidolarpadalembar data “Car” denganpilihan yang diperolehdaripembeli. LihatlahFigur P7.1. Hargadasarkendaraaninidimasukkansebagai “$27,790.” Sel A5 adalahbiaya yang diterapkanuntukwarna minivan tersebut. Hanyasatuwarna “Metallic Red,” dikenakanbiayatambahan. Metallic Red berharga $250. Buatlahpernyataan “IF…” untuksel A5 yang mengujiapakahnilaidalam Options! A1 adalah 6. “Metallic Red” adalahpilihankeenampada menu drop-down. Jikanilainya 6, makakenakanlahbiaya $250; jikatidak, biaya yang dikenakanadalah nol.

25. Untukhargatransmisi, Andaharusmembuatpernyataan “IF” berdasarkannilaidalam C3. Options! C1. Jikanilainya 1, makasel A6 padalembar data “Car” harusditentukanpadanilai Options! C2; jikatidak, makanilaitersebutharuslahjumlahpada Options! C3. Jangankodekannilaidolarpadapernyataan “IF…”; jumlah-jumlahtersebutharusdiambildarilembar data “Options.” SelA7 harusmenampilkanhargauntuk ban-ban khusus. Jikakotakcek ban khusustidakmemilikitandacek, makanilaipadasel Options! C6 akanmenjadi “TRUE” (tanpatandakutip) danjumlahnyaharusdiambildarisel Options! C7. Pernyataan “IF…” akanterbacasebagaiberikut “=IF (Options! C6=TRUE, Options! C7,0).”

26. MENGHITUNG PEMBAYARAN BULANAN Jumlah total dalamsel A8 adalahjumlahdarisel A4 hingga A7. Jumlahinidigunakanuntukmenghitungpembayaranbulanan. Untukmenggunakanfungsikeuangan “PMT” di Excel; Andaharusmemilikijumlah (amount), tingkatsukubunga (interest rate), danjumlahpembayaran (number of payment). Para pembelibiasanyamembayarsecarabulananselamabeberapatahun. Pinjaman 4 tahunakanmembutuhkan 48 pembayaran. Tingkat bungadinyatakansebagaipresentase per tahun.

27. Pernyataanpembayaran yang umumadalah “=PMT(interest rate, # of period, present value).” Padacontohini, sukubungadiisikanpadasel F1 danjumlahperiodedalamsel F2. Nilaisekarang (jumlahpinjaman) adalahjumlah total dalam A8. Kita harusmembagipresentasetahunandengan 12 sehinggasukubungadinyatakansebagaisukubunga per bulan, karenapembayarandibuatsecarabulanan. Perhatikanbahwamembagisukubungatahunandengan 12 hanyamenghasilkanperkiraansukubungabulanan, tetapiperkiraaninicukupuntukcontohkita. Dengandemikian formula untukpembayaranbulananadalah “=PMT((F1/12), F2, A8).”

28. MENAMPILKAN LABA Makrodapatdibuatdalam excel baikdenganmenuliskodepemogramanataupundenganmencataturutantutskeyboard yang dilakukanolehpengguna. Pencatatantutskeyboardmerupakancara yang efektifdanmudah. Pencatatanurutantutskeyboardkedalamsebuahmakromerupakancara yang bergunauntukmenyelesaikansederetantahapanrumitdengansebuahperintahpadatutskeyboardsaja. Padatitiktertentu, Andadapatmendesainlembarkerja yang amatrumit. SebuahaplikasilembarkerjamungkinsajamengharuskanAndauntukmemformatulangnilaimatauang, mengubahtinggibaris, menambahfieldbaru, danmengubah formula untukmenghitunghasil. MeskipunAndaamatlihatmenggunakan Excel, Andadapatmelakukankesalahandalammelakukansalahsatutahapanini.

29. Lebihpentinglagi, AndatidakdapatmempercayakantindakaninikepadasalahsatubawahanAnda yang mungkintidakbegitupandaimenggunakan Excel. Untukmencapaiefesiensi, mencegakkesalahan, danmemungkinkanbawahan yang kurangterlatihuntukmencapaihasil yang sama, Andadapatmencataturutantahapansebagaimakro yang nantinyadapatdikendalikandengansatuklikmouse. Padacontoh, kitaakanmembuatduamakro; satuuntukmembuatdanmenunjukanlabadaripembeliandansatulagiuntukmenyembunyikanlabadengancaramenghapussel yang menghitunglaba. Mulailahdenganmemilihperintah “Tools” diikutiperintah “Macro” dan “Recordnew macro”, seperti yang ditujukanolehfigur P7.11. Namakanmakroini “Show”.

30. Padatitikini, tiapklikkursordantombol keyboard akantercatat. Untukmembuatmakrogunamenunjukkanlaba, klikpadasel A10 padalembar data “Car”. Setiapklik mouse penting; pentinguntukmemulaimakroinidengancaramemilihsel A10. Bahkanjikakursorinitelahmenunjukankesel A10 ketikaAndamulaimerekammakroini, kliklahpadasel A10 lagi. Dalamselini, masukkan formula “=A8*.1” untukmenghitungjumlahlabasebagai 10 persenbiaya total. Lalutekan “Enter”. Sekarangpilihlahperintah “Tools” diikutiperintah “Macro” dan “Stop Recording”, seperti yang ditampilkandalamFigur P7.12.

31. Buatlahmakro lain denganmenggunakanprosedur yang sama. Makroinidinamai “Hide”. Makro “Hide” harusmengklikkursorkesel A10 dankemudiantekanlahtombol “Delete”. Iniakanmenghapus formula yang menhitunglaba, sehinggamenyembunyikanjumlahlaba. Makrodapatdieksekusimenggunakansederetanperintah, tetapicarainibertentangandengantujuanpembuatansebuahmakro (misalnyapenggunaanklik mouse danbukannyaperintah). Lihatlah figure P7.3 danpilihlahikonuntukmembuattombolperintah. Tempatkan tombol ini dalam lembar data “Car” seperti yang ditampilkan pada tombol “Show Profit” dalam Figur P7.1.

32. Anda akan diminta untuk mnentukan makro bagi tombol perintah yang baru saja anda buat; pilihlah makro “Show”. Ubahlah nama tombol dari “Button...” menjadi “Show Profit”. Lakukan hal ini dengan cara mengklik kursor pada tombol (ketika pegangan mengelilingi tombol) dan hapuslah kata-kata “Button...” dan ketikan “Show Profit”. Buatlah tombol perintah yang kedua untuk mengeksekusi makro “Hide”. Setelah Anda mmbuat tombol perintah, Anda telah menyelesaikan contoh ini.

35. MENYIMPAN DAN MENGEDIT CONTOH Simpanlah contoh Anda dengan nama “Example P7”. Excel secara otomatis akan menambahkan ekstensi .xls kepada nama file. Dengan demikian Anda dapat mengacu pada contoh ini ketika Anda menyelesaikan tugas ini. Cobalah menggunakan lembar kerja yang baru saja Anda buat. Pastikan teknik-teknik penyimpanan data bekerja dengan baik. Juga pastikan perhitungan dan format sudah benar. Jika Anda melakukan kesalahan pada menu drop down, kotak cek, atau tombol radio, maka Anda harus mengedit field tersebut. Masalah prtama yang Anda temui adalah pemilihan field; excel mengasumsikan bahwa Anda ingin memasukkan data ktika Anda mngklik kursor pada field.

36. Misalkan saja kotak cek tidak bekerja dengan baik. Gerakan kursor ke atas kotak cek maka gambar kursor akan berubah menjadi sebuah tangan tergenggam dengan satu jari teracung (lihat Figur P7.13). tekanlah tombol kanan mouse (bukan tombol mouse kiri, yang biasanya ditekan) dan Anda akan mlihat menu pilihan saperti yang tampak pada Figur P7.14. Ketika Anda memilih pilihan “Format Control”, layar kotak cek akan muncul, seperti yang tampak pada Figur P7.10. Sekarang Anda dapat membuat perubahan pada kotak cek tersebut. Langkah yang sama dilakukan juga untuk mengedit menu drop-down dan tombol radio.

39. TERIMA KASIH