Gestão de Projetos Instrumento de Gerenciamento da Inovação tecnológica

1. Gestão de ProjetosInstrumento de Gerenciamento da Inovação tecnológica Helio E. Marodin Sérgio Mylius da Silva

2. Apresentador • Helio Enir Marodin, Engenheiro Eletricista, M.Sc. Engenharia de Produção. Diretor da Mylius & Marodin – Gestão de Projetos

3. Agenda • Introdução à Gestão de Projetos • As vantagens desta abordagem gerencial • A implantação de Gestão de Projetos • O surgimento da Gestão por Projetos

4. Introdução à Gestão de Projetos

5. Gestão de Projetos • O que é um Projeto? • O que é Gerência de Projeto?

6. O que é um Projeto? Um empreendimento único e não-repetitivo, de duração determinada, formalmente organizado e que congrega e aplica recursos visando o cumprimento de objetivos preestabelecidos. Darci Prado É o processo de reunir e liderar uma equipe de pessoas e outros recursos, para estimar, planejar, acompanhar e controlar um número de tarefas relacionadas entre si, que resulta num produto final específico, que deve ser criado num prazo, dentro de um orçamento e de acordo com as especificações. American Management Association

7. Projetos É um esforço temporário e único. A equipe planeja e executa o projeto Enfrenta escopos que podem ser desconhecidos Utiliza equipe multidisciplinar Termina com um resultado único e específico Exemplo: A minha mudança de residência Operações É um esforço contínuo , estável, repetitivo e consistente. As pessoas desempenham as mesmas tarefas a cada ciclo do processo Não exige uma equipe multidisciplinar O controle de produtividade é estabelecido em torno de metas de produção Exemplo: O trabalho da empresa de mudanças Diferença entre Projeto e Operação

8. Projeto 2 Projeto 1 Idéia Projeto e Operação Processo A2 Processo A1

9. Gerência de Projetos • É a sistematização e a organização dos processos de Definição, Planejamento, Execução, Controle e Conclusão de Projetos. • São técnicas e métodos de Administração, aplicados para estimar, planejar e controlar atividades com o objetivo de alcançar um resultado final dentro de determinado prazo, custo e de qualidade.

10. Onde se utiliza GP • Implantação de TI e Telecomunicações • Desenvolvimento de Novos Produtos e Serviços • Projetos de Engenharia • Projetos de Marketing • Projetos de Manutenção • Melhoria de Processos

11. As vantagens desta abordagem gerencial

12. As principais vantagens de GP • Maior satisfação do Cliente • Ciclo de desenvolvimento mais curto • Custos menores • Decisões mais eficazes • Menos improviso

13. Outras vantagens de GP • A entrega é feita dentro do prazo contratado • O orçamento é respeitado • A identificação antecipada dos problemas permite planejar e realizar ações corretivas • Criar um produto ou prestar um serviço de qualidade na primeira vez

14. Mais vantagens de GP • O planejamento e o compartilhamento de recursos aprimora a eficiência (reduz custos). • A comparação do Realizado com o Planejado melhora o desempenho dos projetos.

15. Vantagens adicionais de GP • A utilização de procedimentos, formulários e modelos amigáveissistematiza o trabalho. • A comunicação previamente planejada facilita a entrada, saída, distribuição, freqüência e no arquivamento de dados do projeto.

16. A implantação de Gestão de Projetos

17. Como implantar GP ? • Disseminar em toda a organização os princípios e a metodologia de Gerência de Projetos • Implementar normas e procedimentos com as quais os patrocinadores e as equipes de projeto se nortearão. • Formar as Equipes de Projeto e desenvolver as habilidades pessoais • Disponibilizar orientadores internos ou externos capazes de apoiar as equipes. • Constituir um comitê definidor de prioridades para os projetos.

18. Quais as restrições à aplicação da GP ? • Um bom gerenciamento de projetos exige um investimento inicial de tempo e esforço • Não há tempo para Planejar, mas sempre há tempo para improvisar e fazer de novo. • A organização não está comprometida • Estimativas de prazo e de custo não são realistas. • A organização não sabe como utilizar GP • Utiliza algumas ferramentas por pressão do mercado.

19. Por que algumas empresas não se utilizam de GP ? • A organização utilizou a GP de modo inadequado. • Não há integração: diferentes grupos têm objetivos diferentes • A organização tem medo de controle. • Cultura do improviso • Orientação para o produto e não para o processo.

20. As quatro restrições em GP Desempenho Qualidade Quanto bom Escopo O que PRODUTO porque Viabilidade Competitividade Custo Por quanto Tempo Quando Esforço

21. Integração RH Comunicação Qualidade Custo Prazo Escopo Risco Aquisição Metodologia PMBOK / PMI • Integração • Escopo • Tempo • Custo • Qualidade • Recursos Humanos • Comunicações • Risco • Aquisições

22. As cincos fases de GP • Definição • Planejamento • Execução • Controle • Conclusão Definição Planejamento Execução Controle Conclusão

23. Definição • Estudar a viabilidade de realizar um projeto • Determinar o objetivo e as metas que o projeto deve alcançar. • Determinar as expectativas dos envolvidos no projeto – usuários, clientes, direção e outros. • Definir o escopo geral do projeto. • Selecionar os primeiros integrantes da equipe do projeto. • Formalizar a constituição do projeto.

24. Planejamento • Detalhar o escopo do projeto em termos de resultados, prazo e recursos. • Listar as atividades necessárias para alcançar os objetivos do projeto. • Seqüenciar as atividades de maneira mais eficiente possível. • Elaborar um cronograma e um orçamento viável para alocar recursos às atividades necessárias para concluir o projeto. • Obter a aprovação dos envolvidos e interessados no projeto.

25. Execução • Gerenciar a equipe do projeto • Reunir-se com os integrantes da equipe do projeto. • Comunicar-se com os envolvidos e interessados no projeto. • Solucionar conflitos ou problemas que surgem durante a execução. • Assegurar os recursos necessários – dinheiro, pessoal e equipamentos – para executar o projeto aprovado.

26. Controle • Monitorar os desvios do programado. • Tomar ações corretivas para harmonizar o executado com o programado. • Avaliar as solicitações de alteração do projeto que envolvam escopo, prazo e custo. • Quando necessário, reprogramar o projeto. • Quando necessário, ajustar o nível de recursos. • Proceder os ajustes necessários e obter a aprovação dos patrocinadores do projeto.

27. Conclusão • Encerrar as atividades e apreender com a experiência vivenciada no projeto. • Avaliar os resultados finais do projeto com a equipe e os demais envolvidos no projeto. • Redigir o relatório final e dissolver a equipe do projeto

28. As três dimensões da GP Processos de GP Ciclo de Vida de Projetos Implementação Teste Encerrar Desenvolvimento Controlar Projeto Técnico Executar Definição e Justificação Planejar Iniciar Requisitos Integração Escopo Qualidade Cronograma Custo Comunicação Risco R H Aquisição Responsabilidades de GP

29. Técnicas de GP • Levantamento das Necessidades do Cliente • Análise de Viabilidade - Business Case • Constituição do Projeto – Project Charter • Planejamento das Atividades – Estimativas e Premissas • Definição de Recursos – Planilha de Recursos • Plano de Comunicações • Plano de Gerenciamento de Riscos • Controle – Valor Acumulado, Curva S • Gerenciamento de Fornecimento e Contratos

30. Estratégia de Atuação Qualificação profissional Apoio da Direção Pessoas Infra-estrutura de Sistemas de Informação Processos Metodologia e Procedimentos

31. O surgimento da Gestão por Projetos

32. Conceito de Gestão por Projetos • É a aplicação dos conceitos GP, não só ao nível de um projeto em particular, mas ao nível global da organização. • Os princípios de administração de projetos passam a integrar a cultura organizacional da empresa ou da instituição. • Todas as operações da organização são encaradas como um conjunto completo de projetos ( alguns sendo desativados, outros em andamento ou sendo iniciados, e, finalmente, outros sendo concluídos ). • A missão, a visão, as estratégias, os objetivos e as metas da organização são transformados em programas ou carteiras de projetos. A organização torna-se “projetizada”.

33. Gestão por projetos

34. Espectro do apoio à Gestão por Projeto • Equipes autônomas de projeto – desempenha um projeto • Escritório de apoio a projetos – orienta as equipes de gp • Centro de excelência – treinamento as equipes • Escritório de GP – supervisão e coordenação direta • Diretor de Projetos – controle total da carteira de projetos da organização

35. Maturidade em GP – OPM3 Busca gerar (de forma incremental e planejada) a capacidade de prever o resultado final dos projetos através da padronização, da reutilização e do aprimoramento constante dos processos, métodos e ferramentas de GP que são disponibilizados para toda a organização. A organização não irá mais depender só daqueles que “levam jeito” para GP. A eficiência em trabalhar em GP muda em cada um dos 5 nível do OPM3: imaturidade, padronizado, definido, gerenciado e otimizado.

36. O que fazemos • Implantação de metodologia de GP • Apoio na elaboração e controle de projetos • Treinamentos em GP, MS Project, Metodologia de Desenvolvimento de Novos Serviços, Elaboração de Propostas Técnicas • Palestras de sensibilização

37. Contatos Sérgio Mylius da Silva mylius@terra.com.br (51) 9984 6535 (51) 3311 3732 Helio Enir Marodin helio@microcia.com.br (51) 9171 5125 (51) 3249 5519 Obrigado pela sua atenção !