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SPF Sécurité sociale DG Appui stratégique

Préparation du déménagement des archives de la DGStrat Mai 2008. SPF Sécurité sociale DG Appui stratégique. Ce qu’on attendait de nous…. Ce que nous avons atteint…. …comment ?. Approche générale. Etat des lieux archives. Etat des lieux archives « historiques ». Métrage paysager .

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Presentation Transcript

  1. Préparation du déménagement des archives de la DGStrat Mai 2008 SPF Sécurité socialeDG Appui stratégique

  2. Ce qu’on attendait de nous… Page 2

  3. Ce que nous avons atteint… Page 3

  4. …comment ? Page 4

  5. Approche générale Etat des lieux archives Etat des lieux archives « historiques » Métrage paysager Contacts Archives du Royaume Règles de ventilation Première feuille de tri : transfert+ destruct Ouvertures des boîtes Concertation avec les domaines Contacts archives du Royaume Proposition d’arbitrage Deuxième feuille de tri Décision finale DG Demande de destruction et de transfert Page 5

  6. Phase 1 : Etat des lieux Archives DGStrat 394 mètres Palettes C58 : 100 m Bib + pub : 30 m 5 mois ! Dossiers & documentation Ce qui n’est pas dans la feuille de tri, n’existe pas ! 1 planche = 1.2 mètre 12 fardes par planche Page 6

  7. Phase 2 : métrage disponible sur le paysager 25 grandes armoires = 125 m DGStrat 15 petites armoires = 45 m Scénario worst case !!! DGCom Page 7

  8. Phase 3 : établissement des règles de ventilation Le scénario proposé par Novo n’est pas, pour le moment, à discuter  Les services doivent, au minimum, transférer 40% de leurs archives ailleurs que sur le paysager  Les archives qui sont utilisées une fois par semaine ou moins ne peuvent pas se trouver sur le paysager  La BIB du SPF n’accepte que la documentation, en bon état et étant utilisée au moins une fois par année  Page 8

  9. Phase 4 : concertation avec les domaines Analyse avec les services, série par série, de leur utilisation, nature et destination Trouver des solutions avec les services dans le cadre des règles Diviser les séries entre historique et nécessaire Armoires de roulement Armoires communes de documentation Digitalisation Proposer une ventilation en précisant que des arbitrages futurs auront lieu Page 9

  10. Phase 5 : Arbitrage et proposition de ventilation  Accroissement possible du service  Marge de sécurité  Recalibrer selon la taille du service  Respect de la norme de 40 % Page 10

  11. Efforts consentis Page 11

  12. Phase 6: décision DG • Approbation de la ventilation • Communication générale ventilation et next steps • Communication par domaine avec situation spécifique & feuille de tri adaptée Contact avec l’équipe Novo Commande des caisses Contact avec Archives du Royaume pour la destruction Réévaluation de la ventilation avent et après le déménagement La ventilation n’est que le point de départ ! Page 12

  13. Pour plus d’informations Amaury Legrain Tom Auwers SPF Sécurité sociale – DGStrat amaury.legrain@minsoc.fed.be tom.auwers@minsoc.fed.be Sophie Vandepontseele Equipe Novo – NovoRecord sophie.vandepontseele@minsoc.fed.be Page 13

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