EP-One Portal

1. EP-One Portal Kritische succesfactoren voor kennisportals Michael van den Berg Henk den Boer Harry Booltink Peter van Dijck Peter Krul

2. Gebruik je hersenen! • Tussen 1800 en 1900 is de hoeveelheid informatie op aarde verdubbeld • Weer een verdubbeling tussen 1900 en 1950 • En opnieuw tussen 1950 en 1960 • Op dit moment vind iedere 2-3 jaar een verdubbeling plaats • Als gevolg beschikt een 1997 manager over 1.400 keer meer informatie dan zijn 1990 collega Jan-Willem van den Brandhof(1998)

3. Cumulatieve kennis [CK] Individuele kennis / CK Da Vinci Specialisatie Afhankelijk van systemen Weet alles Kennisparadox Tijd

4. Kennisportals • Informatie kan efficiënter en éénduidig worden verzameld en beschikbaar gemaakt • Informatie kan worden gefilterd • Uitvoeren van analyses en bewerkingen op data • Aanbieden van gemeenschappelijke applicaties(via het web)

5. Doelstelling • Ontwikkelen van succesfactoren die de inzet van een kennisportal binnen een organisatie, op operationeel niveau, meet- en stuurbaar kunnen maken

6. Deze presentatie • Beschrijving EP-One portal van Shell • Ontwikkeling van het succesfactormodel voor kennisportals

7. Shell EP-OneBusiness Case

8. Voordelen Toegevoegde waarde Kennis Actie Met Portal Zonder Portal Idee/Opl. Informatie Actie Analyse Activiteit Idee/Oplossing Filteren Analyse Data Verzamelen Filteren Verz. Tijd Wat is een Enterprise Portal? Een Enterprise Portal stelt een medewerker in staat om efficiënter te werken, zijn productiviteit te verhogen en kennis te ontwikkelen

9. Wie zou mij hier bij kunnen helpen? IT doelstelling Een omgeving creëren waar experts on-line en off-line,synchroon en asynchroon, kunnen samenwerkenongeacht plaats en tijd Waar moeten we boren? Wat zit hier? Hoe krijgen we het er uit? En Hoeveel? Ik ben niet zeker of ik het goed zie Hmm.., lastig geval Wie is door ook alweer mee bezig geweest? Hoe hebben ze dat toen in Oman aangepakt? Breng het werk naar de expert i.p.v. de expert naar het werk Waarom een portal?

10. De business case • ‘Information Management Framework’ • Pilot met 100 gebruikers • Directe kostenbesparingen • Indirecte opbrengsten • Tijdswinst realisatie

11. EP-One

12. EP-One (2) Maar 1 keer aanmelden Consistente navigatie en stijl Krachtige zoek mogelijkheden Mutimedia Onmiddellijk toegang Op persoonlijke behoefte afgestemd

13. Enkele voorbeelden Business benefits Intranet Strategie Content / Portfolio management • Ga uit van Business cases en drivers • Bepaal unieke waarden v/d Portal • Organiseer sponsors en owners • Verrijk business processen met KM en Collaboration • Portal kan veranderingen in processen en organisatie versnellen • Zoek voordelen uit afstemming van portal project met andere projecten • Portal kan veranderingen in processen en organisatie versnellen; • Focus op user buy-in; • Ontwikkel consolidatie/migratieplan voor bestaande intranetsites; • Vermijd ‘content scraping’; • Ontwikkel administratief processen en workflow van development t/m deployment, van informatiebron tot portal; • Let op juridische implicaties van content ontsluiting zoals Generally Embargoed Countries; • Regel Service Level Agreements voor zowel content leveranciers als klanten. • Ontwikkel consolidatie/migratieplan voor bestaande intranetsites • Scheidt content en presentatie • Portal voor distributie/presentatie • Let op juridische implicaties (externe) content: • E-licenses • DMCA • GEC • Organiseer content eigendom • Portal faciliteert portfolio management • Pas op met ‘gevoelige’ informatie • Stel kwaliteit informatiebronnen vast • E-metrics om content aanbod te sturen Content development • Vermijdt ‘content scraping’ • Voorkeur voor Java i.p.v. .Net • Zorg voor Coding/Design standaards • Geen ‘Quick en Dirty’ prototypes in productie omgeving Interne Marketing & Acceptatie Architectuur & Hosting • Focus op user buy-in • Navigatie structuur is niet triviaal: Wat is Corporate, BU of rol afhankelijk? • Kies stapsgewijze roll-out en zorg voor team alignment • Regel tijdig helpdesk en support • Training ook voor managen veranderingen en verwachtingen • Zorg voor toegankelijke en herkenbare stijl • Meerdere omgevingen noodzakelijk. • Regel SLA’s voor zowel content leveranciers als klanten • Overweeg webservices middleware • Soms oplossingen nodig om hiaten in informatie architectuur te overbruggen • Oplossen problemen vraagt inbreng veel kennisdisciplines • Portal software deels onvolwassen • Gebruik centrale content repository Deployment processen • Ontwikkel administratief proces / workflow van development t/m deployment, van bron tot portal • Integreer versiebeheer met deployment • Zorg voor QC en test procedures • Naming standaards noodzakelijk om conflicten te mijden Leermomenten? Iedere dag: ‘Tijd voor nieuwe inzichten’

14. Kritische Succesfactorenvoor kennisportals

15. Aanleiding • 17 kritische succesfactoren voor elektronische markten.(Fairchild, Ribbers, Nooteboom) • Portals in de Agro industrie(Smits, Ribbers en Womin Lin) • Ook toepasbaar voor kennisportals?

16. Werkwijze (1) • Vertaal de semantiek vanelektronische markten naar die van kennisportals. Voorbeeld: “Een portal heeft een kritische massa (minimum aantal transacties) nodig om succesvol te zijn” “Een portal heeft een kritische massa (minimum aantal zoekopdrachten) nodig om succesvol te zijn”

17. Werkwijze (2) • Verricht literatuuronderzoek om meer succesfactoren te ontdekken. 500/250 12

18. Werkwijze (3) • Vertaal succesfactoren naar concrete vragen ten behoeve van interviews. Voorbeeld: “Een portal heeft een kritische massa (minimum aantal zoekopdrachten) nodig om succesvol te zijn” “Was het portal vanaf het begin succesvol, of pas nadat een minimum aantal zoekopdrachten werd bereikt?”

19. Werkwijze (4) • Interview met drie stakeholders van het Shell EP-One portal project • Bewerk resultaten van interviews en literatuuronderzoek tot een nieuw model voor kennisportals

20. Resultaten (1) • Van de 17 kritische succesfactoren voor elektronische markten bleken er: • Vier niet van belang voor kennisportals • Twee waarschijnlijk van belang, maar in een aangepaste vorm • Twee “omgekeerd” van toepassing

21. Resultaten (2) • Vijf nieuwe succesfactoren werden onderkend: • Acceptatie • Business Alignment • Architectuur en Infrastructuur • Information Overload • Single Sign-on

22. Acceptatie • “Naarmate de acceptatie door gebruikers hoger is, neemt de kans van slagen van het portal toe”.

23. Business Alignment • “Hoe beter de strategische doelen van de business door het portal worden ondersteund, hoe groter de kans op succes van het portal”.

24. Architectuur & Infrastructuur • “Het hebben van een geschikte architectuur en infrastructuur is van wezenlijk belang voor het slagen van een kennisportal”.

25. Information Overload • “Naarmate information overload beter wordt voorkomen, neemt de kans op slagen van een kennisportal toe”.

26. Single Sign-on • “De kans van slagen van een kennisportal is hoger wanneer single sign-on functionaliteit voor alle achterliggende bronsystemen wordt geboden”.

27. Bonus: Kennisportal ING Bron: F. Mansvelt Beck, Manager E-Business ING, Cisco Executive Summit 2003

28. Bonus: Kennisportal ING • “Estimated benefits from revenue enhancements and cost savings will exceed US$50 million per year”. Bron: F. Mansvelt Beck, Manager E-Business ING, Cisco Executive Summit 2003

29. Bonus: Kennisportal Cisco Bron: B. Sweerman, Cisco Systems, Cisco Executive Summit 2003

30. Bonus: Kennisportal Cisco Bron: B. Sweerman, Cisco Systems, Cisco Executive Summit 2003

31. Bonus: Kennisportal Cisco Bron: B. Sweerman, Cisco Systems, Cisco Executive Summit 2003

32. Bonus: Eurocopter • Motieven van stakeholders; De belangen van alle stakeholders dienen afdoende te worden afgedekt • Kritische massa; Er dient een minimum aantal zoekopdrachten te worden uitgevoerd teneinde het portal tot een succes te maken • Waarde van de informatie. Hoe hoger de intrinsieke waarde van de te zoeken informatie, hoe groter de kans op succes van het portal. De waarde van informatie is afhankelijk van de actualiteit • Volatiliteit van de omgeving waarin het bedrijf opereert, dan wel de volatiliteit van het bedrijf zelf. Naarmate de omgeving meer fluctueert, neemt het succes van het kennisportal toe • Wet en regelgeving; Wet en regelgeving kan belemmerend werken op het ongebreideld uitwisselen van informatie, zelfs over landsgrenzen. Lokale regelgeving is van toepassing. Starre regelgeving kan derhalve een negatief succes op een kennisportal hebben

33. Bonus: Eurocopter (2) • Naarmate het bedienen van het systeem lastiger te leren is, neemt de kans op succes af • Toegevoegde waarde en functionaliteit (zoals Decision Support) dragen bij aan het succes van een kennisportal • Vertrouwen in het systeem moet worden gewonnen door herhaalde succesvolle zoekopdrachten • Participatie van marktleiders kan bijdragen aan het overall succes • De vastgelegde informatie dient afdoende te zijn beveiligd en te voldoen aan geldende privacy eisen. Dit draagt bij aan het mogelijke succes • De portal waar aanbieders en zoekers elkaar ontmoeten dient liefst door de eigen organisatie dan wel door een partner te worden beheerd • Locale focus van de enterprise portal kan bijdragen aan het overall succes

34. Bonus: Eurocopter (3) • Lage drempels nodigen publicisten uit tot het toevoegen van informatie aan de kennis database. Dit draagt bij aan het succes van een kennisportal • Naarmate de acceptatie door gebruikers hoger is, neemt de kans van slagen van het portal toe • Hoe beter de strategische doelen van de business door het portal worden ondersteund, hoe groter de kans op succes van het portal • Het hebben van een geschikte architectuur en infrastructuur is van wezenlijk belang voor het slagen van een kennisportal • Naarmate information overload beter wordt voorkomen, neemt de kans op slagen van een kennisportal toe • De kans van slagen van een kennisportal is hoger wanneer single sign-on functionaliteit voor alle achterliggende bronsystemen wordt geboden

35. Bonus: Eurocopter (4) • Voorspelling:Op basis van de zwaarwegende factoren “Acceptatie” en “Business Alignment” zal het Eurocopter Portal waarschijnlijk falen...

36. Bonus: Eurocopter (5) • Niet getreurd:Volgens de Delphi Group dragen portals zelfs als ze falen nog steeds bij aan het succes van de onderneming