Příprava a realizace projektu I.

1. Příprava a realizace projektu I. Školení projektových manažerů

2. Co je podstatou managementu? 3 složky managementu • a) účel managementu – management vychází z poslání, o jehož uskutečnění stojí za to usilovat, z hodnoty, kterou se rozhodne vytvářet. • b) organizační struktura – organizační struktura odpovídající zvolenému účelu • c)práce na realizaci – realizace spočívá ve vytyčování cílů a sledování kritérií pokroku, v určování priorit a alokaci zdrojů na ně, v delegování úkolů a vedení lidí k odpovědnosti za vlastní výkon. dle Joan Margaret „Co to je management?“ Školení projektových manažerů

3. Co to je projektový management? Definice: Projektový management je aplikace znalostí, schopností, nástrojů a technologií na aktivity projektu tak, aby tyto splnili požadavky projektu. Školení projektových manažerů

4. 5 složek projektového managementu Základních 5 složek projektového managementu: • projektová komunikace • teamová spolupráce • životní cyklus projektu • vlastní součásti projektového managementu související s životním cyklem projektu • organizační závazek – zahrnující pověření manažera projektu řízením projektu, podpora založenou na organizační struktuře, finanční a jiné zdroje vyhrazené pro realizaci projektu, odpovídající technologie Školení projektových manažerů

5. Jaké jsou výhody PM? • Ke všem aktivitám je přiřazena odpovědnost bez ohledu na případné změny realizačního personálu • Jasně definovaný časový a nákladový rámec realizace. • Systém rozdělení odpovědností za řízení projektu umožňuje plynulé řízení bez nutnosti nadměrného dohledu „sponzora“ projektu. • Systémový přístup k řízení projektu generuje celou řadu informací s výhodou použitelných pro realizaci dalších projektů. – proces učení Školení projektových manažerů

6. Problematické stránky PM? • Specifické požadavky cílové skupiny projektu, které se často objevují až v průběhu realizace ( tato stránka by se u projektu podporovaných ze SF měla minimalizovat díky dostatečné analýze potřeb cílové skupiny v období plánu projektu) • Organizační změny ve společnosti, které nastávají v průběhu realizace • Změny v technologii • Rizika projektu a obtížně předvídatelné vnější vlivy Školení projektových manažerů

7. Co je předmětem PM? Projekt a jeho řízení Školení projektových manažerů

8. Co projekt není? Projektem není udržování stávajícího stavu. Školení projektových manažerů

9. Co to je projekt? Slovo projekt znamená: • Projekt je slovo původu latinského a znamená „návrh” či „plán” (běžně si jej představujeme jako soubor výkresů, podle nichž je následně prováděna stavba), na jehož základě získáváme finanční prostředky na konkrétní činnost. Vychází z anglosaského pojetí slova „project“, které označuje proces plánování a řízení rozsáhlých „operací”. • Do formy projektu můžeme zpracovat téměř cokoli (rekonstrukci školy, výuku zaměstnanců cizím jazykům). Projekt má písemnou podobu. Školení projektových manažerů

10. Jaká je definice projektu? • Každý projekt je jakýmsi originálním „dílem“, jedinečnou soustavou činností směřujících k předem stanovenému cíli, který má určitý začátek i konec a má předem vymezený rozpočet. • Projekt je trajektorie, po které dosáhneme svého cíle. • Projekt je řízenou změnou stavu a jeho omezení se týkají cílů, zdrojů (lidských, finančních) a času. • Projekt je jakýkoli plánovaný zásah, jehož cílem je přivodit užitečnou změnu stavu • Projekt je prvkem, který má charakter procesu, v době své existence se vyvíjí a nachází ze v různých fázích. Školení projektových manažerů

11. Co to je životní cyklus projektu? Definice životního cyklu projektu: • Projektový cyklus je popis jednotlivých dílčích kroků projektu od fáze plánování, přes realizaci až po vyhodnocení. Následkem fáze hodnocení úspěšnosti projektu ve většině případů dochází k identifikaci nových problémů, které považujeme za nutné řešit. Tak se ocitáme opět na počátku nového projektu. Školení projektových manažerů

12. Schéma projektového cyklu Zahájení Identifikace Problému Sestavení Týmu Základní Koncept projektu Plánování Cíle Analýza cíl. skupin. Logický rámec Náklady Rizika dopady Realizace Řízení Monitorování Zpracování Zpráv Ukončení Závěrečná zpráva Vyúčtování Hodnocení Projektu Hodnotící Studie/ zpráva Identifikace nových problémů Školení projektových manažerů

13. Identifikace problému – nápad –myšlenka • Určení konkrétního problému, který nás momentálně trápí a potřebujeme jej vyřešit. • Nápad, který chceme realizovat. Školení projektových manažerů

14. Typy problémů řešené projekty SF: • Posílení konkurenceschopnosti podniku prostřednictvím nákupu nového technologického vybavení – Společnost Merkur Toys • Nízký počet návštěvníků určité turisticky zajímavé lokality Školení projektových manažerů

15. Konceptuální návrh projektu Základní otázky tvorby projektového konceptu? Co? Kdo? Kdy? Jak? Za kolik? Školení projektových manažerů

16. Plánování projektu • Zpřesnění konceptuálního návrhu projektu, stanovení cílů, analýza cílových skupin, logický rámec , identifikace zdrojů, nastavení realistického časového rámce, propočet nákladů, definice rizik a předpokladů jejich dopadů, příprava detailních plánů pro realizaci projektu • Pracovní plány/rozpočty • Zadání projektu • Formát projektu Školení projektových manažerů

17. Plánování projektu/Formulace cíle projektu • Formulace cíle Pomocí techniky SMART S Specific - konkrétní M Measurable - měřitelné A Assignable – přidělitelné R Realistic - realistické T Time bound – časově omezené Školení projektových manažerů

18. Příklad správně definovaného cíle Cílem projektu management umění je připravit a v pilotních kursech ověřit zavedení předmětu umělecký management pro studenty, pedagogy a lektory školy a vytvořit personální, technickou a informační základnu pro výuku této specializace na území Prahy a ČR. Během pilotní fáze projektu bude vyškoleno celkem 35 osob, z toho 20 studentů oboru užitého i volného umění, 10 pedagogů školy a 5 budoucích pedagogu oboru management umění. Výstupem projektu budou tři curricula. Výstupy projektu budou k dispozici k 31. 8. 2008. Školení projektových manažerů

19. Fáze plánování a projekty SF Projekty strukturálních fondů: V případě projektů ze strukturálních fondů do fáze plánovaní patří i vyplnění příslušných formulářů BENEFIT k příslušné výzvě, adaptování projektu na podmínky příslušné výzvy, zajištění partnerů, předfinancování projektu, zajištění úvěru etc. Školení projektových manažerů

20. Fáze realizace projektu Realizace projektu • Řízení prací a subdodávek, kontrola postupu podle časového plánu a rozpočtu, řízení komunikace a nezbytné dokumentace. • Projekty strukturálních fondů: Koordinaci prací a komunikace partnerského konsorcia, podepsání partnerských smluv zpracování zpráv a monitorovacích ukazatelů, vyúčtování projektu, zadávání výběrových řízení Etc. Školení projektových manažerů

21. Ukončení a hodnocení projektu • Ukončení projektu – závěrečná zpráva a závěrečné vyúčtování projektu • Hodnocení– může probíhat v určitém časovém odstupu – součástí může být hodnotící zpráva. Může probíhá také jako součást závěrečné fáze realizace projektu. Součástí hodnocení může být také identifikace dalších problémů, které realizace projektu odhalila. Školení projektových manažerů

22. Nový projektový cyklus Identifikace nového problému a začátek dalšího projektového cyklu. Školení projektových manažerů

23. Nejčastější problémy řízení projektu Iniciační fáze: • Nesprávné stanovení cílů projektu, po věcné i formální stránce • Celkové podcenění náročnosti a rizikovosti projektu Školení projektových manažerů

24. Fáze plánování projektu • Nedostatky, nejednoznačnost a nejasnosti ve formulaci cílu • Podcenění pracnosti s dopadem do harmonogramu i rozpočtu • Špatné posouzení rizik projektu • Podlehnutí tlakům a spěchu na vyhotovení plánovacích dokumentů projektu Školení projektových manažerů

25. Realizační fáze • Chyby v komunikačním plánu, nedostatečná nebo naopak nezvládnutelně objemná komunikace • Špatné rozdělení odpovědností a schopnosti rozhodování, pomalé a komplikované rozhodovací procesy, nejasně stanovené priority • Nedostatečný rozsah autority manažera projektu, nízká podpora nadřízeného managementu • Formální nedostatky řízení, podcenění potřeb formalizace úkolů, špatně definované pravomoci • Problémy mezilidských vztahů, osobní rozpory, špatně zvládnuté osobní ambice jednotlivců Školení projektových manažerů

26. Uzavření projektu Uzavření projektu: • Podcenění rozsahu a náročnosti dokončovacích prací a administrativních úkonů. • Předčasné převedení pracovních zdrojů na jiné projekty ( strukturální fondy zajišťují práci projektového teamu až do ukončení projektu) Školení projektových manažerů

27. Zdroje obvyklých rizik projektu • Chyby odhadu pracnosti a ostatních typů nákladů • Změny na trhu práce – fluktuace zaměstnanců a jejich náhrada za vyšší mzdu • Nedostatek specialistů s dostatečnou kvalifikací nutnost dražší náhrady • Inflace a změny ceny práce, materiálu a služeb • Nedostatečná podpora managementu společnosti • Nezkušenost manažera projektu Školení projektových manažerů

28. Rizika v případě projektu podpořených z Evropských fondů • nesplnění cílů a hodnotících ukazatelů • nedodržení předpisů EU a ČR – veřejné zakázky • „nezvládnutí “ finančního řízení projektů • nedodržení výstupů projektu • neobhájení způsobu realizace projektu při kontrolách a auditech Školení projektových manažerů

29. Projektové řízení II. Řízení projektového týmu Role manažera projektu Budování týmu Komunikace projektového týmu Školení projektových manažerů

30. Způsob řízení projektu Vždy souvisí s osobou manažera projektu a jeho manažerského stylu Školení projektových manažerů

31. Kdo je manažer projektu? Definice: • Manažer projektu je osoba zodpovědná za splnění cílů projektu při dodržení všech stanovených charakteristik projektu. Školení projektových manažerů

32. Zodpovědnosti manažera projektů SF v okamžiku podpoření projektu: Například: • komunikace s partnery projektu a zajištění jejich součinnosti na plněných dílčích cílů projektu • naplnění hlavního cíle projektu • zpracovávání monitorovacích zpráv • vyúčtování projektu – s tím souvisí kontrola rozpočtu • administrace projektu • monitoring časového plánu projektu • příprava a formulace smlouvy • publicita projektu Školení projektových manažerů

33. Manažer projektu • klíčová osoba projektu zodpovídá za veškeré projektové dění od tvorby projektového plánu, přes obsazení jednotlivých odborných pozic projektu, koordinaci úkolů, monitoring, finalizaci a výstupy a administraci projektu. Školení projektových manažerů

34. Aspekty role manažera projektu: • Postavení manažera projektu v rámci organizace související s velikostí projektu a s typem organizace, pro kterou je projekt realizován • Skutečná autorita projektového manažera, souvisí se schopností prosadit projektové řízení do organizačních struktur společnosti Školení projektových manažerů

35. Styly řízení projektu • přátelské řízení klíčoví jsou lidé, dobré vztahy a procesní záležitosti dostávají přednost před výsledky • formální řízení charakterizuje malá starost o lidi a výsledky, minimální úsilí, lpění na procesních formalitách, v krizovém stadiu vznikají nerůznějšího nic neříkající zprávy na křídovém papíře; Školení projektových manažerů

36. Styly řízení • direktivní řízení – klade důraz na výsledky a na osobu manažera; lidské vztahy ustupují do pozadí. ( Tento styl ztroskotává v místech, kdy nestačí pouze běžná kontrola a záleží a osobním nasazení každého člověka. • synergické řízení – klade důraz na mezilidské vztahy a na výsledky. Vyžaduje individuální přístup ke členům týmu a umění motivovat. Školení projektových manažerů

37. Nestálé styly řízení • rutinní řízení – zájem o lidi, procesy a výsledky je „dávkován“, tak, aby nedošlo ani ke krizi ani to nevyžadovalo zbytečné úsilí navíc • proměnlivé řízení – pohybuje se v rozptylu od direktivního k přátelskému, označováno jako metoda „cukru a biče“. • chaotické řízení – závisí na náladě „manažera“ nebo na vnějších podmínkách • V reálu nicméně dochází k mixu direktivního a synergického řízení, tedy v případě úspěšných manažerů. Školení projektových manažerů

38. Na čem je závislá volba stylu řízení? • Volba stylu řízení je závislá na: • Osobnosti manažera – Napoleon x Ghándí • Složení týmu – jinak budete řídit team hasičů x jinak team vědeckých pracovníků • Povaha úkolu – jiné bude řízení v případě že rekonstruujete památkový objekt a jiné pokud podstatou projektu je vyškolit zaměstnance v marketingových dovednostech • Kontext – ve kterém se team a firma nacházejí – není možné odhlédnout od socioekonomických faktorů a souvislostí. Lišit se bude řízení projektu za ekonomické krize a v časech prosperity.. Školení projektových manažerů

39. Nastavení SF indikuje jisté způsoby řízení: • Jedná se vždy o řízení teamu. I v případě, že v projektu nemáte žádného partnera, vstupuje do hry projektový tým vaší organizace. • Ideální synergické řízení– nutná kvalitní komunikace, jelikož příjemce podpory (zastoupený manažerem projektu je závislý na svých partnerech, přebírá za i za ně plnou zodpovědnost vzhledem k poskytovateli podpory). Někdy se však nevyhnete direktivnímu způsobu řízení, zvláště tam, kde se dostanete do situace, kdy team nefunguje tak, jak je z hlediska projektu třeba. • již v procesu plánovaní je dobré mít na paměti, že partnery, které si vybíráme, budou následně tvořit společný tým, s nímž budeme muset pracovat a trávit poměrně dlouhý čas Školení projektových manažerů

40. Budování projektového teamu Budování projektového týmu má zcela zásadní význam pro úspěch každého projektu. Manažer projektu jako efektivní budovatel týmu, je architektem sociálních vztahů, které vytváří pracovní klima projektového teamu a kloubí v sobě profesionální i osobní pocity a vztahy jednotlivých členů teamu a dalších osob vstupujících do projektových procesů. Školení projektových manažerů

41. Jaké je desatero dobrého projektového teamu? 1. Srozumitelné cíle, se kterými se jeho členové identifikují a které je dokáží motivovat 2. Má přiměřenou velikost – takovou, která umožňuje, aby se lid mezi sebou individuálně dobře znali ( optimální je počet mezi 6-8) 3. Jeho členové mají dobře rozdělené role – tak, aby existujících rozdílů mezi nimi bylo využito k vytváření synergie 4. Jeho činnost je úspěšně koordinována uznávanou vůdčí osobností nebo společným úsilím členů 5. Jeho členové spolu pravidelně, otevřeně a přímo komunikují. Školení projektových manažerů

42. 6. Mezi jeho členy je důvěra a jistota vzájemné podpory 7. Jeho členové mají schopnost kritického uvažování a společného poučení z vlastních chyb. 8. Jeho členové umění registrovat a využívat své úspěchy a společně se z nich radovat. 9.Má dobrou schopnost rozložit pozornost mezi dosahování výsledků, zdokonalování procesu spolupráce a uspokojování individuálních potřeb svých členů. 10. Dosahuje dobrých výsledků, plní stanovené cíle, má úspěch. Školení projektových manažerů

43. Nejčastější bariéry budování projektového týmu? • Nedostatečná podpora projektu ze strany top managementu projektových stran • Neochota delegovat autoritu, často z pocitu, že nejlépe „si vše udělám sám“, z nadměrného perfekcionismu, který vede k přemíře řídících úkolů • Přemíra tvrdého direktivního řízení tam, kde tento přístup není vhodný • Nadměrná demokratičnost v řízení tam, kde tento přístup není vhodný. • Nedostatečně nastavené komunikační kanály a pravidla distribuce informací. • Neproduktivní soutěž o získání osobního vlivu mimo výchozí přidělení autorit. • Krize, spěch, neorganizovanost, nedostatek personálu. • Mezilidské konflikty, nedostatek osobní tolerance a trpělivosti. Školení projektových manažerů

44. Tři roviny rolí v teamu • Rovina procesní odpovídá na otázku, kdo v teamu je za co zopovědný? vedoucí za vedení ekonom za finance řízení schůzí facilitátor publicita – tiskový mluvčí • Rovina věcná – odpovídá na otázku , kdo čemu rozumí, kdo je v čem specialista? • Rovina osobní (lidská) – odpovídá na otázku, kdo se cítí v jaké roli dobře z hlediska své podstaty a svých lidských kvalit. Školení projektových manažerů

45. Tři lidské typy v teamu • Myslitel – soustřeďuje se na vize, cíle a poslání týmu, generuje nápady • Hybatel – uvádí tým do pohybu; na srdci mu leží především proces, vidí cíl projektu a napíná své síly k tomu, aby bylo cíle dosaženo • Pečovatel – zabývá se lidmi, vztahy v teamu a tím, jak se cítí jednotliví členové Školení projektových manažerů

46. Schéma tří lidských typů MYSLITEL HYBATEL PEČOVATEL Školení projektových manažerů

47. Odstranění potenciálních bariér v týmu • VYSVĚTLENÍ CILU PROJEKTU Plně vysvětlit cíle projektu účastníkům plánovací fáze projektu a rovněž celému týmu projektu; a ověřit kontrolními otázkami zdali bylo dosaženo pochopení • OSOBNÍ ROZHOVOR Věnovat čas osobním pohovorům s jednotlivými členy týmu a ověřit míru jejich souhlasu s postavením a rolí v projektu, na druhé straně zjistit, co jednotlivci očekávají od práce a účasti v projektovém týmu. • NAHRAZENÍ OSOB S MALÝM ZÁJMEM O PROJEKT Pokud někdo z vybraných členů týmu neprojeví zájem ani po důkladném vysvětlení projektu, uvažovat o změně osoby, dříve než projekt začne • PRAVIDELNÁ A EFEKTIVNÍ KOMUNIKACE informovat všechny členy týmu pravidelně a komplexně o podstatných změnách, událostech, které mají vliv či souvisejí s pracemi na projektu. • UDRŽENÍ DOBRÉ NÁLADY povzbuzovat pozitivní náladu, víru v úspěšný běh věcí v projektu, povzbuzovat členy týmu v průběhu projektu • PRAVIDELNÁ SETKÁNÍ S MANAGEMENTEM NADŘIZENÝM PROJEKTU • ELIMINOVAT SOUTĚŽIVOST Školení projektových manažerů

48. Schopnosti pro úspěšnou komunikaci • rozumět sobě – vlastní pocity a pohnutky • mluvit pravdu – být upřímný • rozumět ostatním – schopnost naslouchání a empatie • respektovat ostatní – akceptovat jiný pohled na věc dle psychologa Carla Rogerse Školení projektových manažerů

49. 5 mýtů o komunikaci • Mýtus 1: Významy jsou ve slovech Největším omylem v tom jak vnímáme komunikaci je domněnka, že to co řekneme, tomu bude okolí rozumět přesně tak jak jsme to mysleli. Významy však nejsou ve slovech, ale v lidech. • Mýtus číslo 2: Mluvit je vždy lepší Mlčení může vyvolávat nové nebo prohlubovat staré problémy, stejně jako neutuchající příval řeči. Přehršel chybné a negativní komunikace vyústí v negativní výsledky. Naslouchejme. Mýtus číslo 3: Záleží jen na tom, co říkám Je sice podstatné jak formulujeme to, co chceme říci, ale velmi mnoho nedorozumění, konfliktů a napětí vzniká právě tím, jakým způsobem to říkáme. Školení projektových manažerů

50. 5 mýtů komunikace • Mýtus číslo 4: Slova jsou jen slova • Jedna věta nemocného nevyléčí, ale celkový přístup, vyjádření naší sounáležitosti a projevený zájem mohou jistě přispět k uzdravení. To se týká všech vztahů, i pracovních. • Mýtus číslo 5: Komunikace vyřeší všechny problémy Dobrou a efektivní komunikací můžeme vyřešit mnohé problémy. Ale někdy ani dobře načasovaná a provedená komunikace nemusí problémy vyřešit. Školení projektových manažerů