Outils basiques d’organisation

Outils basiques d’organisation “ABC de la gestionde projet” Versions récentes du cours pdf, ppt vidéo disponibles ici :management de projet

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Plan du cours Chapitre 1 : Fixer les objectifs d’un projet Chapitre 2 : Organiser des réunions efficaces Chapitre 3 : Le compte-rendu Chapitre 4 : Gérer la phase de démarrage

Objectifs • Maitriser les bases des outils de projetpour : • Établir des objectifs : • Mettre en œuvre le PDCA • Négocier les livrables grâce au triangle qualité/coûts/délais • Bien organiser les réunions : • Ordre du jour, compte-rendu, animation • Check-list de l’efficacité d’une réunion • Démarrer un projet en gérant une Todolist • Spécifier et répartir le travail

Outilsbasiquesd’organisation Chapitre 1 Fixer et négocier les objectifs d’un projet

Qui négocie les objectifs : les acteurs d’un projet 

Qui négocie les objectifs : les acteurs d’un projet  Voir formation « analyse stratégique des projets »

Cycle d’action : le PDCA  • Version française : • Préparer • Dérouler • Contrôler • Ancrer Image cc-by : Source

Le triangle Qualité – Coût - Délai Temps: un projet est limité dans le temps : pénalités de retard, date de fin imposée… Budget: salaires, achats, machines, prototype, prestations externes… Time Cost  Scope Qualité: spécifications techniques : plus de fonctions, de fiabilité, d’ergonomie…

En pratique… . 0% Délais plus courts Time Cost  Délais plus longs 100% 0% 100% Scope

Outilsbasiquesd’organisation Chapitre 2 Organiser des réunions efficaces

Des réunions utiles ? Une réunion coûte cher coût = salaire horaires X nombre de participants + … Quand la réunion va t-elle se dérouler ? Fixer une date ni trop tôt ni trop tard (Doodle) Les personnes présentes sont-elles les bonnes ? Invités inutiles Personnes nécessaires manquantes 

Préparer la réunion 1h de réunion = 4h de préparation Avant de commencer, balayer les objectifs : ordre du jour tour de table rappel des livrables décidés précédemment Des réunions utiles ? 

Deux rôles à tenir : L’animateur: resp. organisation, efficacité du temps consacré et ordre de traitement des sujets Le secrétaire formalise ce qui a été dit, rédige et envoie le compte-rendu Qu’est-ce qui a été décidé ? Concrètement ? Un compte-rendu doit déboucher sur des objectifs d’action précis : CAMERA Check-list d’efficacité d’une réunion • Efficacité d’une réunion 

Réunion technique But : approfondir des points précis Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs pour la prochaine fois Durée : peut prendre du temps ! • Participants : membre(s) de l’équipe concernés, spécialistes du domaine, client…  Image cc-by : Source

Participants : l’équipe ou le chef de projet, les encadrants - le comité de pilotage, décideurs… But : présenter l'avancement, les résultats Séquences : ordre du jour, présentation, questions, (délibération), bilan Durée : jamais plus d’une heure • Réunion de chantier  Image cc-by : Source

Participants: toute l’équipe-projet But : suivre l’avancement, traiter les problèmes Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs • Réunion interne  Image JISC infoNet cc-by-sa-nc : Source

Séquences : tour de table, traitement point par point, objectifs Durée : très courte ! Toutes les réunions sont suivies d'un compte-rendu … plus ou moins développé • Stand-up meeting le lundi et le jeudi,à la pause de 10h, max 20 min • Participants : membres disponibles • But : faire un point rapide  Image SeedRocket cc-by : Source

Outilsbasiquesd’organisation Chapitre 3 Le compte rendu

Modèles de compte-rendu Disponible dans les Fiches pratiques de gestion de projet En mindmapau format Freemind, sur Mindmeister

Le compte-rendu : Les « plus » La cohérence : Le modèle de CR est standard Les objectifs sont détaillés : Responsable / Livrable concret et précis / Date de fin / charge de travail… Le suivi : Commencer par balayer la todolist en cours La simplicité : enchaîner sur le même document partagé La rapidité d’action : envoyé sous 48h, l’approbation est demandée.. par défaut 

Outilsbasiquesd’organisation Chapitre 4 Gérer la phase de démarrage

Qu’est-ce qu’un bon objectif ? CAMERA Cadré Approuvé, consensuel Mesurable, critère de validation donné Échéance précise dans le temps, daté Réaliste, mais … Ambitieux spécifique, précis, défini On n’impose pas un objectif à quelqu’un, on le propose… Pas « diminuer l’absentéisme » mais « réduire l’absentéisme de 15% ». Ne demandez pas « d’être moins fermé » mais proposez « prendre la responsabilité de tel travail collectif ou d’animer tel type de réunion »  Pour le … Trop facile, un objectif n’est pas stimulant. Trop difficile, risque de se décourager.

La phase de démarrage d’un projet Pas encore d’organisation en place travail à faire entre les réunions ? La todolist définir les tâches « qui fait quoi » suivre l’avancement objectifs CAMERA  Image Ex-Smith cc-by-sa : Source Image cc-by : Source

Outils pour gérer une todolist Une personne seule : Rememberthe milk, Google agenda, GTD ... Une équipe : Untableau d’objectifs qui précise : pour chaque objectif décidé sa date de réalisation son responsable .. et d’autres choses, selon les besoins : charge de travail, ressources à prévoir, priorité/importance, méthode de validation de chaque tâche, retard ou non, % d’avancement, date de mise à jour… 

Todo List prête à l’emploi Fonctions utiles : Demander la mise à jour par chacun (envoyer un email aux collaborateurs) Suivre les mises à jour commentaires/notifications

Disponibles sur le site gestiondeprojet.pm Modèle de compte-rendu de réunion Exemple de Todo List Check-list : efficacité d'une réunion Tableau de Gestion des risques d'un projet Plan de valorisation de projet Cahier des charges et diagramme d’analyse fonctionnelle Image en tête des chapitres : cc-by Basheer Tome 

L’animation de réunions : une carte conceptuelle Thomas Briand

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