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Workshop Finanzplanung und A brechnung

Workshop Finanzplanung und A brechnung. 03.11.2010/05.11.2010. Förderungsprozess für Angebote der offenen Jugendarbeit. Kontierte Gesamtfinanzplanung. Gesamtfinanzplan

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Workshop Finanzplanung und A brechnung

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Presentation Transcript

  1. WorkshopFinanzplanung und Abrechnung 03.11.2010/05.11.2010

  2. Förderungsprozess für Angebote der offenen Jugendarbeit

  3. Kontierte Gesamtfinanzplanung Gesamtfinanzplan • Darstellung aller Ausgaben und Einnahmen pro Einrichtung bzw. pro abgrenzbarer Organisationseinheit (bei mehreren Angeboten/ Einrichtungen pro Träger) • Überblick über die Kosten- und Finanzierungssituation der Ange-bote der OJA sowie der OJA insgesamt Kontierung • Vereinheitlichung der Darstellung der Kosten- und Finanzierungs-situation der Angebote der OJA sowie der OJA insgesamt nach einheitlichen Kosten- und Erlösarten, d.h. • nach Aufwands- und Erlöskonten

  4. Kontierte Gesamtfinanzplanung Beispiel • Personalkosten • Gehälter • Sozialversicherung • Lohnsteuer • Sachkosten • Miete inkl. Betriebskosten • Reisekosten • Honorare • etc. • Förderungen • Förderungen Land • Förderungen Gemeinde • Sonstige Einnahmen • Umsatzerlöse • Spenden Aufwand Erlös

  5. Kontierte Gesamtfinanzplanung Fall 1: • Der Träger verfügt bereits über eine kontierte Buchhaltung nach dem Österreichischen Einheitskontenrahmen bzw. dem Gemeindekonten-rahmen, dann wird der Finanzplan (und die Abrechnung) nach diesem Kontenrahmen strukturiert Fall 2 • Der Träger verfügt über eine sonstige kontierte Buchhaltung (z.B. MS Money o.ä.), dann wird der Finanzplan (und die Abrechnung) nach diesem Kontenrahmen strukturiert Fall 3 • Der Träger verfügt über keine kontierte Buchhaltung, dann wird der Finanzplan (und die Abrechnung) nach dem von der FA 6A vorgegebenen Kontenrahmen strukturiert • Wichtig: Planung und Abrechnung erfolgen nach der selben Struktur!

  6. Kontierte Gesamtfinanzplanung

  7. Kontierte Gesamtfinanzplanung

  8. Geldkreislauf

  9. Rechnungslauf Beispiel • Jede eingehende Rechnung erhält einen Rechnungseingangsvermerk (z.B. Datum, Kontierung, interne Zuordnung) • Zugleich erfolgt die Überprüfung und Bestätigung der ordnungsgemäßen Lieferung bzw. Leistung • Nach erfolgter Prüfung wird der Rechnungsbetrag (evtl. mehrere Rechnungsbeträge gesammelt z.B. wöchentlich) durch Banküberweisung beglichen • Überweisungsbelege werden zusammen mit den entsprechenden Rechnungsbelegen sowie den monatlichen Kontoauszügen in einer Rechnungsmappe fortlaufend geordnet deponiert • Diese Belege bilden zusammen mit dem Kassenbuch die Grundlage für die Erstellung des monatlichen Finanzüberblicks.

  10. Kassenordnung Beispiel Grundsätzliches • Bargeldtransaktionen werden grundsätzlich nur dann getätigt, wenn eine andere Möglichkeit (z.B. mittels Bankomatkarte bzw. Einkauf auf Rech-nung) nicht besteht oder unzweckmäßig wäre • In der Einrichtung wird ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin mit der Abwicklung der Geldgeschäfte betraut (KassierIn) • Um das Vieraugenprinzip zu gewährleisten ist dies möglichst nicht der/die LeiterIn • Zum Tresor/zur Handkassa haben ausschließlich LeiterIn und KassierIn Zugang • Jede Bargeldeinnahme und Bargeldausgabe wird mit Originalbelegen dokumentiert • Der Bargeldbestand der Handkasse wird möglichst niedrig gehalten (Dieb-stahlsrisiko- Versicherungsgrenzen beachten) • Nicht benötigte Bargeldbestände werden auf ein Einrichtungskonto eingezahlt

  11. Kassenordnung Kassenausgänge • Für jede Bargeldausgabe wird möglichst noch am selben Tag ein ent-sprechender Kassenbeleg (Rechnungsbeleg) im Original an einem vereinbarten Ort (z.B. in der Rechnungsmappe) hinterlegt • Bis zum Vorliegen des entsprechenden Belegs wird interimistisch ein Behelfsbeleg erstellt und zum Bargeldbestand genommen • Der Behelfsbeleg enthält den Namen des Bargeldempfängers/der Bar-geldempfängerin, das Datum, den entnommenen Betrag sowie den Ver-wendungszweck (z.B. Getränkeeinkauf) • Für diese Hinterlegung ist der/die KassierIn verantwortlich, unterbleibt sie, ist der entsprechende Betrag in die Kassa einzuzahlen • Für Transaktionen mittels Bankomatkarte gilt das Reglement in ent-sprechender Form

  12. Kassenordnung Kasseneingänge • Bargeldeinnahmen (z.B. aus dem Barbetrieb) werden - bis auf einen festgesetzten Wechselgeldbetrag - als Einnahme in die Handkassa transferiert (und dienen keinesfalls dem Einkauf von z.B. Getränken!!) • Für Bargeldeinnahmen wird ein fortlaufend nummeriertes Kassenbuch tagfertig geführt • Bargeldtransfers von der Bank in die Handkasse werden im Kassenein-gangsbuch als Transfer dokumentiert Kassabuch • Jede Ein- und Auszahlung wird chronologisch und laufend (mindestens wöchentlich) in das dafür vorgesehene Kassabuch (z.B. Excel - Tabelle) eingetragen

  13. …alles klar?

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