Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum

1. Ver. 1.0 Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum A cura di Antonello Fazio e Massimo Cecconi Servizio Assistenza Progetti Diocesani a.fazio@glauco.it massimo.cecconi@h24net.it

2. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum SOTTOTITOLO: SUGGERIMENTI OPERATIVI PER LA REALIZZAZIONE DI UN PROGETTO DIOCESANO Pag. 2

3. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum PREMESSA Tendenza ad andare da soli: Problematiche simili Soluzioni diverse Non fare tesoro delle esperienze (ancorché mutabili e adattabili) Necessità di “Fare Sistema” Creare occasioni “fisiche” e “virtuali” per approfondire e mettere in comune le esperienze Forte attenzione a progetti pilota (per diocesi in cui vi siano i presupposti) Pag. 3

4. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Le origini / motivazioni: Gennaio 2003 – Corso sistemistico a Perugia Febbraio 2004: I° Convegno Economi a Bellaria ECONOMICITA’ INTEGRAZIONE COMPLETEZZA delle FUNZIONI APERTURA all’esterno e verso altri sistemi MODELLO ORGANIZZATIVO “ritagliato” sulle esigenze delle Curie PARTNERSHIP STRATEGICA STABILITA’ (attraverso il S.I.-CEI); COMPETENZE (sulla tecnologia, sulle problematiche applicative); OPPORTUNITA’ (sinergie, scambio di esperienze) NON CREA VINCOLI Pag. 4

5. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum PROPOSTE SI-CEI ESIGENZE CONCRETE OBIETTIVI LINEE GUIDA PRINCIPI GENERALI PROGETTO DIOCESANO COME ? Pag. 5

6. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Navigheremo nel sito Internet del SI-CEI che mette a disposizione delle Diocesi…. Pag. 6

7. WEBPARROCCHIE WINSIDI INTRANET CEI-DIOCESI BENI CULTURALI WEBDIOCESI WINSIPA INTRANET DIOCESI-PARR. I.C.S.C I.D.S.C CARITAS I servizi per le diocesi WWW. CHIESACATTOLICA.IT I servizi per le diocesi Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum …e in questa slide vediamo riassunte le categorie di prodotti e servizi. Pag. 7

8. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum • Elementi fondamentali di Progetto diocesano: • Strategia e pianificazione • Piani di investimento - PRIORITA’ • Ottimizzazione dei costi • Informatica = Spendo meno? • A parità di spesa, maggiori SERVIZI e QUALITA’ per il SISTEMA DIOCESI • (se le spese sono affrontate secondo i criteri prima annunciati) • + SPESE INFORMATICA • - SPESE TELEFONO • - SPESE POSTALI • - SPESE TIPOGRAFIA • IPOTIZZARE PARTECIPAZIONE AI COSTI DELLE PARROCCHIE Pag. 8

9. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Per rispondere alle domande: • Cosa devo fare per ……? • A cosa serve? • Come posso richiederlo / come si aderisce? • Quali sono i prerequisiti perché sia efficace? • Quanto costa? • Chi devo chiamare per l’assistenza? • Cosa mi dà la CEI? • Cosa devo predisporre io? Pag. 9

10. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Passo 1: L’AVVIO DEL PROGETTO Affinché ci siano maggiori possibilità di riuscita è necessaria: Scelta consapevole e condivisa Conoscenza dell’esistente (questionario e incontri) Individuazione degli obiettivi (progetto) Individuazione delle priorità Adozione progressiva delle soluzioni Pag. 10

11. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Passo 2: ANALISI DELL’ESISTENTE • Rispondere al nostro questionario è importante per cercare di identificare 2 o 3 tipologie di diocesi • ALCUNI INDICATORI • PER CLASSIFICARE UNA DIOCESI • Uffici organizzati e con personale stabile? • - Presenza di incaricato informatico? • Contabilità informatizzata? • Connessione ad internet? • - Sito web? • RISORSE A DISPOSIZIONE (UMANE- TECNICHE – INFRASTRUTTURALI anche in loco) • TEMPI – OBIETTIVI – PIANO DI LAVORO Pag. 11

12. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Obiettivi Una volta definiti gli obiettivi generali, si può passare ad organizzare le singole attività, anche in funzione delle variabili: TEMPI (scadenza, urgenze) RISORSE (umane ed economiche) QUALITA’ (cosa vogliamo ottenere) L’ottimo è nemico del bene: Individuare le priorità e procedere per punti 1° anno contabilità diocesana + annuario 2° anno beni immobili + sito web 3° anno contabilità parrocchiale e comunicazione ecc. ecc. Pag. 12

13. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum GLI AMBITI PRINCIPALI • L’INFRASTRUTTURA • AMMINISTRAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE • CONTABILITA’ (ISTITUZIONALE; FISCALE) – (DIOCESI-PARROCCHIE-ALTRI ENTI SOGGETTI A CONTROLLO) • LA GESTIONE DEL PATRIMONIO IMMOBILIARE (DIOCESI-PARROCCHIE-ALTRI ENTI SOGGETTI A CONTROLLO) • PRIVACY E SICUREZZA • I FLUSSI DOCUMENTALI E L’ITER DELLE PRATICHE • IL SITO WEB DIOCESANO: accessibilità, progetto editoriale, aspetti giuridici, organizzativi e tecnologici (WECA) • LA COMUNICAZIONE DIOCESI – PARROCCHIE • LA COMUNICAZIONE DIOCESI – CEI • ANAGRAFICA COMUNE – ANNUARIO DIOCESANO – ETICHETTE • INVENTARIAZIONE BENI CULTURALI (A; OA; AR; BIB; …) • LA CONNETTIVITA’ AD INTERNET – LA POSTA ELETTRONICA (CURIA E PARROCCHIE) • ESPERIENZE PILOTA DI ALCUNI ENTI: ASPETTI AMMINISTRATIVI Pag. 13

14. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum • PROGETTO PER L’INFORMATIZZAZIONE DI UNA CURIA DIOCESANA • L’INFRASTRUTTURA: • HARDWARE • SOFTWARE DI BASE • LA RETE: • CONVENZIONI (MS, Adobe, Oracle, Maxdata) • MPLS (vpn hw) • TISCALI • Vpn Software • CONSULENZA SU PROGETTAZIONE • L’esecuzione è sempre consigliabile essere fatta da realtà in loco, con le quali il SI-CEI potrà comunque interagire. Pag. 14

15. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum • Accesso alla Intranet CEI-Diocesi tramite la VPN Hardware. • A COSA SERVE ? • Maggior livello di prestazioni nella comunicazione Cei-diocesi • Accesso ed esposizione ad internet “protetti” • Monitoraggio (utile anche per evidenziare momenti di crisi) • COME SI ADERISCE E COSA OCCORRE? • Contatto con il centro di assistenza (le pratiche burocratiche le segue il SI-CEI) • Configurazione servizi e addestramento per il tecnico diocesano • QUANTO COSTA? • Circa 800 euro/anno, variabili in base a numero di utenti previsti e prestazioni della linea prescelta. • Costi di collegamento addebitati alla Diocesi attraverso emissione di fattura da parte della società di servizi • che gestisce la VPN insieme al Sicei. • Per dettagli sui costi si rimanda a contatti con il Centro Assistenza e al listino servizi e prodotti. Pag. 15

16. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Passo 3: IL SISTEMA INFORMATIVO DIOCESANO WINSIDI LE NOVITA’ AREA ANAGRAFICA/COMUNICAZIONE: Modulo Enti e Persone Offerenti Abbonamenti IRC P01 Annuario Diocesano …………………………………… AREA AMMINISTRATIVA: Modulo Ragioneria Tesoreria Beni Immobili …………………………………… Pag. 16

17. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum • AMMINISTRAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE • CONTABILITA’ (ISTITUZIONALE; FISCALE) – (DIOCESI-PARROCCHIE-ALTRI ENTI SOGGETTI A CONTROLLO) Contabilità Fiscale (per realtà collegate o attività commerciali) Piano dei conti standard (per la diocesi) Piano dei conti standard (per le parrocchie) Pag. 17

18. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum • ANAGRAFICA COMUNE – ANNUARIO DIOCESANO – ETICHETTE ANAGRAFICA COMUNE (vantaggi) Eventi Comunicativi Pag. 18

19. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum • LA GESTIONE DEL PATRIMONIO IMMOBILIARE • (DIOCESI-PARROCCHIE-ALTRI ENTI SOGGETTI A CONTROLLO) Modulo Beni immobili Censimento Chiese Modulo “esterno” per rilevatori Cartografia S.I.T. intranet Pag. 19

20. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum PRIVACY E SICUREZZA … SOPRATTUTTO SICUREZZA !!! La vera sfida non è tanto quella legislativa, ma quella amministrativo/gestionale. MISURE MINIME da seguire INDIPENDENTEMENTE Continuità nel lavoro Integrità dei dati. Pag. 20

21. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum • I FLUSSI DOCUMENTALI E L’ITER DELLE PRATICHE Nuovo Modulo Cancelleria PO1 (come dettagli di Enti e Persone) IRC (allo studio gli adattamenti normativi) Protocollo Intranet Pag. 21

22. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Passo 4: REALIZZAZIONE O INTEGRAZIONE DEL SITO WEB ESISTENTE SU WEBDIOCESI “Focus” sui contenuti Competenze distribuite “Template” grafici utilizzabili Sistema standard Possibilità di progetti di start-up “chiavi in mano” e affiancamento organizzativo iniziale Pag. 22

23. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum FASI DI UN PROGETTO WEB Progettazione: Gruppo di lavoro Contenuti (mappa del sito) Coinvolgimento degli uffici Realizzazione e pubblicazione: Attivazione dell’area di lavoro o giornata di avviamento in diocesi Realizzazione pagine e contenitori Pubblicazione e attivazione del dominio Mantenimento: Consapevolezza Aggiornamento costante (fondamentale per mantenere alta l’attenzione) Centralità nelle varie iniziative Monitoraggio e revisione del progetto Pag. 23

24. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum • Sito Internet della Diocesi su server della CEI (proposta Webdiocesi) • e Motore di Ricerca CEI-Diocesi. • A cosa serve. • Raccolta e gestione dei contenuti • Ulteriori servizi disponibili su server della CEI: Motore di ricerca (anche per siti esterni registrati) • Come si aderisce e cosa occorre. • Richiesta del servizio al Sicei o al Centro di Assistenza. • Caratteristiche tecniche avanzate, senza necessità di competenze tecniche sul Web • Disponibilità di una qualsiasi connessione ad Internet • Nomina di un “responsabile del sito Internet diocesano” • Corso di addestramento all’uso del sistema • Quanto costa. • Gratuito • Include: • - CMS (sistema per la generazione automatica di pagine web), • - Spazio web per pagine statiche gestibili via FTP, • - Supporto per pagine ASP. • - Registrazione gratuita del sito diocesano sul motore di ricerca di chiesacattolica.it • - Dominio gratuito scelto liberamente dalla diocesi per l’indirizzamento del sito web (es. diocesifirenze.it). Pag. 24

25. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum • LA COMUNICAZIONE DIOCESI – PARROCCHIE • Passo 5: L’INFORMATIZZAZIONE DELLE PARROCCHIE • A partire dai risultati del monitoraggio: • - Posta elettronica • - Accesso al sito web • - Intranet diocesana. • - Coinvolgimento di collaboratori laici (CPAE o CONSIGLIO PASTORALE). • - SITI INTERNET PARROCCHIALI • - WECA • - (evitare i “Banner”) Pag. 25

26. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum Sipa. NET A cosa serve SEMPLICE COMUNICAZIONE CON LA CURIA attraverso piano dei conti standard Come si aderisce. Unitelm 049 8271800 mori@unitelm.it Servizio Sicei o Centro Assistenza (848-580167); Quanto costa. Gratis nell’ambito dei progetti diocesani. E’ previsto un canone di aggiornamento per il servizio di assistenza e consulenza che in questo modo non grava sull’organizzazione della diocesi. (organizzare lo stesso servizio a livello diocesano è molto difficile ed oneroso) Canone base (42 euro: molto basso considerando il livello del servizio) Possibilità di canoni agevolati a livello diocesano Pag. 26

27. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum • La Intranet Diocesi – Parrocchie. • A cosa serve. • Condivisione di notizie, documenti, circolari, dati in genere tra Curia diocesana e parrocchie • Gestione di calendario e agenda comune a livello diocesano • Gestione orario delle Messe, pubblicabile anche su sito Internet • Comunicazione diocesi-parrocchie agevolata tramite mailing-list • Gestione e uso di mailing-list in genere • Come si aderisce e che cosa occorre. • Richiesta servizio al Sicei o al Centro Assistenza (848-580167) • Con server presso la Diocesi: necessari server e linee Internet adeguate per l’erogazione del servizio • Con “hosting” su server Cei: un qualsiasi collegamento ad Internet • Per le parrocchie: un qualsiasi collegamento ad Internet • Quanto costa. • In modalità hosting presso CEI: attivazione del servizio e uso sperimentale per 6 mesi gratuiti; • trascorsi i 6 mesi, proposta alla diocesi del pagamento di un canone annuo, ancora da determinare (si ipotizza da 300 a 500 euro / anno); • Con server presso la diocesi: si paga l’eventuale intervento “on-site” se si richiede l’installazione a tecnici incaricati dal Sicei; in tal caso, essendo il servizio “in casa” della Diocesi, non è richiesto alcun canone di manutenzione, salvo esplicita richiesta della Diocesi di un servizi di “manutenzione ed assistenza ad hoc”, con costi e modalità da concordare in base alle specifiche esigenze (il Sicei può fornire alcune stime indicative). Pag. 27

28. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum • LA CONNETTIVITA’ AD INTERNET – LA POSTA ELETTRONICA (CURIA E PARROCCHIE) • Posta elettronica ufficiale CEI – Diocesi, su Server della CEI. • A cosa serve. • Definizione di indirizzi di posta elettronica, con indirizzo chiesacattolica.it o un altro dominio liberamente scelto dalla diocesi stessa. • Vantaggi: • Presenza su un unico server di tutte le e-mail degli utenti, della CEI e delle diocesi • Comunicazione reciproca affidabile e sicura (es. “tracciamento e verifica” dell’invio e recapito dei messaggi) • Stabilità nel tempo dell’indirizzo di e-mail, maggiore affidabilità di recapito soprattutto nel caso di invio periodico di “circolari” a molti destinatari; • Se richiesto un certificato digitale (rilasciato dal Sicei), l’e-mail può essere usata anche per comunicazioni altamente riservate ed ufficiali (es. tra i Vescovi e la Segreteria Generale della CEI). Con la “firma elettronica” è infatti possibile “firmare e/o cifrare” i messaggi, così da essere certi dell’attendibilità del mittente e della riservatezza del contenuto del messaggio; il certificato digitale può risiedere su una smart-card (massimo livello di sicurezza) oppure su un file, che si installa sul PC dell’utente (in teoria livello di sicurezza leggermente inferiore); • Caratteristiche generali del servizio di e-mail offerto: 100 MB di spazio, antivirus automatico, webmail (con single sign-on da Intranet CEI), Wap Mail, Server di backup, anti-spam, Forward/Aliases/Catch All (casella predefinita) illimitato, Liste di Distribuzione. Opzionalmente, si puo’ richiedere: la notifica via SMS di arrivo di determinate e-mail; il “tracciamento” delle e-mail (solo se si è utenti della Intranet CEI-Diocesi). • Come si aderisce e cosa occorre. • Per il collegamento è sufficiente una qualsiasi connessione ad Internet; • Richiesta indirizzi di e-mail su server CEI per gli utenti della Curia; • Richiesta certificato digitale su smart-card oppure su file; • Per i servizi opzionali di “notifica tramite SMS” e “tracciatura dell’invio e recapito e-mail” è necessario essere utenti abilitati della Intranet CEI-Diocesi. • Quanto costa. • La definizione di caselle di e-mail su server della CEI per uffici ed incaricati delle curie diocesane è gratuita. • Il rilascio di un certificato digitale su smart-card al Vescovo e ad un altro utente della diocesi è sempre gratuito. • L’importo di eventuali ulteriori certificati digitali per utenti diocesani è di circa 60 euro se su smart-card, utile anche per l’accesso ad altri servizi della Intranet; sono gratuiti se definiti su file. • Le e-mail possono avere dominio su chiesacattolica (es. firenze.chiesacattolica.it) o un qualsiasi altro dominio a scelta (es. diocesifirenze.it). In entrambi i casi la diocesi non sostiene costi per la definizione e gestione di UN dominio. Eventuali ulteriori domini sono a pagamento (26 euro / anno cadauno). • Per il costo del servizio opzionale di “notifica tramite SMS”, si rimanda al listino completo dei servizi Intranet. Pag. 28

29. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum • Posta Elettronica su server CEI per le parrocchie di una diocesi. • A cosa serve. • E’ una risposta ad una esigenza concreta • Indirizzi “stabili” nel tempo • Affidabilità di comunicazione tra Curia e parrocchie • Indirizzo stabile nel tempo • Monitoraggio degli invii e ricezioni • Possibilità successiva di “certificati digitali” • Come si aderisce e cosa occorre. • Richiesta al Sicei o al Servizio Assistenza da parte del “delegato diocesano per la Intranet” • La diocesi può disporre di una qualsiasi connessione ad Internet, così come le parrocchie che utilizzano gli indirizzi di e-mail • Interfaccia web • 50 MB di spazio • Antivirus, Web Mail, Wap Mail, Anti-Spam, Forward/Aliases/Catch All (casella predefinita) • Sono esclusi i servizi di: server di backup, notifica via SMS, Trace Mail, Liste di distribuzione • Quanto costa. • Costi indicativi • 100 euro una tantum per l’attivazione del servizio da parte della Diocesi, che potrà così definire • e gestire le caselle e-mail per le proprie parrocchie • Canone annuo di circa 150 euro per ogni lotto di 50 caselle di e-mail assegnate dalla diocesi • alle parrocchie o altri propri utenti. • Per ulteriori dettagli si rimanda al listino completo dei servizi Pag. 29

30. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum La Intranet CEI-Diocesi. A cosa serve. Comunicare e cooperare in modo riservato ed affidabile Posta elettronica sicura ed ufficiale tra le diocesi e la CEI; Mailing-list; Rubriche di indirizzi; (Teleassistenza); (E-learning); Banca Dati completa dei Beni Culturali; Preparazione dei cd-rom con i Beni Culturali di ciascuna parrocchia; Condivisione di notizie, documenti, circolari, segnalazioni tra uffici CEI e curie; Rendiconti 8x1000; Smart card e firma elettronica. Come si aderisce e che cosa occorre. Vpn HW e SW Quanto costa. La e-mail su chiesacattolica.it, per il Vescovo e gli uffici e incaricati di Curia, è gratis; la smart-card è gratis per il Vescovo e UN incaricato; per altri utenti, il costo è di 60 euro cadauna; il Sw VPN è gratis; il “router aggiuntivo” ha un costo agevolato per la diocesi di 180 euro una tantum; Per ulteriori dettagli si rimanda al listino completo. Pag. 30

31. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum • INVENTARIAZIONE BENI CULTURALI (A; OA; AR; BIB; …) Beni Artistici Archivi Storici Censimento Chiese Biblioteche. Collaborazione con la Cei per: Soluzioni più ragionate Più economiche Utili a tutti Pag. 31

32. Un progetto informatico per la Diocesi: vademecum CENTRO SERVIZI DIOCESANO Gruppo di Acquisto Centrale Operativa Consulenza nel settore informatico, telefonico, contabile, Assistenza Tecnica, contabile, gestione e manutenzione degli archivi, inserimento dati. Pag. 32