Teoría y Sistemas Organizacionales

1. Teoría y Sistemas Organizacionales Plan borrador para ajustar a Pemex Gas Petroquímica Básica al Cambio (Proyecto Trasformación e Innovación de su Cadena de Valor) Maestro: Dr. Vicente Suárez ZendejasAlumno: Sergio López Pérez

2. I. Introducción II. Marco conceptual III. Proyecto TICV IV. Visión por Procesos V. Administración del cambio

3. Introducción El Plan de Negocios de PGPB identifica los objetivos estratégicos para alcanzar los estándares de rentabilidad, resultados y maximización de su valor. Adoptar las mejores prácticas de negocio y utilizar la nueva tecnología disponible en el mercado, son oportunidades con las que se puede responder a un entorno dinámico: Globalización de los mercados • Mayor liberalización del sector en el que participa • Demandas de mayor efectividad y transparencia en su relación con la comunidad - autoridades, proveedores, clientes y sus propios empleados • Medio ambiente y la seguridad Después de hacer un análisis profundo, se plantea instrumentar un proyecto para transformar y mejorar toda la cadena de valor de la empresa - desde la recepción del gas hasta la comercialización de sus productos -, basado en las mejores prácticas internacionales soportadas a través de la tecnología de SAP.

4. I. Introducción II. Marco conceptual III. Proyecto TICV IV. Visión por Procesos V. Administración del cambio

5. ¿Qué es la cadena de valor? Pemex Gas Pemex Clientes Producción Transporte Comercialización Proveedores Distribuidores Clientes Procesos de soporte Es un grupo de compañías que trabajan juntas para satisfacer las necesidades del mercado, de productos o servicios específicos, creando y entregando este valor al cliente final. Integra el conjunto de pasos y eventos que se realizan para crear un valor. Proceso integrado, coordinado y eficiente más allá de las fronteras de la empresa. Flexibilidad para cubrir las necesidades cambiantes de los clientes. También se le conoce como cadena de suministro.

6. 1 Actividad en sistema integrado 1.1 Actividad NUEVA 2 Actividad en sistema integrado 3 Actividad eliminada 4 Actividad en sistema integrado 5 Actividad en sistema integrado 6 Actividad en sistema integrado Eficientando la cadena de valor Actividades dentro de una cadena de valor Proveedores Pemex Gas Clientes 1 Actividad manual 2 Actividad en sistema no integrado 3 Actividad que no agrega valor 4 Actividad en sistema integrado 5 Actividad en sistema no integrado 6 Actividad manual Sólo se deben incluir las actividades que agregan valor. Se obtiene mayor eficiencia, reduciendo tiempo y costos de las operaciones. Se debe monitorear y medir la ejecución de la cadena de valor. Cambiar la manera de ver a los clientes y proveedores.

7. Evolución de los sistemas Procesos y sistemas multi-empresa Objetivos de negocio comunes Información compartida en un flujo continuo Colaboraciones automatizadas e interactivas Reinvención del negocio Procesos y sistemas que cruzan funciones Sistemas integrados en tiempo real Interacciones uno a uno Interfases integradas Soluciones de comercio electrónico con enfoque funcional Sistemas con información diferente Intefases externas no integradas Sistemas independientes Comunicación manual e ineficiente Recaptura de información interna ETAPA UNO Sistemas desconectados ETAPA DOS Interfases internas y externas ETAPA TRES Integración interna e integración externa limitada ETAPA CUATRO Integración y colaboración multiempresas Con el proyecto TICV, Pemex Gas evolucionará hacia la tercera y cuarta etapa

8. Evolución de los sistemas Etapa Uno. Inicialmente las empresas tenían sistemas independientes para cada función aislada. Etapa Dos. Después se desarrollaron interfases que enviaban información de un sistema a otro, dentro de las empresas y hacia afuera. En Pemex Gas tenía diversos sistemas entre los cuales se construyeron interfases. Etapa Tres. En la etapa siguiente se da una integración interna y una integración hacia afuera limitada. Los sistemas están integrados y manejan información en tiempo real. Etapa Cuatro. Finalmente los procesos se ven considerando no sólo una empresa, sino que se incluyen a todas las empresas que trabajan juntas en un proceso, al grado de que las empresas comparten objetivos de negocio comunes. Comparten la información de manera continua, no solo dentro de la empresa, sino también hacia afuera.

9. ¿Como hacer más eficiente la cadena de valor? Las empresas atraviesan diferentes etapas para construir una cadena de valor. Integración • Tener una visión completa del proceso extendido. • Los procesos y su información son visibles a través de la cadena, primero dentro de la empresa y después hacia fuera. • Promover el compartir toda la información posible que permita, a los diferentes miembros de la cadena, tomar mejores decisiones. • Incrementar la velocidad para accesar y distribuir información rápidamente a través de la cadena. Colaboración • La colaboración eficiente es la habilidad de intercambiar información cerca del tiempo real. • Involucrar a otras entidades en el proceso, tales como proveedores y clientes.

10. I. Introducción II. Marco conceptual III. Proyecto TICV IV. Visión por Procesos V. Administración del cambio

11. El Proyecto TICV Pemex Gas buscara fortalecer su cadena de valor, incorporando innovaciones tecnológicas y transformando la solución actual de negocios, soportada por el sistema empresarial SAP. El proyecto TICV permitirá optimizar los procesos de la cadena de valor identificando aquellas actividades que no aportan valor, eliminando o simplificando las tareas, dentro del marco normativo que regula la actividad empresarial de PGPB.

12. Objetivos del proyecto • Complementar la actual solución de negocios de Pemex Gas, mediante el rediseño y la automatización de los procesos de la cadena de valor para contar con una solución de negocios eficiente, que apoye los objetivos estratégicos y operativos de la empresa, incorporando mayor control y transparencia en su cadena de valor. • Proporcionar las herramientas para que la toma de decisiones se pueda realizar en el momento (tiempo real). • Contar con una plataforma de negocios integrada, que disminuya y automatice las interfases, reduciendo el costo total de pertenencia de los sistemas.

13. Beneficios • Conocer los procesos de los cuales cada empleado forma parte. • Eficientar los procesos de la empresa y aportar valor adicional, logrando así reducir los tiempos del proceso y disminuir los costos. • Satisfacer mejor las necesidades de los clientes. • Tener una mayor visibilidad de información de calidad dentro de la empresa y hacia fuera, dando a las personas las herramientas que necesitan para tomar acciones efectivas. • Crear un ambiente de apertura, colaboración y transparencia hacia el interior y exterior del organismo. • Favorecer que el capital humano esté asignado a tareas que generen un mayor valor agregado, eliminando actividades que no agregan valor y transfiriendo tareas rutinarias y manuales al nuevo sistema.

14. Roles en el proyecto Cargo Rol Descripción Patrocinador Director General Patrocinar el proyecto en toda la organización Comité Directivo Director General / Subdirectores Gerente de Proyecto Apoyar al Gerente del Proyecto para alcanzar los objetivos establecidos Administrador del Cambio Subdirector de Planeación Dirigir las estrategias de comunicación y transformación en Pemex Gas Dueños de Procesos Subdirectores / Gerentes de líneas de negocio Aprobar los nuevos procesos de negocio y los entregables del proyecto Gerente de Proyecto Gerente Centro de Competencia Dirigir la estrategia de implementación integral del proyecto Enlaces Subdirecciones / Líderes del cambio Gerentes / Subgerentes de líneas de negocio Facilitar la comunicación entre las líneas de negocio y el equipo de proyecto para la toma de decisiones Líderes de Integración Líderes Técnicos CC Coordinar la integración con todas las áreas funcionales y con los sistemas externos Líderes de Equipo Líderes Especialistas de las líneas de negocio Asegurar que los objetivos de negocio están siendo alcanzados por el equipo de proyecto

15. Metodología del proyecto En la primera fase se realiza la planeación inicial y se da inicio al proyecto Los nuevos procesos entran en operación, se da soporte a las nuevas operaciones y el proyecto termina En la tercera fase se configura el sistema, se desarrollan programas e interfases y se hacen las pruebas del sistema Preparación Preparación del Proyecto Arranque de Operaciones y Soporte Final Planos del negocio Realización En la cuarta fase se hacen los preparativos para entrar en operación, aquí es donde se dará el entrenamiento En esta fase se definen los nuevos procesos y se prepara el sistema de desarrollo

16. Plan de trabajo Prep Arranque Realización Planos de Negocio Transformación e Innovación Prep Arranque Planos de negocio Realización SRM Inicio 3. Arranque operaciones 1. Arranque operaciones I Entrega Licencias 2. Arranque operaciones II Entrega Licencias Soporte Post implementación Preparación Del Proyecto 1 Prep Arranque APO TSW Planos de Negocio Realización 2 3 Sep 03 Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abri Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic May Ene

17. I. Introducción II. Marco conceptual III. Proyecto TICV IV. Visión por Procesos V. Administración del cambio

18. Estrategia orientada a procesos de negocio El enfoque por procesos sigue el flujo de la información y los diferentes eventos de la cadena de valor, que atraviesa las diferentes áreas de la empresa. Presente Futuro PROCESOS DE NEGOCIO Producción Finanzas Transporte Comercialización Cuentas X Cobrar Cuentas X Pagar Fiscal Contabilidad MANTENIMIENTO FINANZAS SEGURIDAD SUMINISTRO Enfoque vertical Enfoque de procesos

19. Planeación Contratación bienes, obras y servicios Recursos humanos Ingresos Egresos Información financiera Administración de inventarios Control patrimonial Administración patrimonial y adquisición inmobiliaria Procesos de Pemex Gas Se definieron los 19 principales procesos actuales de la empresa a un nivel macro que cubren toda la cadena de valor, como punto de partida para su análisis y la asignación de los especialistas al proyecto. Clientes Operación Comercialización gas natural Comercialización gas licuado y PB Transporte gas natural Transporte gas licuado Primarios Proyectos Soporte técnico Soporte a instalaciones Mantenimiento sistema de transporte por ducto Seguridad, salud y medio ambiente Soporte Administrativos Proveedores

20. Visión por proceso • Se estudiaron los procesos de Pemex Gas a la luz de las mejores prácticas de la industria del petróleo y gas y se definieron los procesos que deberá cubrir el proyecto TICV. • Con este modelo, se enfocará en agregar valor a cada uno de los pasos dentro de cada uno de los procesos y eliminar aquellos que no den ningún valor agregado, creando así una organización horizontal y por procesos, lo que permitirá reducir costos y tiempos, así como incrementar la motivación y la participación del personal.

21. Macro-procesos que considerará en el proyecto TICV Futuro Suministro Planeáción Mantenimiento Seguridad Rec Humanos Finanzas Contabilidad y Costos Producción Transporte Procesos de Soporte Comercialización Procesos Primarios

22. ¿Como el proyecto TICV apoya los procesos? • A partir de esta definición, se identificaran las soluciones para eficientar los procesos de Pemex Gas, definiendo así las principales iniciativas el proyecto TICV con los módulos del sistema empresarial SAP a implantar, donde un módulo puede apoyar uno o más procesos de la empresa. • Tomando como base las soluciones ya implementadas con SAP, el proyecto Transformará módulos de SAP ya existentes, agregando nueva funcionalidad, e Innovará implementando nuevas soluciones integradas de SAP que apoyan los procesos de Pemex Gas.

23. I. Introducción II. Marco conceptual III. Proyecto TICV IV. Visión por Procesos V. Administración del cambio

24. Administración del cambio Posiblitar Involucrar Convencer Clarificar Informar Intensidad del proceso Tiempo Conocimiento en los ojos ”!Ahora sabemos de lo que se trata!“ Entender en la mente ”!Necesitamos hacerlo!“ Aceptar en el corazón ”!Esto es necesario y debemos apoyarlo!“ Compromiso en comportamiento ”Es de mi interés “ Implementar con acciones ”Lo practicaré activamente en mis tareas diarias.“ Objetivo: Maximizar la efectividad, eficiencia y aceptación del proyecto en tiempo, presupuesto y alcance, contribuyendo significativamente a los objetivos globales del proyecto. La administración del cambio dará apoyo a la implementación del proyecto en PGPB. Se nombrarán lideres del cambio para apoyar la transformación dentro de las subdirecciones, así como el patrocinio, la comunicación y retroalimentación entre el proyecto y las subdirecciones.