Planarbeid og forberedelser Risiko- og sikkerhetsanalyse
Olsenbanden 1 Operasjon Egon del 1
Har du en plan B? • Tenk gjennom hva som kan gå galt – før det skjer! • Ta utgangspunkt i oppgavene og finn alternative løsninger • Liten, enkelt plan kan være bra nok • Valgforum har ingen fasit, men vi kan sette i gang noen tankeprosesser og komme med noen tips
Beredskapsplan valg 2009 Beredskapsplan valg 2009 – eksempel på plan
Sentralt personell • Sitter mye av kompetansen hos én person? • Kompetanseoverføring, back-up • Beskrivelser av oppgaver, rutiner. • Er du ny: Få det ned på papiret!! Spør og grav, gjør intervjuer av ”gamle” valgpersoner. Hvem andre kan du kontakte for å spørre? Skaff et nettverk. Valgforum. • Skriv notater, gule lapper og samle til dokumenter
Øvrig personell • Rekrutteringsproblemer, forfall til forhåndsstemmemottak og valgting • Reservepool, reallokering andre valglokaler • Gode rutiner for å melde fra • Uegnede medarbeidere • Bedre dialog med gruppelederne ved rekruttering • Varsle sekretariatet • Finne andre oppgaver eller avskjedige
Truende velgere • Stemmestedsansvarlig håndterer • Politiet varsles ved behov • Nødnummer inn i instruksene
Brann • Brann i forhåndsstemmemottak, valglokale eller der stemmesedler oppbevares • Stemmestedsansvarlig gjør seg kjent med brannrutine og rømningsveier • Sikre urner, stempler • Varsle brannvesen • Varsle valgstyret • Henvise til reservelokale eller nærmeste valglokale • Nok stemmesedler
Strømbrudd • Forhåndstemmer • Manuell rutine for registrering • Alternativ belysning • Flytte til annet lokale • Valgting • Alternativ belysning • Flytte til annet lokale • Henvise til annet lokale (fremmede stenmmer) • Reservelokale
Manntallet • Merk tidsfrister • Behandling av søknader, utarbeide rutine, opplæring • Avkryssingsmanntallet uteblir • Pdf-fil til egen utskrift • Reservemanntall fra tidligere i uka
Stemmesedler • Utarbeide rutiner • Bestilling, mottak og oppbevaring • Kontroll av stemmesedler i avlukkene • Forsegling av urner • Tømming av urner • Transport av stemmesedler • Tap av stemmesedler • Bytting av stemmesedler til skanning • Oppbevaring
Stempler • Utarbeide sikkerhetsrutine. • Kontroll av stempler ut og inn • Stempler skal ikke finnes i lokalet når urnene åpnes • Hva gjør vi med gamle stempler? Arkivere eller destruere?
Materiell • Beredskapslager konvolutter, stemmesedler og rekvisita • Transportberedskap • Telefonnummer til fylket hvis du må ha ekstraforsendelse av stemmesedler
Valgnattrapportering til SSB • Lag en skriftlig rutine • Rapporteringstidspunkter • Mobiltelefon skal ikke følge person • Passord tilgjengelig • Back up • Sametingsvalget
Telling og valgoppgjør • Elektronisk opptelling • Opplæring, testing og trening • Krav om tilstedeværelse i avtalen med leverandør betyr ikke at ansvaret er overlatt til leverandøren • De kan også bli syke… • Noen erfaringer vi kan dele? • Kan vi stikking? Manuell opptelling kandidater • Noe gammelt vi bare har hørt om • Behov for kurs? • Inngå avtaler med kommuner, fylkeskommuner
Møtebøker • Feil og mangler ved innlevering av stemmestyrets møtebok • God opplæring • Gjennomgås med møtebokkyndig person • Problemer med utfylling valgstyrets møtebok • Vær to om oppgaven • Øvelse gjør mester • Hvordan forklare avvik • Leverandørens beredskapstelefon • Har jeg andre som kan hjelpe meg?
Implementasjon av plan B • Nedfelles i instrukser • Gjøres kjent gjennom opplæring • Valgstyret orienteres om plan B, tydeliggjøre valgstyrets ansvar • Det vil føles trygt!
Informasjon og kommunikasjon • Kommunikasjon med valglokalene • Gruppe sms • Rutine for varsling hvis uventede situasjoner oppstår. Kontakt • Valgstyrets leder • Valgsekretariat mm • Presse/mediaVarsling, henvendelser videreformidles til informasjonssjef, valgstyrets leder
Til slutt • Alt kan ikke planlegges, men • Mye kan tenkes igjennom på forhånd • Hold holdet kaldt og • Be om ekstra tid! • Ikke stress!
