1. IHR – Studier EVU -ISP 14.9.2011

2. Bakgrunn for IHR • Strategisk plan: “Universitetet i Oslo skal forvalte sine samlede ressurser offensivt, slik at de bidrar til å understøtte kjerneaktiviteten.” • ”…administrative oppgaver skal sees mer i sammenheng, og kompetanse skal utnyttes bedre på tvers av nivåer.” • Styrevedtak fra juni 2010:ber oss å utarbeide en plan som beskriver utvikling og dimensjonering av administrasjonen ved hele UiO

3. Hva vil vi med IHR? • Skape en kultur for kontinuerlig forbedring av UiOs administrative og tekniske tjenester • Øke UiOs interne økonomiske handlingsrom • Bruke en større andel av de samlede ressursene til primærvirksomheten: forskning og utdanning • Skape en mer tilfredsstillende arbeidsdag for ansatte og studenter

4. Arbeid med andre mindre tiltak Etter- og videreutdanning: Mål: kartlegge ressursbruk i ulike org. modeller Kartlegging foretatt, redesign gjenstår

5. Gevinstpotensiale for ulike brukergrupper Mindre tiltak Studenter Prioriterte områder Innpassing/ godkjenning Student-mobilitet EVU Admin undervisning Lokalopptak Rombooking Eksamen Opptak SFB Admin. ansatte Vit. ansatte Studie-kvalitetsrapport

6. Prosessforbedring • forbedre kvaliteten • redusere bortkastet tid • redusere gjennomsnittstiden fra en oppgave starter til sluttresultatet foreligger • redusere total ressursbruk • mer fornøyde medarbeidere

7. Kartleggingen viser (1) • Samtlige emne/kurs i datagrunnlaget viser et positivt kostnadsbortfall for ISP ved å flytte administrasjon fra ISP (modell 1) over til UiO:V (modell 2). • Stor varians i omfang av administrasjon av de forskjellige kursene • En del arbeid i å administrativt planlegge kurs som aldri blir gjennomført

8. Kartleggingen viser (2) • Stor mengde arbeid som kan flyttes fra ISP over til UiO:V, men noen oppgaver må beholdes • Bør utføres prosessforbedringer hvis sentralisering skal kunne medføre kostnadsbesparelse på aggregert nivå • Overproduksjon, uhensiktsmessig prosess og feil • Uklarhet i når og hvordan det tas avgjørelser om å kjøre EVU emne/kurs. Disse uklarheter bidrar til økte kostnader når en avgjørelse er for dårlig begrunnet.

9. Allokering av oppgaver til UiO:V? • Det kan være en fare eller uro for at økt avstand til tjenesteleverandøren fører til dårligere tjenestekvalitet • Sentralisering av EVU tjenesten vil synliggjøre og forbedre beslutningsprosessen på grunn av mer formaliserte arbeidsprosesser. • UiO:V har bedre verktøy for å vurdere kursets markedspotensial og er dermed bedre rustet til å sikre gode økonomiske beslutninger. • Anerkjent god kvalitet og reell opplevd tilgjengelighet

10. Reelt kostnadsbortfall ved nåværende aktivitetsnivå «Flytting av EVU tjenesten fra ISP inn til UiO:V med samme omfang av EVU aktiviteter vil medføre et kostnadsbortfall for ISP på i gjennomsnitt cirka 350.000 tusen kroner per år.»

11. Muligheter • Gir et organisatorisk og økonomisk handlingsrom • Bedret ressursutnyttelse • Mindre risikoutsatt drift ved turn-over etc • Møter UiOs strategiske målsettinger • Økt medarbeidertilfredshet • Økt kvalitet

12. Anbefalinger • Flytt mest mulig til UiO:V • Lag en endret arbeidsflyt • Spesifiser kursene mer før igangsettelse • Gjennomgå beslutningsstrukturene • Motiver til faglig engasjement og forankring i styrende fora • Ivareta kundenes opplevelse av tilhørighet til fagmiljøet • Strategisk profil for EVU-arbeidet forankret i instituttets strategi