SISTEM AUDIT SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL PERGURUAN TINGGI

1. SISTEM AUDIT SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL PERGURUAN TINGGI Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya 2011

2. Tahap Audit • Audit Sistem: Auditterhadapkecukupanorganisasipenjaminanmutudandokumenmutuuntukmemenuhipersyaratanstandarsistem audit mutu. • Audit Kinerja: Audit pada implementasi sistem penjaminan mutu yang telah ditetapkan/dijanjikan:Pemenuhan terhadap standar mutu dan kepuasan pelanggan.

3. Metode Audit • Desk Evaluation: Review dokumen, dilakukan di kantor oleh masing-masing auditor. • Visitasi: Wawancara dan observasi langsung, dilakukan di tempat auditee Audit sistem dan kinerja bisadilakukan dengan deskevaluation dan visitasi, atau bisa juga dilakukan hanya di deskevaluation atau visitasi.

4. A udit Dilakukan Audit Internal: AIM = Audit Internal Mutu (dilakukan secara internal duaatau satu tahun sekali). Dilakukan Audit Eksternal: Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Dilakukan empat tahun sekali, sesuai masa habisnya akreditasi, khusus untuk UKPA. ISO (dilakukan dua atau satu tahun sekali oleh badan sertifikasi ISO, baik UKPA maupun UKPPA).

5. Siklus Audit InternalMutu (AIM) Menentukan kebijakan AIM LAPORAN AUDIT Menentukan kajiulang kebijakan Jadwal Audit (Visitasi) REKTOR 1 PJM&SPI 3 Perencanaan Audit Tentukan Tujuan Audit 2 10 Membentuk Tim Audit 4 9 Tim Audit Audit Kinerja 5 Audit Sistem 8 Melaksanakan Audit Lapangan Kajiulang Dokumen dan Persiapan checklist 7 6 Rapat Tim Audit

6. MEKANISME AIM PJM-SPI menyusun Tim AIM SK Rektortentang Tim AIM 1 2 3 Menugaskan PJM-SPI REKTOR 4 6 5 Tim AIMmelaporkanhasil audit keRektormelalui PJM-SPI Tim AIMmelaksanakan audit 7 Kajur/KaPSuntukmemperbaikiKinerjasesuai target indikator yang dijanjikan 9 PermintaanTindakanKoreksi Dekan/ Ketua Program Berlanjutpadasiklusberikutnya 8

7. Bagaimana Langkah Kita untuk Menjalankan Audit Internal Mutu (AIM) ? 1. Menyusunorganisasi AIM. 2. Membuat dokumen audit. 3.Melakukan AIM. (satu siklus penjaminan mutu)

8. Organisasi AIM • Audit internal mutu di bawah kendali Rektor. • Tim AIM dibentuk berdasarkan surat tugas Rektor dengan masa kerja satu periode audit. • Ketua, sekretarisdananggotatim AIM harusmemenuhipersyaratanstandarkompetensi auditor.

9. 2. Dokumen AUDIT 1. Manual Prosedur Pelaksanaan Audit Internal Mutu (AIM) 2. MP Penilaian Kinerja untuk UKPA 3. MP Penilaian Kinerja untuk UKPPA 4. Instruksi Kerja (IK) 5. Borang Kinerja Unv./Fak./Prog. 6. Borang Kinerja Jur./PS

10. 3. Melakukan Audit Internal Mutu TahapanAudit: 1. Audit Sistem 2. Audit Kinerja

11. PERISTILAHANDALAM AUDIT • Auditor:seorang yang memilikikualifikasiuntukmenjalankan audit mutu. • Teraudit:suatuorganisasi yang diaudit, disebutjugaauditee. • Klien:seseorangatauorganisasi yang meminta audit. • Temuan:pernyataan yang berisifakta yang dicatatselama audit dandidukungdenganbukti-buktiobyektif. • Bukti-buktiobyektif: • Catatan/dokumenbersifatkualitatifataupunkuantitatif. • Pernyataanrespondententang: faktamutupelayanan, eksistensidanimplementasielemen-elemensistemmutu.

12. Tanggung Jawab Auditor Menyiapkan perencanaan audit Membuat laporan audit

13. Tanggung Jawab Auditee Menginformasikan sasaran audit Menginformasikan kepada auditor aktivitas/proses dibawahnya Menyediakan sumber daya untuk kelancaran audit (ISO 9001:2008)

14. K T S KeTidakSesuaianatauKetidakpatuhan Tidakmemenuhipersyaratan yang ditentukan

15. O B Observasi Temuan yang menunjukkanketidakcukupanterhadappersyaratan yang memerlukanpenyempurnaan

16. Kriteria KTS • KTS yang berpengaruh besar terhadap mutu produk/pelayanan. • KTS yang menyebabkan risiko kehilangan konsumen. • KTS yang mengancam sertifikasi atau registrasi. • KTS yang merupakan ancaman terhadap kegiatan atau para pelaksana dalam organisasi. • KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi mutu produk/pelayanan. • KTS yang mudah diralat. • KTS yang tidak menghambat sertifikasi/ registrasi.

17. Contoh KTS • Tidak tersedia prosedur terdokumentasi yang diperlukan untuk meninjau kontrak atau perancangan. • Laporan audit internal tentang kelemahan sistem dibiarkan tanpa adanya bukti tindak lanjut. • Sejumlah besar piranti pengukuran dan standar tidak dikalibrasi secara mutakhir. • Perubahan pokok prosedur/perencanaan yang dilakukan secara tidak resmi dan tanpa persetujuan.

18. Contoh KTS • Instrumen yang tidak memuat tanggal kalibrasi. • Tindak lanjut yang masih dalam proses tetapi sudah termuat dalam laporan tindakan koreksi audit internal. • Catatan yang kurang lengkap dari kajiulang kontrak atau rancangan. • Ketidaklengkapan dokumentasi peningkatan pengalaman pelatihan.

19. Ketidaksesuaian butuhTINDAKAN KOREKSI

20. P T K PermintaanTindakanKoreksi Permintaan perbaikan oleh manajemen kepada auditee atas dasar laporan audit agar auditee memperbaiki KTS atau penyebab KTS

21. TindakanKoreksi Definisi Tindakan yang diambil untuk meniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian, cacat, atau hal-hal lain yang tidak diinginkan, sehingga dapat mencegah pengulangan hal-hal di atas untuk mengarah pada peningkatan mutu secara berkelanjutan.

22. TindakanKoreksi • Mengidentifikasiakarmasalahdari KTS. • Menganalisissemuapenyebabterjadinya KTS. • Memilihmetode yang sesuaiuntukperbaikandanmencegahpengulangan KTS. • Menerapkanlangkahpengendalian. • Mendokumentasitindakankoreksi yang dilaksanakan.

23. Tugas Auditor dalamhal KTS • Mengidentifikasi KTS (mengapaterdapatketidaksesuaiandenganstandar yang diacu). • Menjelaskan KTS kepadaauditee. • Menyepakatitanggalpenyelesaianperbaikan KTS (biasanyatidaklebih 4 minggusetelahdiaudit). TugasAuditeedalamhal KTS • Memahami KTS secara rinci. • Menimbang seberapa berat KTS dan tanggal penyelesaiannya (lama/durasi penyelesaian). • Melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan.

24. DistribusiLaporan Audit • Pimpinanpuncakteraudit (Rektor, Dekan, KetuaJurusan/Program Studi). • Auditor danteraudit. • Mereka yang bertanggungjawabatastindakankoreksi.

25. KajiUlangManajemen (Management Review) • Melibatkansistemmutuorganisasi yang menunjukkanadanyakepemimpinandankomitmenmanajemenpuncak (PimpinanUniversitas, Fakultas, Jurusan/PS, PJM dan SPI). • TujuanKajiulangManajemen: • Memfokuskanpadakebijakandantujuanmanajemenpuncakdalamsistemmutu. • Mencaricara-carauntukmeningkatkanmutu. • Mengkajiulangkomitmenterhadapsumberdayadanfasilitas. • Menilaiefisiensisistemmutu.

26. Terima kasih