Instructivo Venta de Giros Postales Nacionales Código del Instructivo

1. Instructivo Venta de Giros Postales NacionalesCódigo del Instructivo Fecha de Revisión: 2011-08-29

2. 1.Objetivo Describir el procedimiento que el asesor de ventas debe realizar en cada Punto de Atención Deprisa habilitado para la venta de Giros Postales Nacionales, uno de los Servicios Conexos ofrecidos por la red. Así mismo se describe el procedimiento de almacenamiento electrónico de la información de la venta.

3. 2.Alcance Este instructivo describe el procedimiento que el asesor de ventas debe seguir para la venta de Giros Postales Nacionales en los puntos de atención habilitados para la venta del servicio. La venta de este servicio solo podrá realizarse por medio del acceso web a la plataforma de MovilRed. Si el asesor no cuenta con un usuario habilitado para el acceso al sistema o con conexión a Internet en el Punto de Atención la venta no podrá realizarse. • El instructivo describe paso a paso las acciones que el asesor debe seguir para realizar exitosamente el Envió, Pago, y Cambio de datos de un Giro Postal Nacional. El asesor debe tener mucho cuidado en el proceso de venta y en la confirmación de la transacción, pues todas las transacciones exitosas serán registradas como venta en el Punto de Atención y automáticamente se registrarán en el movimiento diario de ventas.

4. Venta de Giros Postales Nacionales Recuerda las tres acciones que puedes realizar en el servicio de Giros Postales Nacionales: Enviar un Giro: Cuando un cliente quiere enviar un Giro a un destino que cubre la red. Pagar un Giro: Cuando un Cliente quiere reclamar un giro que se recibió en algún punto de la red. Y el Punto de Atención cuenta con el dinero disponible para pagarlo. 3. Cambio de datos de un Giro: Cuando el Cliente necesita cambiar el Destino o el Destinatario del Giro. También cuando el cliente requiere la devolución de su dinero, y no hacer efectivo la entrega de dinero al destinatario.

5. Plataforma MovilRed Por medio de la siguiente dirección web: www.movilred.co/canal

6. Sigue los siguientes pasos: Plataforma MovilRed Clic en la opción giros

7. Opciones de la Pestaña de Giros Nacionales Al seleccionar la pestaña de giros encontraras 6 opciones: 1. Envió: cuando necesites enviar un giro, 2. Pago: Cuando necesites pagar un giro, 3. Cambio de Datos, en esta opción podrás seleccionar un giro especifico al que necesites cambiarle los datos ( recuerda que para devolver un giro debemos cambiar los datos del beneficiario por los del mismo remitente y esperar que MovilRed lo apruebe. 4 Solicitudes : En esta opción podrás ver el estado de las solicitudes de cambios de datos que debe aprobar MovilRed, en esta pestaña podrás ver si MovilRed ya las aprobó. 5. Regeneración de Facturas: en esta opción podrás reimprimir facturas o también ordenes de pago, 6. Reportes : encontraras los reportes correspondientes a Giros.

8. Envío de un Giro Postal

9. Pasos para enviar GIROS Siempre recuerda los pasos para enviar un GIRO en el sistema MovilRed: Registrar el valor Seleccionar siempre “Punto Libre”, una vez se haya verificado que el destino lo cubre la red en el archivo de cobertura Ingresar los Datos del Remitente y Beneficiario Incluir Mensaje si el Cliente lo desea Confirmar datos del giro Imprimir Factura y entregarla al cliente NOTA: Recuerda que para enviar un Giro de Dinero, el asesor debe solicitar al Cliente el documento original de identificación : Solo son aceptados: Cedula de Ciudadanía (no son validas contraseñas), Cedula de Extranjería ( En caso de ser un Extranjero). Para Personas Jurídicas se debe presentar la Cámara de Comercio Original o Copia no mayor a 90 días y el que envía el Giro en este caso debe ser el Representante Legal el cual debe presentar su documento de Identificación Original ( En caso de no presentarse el Representante Legal puede hacerlo otra persona siempre y cuando presente la Autorización a Tercero para Envió de Giros Postales)

10. OPCION 1: Enviar Giros Clic en la opción Envío

11. Seleccionar VALOR SIN FLETE o VALOR CON FLETE Seleccionamos esta opción, cuando el cliente solicita el valor del flete aparte El monto son $100.000 y el cliente requiere el valor del flete incluido. El asesor solicita el $100.000, el destinatario recibe $94.000 El monto son $100.000 y el cliente requiere el flete aparte. El asesor solicita el $106.000, para que el destinatario reciba $100.000 Seleccionamos esta opción, cuando el cliente solicita el valor del flete incluido dentro del giro Veamos un Ejemplo Veamos un ejemplo Clic en notificación, si el cliente requiere que vía mensaje de texto, llegue confirmación y código de giro al beneficiario

12. Registrar el Valor Una vez ingresado el valor según lo solicitado por el cliente, el asesor verifica y selecciona la opción aplicar

13. OPCIÓN 2: Selección Punto de Venta Destino En esta opción, se podrá seleccionar un punto de venta, donde el cliente desee enviar el dinero. Aunque el destinatario podrá recibirlo en cualquier punto de la Red Móvil

14. Seleccionar GIRO LIBRE Recuerda que una de las ventajas de la red es que los giros son libres, es decir que no es necesario seleccionar el destino o el punto donde se recogerá el giro , para esto debes siempre dejar la opción en el recuadro cadena de GIRO LIBRE. Y oprimir la opción seleccionar de esta manera no necesitas ingresar ni la ciudad ni el punto de destino. Pero recuerda que antes de vender el giro debes verificar que en ese destino exista un punto disponible MovilRed, esta información siempre la debe tener a la mano el asesor en el plegable informativo que se les entregara o en la pagina web www.movilred.co. Si el destino que el cliente necesita podrás vender el giro para esto solo selecciona GIRO LIBRE

15. Remitente / Beneficiario Diligencie los datos completos del Beneficiario en el sistema Diligencie los datos completos del Remitente en el sistema Clic Validar

16. Autocompletar campos de datos históricos Al ingresar la cedula del remitente si el cliente ya ha utilizado la red, el sistema guarda la información de los beneficiarios asociados al cliente, por lo que podrás seleccionar el beneficiario si se repite para ese giro, esto te ayudara a autocompletar la información de las personas y así ahorrar tiempo, si por el contrario el cliente desea enviar el giro a otro beneficiario entonces selecciona la opción “Otro Destinatario” y llena todos los datos, Recuerda siempre verificar muy bien los datos antes de enviar el giro

17. Remitente / Beneficiario Incluir cedula del beneficiario, una vez ingresada clic Aceptar

18. Encuesta SARLAFT Si observas una situación de las mencionadas en la encuesta clic ACEPTAR Si no observas una situación inusual selecciona la opción OMITIR

19. Enviar Mensaje Clic Aceptar Digita el mensaje solicitado por el cliente Clic si el cliente desea enviar un mensaje al beneficiario. Selecciona el operador del celular relacionado en los datos del beneficiario .

20. Confirmación del Giro Clic confirmar datos Clic cambiar dato

21. Cambiar Dato - Regresar Selecciona la pestaña a modificar

22. Cambiar Dato - Regresar Clic confirmar datos

23. Cambiar Dato - Regresar Clic confirmación del giro

24. Factura para Imprimir Debes tener en cuenta: Entregar Copia al Cliente; recordarle que deberá conservarla para cualquier reclamación Agradecer al cliente por usar el servicio de giros y recordarle que el beneficiario deberá presentar su documento de identificación al momento de reclamar un Giro Código para reclamar Giro

25. Pago de un Giro Postal

26. Pasos para pagar GIROS: Siempre recuerda los pasos para pagar un GIRO en el sistema MovilRed: (Recuerda siempre revisar si el Punto de Venta cuenta con el dinero disponible). Búsqueda de Beneficiarios Seleccionar el Giro Pendiente según Código de Proceso Si es necesario seleccionar alguna o algunas opciones de la encuesta SARLAFT Generar Pago Imprimir 2 copias del comprobante de pago al cliente Pedir firma y huella al cliente en el comprobante de pago Guardar copia del comprobante, firmado por el cliente NOTA : Recuerda que para enviar un Giro de Dinero, el asesor debe solicitar al Cliente el documento original de identificación : Solo son aceptados: Cedula de Ciudadanía (no son validas contraseñas), Cedula de Extranjería ( En caso de ser un Extranjero). Para Personas Jurídicas se debe presentar la Cámara de Comercio Original o Copia no mayor a 90 días y el que recibe el Giro en este caso debe ser el Representante Legal el cual debe presentar su documento de Identificación Original ( En caso de no presentarse el Representante Legal puede hacerlo otra persona siempre y cuando presente una Autorización a Tercero para Pago de Giros Postales) También se le debe pedir al cliente el Código de Proceso que se encuentra en la factura del remitente, este Código pudo haberlo recibido el cliente que reclama el giro en un mensaje de texto al numero de celular que el remitente haya registrado.

27. Tiempo para Pagar un Giro El Punto de Venta debe revisar primero si cuenta con el dinero disponible para cancelar el valor del Giro. De no contar con el Dinero Disponible, por favor comunicarse de inmediato con la línea de Atención de MovilRed para que ellos le indiquen donde direccionar al cliente para reclamar su Dinero. Importante: Recuerda que debemos en lo posible cancelarle de inmediato el valor del Giro al Cliente ; Sin embargo por Ley tenemos 3 DIAS para pagar al Cliente su dinero.

28. OPCION 2: Pago Giros Clic en la opción Pago

29. Beneficiario Reclama Giro El Beneficiario debe presentar documento de identificación para reclamar el giro Diligencia los datos Código entregado al cliente en la factura

30. Verificación Beneficiario - Giro El sistema regresará al inicio Si observas una operación inusual y debes reportarla en la encuesta Pagar el Giro Cancelar el proceso Verificar información Slide 22

31. Generar Pago Confirmar pago, Verifica nuevamente la información Realizar el Pago

32. Transacción Exitosa Clic Aceptar

33. Factura para Imprimir 2 Copias Entregar Copia al Cliente Agradecer al cliente por usar el servicio de giros. La copia debe ser archivada por el Punto de Venta Huella del Cliente Firma del Cliente

34. Cambio de datos de un Giro Postal

35. Pasos para el cambio de datos de GIROS Siempre recuerda los pasos para cambiar los datos de un GIRO en el sistema MovilRed: Búsqueda de Giros para cambio de Destino o Destinatario Modificar la información de Destino o Destinatario Guardar cambio Autorización de MovilRed Esta opción se utiliza para devolver el giro al cliente que lo envió, en este caso se debe cambiar el dato del beneficiario y esperar la aprobación por parte de las personas de MovilRed, y de esta forma devolver el dinero al remitente (el dinero de devuelve sin el flete, el flete si se cobra) Nota : Recuerda que el cambio de datos solo puede hacerlo el cliente que envió el giro y deberá presentar Solo los documentos aceptados: Cedula de Ciudadanía (no son validas contraseñas), Cedula de Extranjería ( En caso de ser un Extranjero). Para Personas Jurídicas se debe presentar la Cámara de Comercio Original o Copia no mayor a 90 días y el que envía el Giro en este caso debe ser el Representante Legal el cual debe presentar su documento de Identificación Original ( En caso de no presentarse el Representante Legal puede hacerlo otra persona siempre y cuando presente una Autorización a Tercero para Envió de Giros Postales) También se le debe pedir al cliente el Código de Proceso que se encuentra en la factura que le fue entregada al momento de enviar el giro.

36. OPCION 3: Cambio de datos

37. Giros – Cambio de datos Digitar información Clic Buscar

38. Cambio de datos – Información del Beneficiario Modificar Información beneficiario Clic Editar

39. Editar Información del Beneficiario Editar información requerida Clic Validar Clic Validar

40. Validar Información Editada Clic Aceptar

41. Proceso de Actualización Exitoso Este mensaje, confirma la actualización exitosa en el sistema El código de Aprobación sigue siendo el mismo una vez se realice el cambio de datos Todos los cambios son Aprobados por MovilRed quien se comunicará con el cliente para verificar el cambio de Datos.

42. Opción Solicitudes La opción Solicitudes recuerda que sirve para ver el estado de los giros a los cuales les has cambiado los datos y verificar si MovilRed ya los aprobó, ( recuerda que hasta que MovilRed no apruebe el cambio de datos no se podrá generar el pago del giro y devolver el dinero al cliente).

43. Generación de Reportes

44. Reportes Giros En la pestaña Reportes tendrás un reporte activo llamado Búsqueda de Giros, este reporte te permitirá ver el resumen de los giros enviados o pagados en una fecha especifica. Este podrá ser tu soporte para las operaciones realizadas. Continua en siguiente lamina…….

45. Reportes Giros Este reporte podrás consultarlo seleccionando los parámetros que desees o podrás dejar en blanco los campos y simplemente seleccionar el botón Seleccionar. Este reporte te mostrara todos los giros enviados y pagados en una fecha determinada. También te servirá para confirmar si el giro realmente se envió o se pago. O ver el estado de los giros enviados es decir validar si ya se pagaron.

46. Cuadre de Caja Siempre y en cualquier momento de tu sesión en MovilRed podrás ver un cuadro resumen del cuadre de caja diario que tienes según las operaciones realizadas, Este recuadro resumen es muy útil para tu control y verificación de operaciones este cuadro se encuentra siempre disponible desplegando la flecha en tu pantalla al lado derecho. Este cuadro lo actualizas seleccionado la ventana GIROS POR PAGAR o ULTIMAS RECARGAS , y al seleccionar TOTALES POR SERVICIO podrás observar tu Saldo de Caja.

47. MD CORREO y MD CONEXOS Recuerda que en el Servicio de Giros al pagar un Giro en varias ocasiones seguramente utilizaras dinero de la operación Courier , recuerda que debes indicar muy bien el monto utilizado y la persona encargada de generar el MD de Correo debe relacionar el valor del MD de Conexos que genera el Sistema. Ver el Instructivo Movimiento Diario Servicios Conexos

48. Consultas de Soporte en el sistema Tengo problemas para ingresar un nuevo rollo de papel a la impresora: Verificar con el Supervisor sino comunicarse con la línea de atención MovilRed 018000193060 en BOG 5895656 Tengo problemas para instalar la impresora: Verificar con el Supervisor sino comunicarse con la línea de atención de MovilRed 018000193060 en BOG 5895656 10. Como validar una transacción como exitosa : Con el reporte Búsqueda de Giro o buscándola con el numero de factura en el reporte Seguimiento del Giro. 5. El sistema no me permite hacer la transacción. Verificar los datos ingresados, si se ingresaron correctamente y no permite la transacción comunicarse con la línea de atención de MovilRed 018000193060 en BOG 5895656 • No puedo ingresar al sistema. Rta: Verificar los datos ingresados si no comunicarse con la línea de atención de MovilRed 018000193060 en BOG 5895656, si no me pueden solucionar el caso comunicarse con su supervisor y este a su vez notificar al analista comercial de casa Matriz. 3. Como consultar si ya me aprobaron la solicitud de devolver un Giro? Rta: Seleccionar en la Pestaña Giros la opción Solicitudes y observar el estado de la solicitud 13. Que hago cuando no tengo papel? Debes informar al supervisor , para poder vender Giros debe haber conexión al sistema y papel para imprimir ya que necesitamos la firma y huella del cliente y entregarle factura o comprobante de pago. 9. Cambiaron de computador en el punto y no puedo ingresar a la plataforma: el supervisor debe Comunicar previamente el cambio de equipo al analista comercial de Casa Matriz 11. Me cambiaron de oficina me sirve el mismo usuario? No,, Debes tener un nuevo usuario y clave el supervisor debe solicitarlo al analista comercial Casa Matriz 4. La impresora no me funciona. Verificar con el Supervisor sino comunicarse con la línea de atención de MovilRed 018000193060 en BOG 5895656 12. El cliente necesita imprimir nuevamente la factura: el sistema permite la reimpresión de la factura 2. Como consultar los giros que he pagado? RtaCon el reporte de Búsqueda de Giros 1. ¿Cómo consultar los giros que he enviado? Rta: Con el reporte de Búsqueda de Giros Todos los requerimientos técnicos del sistema debo remitirlos a la línea de atención de MovilRed 018000193060 en BOG 5895656 • .

49. Situaciones con clientes en Punto de venta • 16. ¿Qué es un giro abierto? RTA: Es una muy buena ventaja de MovilRed podemos enviar un giro ofreciéndole la posibilidad al cliente de reclamarlo en cualquier punto de la red, no necesariamente en el punto que se le sugirió. Siempre y cuando que en ese destino tenga presencia la red. 8. Como consultar el Flete del Giro (Tarifas) RTA: La información de las tarifas estará disponible en el contrato que se publicara en los puntos de venta, sin embargo las tarifas debe tenerlas el asesor disponibles según información enviado por su supervisor 1. EL remitente o beneficiario no tiene documento de identificación. Rta: No es posible ni enviar ni recibir el Giro, deberá comunicarse con la línea de atención de MovilRed 018000193053 en BOG 5895653 11. ¿Cuantos giros al día puede enviar el mismo remitente? ¿Cuál es el valor máximo diario / mes? Diario solo puede un mismo remitente enviar $1.000.000 y al mes $8.000.000 4. Se ingresaron los datos con el valor SIN Flete, y era CON Flete. RTA: Si no has confirmado la transacción tienes la opción de ingresarlo desplegando la pestaña ingresar valor y seleccionando la Opción VALOR CON FLETE. Antes de confirmar Revisa muy bien los datos 15. ¿El redespacho y anulación tienen algún costo? RTA: No Tienen ningún Costo, sólo si se devuelve el Giro al cliente que lo envió solo se le devuelve el valor sin el Flete. 7. El Código de Proceso que se ingresa aparece como no valido. RTA: verifica la información ingresada si persiste el problema comunícate con la línea de atención de MovilRed 018000193060 en BOG 5895656 6.No tengo disponible suficiente para pagar un Giro. RTA: Comunícate de inmediato con la línea de Atención de MovilRed 018000193060 en BOG 5895656 5. No aparece en el Sistema un Giro a Reclamar. RTA: Verifica la información que estas ingresando si no aparece comunícate con la línea de Atención de MovilRed 018000193060 en BOG 5895656 10. ¿Cuál es el valor máximo para enviar un giro ? RTA: $1.000.000 14. ¿Cuantas veces máximo puedo solicitar un redespacho? No hay un Limite 13. ¿Hay giros internacionales? RTA: Por Ahora NO 9. ¿Cuál es el valor mínimo para enviar un giro ? RTA: No hay valor mínimo, desde $1 12. ¿Cuál es el tiempo máximo para reclamar un giro? RTA: 30 días 3. ¿Qué decir al cliente cuando en el sistema sale el aviso? Tercero no Habilitado para hacer Giros Capacitación SARLAFT / Oficial Cumplimiento 2. El remitente pierde la factura : el sistema permite reimprimir la factura, no olvides pedirle el documento de identificación

50. Fletes Cobrados a los Clientes • Es de tipo informativo para el cliente, el sistema la liquida automáticamente al ingresar los datos. Estas tarifas están publicadas en el punto de venta y el asesor debe tener rápido acceso a estas.