Trailing Assets

1. TrailingAssets V.1.0 administra y controla el activo fijo de la empresa Bienvenido

2. Antecedentes En toda la organización los activos son necesarios para la operación y el buen funcionamiento de la misma por los que se ve necesario el control administrativo y contable de los mismos. En la actualidad, la Administración de los activos fijos dentro de una organización es fundamental ya que representa en gran parte la inversión o patrimonio de la organización, y son de suma importancia por las depreciaciones y resguardos de cada uno de ellos.

3. Antecedentes (cont.) Si la Administración de los activos fijos no se le tiene el cuidado optimo, ocasionará un gran problema en la operación de todos los departamentos de la empresa.

4. Objetivo Trailing Assets V1.0, controla, organiza y ubica los diferentes tipos de Activos Fijos de una empresa, mediante el uso de Tecnología de Cómputo Móvil e Identificación Automática.

5. Ventajas • Sistema Multi usuario (permite el manejo del sistema, por n usuarios concurrentes, según se requieran). • Sistema Multi Empresas. (permite el manejo de la información de varias empresas) • Agilidad para la captura de Información. • Generación de etiqueta de código de barras correspondiente al activo fijo de forma individual y masiva

6. Ventajas (cont.) • Eliminación de Tiempos Muertos durante el Proceso de Inventarios. • Activos Fijos localizables en cualquier momento. • Posibilidad de realizar inventarios con más frecuencia. • Reducción del riesgo de pérdida de equipo. • Generación de responsivas al momento de asignar equipo.

7. Ventajas (cont.) • Aumento de la conciencia de usuarios para no realizar movimientos de equipo sin dar aviso al departamento correspondiente. • Clasificación de Activos Fijos en un máximo de tres niveles, según las necesidades que se presenten. • Planeación de actividades para Mantenimiento de Activos Fijos, conociendo los gastos bajo este concepto por activo fijo, por familia de activos fijos o por grupo de activos fijos.

8. Ventajas (cont.) • Facilidad de generación de múltiples reportes. • Conocimiento de la depreciación correspondiente del activo fijo.

9. Componentes • Trailing Assets V1.0 cuenta con dos plataformas: • Sistema Central • Terminal Portátil

10. Sistema Central • Manejo de Catálogos • Activos fijos • Responsables • Proveedores • INPC (depreciación Fiscal) • Ingreso de Activos fijos de forma masiva. • Impresión de etiquetas con código de barras de forma individual y masiva

11. Sistema Central (cont.) • Importación de Información • Activos fijos • Responsables • Proveedores • Grupos – Familias • Clasificaciones • Asignaciones • INPC (depreciación Fiscal) • Clasificación de activos

12. Sistema Central (cont) • Reasignación de Clasificación de Activos Fijos. • Asignación de Activos Fijos a Responsables. • Reasignación de Activos Fijos entre Responsables. • Depreciación Contable de activos fijos usando el Método de la línea recta, en dos tipo de moneda. • Depreciación Fiscal de Activos Fijos , en dos tipo de moneda.

13. Sistema Central (cont) • Bajas Fiscales de Activos Fijos. • Levantamiento de Inventarios por Departamento. • Envío del inventario a realizar a la terminal portátil. • Recepción del inventario realizado de la terminal portátil. • Reporte del inventario realizado en la terminal portátil, al momento de la descarga de información.

14. Sistema Central (cont) • Planeación de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Activos Fijos. • Visualización de forma automática de los mantenimientos a realizar. • Exportación de Información de Activos Fijos. • Módulo de seguridad.

15. Sistema Central (cont) • Reportes de Activos Fijos por: • Clave • Descripción • Número de serie • Número de parte • Número de Factura • Marca • Color • Modelo • Responsable • Proveedor • Clasificación (ubicación o depreciación) • Historial de clasificación (ubicación) • Resguardo • Asignación • Historial de Asignaciones • Activos dados de bajas • Inventariados • Depreciaciones • Historial de mantenimientos • Próximos mantenimientos • Mantenimientos vencidos • No ubicados • Inventariados (escaneado, no escaneados, localizados en otra ubicación) • Entre otros…

16. Sistema en Terminal Portátil • Recepción de Información (Activos Fijos a inventariar) • Captura de Inventario. • Envío de inventario realizado.

17. Paseando por: TrailingAssets V.1.0 administra y controla el activo fijo de la empresa

18. Acceso al sistema Para ingresar al sistema se le pedirá el login y password del usuario asignado.

19. Selección de Empresa Deberá seleccionar la empresa con la que realizará el trabajo requerido

20. Pantalla Principal

21. Catálogo de Usuarios Módulo para el ingreso de usuarios que son asignados para el uso del sistema. Definiendo el perfil y la empresa asignada.

22. Catálogo de Empresas Módulo para el mantenimiento de la información correspondiente a la empresa o empresas que se desee controlar. Teniendo 3 fichas: Datos generales, Dirección, Teléfonos

23. Catálogo de Activos Módulo para el mantenimiento de la información correspondiente al activo fijo. Se puede realizar búsquedasde activos fijos por diferentescampos Información General del Activo fijo Se imprime etiqueta de código de barras Se establece las fechaspara el calculo de ladepreciacion

24. Catálogo de Activos (cont) Permite además establecer la siguiente información: • Proveedor • Visualiza el responsable asignado • Visualiza la ubicación actual del Activo • Ingresar las observaciones que se tengan del Activo Se asigna o reasigna el responsable Conocer el historial de asignación y de ubicación

25. Catálogo de Responsables Módulo para el mantenimiento de la información correspondiente al responsable. • Dirección correspondiente • Teléfonos Se puede realizar búsquedasde los responsables por Diferentes campos • Activos asignados Asigna o reasigna activos fijos

26. Catálogo de Proveedores Módulo para el mantenimiento de la información correspondiente al Proveedor. • Dirección • Datos del Contacto Se puede realizar búsquedasde proveedores por diferentescampos • Teléfono(s)

27. Catálogo de INPC Módulo para el mantenimiento de la información correspondiente al catálogo de INPC. Esta información permite el calculo de la depreciación fiscal. El ingreso de la información es de forma individual o por medio de un archivo de texto

28. Impresión de múltiple etiquetas Módulo para la impresión de múltiples etiquetas de código de barras. Seleccionando los activos por: • Grupo / Familia • Responsable asignado

29. Clasificación de Activos Módulo para la asignación de activos a una ubicación correspondiente. La ubicación se realiza a tres niveles: empresa, grupo, y familia. Estableciendo si los niveles grupo y familia se desean para inventario, depreciación o ambas. Nivel de Familia Búsqueda de Activos no asignados Activos asignados al grupo y familia correspondiente Nivel de Grupo Impresión de la clasificación

30. Reporte de Clasificación Reporte de los activos asignados a una ubicación. Mostrando información a detalle de cada activo.

31. Cambio de Familia Módulo para realizar el cambio de familia a los activos requeridos. (Reubicación) Asignar activos de la familia Origen a la familia destino Selecciona Grupo y Familia destino Asignar activos de la familia Origen a la familia destino Selecciona Grupo y Familia origen

32. Reporte de Clasificación de Activos Reporte de los activos clasificados de la ubicación deseada. En este reporte se incluye el responsable asignado

33. Asignaciones Módulo que permite asignar o quitar activos a un responsable. Este proceso emitirá un documento de responsiva

34. Documento de Responsiva Vista del documento generado de la asignación de activos a un responsable.

35. Cambio de Responsable Módulo para realizar el cambio de activos entre responsables, emitiendo también el documento de responsiva, en la que se incluyen los dos responsables.

36. Reporte de cambio de Responsable En este reporte se mostrará los activos que tienen asignados ambos responsables involucrados.

37. Depreciar Módulo para realizar la depreciación contable y fiscal de los activos ingresados para este proceso. La depreciación puede realizarse en dos tipo de moneda Los activos se ingresan en el modulo de Clasificación, cuando se especifica que activo fijos de un grupo o familia debe ser depreciado.

38. Eliminar Depreciación Módulo que permite eliminar la depreciación de un activo o de un conjunto de activos, según se requiera. Los activos se puede seleccionar a partir del grupo y familia.

39. Calendarizar Mantenimiento Módulo que permite calendarizar mantenimientos a los activos fijos deseados. El sistema alertará la atención de un mantenimiento, cuando este por concluir el tiempo de aplicación

40. Liberar Mantenimiento Módulo que permite liberar el mantenimiento programado de un activo fijo, ingresando la información correspondiente, el cual permitirá llevar el control del costo que implica dar mantenimiento a un activo determinado.

41. Importación Módulo que permite importar información seleccionando un archivo de texto (con el layout correspondiente). Con este procedimiento evitar que se ingresen de forma manual una gran cantidad de registros en el sistema.

42. Exportación Módulo que permite extraer la información del sistema a un archivo de texto separado por comas, de los campos que se requieran.

43. Preparación de Inventario Módulo que permite preparar la información que será almacenada en la terminal móvil, para la realización del levantamiento de inventario. Se selecciona una familia o familias, para llevar a cabo este proceso.

44. Comunicación de Datos Módulo que permite realizar la comunicación de información preparada en la PC a la terminal móvil, así como la recepción de el levantamiento de inventario. (Proceso Serial)

45. Extraer archivo de Inventario Módulo que permite importar el archivo contenedor del inventario realizado de una terminal. (Proceso USB)

46. Reporte de depreciación Contable Detalle En el reporte de depreciación contable a detalle, se muestra los datos depreciados incluyendo el valor libros actual.

47. Reporte de depreciación Contable Resumen En el reporte de depreciación contable a resumen, es similar al detalle solo que sin la información del activo.

48. Reporte Activos Depreciados Reporte que visualiza los activos depreciados totalmente.

49. Reporte de depreciación Fiscal Detalle En el reporte de depreciación fiscal a detalle, se muestra los datos depreciados incluyendo la depreciación fiscal y acumulado del ejercicio actual.

50. Reporte de depreciación Fiscal Resumen En el reporte de depreciación fiscal a resumen, es similar al detalle solo que sin la información del activo.