Le droit d’accès —

1. Le droit d’accès — Cours d’introduction destiné aux élu-e-s communaux31 août 2011 A. Zunzer Raemy, Préposée cantonale à la transparence

2. Sommaire— • Le champ d’application • Les principes • Les domaines régis par la législation spéciale • L’exercice de l’accès et émoluments • Les exceptions • La procédure • La mise en œuvre • Spécificités au niveau communal • La loi sur les communes

3. Accès aux documents officiels— • La loi sur l’information et l’accès aux documents (LInf) s’applique aux organes publics suivants: • les organes de l’Etat, des communes et des autres personnes morales de droit public • les personnes privées et les organes d’institutions privées qui accomplissent des tâches de droit public • 1. Le champ d’application (Art. 2 LInf)

4. Accès aux documents officiels— • Toute personne physique ou morale a, dans la mesure prévue par la présente loi, le droit d’accéder aux documents officiels détenus par les organes publics • Document officiel: toutes les informations détenues par une autorité et relatives à l’accomplissement d’une tâche publique quel qu’en soit le support • Document non officiel: les documents qui n’ont pas atteint leur stade définitif d’élaboration ou qui sont destinés à l’usage personnel • 2. Les principes (Art. 20 et 22)

5. Accès aux documents officiels— • Les dispositions ne sont pas applicables aux domaines suivants: • la consultation des documents relatifs à des procédures civiles, pénales, de juridiction administrative et d’arbitrage • la consultation du dossier par les parties durant une procédure administrative de première instance • l’accès d’une personne aux données la concernant • la consultation de documents faisant l’objet d’une commercialisation • 3. Les domaines régis par la législation spéciale (Art. 21)

6. Accès aux documents officiels— • L’accès s’exerce par la consultation sur place, par l’obtention de copies, par voie électronique ou, si la personne concernée s’en satisfait, par l’obtention de renseignements sur le contenu du document. • La consultation de documents est gratuite, mais il y a des exceptions • Si la demande nécessite un travail d’une certaine importance • En cas de recours devant le Tribunal cantonal • 4. L’exercice de l’accès et émoluments (Art. 23 et 24)

7. Accès aux documents officiels— • Ce n’est pas la totalité des dossiers qui est ouverte à la population, il y a des exceptions en cas: • d’un intérêt public prépondérant • d’un intérêt privé prépondérant • de documents qui n’ont pas été produits ou reçus à titre principal par un organe public soumis à cette loi • de procès-verbaux de séances non publiques • de réflexions individuelles, échanges de vues et avis de nature politique ou stratégique dans des notes internes servant aux discussions des organes publics • 5. Les exceptions (Art. 25 ss)

8. Accès aux documents officiels— Protection de la collégialité • Documents préparatoires des organes exécutifs, avant la décision • Rapports de l’IF (LFE) et rapports Evalfri (LPers) • Documents de la procédure de co-rapport (LOCEA) • 5. Les exceptions (Art. 25 ss)

9. Accès aux documents officiels —

10. Accès aux documents officiels— • La demande d’accès n’est soumise à aucune exigence formelle • Elle n’a pas à être motivée • En cas de besoin, l’autorité peut demander qu’elle soit formulée par écrit • Elle doit contenir des indications suffisantes pour permettre l’identification du document officiel demandé • L’organe public doit se déterminer par écrit lorsqu’il envisage de différer, restreindre ou refuser l’accès ou lorsqu’il prévoit de l’accorder malgré l’opposition d’un tiers • Le délai des déterminations, recommandations ou décisions ne devrait pas dépasser les trente jours • 6. La procédure (Art. 31 ss)

11. Accès aux documents officiels— • Possibilité de déposer une requête de médiation dans les trente jours qui suivent la détermination de l’organe public • Lorsque la médiation n’aboutit pas, une recommandation écrite est établie • L’organe public rend d’office une décision • 6. La procédure – la médiation (Art. 33)

12. Accès aux documents officiels — 1. Demande Demandeur Organe Préposé(e) 5. Recommandation 2. Assistance (si échec de 4) et détermination 6. Décision 4. Médiation • 3. Demande en médiation (si détermination négative) • Intégration des tiers dans la procédure (not. art.36 al. 1 let. b) • Possibilité de recourir contre la décision (art. 34-35) • Compétence: organe producteur ou récepteur principal (art. 37 al.1)

13. Accès aux documents officiels— • Possibilité de recours conformément aux règles ordinaires de la juridiction administrative • Recours directement auprès du Tribunal cantonal en cas de décisions d’un organe pour lequel ces règles ne prévoient pas de voies de droit • Règles pour cas particuliers comme le Tribunal cantonal, le Conseil de la Magistrature ou organes relevant du pouvoir législatif d’une commune ou d’une association de communes • 6. La procédure – les voies de droit (Art. 34 ss)

14. Accès aux documents officiels— • La demande d’accès est traitée par l’organe public qui a produit le document ou qui l’a reçu à titre principal de la part de tiers non soumis à la présente loi • Les organes public veillent à ce que leurs systèmes de classement facilitent l’exercice du droit d’accès • Ils transmettent d’office à l’organe spécialisé compétent les déterminations et décisions qu’ils rendent • Les autres mesures de mise en œuvre du droit d’accès aux documents officiels ainsi que la surveillance de cette mise en œuvre sont assurées par l’Autorité cantonale de la transparence et de la protection des données • 7. La mise en œuvre (Art. 37 ss)

15. Accès aux documents officiels—

16. Accès aux documents officiels— • Art. 23 al. 4 • Les communes règlent au besoin les modalités d’exercice de l’accès • Art. 29 al. 2 • Les documents servant à la préparation des décisions des autorités exécutives communales et intercommunales ne sont accessibles qu’après la décision dont ils constituent la base Art. 30 al. 1 • L’accès est garanti aux budgets et comptes des collectivités publiques et de leurs établissements (voir également Art. 103bis LCO) • 8. Spécificités au niveau communal (1)

17. Accès aux documents officiels— Art. 35 al. 3 • Les décisions prises en matière de droit d’accès par un organe relevant du pouvoir législatif d’une commune ou d’une association de communes font l’objet d’un recours préalable auprès du préfet Art. 37 al. 1 • Est compétent pour traiter une demande d’accès l’organe public qui a produit le document ou qui l’a reçu à titre principal de la part de tiers non soumis à la présente loi; au besoin, les communes précisent la répartition des compétences dans leurs domaines respectifs • 8. Spécificités au niveau communal (2)

18. Accès aux documents officiels— • Art. 39 al. 3 et 4 • L’Autorité cantonale exerce également ses tâches pour les communes • Toutefois, les communes peuvent instituer leur propre organe spécialisé • 8. Spécificités au niveau communal (3)

19. Accès aux documents officiels— • Art. 38 al. 1 • Les organes publics veillent à ce que leurs systèmes de classement facilitent l’exercice du droit d’accès Art. 38 al. 2 • Ils transmettent d’office pour information à l’organe spécialisé compétent les déterminations et décisions qu’ils rendent • 8. Spécificités au niveau communal (4)

20. Accès aux documents officiels— • Art. 103bis al. 1 L’accès est garanti • aux procès-verbaux des assemblées communales et des séances du conseil général • aux budgets et comptes des communes et de leurs établissements • aux comptes des autres institutions communales Art. 103bis al. 2 • Les procès-verbaux des séances du conseil communal, du bureau du conseil général et des commissions ne sont pas accessibles au public – avec quelques exceptions • 9. La loi sur les communes

21. Accès aux documents officiels— • Questions ?

22. Annette Zunzer Raemy, Préposée cantonale à la transparence • annette.zunzerraemy@fr.ch, T +41 26 305 59 73 • Autorité cantonale de la transparence et de la protection des données - • Rue des Chanoines 2, 1701 Fribourg