Plan de Evaluación de la Calidad

1. Plan de Evaluación de la Calidad Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid www.ucm.es/bucm Javier Gimeno Perelló Director de Calidad Biblioteca UCM

2. La Universidad Complutense de Madrid • La Universidad Complutense de Madrid (UCM) es una institución histórica cuyos orígenes se remontan a 1499, pudiéndose afirmar que, desde sus inicios, la Biblioteca ha estado firmemente integrada en la institución. Este hecho lo atestiguan los diferentes reglamentos y normativas universitarias que siempre dedican algunos artículos a la Biblioteca. De ellos cabe destacar, entre otros: • Las Constituciones del Colegio Mayor de San Ildefonso (1510) • El Reglamento de la Universidad Central (1853) • El Decreto de 1932 por el que la Junta de Gobierno de la Universidad de Madrid redacta el Reglamento de la Biblioteca (1933), auténtico impulso para su modernización. • Sus Estatutos, aprobados por Real Decreto (R.D.861/1985, de 24 de abril) en el marco de la Ley de Reforma Universitaria www.ucm.es

3. En la actualidad, la UCM imparte mas de 78 titulaciones oficiales de todas las disciplinas, mas 62 masters y 222 titulos propios • Tiene mas de 88.177 estudiantes, 6.402 profesores y 4.104 PAS. • Sus instalaciones estan repartidas en dos campus de Madrid: Moncloa y Somosaguas. • Existen centros universitarios complutenses en Harvard (Real Colegio Complutense de Harvard), Puebla (Mexico) y Colegio de Altos Estudios Europeos Miguel Servet (Paris) • Es la segunda universidad mas grande de Europa, despues de la Sapienza (Roma)

4. La Biblioteca de la Universidad • Los estatutos de la UCM contemplan el servicio de Biblioteca (BUC) como parte integrante de la Universidad (Título 8º, arts. 140-144) • En 1976, la Universidad se dota de personal específico, al crear la Escala de Auxiliares de Archivos, Bibliotecas y Museos, a la que, posteriormente se unirían las de Ayudantes y después las de Facultativos, Técnicos Auxiliares y Auxiliares de Biblioteca. • Otras muestras de integración en la institución son la aprobación de un Reglamento de Biblioteca (1979) y la asignación de presupuesto propio (1999). • La Universidad crea la Comisión de Biblioteca para dar cumplimiento al reglamento. • En 2007 la Universidad aprueba un nuevo reglamento.

5. Los Estatutos de la UCM conciben la Biblioteca como servicio público de apoyo a la educación superior mediante la docencia, el estudio y la investigación.

6. La biblioteca contribuye a: • a) La creación, desarrollo, transmisión y crítica de la ciencia, de la técnica y de la cultura. • b) La preparación para el ejercicio de actividades profesionales que exijan la aplicación de conocimientos y métodos científicos y para la creación artística. • c) La difusión, la valorización y la transferencia del conocimiento al servicio de la cultura, de la calidad de vida y del desarrollo económico. • d) La difusión del conocimiento y la cultura a través de la extensión universitaria y la formación continuada.

7. e) La formación en valores ciudadanos de los miembros de la comunidad universitaria. • f) La promoción cultural y científica de la comunidad universitaria, para mejorar su capacidad de anticipación a los cambios sociales, ideológicos, culturales, científicos y tecnológicos. • g) Favorecer el intercambio científico, la movilidad académica y la cooperación para el desarrollo de los pueblos.

8. Para este fin el servicio se estructura con bibliotecas presentes en todos los centros de la Universidad (20 Facultades y 7 Escuelas), a las que se suman la Biblioteca Histórica “Marqués de Valdecilla”, la Unidad Bibliográfica y Documental de Tesis Doctorales y dos Centros de Documentación Europea, lo que supone la mayor colección académica española y la plantilla de bibliotecarios más extensa dentro de las universidades españolas.

9. Algunas cifras • Monografías: 3.000.000 (septiembre 2007 se ingresa el ejemplar n° tres millones) • Libros electrónicos: 23.969 • Colecciones de revistas en papel: 65.382 • Revistas electrónicas: 18.630 títulos • Bases de datos: 1.396 • Material no librario: 118.612 • Fondo histórico: 93.774

10. Puestos de lectura: 9.691 • Usuarios: 81.325 • Personal técnico: 160 • Personal auxiliar: 231 • La Biblioteca Complutense es la biblioteca universitaria mas grande de Espana y la segunda despues de la BN. www.ucm.es/bucm

11. Antecedentes del Plan de Evaluación • Es el primer Plan de Evaluación de la Calidad que elabora la Biblioteca • Con anterioridad se realizaron planes parciales: • 1996: Con motivo del primero proyecto de evaluación estratégica de la Universidad (Libro Blanco) • 1998-2003: Planes parciales de evaluación de bibliotecas de centros (I y II Plan de Evaluación de la Calidad de las Universidades españolas)

12. Planes estratégicos de la BUC • I Plan Estratégico: 1993/1997 • II Plan Estratégico 1997/2001 (Programa Cisneros) • 2001/2004: planificación anual por objetivos • III Plan Estratégico 2005/2006 • IV Plan Estratégico 2007/2009

13. Tres Fases 1. Evaluación interna2. Evaluación externa3. Plan de Mejoras

14. I Fase: Evaluación Interna

15. Según la metodología utilizada en el proceso, la evaluación interna es el análisis pormenorizado de todos los procesos y servicios de la biblioteca.

16. Contexto • II Plan de Evaluación de la Calidad de Bibliotecas Universitarias. Consejo de Coordinación Universitaria (Ministerio de Educación y Ciencia) • Convocatoria agosto de 2004 de la Secretaría de Estado de Universidades e Investigación • El Plan Estratégico 2005-2006 BUC establece entre sus objetivos estratégicos el de ejecutar el Plan de Evaluación de la Calidad de la Biblioteca (Línea Estratégica 2: Organización y Calidad. Objetivo Estratégico 2.4.)

17. Objetivos del Plan de Evaluación de la Calidad de la BUC • 1. Analizar en profundidad los procesos y servicios llevados a cabo por la BUC. • 2. Establecer los puntos fuertes y los puntos débiles • 3. Elaborar y acometer el Plan de Mejoras. • 4. Implantar una cultura de la calidad entre el personal de la biblioteca • 5. Acercar más la BUC a los usuarios

18. 6. Servir de instrumento de adecuación de la BUC al Espacio Europeo de Educación Superior. • 7. Una vez finalizado el Plan, presentación de la BUC a la Convocatoria para la obtención de la Certificación de Calidad

19. Metodología ANECA • Se realizaron estudios comparativos entre tres metodologías de evaluación (EFQM, ISO 9001 y ANECA) • Para la elaboración del Plan de Calidad se adoptó la metodología de la Agencia Nacional de Evaluación de la Calidad y Acreditación (ANECA) por cuatro razones:

20. Metodología ANECA • Es un método contrastado y puesto a prueba en importantes bibliotecas universitarias: Barcelona, Lérida, Politécnica de Cataluña, La Rioja, Carlos III de Madrid, entre otras. • Es un método diseñado expresamente para bibliotecas universitarias (diseñado por el Consorcio de Bibliotecas de Cataluña)

21. Evalúa el servicio bibliotecario en su totalidad • Considera la biblioteca como servicio público

22. ANECA: Manual de procedimientos para la emisión del Informe conducente a la obtención del Certificado de Calidad para los Servicios de Biblioteca. Convocatorias 2003 y 2004 de la Agencia Nacional de Evaluación de la Calidad y Acreditación (ANECA).

23. Metodología ANECA. Aspectos a considerar para la evaluación • La metodología ANECA evalúa tres aspectos fundamentales: • Elementos basados en datos • Elementos relacionados con los procesos • Elementos relacionados con la mejora derivada del proceso de evaluación

24. Elementos basados en datos • 1.1. Recursos: • Recursos financieros • Recursos bibliográficos • Recursos físicos: instalaciones, equipamiento, etc.

25. Elementos basados en datos • 1.2. Resultados: • Circulación • Préstamo interbibliotecario • Formación de usuarios • Uso de recursos electrónicos, etc. • 1.3. Grado de satisfacción de los usuarios

26. Elementos relacionados con los procesos • 2.1. Grado de integración de la biblioteca en la institución • 2.2. Nivel de relación de la biblioteca y sus usuarios: • biblioteca/docencia • biblioteca/investigación

27. Elementos relacionados con los procesos • 2.3. Gestión, organización y procesos • 2.4. Política de personal: • Capacitación • Formación • promoción, etc.

28. Elementos relacionados con la mejora derivada del proceso de evaluación • 3.1. Aspectos referidos a los planes de mejora y su desarrollo. • 3.2 Aspectos referidos a la participación activa de la biblioteca en proyectos de innovación y cooperación

29. Criterios de evaluación • 1. El Servicio de Biblioteca y su integración en el marco institucional • 1.1. El Plan del Servicio de Biblioteca en el contexto del Plan Estratégico de la Institución. • 1.2. Planificación docente y sus relaciones con el Servicio de Biblioteca. • 1.3. Planificación de la investigación y sus relaciones con el Servicio de Biblioteca. • 1.4. Mecanismos de relación entre el Servicio de Biblioteca y sus usuarios.

30. Criterios de evaluación • 2. Los Procesos y la Comunicación • 2.1. Organización. • 2.2. Procesos. • 2.3. Oferta de servicios a distancia.

31. Criterios de evaluación • 3. Los Recursos • 3.1. Personal. • 3.2. Instalaciones. • 3.3. Fondos. • 3.4. Ingresos.

32. Criterios de evaluación • 4. Resultados • 4.1. Satisfacción de los usuarios. • 4.2. Eficacia en la prestación de servicios. • 4.3. Eficiencia en la prestación de servicios.

33. Puntos fuertes y Puntos débiles • Propuestas de Mejora. Plan de Mejoras

34. Instancias de la Universidad en el Plan de Evaluación • Vicerrectorado de Investigación • Dirección de la Biblioteca • Oficina de Calidad y Desarrollo Estratégico UCM • Comisión de Biblioteca UCM • Comité de Autoevaluación (CAI) • Grupos de trabajo CAI • Oficina Técnica de Evaluación BUC

35. Cronología del Plan de Evaluación. I Fase: Autoevaluación Septiembre 2003-Diciembre 2004. • Presentación del Plan Estratégico Cisneros de la BUC 2005-2006 a la comunidad universitaria: Consejo de Gobierno, Comisión de Biblioteca de la Universidad, • Junta de Directores de Bibliotecas de la Universidad. (Línea Estratégica 2: Organización y Calidad. Objetivo Estratégico 2.4.: Obtención del Certificado de Calidad para la BUC) • Diseño del Plan de Evaluación de la Calidad de la Biblioteca. • Presentación del Plan de Evaluación de la Calidad de la Biblioteca a la comunidad universitaria: Consejo de Gobierno, Comisión de Biblioteca de la Universidad, • Junta de Directores de Bibliotecas de la Universidad, Oficina de Calidad y Desarrollo Estratégico de la Universidad. • Elaboración de encuestas a usuarios: PDI, Estudiantes, PAS.

36. Recepción de encuestas, tabulación de datos y estudios e informes elaborados con los resultados de las encuestas. • Elaboración de estadísticas. Tabulación de datos y estudios e informes elaborados con los resultados de las estadísticas. • Selección de toda la información, estudios y documentación de la BUC y de la UCM útiles para la evaluación.

37. Noviembre 2004-Septiembre 2005: • Nombramiento provisional de un coordinador del Plan de Evaluación. • Constitución del Comité de Autoevaluación Interna (CAI) a cargo de la Comisión de Biblioteca • Constitución de los grupos de trabajo, nombramiento de miembros y coordinadores • Constitución de la Oficina Técnica de Evaluación • Audiencias públicas informativas del Plan de Evaluación de la BUC dirigidas al personal técnico y auxiliar de la Biblioteca. • Análisis de los criterios metodológicos por el CAI y los grupos de trabajo • Conferencias de expertos en evaluación de bibliotecas

38. Reunión del CAI. Estudio y valoración del Informe de Autoevaluación. Redacción final del Informe. • Comisión de Biblioteca. Presentación del Informe de Autoevaluación. Estudio del Informe por la Comisión. Aprobación del Informe. Acuerdo de envío del Informe a la ANECA. • Junta de Directores de la BUC. Presentación del Informe de Autoevaluación.

39. Comienzo de la II Fase: Evaluación Externa. • Nombramiento del CEE • Visita del CEE a a BUC • Propuestas de mejoras • Informe de evaluación externa

40. Plan de Mejoras • Presentación de la BUC a la convocatoria para la obtención del Certificado de Calidad • Obtención del Certificado de Calidad

41. III Fase. Plan de Mejoras • Puesta en marcha del Plan de Mejoras en tres años (Contemplado en el Plan Estratégico 2007-2009)

42. Comité de Autoevaluación Interna (CAI) • Está presidido por la Vicerrectora de Investigación y lo constituyen representantes de la Oficina de Calidad y Desarrollo Estratégico (OCyDE) de la Universidad Complutense, dirección de la biblioteca, profesores, estudiantes y bibliotecarios.

43. Representa a la Universidad en el proceso de evaluación de la Biblioteca • Dirige y coordina el Plan de evaluación • Establece la metodología de trabajo

44. Crea y coordina los grupos de trabajo • Supervisa el borrador deI Informe de Autoevaluación y el borrador del Plan de MejorasFunciones del CAI (3) • Somete el borrador a consulta de la Comisión de Biblioteca de la Universidad y de la Comunidad universitaria • Elabora el Informe definitivo de Autoevaluación y el Plan de Mejoras • Lo presenta a la ANECA (inicio de la 2ª fase: evaluación externa)

45. Recibe al Comité de Evaluación Externa (CEE) de la ANECA en su visita que realiza a la Biblioteca • Estudia el Informe del CEE y lo somete a consulta de la Comisión de la Biblioteca y de la Comunidad universitaria

46. Grupos de trabajo • El CAI designa, dirige y coordina los Grupos de Trabajo, cuya misión es la de realizar los estudios y análisis referidos a los criterios establecidos por la ANECA y adaptados por el CAI al Plan de evaluación.

47. Los Grupos de Trabajo están formados por bibliotecarios y representantes de profesores, estudiantes y personal de administración, designados por el CAI

48. Cada Grupo de Trabajo tiene un coordinador, que es la persona encargada de dirigir las tareas del grupo, preparar la documentación, establecer la metodología adecuada, convocar las reuniones, dirigir los debates y redactar los borradores y el informe final correspondiente a los contenidos estudiados por el Grupo de Trabajo.

49. Todos los Grupos de Trabajo están asistidos por la Oficina Técnica del Plan de Evaluación, formada por la Unidad de Evaluación y Calidad de la BUC y el Departamento de Análisis y Planificación. • Cada Grupo de Trabajo se ocupa de uno o dos criterios del Plan de Evaluación. • Se constituyen nueve grupos de trabajo

50. Oficina técnica de evaluación • Realiza un seguimiento constante de la marcha del Plan de evaluación • Elabora el calendario y el cronograma del Plan • Crea, mantiene y actualiza la página web del proceso de evaluación