Adam Urbaniak

1. Adam Urbaniak YSOFT SAFEQ 5 Zabezpieczenia Zarządzanie drukowaniem Monitorowanie i raportowanie Zarządzanie skanowaniem Chmura prywatna 24-25.04.2014 i zarządzanie dostępem

2. Kluczowe korzyści

3. Oszczędność Bezpieczeństwo Ekologia Wydajność

4. Oszczędność Dzięki systemowi YSoft SafeQ oszczędzasz średnio 30% na kosztach drukowania

5. Eliminacja Wymuszanie Kompleksowe raporty pomagają zoptymalizować użycie i zmniejszyć koszty w całej organizacji. Automatyczne i przyjazne dla użytkownika kontrolki zmniejszają całkowitą liczbę wydruków. Drukowanie oparte na regułachpozwalakontrolować, czy wydruki są kolorowe, czy czarno-białe, jednostronne, czy dwustronne. Optymalizacja ekonomicznego drukowania niepotrzebnych wydruków środowiska drukowania

6. Bezpieczeństwo Wysoki stopień zabezpieczenia dokumentów to istotna część rozwiązania YSoft SafeQ

7. Kontrolowanie Monitorowanie Bez uwierzytelnienia użytkownika nie można wykonywać żadnych wydruków, kopii ani skanów. Możesz zdefiniować prawa drukowania/kopiowania/skanowania dla użytkowników, działów lub ról na podstawie indywidualnych obowiązków służbowych. Każda operacja jest monitorowana i zapisywana na potrzeby późniejszego raportowania i analizy. Ochrona bezpieczeństwa dokumentów praw dostępu każdego wydruku, kopii i skanu

8. Wydajność System YSoft SafeQ zwiększa produktywność pracowników i wydajność procesów korporacyjnych

9. Drukowanie mobilne Zarządzanie skanowaniem Użytkownicy mogą odbierać swoje wydruki na dowolnej drukarce w organizacji — bez ograniczeń geograficznych. Użytkownicy mogą wysyłać do wydruku pliki w popularnych formatach (Word, Excel, PDF, JPEG itd.) ze swoich smartfonów lub innych urządzeń przenośnych i odbierać je później na dowolnej drukarce w organizacji. Skanuj do pocztye-mail jednym kliknięciem. Możesz także tworzyć przepływy pracy skanowania, które upraszczają codzienne zadania skanowania (np. przetwarzanie faktur). Print Roaming

10. Ekologia System YSoft SafeQ pomaga zmniejszyć zużycie zasobów naturalnych i chroni środowisko

11. Śledzenie Statystyka System YSoft SafeQ pomaga zmniejszyć zużycie papieru, tonera i energii. Raporty ekologiczne pokazują osiągnięte przez firmę oszczędności dotyczące środowiska naturalnego w przeliczeniu m.in. na liczbę uratowanych drzew oraz ilość zaoszczędzonej energii. Statystyki oszczędności poczynionych w ciągu roku pozwalające płacić niższe podatki. Zmniejszenie zużycia papieru i energii oszczędności ekologicznych

12. Podstawowa architektura

13. Zasadnicza koncepcja tego oprogramowania polega na tym, że jest ono wirtualne. Oprogramowanie nie jest częścią poszczególnych drukarek — jest to aplikacja serwerowa. Serwer centralny • Rozszerza standardowe funkcje każdej drukarki • Analizuje każdy wydruk, skan oraz kopię i stosuje skonfigurowane reguły • Zapisuje każda operację drukowania, kopiowania i skanowania

14. Zabezpieczenia i zarządzanie dostępem Funkcje systemu YSoft SafeQ

15. Zarządzanie dostępem Ochrona dokumentów przed nieautoryzowanym dostępem. Autoryzacja użytkowników na drukarce za pomocą karty, kodu PIN, nazwy użytkownika i hasła bądź kombinacji tych metod. Monitorowanie informacji „kto, co i kiedy” każdego wydruku, kopii i skanu. Przypisywanie praw do drukowania, kopiowania i skanowania każdemu użytkownikowi zgodnie z potrzebami. Zezwalanie na drukowanie w kolorze tylko tym pracownikom, którzy tego potrzebują. Przydzielanie praw dostępu do interfejsu internetowego zgodnie z obowiązkami służbowymi użytkownika. Pełne prawa dostępu dla administratora. Zabezpieczenia

16. Terminale systemu YSoft SafeQ umożliwiają identyfikację użytkowników i łatwy dostęp do ich zadań drukowania, a także zapewniają wysoki poziom zabezpieczeń dokumentów Użytkownicy mogą uwierzytelniać się za pomocą kodu PIN, karty identyfikacyjnej, nazwy użytkownika i hasła lub kombinacji tych metod. Użytkownicy mogą z łatwością przypisać nową kartę, wprowadzając kod PUK lub nazwę użytkownika i hasło na drukarce.

17. Wbudowany terminal Terminal UltraLight Terminal Professional Ekonomiczny terminal dla urządzeń wielofunkcyjnych i małych drukarek sieciowych na potrzeby codziennego drukowania, kopiowania i skanowania w biurze. Ulepszone funkcje zwiększają produktywność i wygodę. Umożliwia użytkownikom zarządzanie zadaniami drukowania na drukarce — drukowanie, ponowne drukowanie, anulowanie, oznaczanie jako ulubione, kopiowanie, skanowanie. Rozwiązanie z wieloma funkcjami zintegrowane bezpośrednio z panelem interfejsu użytkownika urządzenia wielofunkcyjnego. Obsługuje możliwość urządzenia wielofunkcyjnego do jednoczesnego wykonywania wielu operacji oraz zaawansowane funkcje zarządzania skanowaniem systemu YSoft SafeQ.

18. Dostęp kontrolowany za pomocą praw dostępu na podstawie użytkownika, roli lub działu. Można ustawić prawa dostępu do interfejsu internetowego, drukarek lub określonych funkcji drukarek (kopiowanie, skanowanie, drukowanie).

19. Zarządzanie drukowaniem Funkcje systemu YSoft SafeQ

20. Zarządzanie zadaniami Zwiększenie bezpieczeństwa poufnych dokumentów. Umożliwienie członkom działów lub grup roboczych udostępniania zadań drukowania przy użyciu kolejek udostępnionych. Kierowanie zadań drukowania na dowolną drukarkę gdziekolwiek w firmie. Przechowywanie często używanych dokumentów jako ulubionych zadań, które można wydrukować jednym kliknięciem. Wybieranie zadań do ponownego wydrukowania bezpośrednio na panelu urządzenia wielofunkcyjnego. Łatwe usuwanie niepotrzebnych dokumentów z kolejek wydruku. Kolejki wydruku

21. Drukowanie mobilne Wymuszanie drukowania dużych dokumentów tylko na drukarkach ekonomicznych. Wymuszanie drukowania wiadomości e-mail tylko w formacie czarno-białym. Lepsze zabezpieczanie dokumentów poufnych dzięki automatycznym znakom wodnym z nazwiskami użytkowników. Wysyłanie zadania drukowania z urządzenia przenośnego za pośrednictwem interfejsu internetowego systemu YSoft SafeQ lub poczty e-mail. Obsługa wielu formatów. Drukowanie oparte na regułach

22. System YSoft SafeQ zarządza wszystkimi zadaniami drukowania za pośrednictwem własnej kolejki drukowania, z kilkoma typami kolejek obsługujących konkretne funkcje • Bezpośrednia kolejka drukowania • Zabezpieczona kolejka drukowania (Print Roaming) • Udostępniona kolejka drukowania Asystent

23. Funkcja Print Roaming systemu YSoft SafeQ umożliwia użytkownikom drukowanie dokumentów na dowolnej drukarce w sieci — po uwierzytelnieniu

24. Użytkownicy mogą zarządzać swoimi zadaniami drukowania bezpośrednio na terminalu systemu YSoft SafeQ • Informacje o dokumencie • i podgląd • Usuwanie, drukowanie, • ponowne drukowanie, ulubione, • skanowanie, kody rozliczeniowe

25. Drukowanie oparte na regułach umożliwia zdefiniowanie zestawu reguł do zarządzania zadaniami na podstawie warunków i akcji — oraz powiadamianie użytkownika

26. Kreator pozwala na szybkie i łatwe zdefiniowanie każdej reguły za pomocą ustawień warunków, akcji i powiadomień

27. Warunek Akcja Powiadomienie • Jeśli użytkownik jest <użytkownik, rola>  • Jeśli drukarka jest <urządzenie, w grupie, model drukarki>  • Jeśli tytuł zadania <zawiera tekst>  • Jeśli zadanie zostało wysłane do <bezpośredniej, zabezpieczonej, udostępnionej, automatycznej, [nazwanej]> kolejki • Jeśli zadanie jest <włączone, wyłączone> <PCL, PostScript, PDF, Prescribe, RPCS, CPCA, inny/nierozpoznany tag> • Jeśli rozmiar zadania jest <większy niż, równy, mniejszy niż, pomiędzy> <x> <kb, Mb, Gb> • Bieżący stan zadania to <odebrane/zbuforowane/w toku/wydrukowane/błąd/usunięte itd.>  • Jeśli zadanie zawiera <więcej niż, równo, mniej niż, pomiędzy> <x> [<wszystkie,czarno-białe, kolorowe>] stron [o rozmiarze papieru <duży, mały>] • Jeśli całkowita liczba [wydrukowanych, skopiowanych] [czarno-białych, kolorowych, A3, A4, wszystkich] stron <użytkownika, właściciela zadania> w ciągu <bieżącego dnia, tygodnia, miesiąca, roku> jest <większa niż, mniejsza niż, równa, pomiędzy> <x> • Jeśli bieżący <dzień tygodnia/dzień miesiąca> jest <przed/dokładnie/po/między/w nazwanym okresie> <x> • Jeśli całkowita liczba stron <urządzenia> jest <większa niż, równa, mniejsza niż, pomiędzy> <x> • przekonwertuj zadanie na [skalę szarości, wydruk dwustronny] • zmień liczbę kopii • dodaj znak wodny zawierający <tekst ze zmiennymi> przy użyciu <ustawienia czcionki> w położeniu <po lewej, po prawej,u góry, na dole, pośrodku> • dodaj/zmodyfikuj <zdefiniowany> nagłówek PJL   • umieść zadanie ponownie w kolejce <nazwa> • odrzuć wydruk/sesję kopiowania (uwierzytelnienie)  • wymuś czarno-białą sesję kopiowania (odmów kopiowania w kolorze) • wyślij <dostosowaną> wiadomość do [użytkowników z rolą, użytkowników w centrach kosztów, użytkowników z listy, właściciela zadania/sesji} przy użyciu <adres e-mail> 

28. Za pomocą serwera drukowania mobilnego można wysyłać zadania do systemu YSoft SafeQ za pośrednictwem smartfona lub przesyłać je przy użyciu interfejsu internetowego — system YSoft SafeQ automatycznie konwertuje te zadania do formatów, które można drukować • Pocztą e-mail do wydruku • Przez Internet do wydruku • Obsługuje wiele formatów: .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .odp, .ods, .odt, .html, .htm, .mhtml, .jpg, .jpeg, .png, .txt, .pdf • Nie jest wymagane żadne dodatkowe oprogramowanie do konwersji na format przeznaczony do wydruku

29. Monitorowanie i raportowanie Funkcje systemu YSoft SafeQ

30. Raportowanie Monitorowanie wszystkich operacji drukowania, kopiowania i skanowania na wszystkich urządzeniach wielofunkcyjnych i małych drukarkach sieciowych. Szczegółowe i dokładne księgowanie zgodnie z określonym typem urządzenia wielofunkcyjnego/drukarki. Kompleksowe raporty zawierają informacje o wszystkich operacjach wykonanych w całym środowisku drukowania. Raporty standardowe, niestandardowe i ekologiczne dostarczają dokładnie tych informacji, które są potrzebne. Raporty automatyczne mogą być generowane w zdefiniowanych przedziałach czasu i eksportowane do formatu .xml, .xls lub .pdf. Monitorowanie Wielopoziomowekody rozliczeniowe • Kody rozliczeniowe umożliwiają księgowanie i raportowanie kosztów według projektu • Obsługa wielu poziomów projektu • Kody rozliczeniowe można przypisać do użytkownika lub centrum kosztów

31. Internetowy pulpit nawigacyjny systemu YSoft SafeQ prezentuje istotne informacje dotyczące zarządzania systemem i monitorowania • Konfiguracja za pomocąwidgetów • Tryb kompaktowy • Wybór układów

32. Monitorowanie Monitorowanie Monitorowanie uwierzytelniania użytkowników na drukarkach i w interfejsie internetowym systemu YSoft SafeQ. Śledzenie informacji „kto/kiedy/co” dla każdej wydruku, włącznie z podglądem zadań i tworzeniem kopii zapasowych dokumentów. Monitorowanie całego systemu — drukarek, terminali i usług. Monitorowanie dostępu operacji systemu

33. System YSoft SafeQ zapewnia różne typy księgowania w zależności od możliwości konkretnej drukarki • Księgowanie lokalne/offline • Księgowanie online • Księgowanie natywne • Pokrycie tonerem

34. Stosowane, jeśli drukarka nie obsługuje monitorowania natywnego ani online. • Zadania drukowania są księgowane natychmiast po wysłaniu na drukarkę, niezależnie od tego, czy wydruki zostały wykonane. • Gdy użytkownik się zaloguje, wszystkie operacje są monitorowane, a informacje o nich są zapisywane na drukarce. Gdy użytkownik się wyloguje, drukarka przesyła te informacje na serwer YSoft SafeQ. • System YSoft SafeQ komunikuje się bezpośrednio z drukarką za pomocą protokołu SNMP i księguje dokładną liczbę wydrukowanych stron. • Wykonywana jest analiza pokrycia tonerem na każdej stronie zadania drukowania. • Księgowanie lokalne/offline • Księgowanie online • Księgowanie natywne • Pokrycie tonerem

35. System YSoft SafeQ oferuje wstępnie zdefiniowane raporty, które dostarczają informacji według użytkownika, drukarki, centrum kosztów lub kodu rozliczeniowego

36. System YSoft SafeQ pozwala na stosowanie ustawień filtra w celu utworzenia raportów niestandardowych

37. Raporty zarządzania dostarczają pełnych informacji za pomocą jednego kliknięcia i są specjalnie dostosowane do potrzeb kierownictwa wyższego szczebla

38. Raporty ekologiczne dostarczają informacji o tym, w jaki sposób użytkowanie systemu YSoft SafeQ pozytywnie wpływa na środowisko • Oszczędności w przeliczeniu na CO2, wodę, drzewa i energię

39. Śledzenie kosztów drukowania projektów i podprojektów za pomocą wielopoziomowych kodów rozliczeniowych systemu YSoft SafeQ • Śledzenie wielu poziomów projektów • Importowanie projektów z plików CSV • Przypisywanie projektów do konkretnych użytkowników lub centrów kosztów

40. Zarządzanie skanowaniem Funkcje systemu YSoft SafeQ

41. Rozwiązanie YSoft SafeQ — oprogramowanie + terminale — umożliwia bezpieczne i łatwe skanowanie oraz dostarcza szczegółowych informacji na potrzeby raportów • Skanowanie do • folderu • Skanowanie do • skryptu • Skanowanie i wysyłanie na adres e-mail użytkownika jednym kliknięciem Skanowanie do poczty e-mail • Skanowanie do folderu domowego użytkownika lub do innego wstępnie zdefiniowanego folderu • Tworzenie przepływów zadań skanowania zawierających operacje, które mają być automatycznie wykonywane przez aplikacje zewnętrzne

42. Dzięki wbudowanemu terminalowi systemu YSoft SafeQ skany mogą zawierać metadane • Na przykład wszystkie skanowane faktury mogą zawierać numer VAT i kwotę całkowitą, a następnie te informacje mogą być przetwarzane w innych celach.

43. Chmura prywatna Funkcje systemu YSoft SafeQ

44. Równoważenie obciążenia Centralne raportowanie Centralne zarządzanie całym środowiskiem drukowania Automatyczna dystrybucja ustawień konfiguracji i aktualizacji do wszystkich lokalizacji Wydajne i niezawodne usługi drukowania dzięki automatycznej dystrybucji obciążenia i klastrowania serwerów Umożliwia systemowi YSoft SafeQ zarządzanie milionami stron miesięcznie. Podczas drukowania system YSoft SafeQ automatycznie ustala, który serwer powinien przyjąć dane zadanie, aby optymalnie podzielić obciążenie pracą. Automatyczne zbieranie informacji ze wszystkich oddziałów i biur organizacji Między centralą i oddziałami jest przesyłana tylko minimalna ilość wymaganych informacji, co pozwala zoptymalizować przepustowość/szybkość transmisji danych. Technologia rozproszona i tryb pracy awaryjnej

45. ORS systemu YSoft SafeQ Instalowany w każdej lokalizacji Konfigurowany za pośrednictwem centrum danych Centrum danych systemu YSoft SafeQ Administratorzy zarządzają całym środowiskiem drukowania przy użyciu interfejsu internetowego Administratorzy wykonują całą konfigurację tutaj

46. Gdy użytkownik drukuje, Gdy użytkownik uwierzytelnia się na terminalu, ORS wysyła zadanie na drukarkę zadanie jest wysyłane do ORS ORS zapisuje dane drukowania na serwerze i tworzy bilet zadania Bilet zadania zawiera login użytkownika, tytuł zadania drukowania, rozmiar, szczegółową liczbę stron Do centrum danych jest przesyłany tylko bilet zadania Centrum danych dodaje informacje uwierzytelnienia i odsyła go z powrotem

47. Gdy użytkownik drukuje, zadanie jest wysyłane do ORS Centrum danych obsługuje klaster aplikacji ORS ładuje dane uwierzytelnienia W przypadku awarii serwera pozostałe serwery w centrum danych przejmują wszystkie funkcje ze swojej pamięci podręcznej i drukuje zadanie Dane dotyczące drukowanego zadania są przechowywane w pamięci podręcznej Co się dzieje w przypadku awarii ORS? Co się dzieje w przypadku awarii centrum danych? Co się dzieje w przypadku awarii sieci? Centrum danych przejmuje funkcje ORS do momentu naprawienia ORS

48. Jak działa funkcja Print Roaming w przedsiębiorstwie z wieloma lokalizacjami? Dalekie lokalizacje Bliskie lokalizacje Bilet zadania jest pobierany, kiedy użytkownik loguje się na terminalu. Bilet zadania jest natychmiast synchronizowany z pobliskimi serwerami i użytkownik może od razu odebrać wydruki. Gdy użytkownik uwierzytelni sięna terminalu, aby wydrukować zadanie, zadanie to jest przesyłane z oryginalnego miejsca docelowego do bieżącego. Centralne raportowanie Informacje z biletu zadania są zapisywane w centralnej bazie danych. Centralna baza danych udostępnia informacje na potrzeby raportowania.

49. Payment System Funkcje systemu YSoft SafeQ

50. Aplikacja YSoft Payment System + system YSoft SafeQ to pełne rozwiązanie do płacenia za wydruki dla instytucji edukacyjnych, bibliotek publicznych i innych organizacji pobierających opłaty za usługi drukowania, kopiowania i skanowania. YSoft Payment System • Autonomiczna aplikacja, która umożliwia użytkownikom doładowywanie ich kont • Łatwa instalacja • Łatwa integracja z systemem YSoft SafeQ, bramami płatności innych firm (np. usługą PayPal) lub istniejącymi systemami obsługi środków