Modelli regionali di centralizzazione degli acquisti

1. Modelli regionali di centralizzazione degli acquisti

2. Agenda • Le tendenze attuali nel panorama italiano • Le principali esperienze di centralizzazione degli acquisti presenti in Italia (Emilia-Romagna, Toscana, Veneto) • Come costruire un modello di centralizzazione degli acquisti: il caso della Regione Sicilia

3. Contesto italiano • Eterogeneità degli assetti istituzionali e organizzativi adottati: • Costituzione o meno di nuove entità giuridiche • Livelli di aggregazione per l’approvvigionamento • Variabilità dell’ambito merceologico a cui sono estese le attività di aggregazione della domanda • Esistenza o meno di una parallela centralizzazione di altre attività comuni, tra cui ad esempio la logistica

4. Livello di aggregazione: UNICO Base territoriale: REGIONALE/PROVINCIALE Livello di aggregazione: UNICO Base territoriale: AZIENDALE Livello di aggregazione: DIFFERENTI Base territoriale: TRE LIVELLI  REGIONALE, SOVRA-PROVINCIALE, AZIENDALE Livello di aggregazione: DIFFERENTI Base territoriale: DUE LIVELLI  REGIONALE, AZIENDALE Livello di autonomia aziendale: BASSO ALTO Il quadro regionale Unioni d’acquisto L.R. n. 2/2007 art. 24 c. 29

5. Gli effetti della centralizzazione Benefici economici e finanziari, valutati analizzando da un punto di vista quantitativo le principali categorie di flussi emergenti e cessanti indotti dall’accentramento (ad es: la riduzione del prezzo dell’oggetto dell’acquisto, in seguito ad un aumento del volume contrattato e del potere contrattuale della stazione appaltante; oppure la riduzione dei costi di transazione, quali le spese per la pubblicazione; ecc.) Benefici organizzativi, valutati analizzando gli impatti dell’accentramento in termini di cambiamento sia della struttura organizzativa che dei sistemi operativi che regolano il funzionamento dell’azienda (ad es: l’aumento della trasparenza delle procedure, la riduzione della tempistica, l’aumento dell’efficienza nel processo, la riduzione del personale dedicato, ecc.) Benefici strategici, valutati analizzando gli impatti dell’accentramento in termini di migliore efficacia nel raggiungimento degli obiettivi (derivante, ad esempio, dalla specializzazione dei provveditorati)

6. Agenda • Le tendenze attuali nel panorama italiano • Le principali esperienze di centralizzazione degli acquisti presenti in Italia (Emilia-Romagna, Toscana, Veneto) • Come costruire un modello di centralizzazione degli acquisti: il caso della Regione Sicilia

7. Analisi delle principali esperienze in Italia:Il modello EMILIA-ROMAGNA Tipologia di modello: Associazioni d’acquisto con ASL capofila La Regione Emilia-Romagna ha una popolazione di circa 4.000.000 di abitanti, ed è composta da: 11 Aziende Sanitarie Locali; 1 Azienda Ospedaliera; 4 Aziende Ospedaliero-Universitarie; 1 IRCSS 3 Aree Vaste senza personalità giuridica Aree Vaste sono associazioni volontarie tra Aziende sanitarie (AVEN / AVEC / AREA VASTA ROMAGNA) a. AVEN (Associazione Area Vasta Emilia Nord) costituita in data 8 aprile 2004 dalle seguenti aziende: AUSL di Piacenza; AUSL di Parma; AOU di Parma; AUSL di Reggio Emilia; AO di Reggio Emilia; AUSL di Modena; AOU di Modena b. AVEC (Area vasta Emilia Centro) costituita in data 17 dicembre 2007 dalle seguenti aziende: AUSL di Bologna; AOU di Bologna – Policlinico S. Orsola – Malpigli; Istituti ortopedici Rizzoli; AUSL di Imola; AUSL di Ferrara; AOU di Ferrara c. AREA VASTA ROMAGNA costituita in data 4 Aprile 2007 dalle seguenti aziende: AUSL di Cesena; AUSL di Forlì; AUSL di Ravenna; AUSL di Rimini

8. Analisi delle principali esperienze in Italia:Il modello EMILIA-ROMAGNA • Assetto di governance • Tre livelli di aggregazione dei processi di approvvigionamento di beni e servizi: • livello regionale (obbligatorietà), che prevede l’acquisto di beni per tutte le aziende della Regione Emilia-Romagna attraverso il portale Intercent-ER (istituito con L.R. 11/2004); l’AV fornisce i fabbisogni e le figure professionali per stesura capitolati e Commissioni di gara • livello di area vasta, che prevede invece l’acquisto di beni per le aziende appartenenti all’interno della medesima area vasta con specializzazione delle aziende • livello aziendale residuale • Scelta di centralizzazione/autonomia dei beni e servizi • Livello regionale: beni altamente standardizzabili e Consip S.p.A. • Livello di Area Vasta: maggior parte dei beni e servizi • Livello aziendale: autorizzato per condizioni di mercato, ragioni produttive (es. manutenzione automezzi), di convenienza economica, fattori strategici – dimensione delle imprese fornitrici (es. servizio assistenziale ed educativo)

9. Analisi delle principali esperienze in Italia:Il modello EMILIA-ROMAGNA Livello regionale – l’approvvigionamento tramite Intercent-ER La definizione del fabbisogno viene effettuata dalle singole Aree Vaste e trasmessa direttamente ad Intercent-ER; le Aree Vaste, inoltre, forniscono all’Agenzia le figure professionali per la stesura dei capitolati e la partecipazione alle Commissioni di gara Strumenti: Convenzioni e Mercato Elettronico Esempi di beni e servizi disponibili attraverso Intercent-ER: Derrate alimentari e prodotti non alimentari; Sistemi Antidecubito; Antisettici e disinfettanti; Articoli da laboratorio; Carta e cancelleria; Servizio di telefonia fissa e trasmissione dati; Guanti per uso sanitario; Ambulanze; Materiale di convivenza; Ausili per incontinenti ad assorbenza; Materiale da medicazione avanzata e speciale; Aghi e siringhe; Farmaci e parafarmaci; Servizi di telefonia mobile; Servizio di raccolta, trasporto e conferimento rifiuti sanitari; Servizio di Global Service; Convenzione per Assistenza Sanitaria Integrativa; Endoprotesi coronariche; Ausili per disabili; Personal Computer; Vaccini; Noleggio Fotocopiatrici; Servizio sostitutivo di mensa a mezzo buoni pasto; Spazi su quotidiani, periodici e Gazzetta Ufficiale; Global service per la manutenzione delle apparecchiature di laboratorio di analisi ambientale; Apparecchiature per radioterapia intraoperatoria (IORT); Dispositivi per il prelievo di sangue venoso e per la raccolta e il trasporto di urine; Energia Elettrica; Strumentario chirurgico, container e servizi accessori.

10. Analisi delle principali esperienze in Italia:Il modello EMILIA-ROMAGNA Livello di Area Vasta - Struttura organizzativa Area Vasta Emilia-Nord

11. Analisi delle principali esperienze in Italia:Il modello EMILIA-ROMAGNA CEVEAS svolge una funzione di supporto metodologico all’AVEN in fase di standardizzazione dei farmaci e da mettere in gara; in particolare fornisce indicazioni circa “l’efficacia e la sicurezza al miglior prezzo”, finalizzate ad acquisire farmaci sulla base delle migliori evidenze Commissione Tecnica Area Vasta per i Farmaci e Dispositivi Medici, costituito da: i Direttori Sanitari delle sette Aziende dell’AVEN, i presidenti delle “Commissioni Terapeutiche Locali”, i Direttori dei Servizi Farmaceutici, un Provveditore rappresentante dei Servizi Acquisti, il CEVEAS. Il compito del gruppo di lavoro è quello di individuare le strategie operative per il processo di selezione, valutazione, acquisizione e consumo dei farmaci e dispositivi medici Gruppi tecnici operativi multi-professionali di progetto, suddivisi secondo le seguenti competenze: • Ambito clinico-sanitario (11 gruppi di lavoro) • Ambito gestionale-amministrativo – ad es. gruppi specifici di lavoro per le singole gare di acquisto (6 gruppi di lavoro) • Area logistica (un Team multiprofessionale) • Area informatica Gruppi tecnici operativi di settore omogeneo permanenti (es: Servizi Farmaceutici, Provveditorati-Economati, Ingegnerie Cliniche/Tecnologie Biomediche; Servizi Informatici) istituiti con l’obiettivo di omogeneizzare gli approcci metodologici operativi del settore di appartenenza

12. Analisi delle principali esperienze in Italia:Il modello EMILIA-ROMAGNA • Livello di Area Vasta - Il processo di approvvigionamento • Sulla base delle scadenze contrattuali e della tipologia di prodotti da acquistare, l’Area Vasta provvede alla programmazionebiennale delle gare da effettuare a livello aggregato • Ogni singola Azienda sanitaria rileva all’ interno il proprio fabbisogno e lo trasmette all’Area Vasta, che ha il compito di aggregare tutti i fabbisogni e di identificare la ASL capofila responsabile delle attività di istruttoria della singola gara • Identificazione della ASL capofila: • in una prima fase la scelta avveniva in base alle disponibilità delle Aziende e secondo una logica equilibrata sia rispetto alla suddivisione dei compiti che rispetto alle dimensioni delle Aziende • attualmente, in seguito all’aumento della numerosità delle gare gestite a livello di Area Vasta ed in seguito all’aumento del numero di prodotti e della loro complessità, la tendenza è invece quella di individuare in maniera stabile le ASL capofila e le relative categorie di beni e servizi, secondo una logica di specializzazione, e mantenendo comunque il criterio di equa distribuzione fra tutte le Aziende • In sede di programmazione, inoltre, l’Area Vasta richiede alle Aziende di individuare le figure professionali da coinvolgere per la stesura dei documenti di gara E la partecipazione alle Commissioni di gara

13. Analisi delle principali esperienze in Italia:Il modello EMILIA-ROMAGNA Livello aziendale A livello aziendale, il processo di acquisto avviene attraverso la gestione in autonomia, da parte delle singole Aziende sanitarie, dell’intero iter procedurale, utilizzando il personale presente all’interno dei provveditorati Caso AVEN - Peso dei differenti livelli (acquisto di beni sanitari e non sanitari) 2007 Livello Aziendale: 207 mln euro Area Vasta: 206 mln euro Intercent-ER: 12 mln euro 2008 Livello Aziendale: 178 mln euro Area Vasta: 262 mln euro Intercent-ER: 21 mln euro

14. Analisi delle principali esperienze in Italia:Il modello EMILIA-ROMAGNA • Gestione della logistica • Caso AVEN  dal 2011 creazione di un magazzino unico di Area Vasta per farmaci e dispositivi medici + magazzini satellite (provvisori) in ospedale gestiti dal magazzino unico • Criticità • Uniformazione anagrafiche: istituzione di gruppi di lavoro multiprofessionali (farmacisti, provveditori, informatici) composti da un referente per ogni azienda

15. Analisi delle principali esperienze in Italia:Il modello EMILIA-ROMAGNA

16. Analisi delle principali esperienze in Italia:Il modello TOSCANA • Tipologia di modello: Centrale d’acquisto (personalità giuridica) con ASL capofila • La Regione Toscana ha una popolazione di circa 3.500.000 di abitanti, ed è composta da: 12 Aziende Sanitarie Locali; 4 Aziende Ospedaliero-Universitarie • 2002 Costituzione di tre Consorzi di Area Vasta senza personalità giuridica (Nord-Ovest / Centro / Sud-Est) • L.R. n. 40/2005 Trasformazione dei CAV in ESTAV (con personalità giuridica) • ESTAV, costituite con Legge Regionale n. 40/2005 (modificata con le LL.RR. n.ri 38 e 40/2007, L.R. n. 60/2008), così suddivise (Figura 1): • a. ESTAV NORD OVEST TOSCANA: AUSL di Massa – Carrara (n. 1); AUSL di Lucca (n. 2); AUSL della Versilia (n. 12); AUSL di Pisa (n. 5); AUSL di Livorno (n. 6); AOU “S. Chiara” di Pisa • b. ESTAV CENTRO TOSCANA: AUSL di Firenze (n. 10); AUSL di Prato (n. 3); AUSL di Pistoia (n. 4); AUSL di Empoli (n. 11); AOU “Careggi” di Firenze; AOU “Meyer” di Firenze • ESTAV SUD EST TOSCANA: AUSL di Siena (n. 7); AUSL di Arezzo (n. 8); AUSL di Grosseto (n. 9); AOU “Le Scotte” di Siena

17. Analisi delle principali esperienze in Italia:Il modello TOSCANA

18. Analisi delle principali esperienze in Italia:Il modello TOSCANA • Assetto di governance • Tutte le gare sono gestite da ESTAV tramite le Unità Operative/Sezioni Aziendali (gli ex provveditorati delle Aziende sanitarie) - Riguarda tutte le tipologie di beni e servizi (anche acquisti in economia) • Ogni Unità operativa è specializzata nell’approvvigionamento di specifiche categorie di beni e servizi • 1. Sezione Aziendale Careggi: Dispositivi Medici, materiale protesico ed altro materiale sanitario vario • Sezione Aziendale Firenze (A): specialità farmaceutiche, prodotti per l’assistenza integrativa nel territorio e materiale diagnostico • Sezione Aziendale Firenze (B): servizi di natura sanitaria ed economale • Sezione Aziendale Firenze (C): gare telematiche, gare informatiche Hardware e Software, attrezzature economali ed altre attrezzature, pellicole radiografiche, noleggi e service attrezzature, procedure di particolare rilevanza • Sezione Aziendale di Prato: attrezzature elettromedicali ed altre attrezzature sanitarie • Ufficio A.B.S. di Pistoia: beni economali, arredi sanitari e di ufficio ed altri arredi • Sezione Aziendale Meyer: assicurazioni, gare del sociale, gestione progetti speciali, prodotti e generi alimentari. Effettua, su richiesta, indagini di mercato • Le altre ASL facenti parte dell’AV indicano figure professionali differenti per la stesura dei capitolati tecnici e la Commissione di gara

19. Analisi delle principali esperienze in Italia:Il modello TOSCANA • Sistema di valutazione ed incentivazione • Direttori Generali degli ESTAV nell’anno 2008  La valutazione è stata effettuata sulla base del raggiungimento degli obiettivi relativi: • all’efficienza economica (Risultato 1 – 20%) • agli obiettivi di area vasta (Risultato 2 – 15%) • all’efficienza operativa (Risultato 3 – 52%) • alla soddisfazione esterna (Risultato 4 – 10%) • alla programmazione sanitaria di area vasta (Risultato 5 - 3%)

20. Analisi delle principali esperienze in Italia:Il modello TOSCANA Gestione della logistica: Caso ESTAV Centro Creazione di 1 magazzino unico di Area Vasta per farmaci e dispositivi medici (dai 22 esistenti) - 44 magazzinieri e 4 farmacisti Unico servizio esternalizzato: trasporto Piano di distribuzione Territorio: le consegne hanno frequenza settimanale Ospedale: consegne giornaliere di farmaci e dispositivi medici, ed in caso di emergenza l’ESTAV riesce a garantire la consegna dei farmaci in 1,5 ore Farmaci: stima iniziale del fabbisogno di reparto sulla base della quale viene poi definita la quantità da consegnare, con l’obiettivo di eliminare le scorte a reparto e di ridurre il tempo dedicato dal personale infermieristico alle attività di riordino e di inventario Criticità: Uniformazione anagrafiche avviene di volta in volta in fase di programmazione della gara centralizzata (circa 15.000 dispositivi medici); affidamento a risorse interne con competenze specifiche (farmacista differente per farmaci e dispositivi medici)

21. Analisi delle principali esperienze in Italia:Il modello TOSCANA

22. Analisi delle principali esperienze in Italia:Il modello VENETO • Tipologia di modello • La Regione Veneto ha una popolazione di circa 4.500.000 di abitanti, ed è composta da: 21 Aziende Sanitarie Locali;2 Aziende Ospedaliero-Universitarie;1 IRCSS • 2006 Costituzione di cinque Aree Vaste senza personalità giuridica (Vicenza; Treviso e Belluno; Venezia e Rovigo; Padova; Verona) • AV TREVISO: ASL Belluno; ASL Feltre; ASL Treviso; ASL Pieve di Soligo; ASL Asolo; • AV VICENZA: ASL Vicenza; ASL Bassano del Grappa; ASL Thiene; ASL Arzigliano • AV VENEZIA: ASL Venezia; ASL S. Donà del Piave; ASL Mirano; ASL Chioggia; ASL Rovigo; ASL Adria; • AV PADOVA: ASL Padova; Azienda Ospedaliera di Padova; ASL Cittadella; ASL Este • AV VERONA: ASL Verona; Azienda Ospedaliera di Verona; ASL Legnano; ASL Bussolengo • 2008 Istituzione Centro Regionale Acquisti per la Sanità

23. Analisi delle principali esperienze in Italia:Il modello VENETO Assetto di governance: Tre “livelli di aggregazione” per l’acquisto di beni e servizi: regionale, area vasta, aziendale livello regionale a. prevede l’acquisto di beni per tutte le aziende della Regione (si tratta di tutte le categorie di beni che possono essere standardizzati e che non hanno delle particolari tecnologie) b. la gestione della gara è affidata al Centro Regionale Acquisti (prima della costituzione del CRA, il compito era affidato ad una ASL capofila) c. alcuni esempi di beni acquistati a livello regionale sono: farmaci, materiale per anestesia e rianimazione, vaccini, aghi e siringhe  beni facilmente standardizzabili

24. Analisi delle principali esperienze in Italia:Il modello VENETO Assetto di governance: Tre “livelli di aggregazione” per l’acquisto di beni e servizi: regionale, area vasta, aziendale livello di area vasta a. prevede l’acquisto di beni per tutte le aziende appartenenti alla medesima Area Vasta b. la gestione della gara è affidata al dipartimento interaziendale di Area Vasta c. riguarda tutti i beni non acquistati a livello regionale e non lasciati in autonomia alle singole aziende (si tratta della maggior parte dei beni) livello aziendale a. prevede l’acquisto di beni per una singola ASL o AO b. la gestione della gara è affidata al dipartimento interaziendale di Area Vasta c. riguarda: acquisti in economia, acquisto di apparecchiature; service; acquisti che risultano dalle specificità aziendali

25. Analisi delle principali esperienze in Italia:Il modello VENETO Scelta delle categorie merceologiche da sottoporre ad acquisto centralizzato Volume di spesa – peso 20% sul totale Liquidità del mercato – peso 10% sul totale Sostituibilità del prodotto – peso 10 % sul totale Standardizzabilità del prodotto – peso 10% sul totale Risparmio atteso – peso 27,5% sul totale Probabilità di successo del risparmio atteso – 22,5% sul totale ATTRATTIVITA’ PERFORMANCE

26. Analisi delle principali esperienze in Italia:Il modello VENETO

27. Analisi delle principali esperienze in Italia:il modello VENETO • Gestione della logistica • linee-guida regionali • progetto per singola AV (approvato progetto AV Treviso-Belluno) • Criticità • Uniformazione anagrafiche: in fase di elaborazione tramite ARSS; provvisoriamente (per invio fabbisogni) le Aziende sanitarie utilizzano la CND (lavoro che viene fatto di volta in volta dalle singole Aziende)

28. Fattori strategici di successo – Principali criticità dei tre modelli analizzati • Fattori strategici di successo • Gradualità nell’implementazione del modello (a regime in 3/5 anni) • Processo condiviso con i professionisti all’interno delle Aziende • Specializzazione nell’attribuzione delle funzioni alle Aziende sanitarie • Presenza e funzionamento dell’Osservatorio Prezzi • Forte “Commitment” da parte della Regione • Principali criticità • Significativo impatto sul mercato dei fornitori locali • Processo di rilevante impatto “culturale”

29. Agenda • Le tendenze attuali nel panorama italiano • Le principali esperienze di centralizzazione degli acquisti presenti in Italia (Emilia-Romagna, Toscana, Veneto) • Come costruire un modello di centralizzazione degli acquisti: il caso della Regione Sicilia

30. Un modello per la Sicilia • Metodologia utilizzata • Tipologia di modello • Assetto di governance • Funzionamento del processo • Scelta di centralizzazione/autonomia dei beni e servizi • Sistema di valutazione ed incentivazione • Gestione della logistica • Criticità: uniformazione delle anagrafiche • Impatto sul mercato dei fornitori locali

31. Il Piano di Rientro • Piano di Rientro (sottoscritto il 31 luglio 2007)  macro-obiettivo generale D “Altre misure di contenimento dei costi”, obiettivo specifico D.2 “Interventi sui costi di beni e servizi”, sono previste una serie di attività: • L’intervento D.2.1 prevede il rafforzamento del ruolo dell’Osservatorio regionale prezzi per dispositivi medici, specialità medicinali, servizi, lavori e altre forniture di beni diversi, istituito con D.A. n. 32 del 18.01.2007 • L’intervento D.2.2 prevede che le Aziende sanitarie della Regione ricorrano a procedure di gara in forma consorziata per l’acquisizione di beni e servizi (Legge Regionale 8 febbraio 2007 n. 2 - legge finanziaria regionale 2007) • L’intervento D.2.5 prevede che le Aziende sanitarie della Regione ricorrano a convenzioni Consip, o al mercato elettronico gestito da Consip, o all’ indizione di una gara pubblica utilizzando le quotazioni Consip

32. Metodologia utilizzata (1/3) • Analisi (attraverso interviste strutturate e documentazione) delle principali esperienze regionali di accentramento degli acquisti • Nomina, da parte dell’Assessorato, di un Gruppo Tecnico per il supporto nella definizione del modello regionale di centralizzazione degli acquisti

33. Metodologia utilizzata (2/3) • Processo partecipato con tutte le Aziende sanitarie della Regione Sicilia (provveditori e farmacisti) • Rilevazione delle principali criticità • Richiesta contributi su tre aspetti: • Analisi del mercato dei fornitori locali • Regolamento acquisti in economia • Modello Regionale di Centralizzazione degli acquisti • Condivisione del modello

34. Metodologia utilizzata (3/3) • Strumenti di coinvolgimento degli attori locali • Cicli di incontri con tutte le Aziende sanitarie • Scheda di rilevazione grado di complessità di beni e servizi • Invio di un Questionario a tutte le Aziende • Invio di una scheda di rilevazione del mercato dei fornitori

35. Un modello per la Sicilia - Tipologia di modello (1/4) • La Regione Sicilia ha una popolazione di circa 5.000.000 di abitanti, e, in seguito alla riforma introdotta dalla Legge Regionale n. 5 del 14 Aprile 2009, nel suo territorio sono presenti: • 9 Aziende sanitarie provinciali (A.S.P.), corrispondenti alle 9 province della Regione (ASP Agrigento; ASP Caltanissetta; ASP Catania; ASP Enna; ASP Messina; ASP Palermo; ASP Ragusa; ASP Siracusa; ASP Trapani) • 3 Aziende Ospedaliere (AO Cannizzaro di Catania; AO Ospedali Riuniti Papardo-Piemonte di Messina; AO Ospedali Riuniti Villa Sofia-Cervello di Palermo) • 3 Aziende Ospedaliero-Universitarie (AOU P. Giaccone di Palermo; AOU G. Martino di Messina; AOU Rodolico-Vittorio Emanuele di Catania) • 2 Aziende Ospedaliere di rilievo nazionale e di alta specializzazione (Arnas Civico – Di Cristina – Benfratelli di Palermo; Arnas Garibaldi di Catania)

36. Un modello per la Sicilia - Tipologia di modello (2/4) • Tipologia di modello: Costituzione di due bacini con Azienda sanitaria capofila (ASP/AO/AOU) • Divisione della Regione in due bacini (orientale ed occidentale), in base a quanto stabilito dall’art. 5 c. 9 e 11 della L.R. n. 5/2009 • All’interno di ogni bacino, viene definita un’Azienda sanitaria, per ogni macro-categoria di prodotti, con il compito di condurre le procedure di gara per tutte le ASP/AO/AOU del bacino di riferimento

37. Un modello per la Sicilia - Tipologia di modello (3/4) • Tipologia di modello: VANTAGGI  SPECIALIZZAZIONE DEI PROVVEDITORATI • Valorizzazione delle risorse umane esistenti • Significativa conoscenza specifica degli aspetti giuridici (stesura capitolati e bandi) • Ampia conoscenza dei mercati e delle relative strategie  Capacità di effettuare confronti interregionali su prezzo e altre condizioni dei beni acquistati

38. Un modello per la Sicilia - Tipologia di modello (4/4) • Tipologia di modello: SCELTA AZIENDA SANITARIA CAPOFILA  Due logiche • Suddivisione equilibrata e proporzionata delle attività e dei carichi di lavoro • Criteri oggettivi legati all’attività svolta: • Dotazione organica dei provveditorati e presenza di sub unità organizzative dedicate • Numero/importo delle gare effettuate negli ultimi 3 anni • Dati sulle attività delle singole Aziende sanitarie • Esperienza come capofila in gare consorziate

39. Un modello per la Sicilia – Assetto di governance (1/2) • Assetto di governance • Tre livelli di aggregazione per l’acquisto di beni e servizi: • Livello regionale  Azienda sanitaria capofila gestisce le procedure di gara per tutte le aziende sanitarie della Regione • Livello di bacino  Azienda sanitaria capofila gestisce le procedure di gara per tutte le aziende sanitarie del bacino • Livello aziendale  ogni Azienda sanitaria gestisce le procedure di gara in autonomia

40. Un modello per la Sicilia – Assetto di governance (2/2) • LIVELLO REGIONALE: istituzione di una cabina di regia “Acquisizione di beni e servizi” interna all’Assessorato, con funzioni di pianificazione, controllo e valutazione tre alternative: • Unità in staff al Direttore Generale del Dipartimento di Pianificazione strategica • Costituzione di un Servizio dedicato • Attribuzione della funzione ad un servizio preesistente • LIVELLO DI BACINO: istituzione di un gruppo di coordinamento per bacino, con funzioni di coordinamento funzionale e di monitoraggio

41. Un modello per la Sicilia – Funzionamento del processo (1/2) • Rilevazione del fabbisogno da parte delle singole Aziende sanitarie • Aggregazione dei fabbisogni da parte dell’Azienda sanitaria capofila, attraverso figure professionali specializzate • Ampia partecipazione delle Aziende sanitarie  indicazione di figure professionali differenti per: • Predisposizione capitolato di gara • Partecipazione Commissione di gara • - Stipula del contratto e pagamento fatture direttamente attribuibile alle singole Aziende sanitarie

42. Un modello per la Sicilia – Funzionamento del processo (2/2) Per alcune tipologie di prodotti (dispositivi medici – quali protesi, suture e altri materiali altamente specialistici – e farmaci), al fine di ridurre l’eterogeneità e omogeneizzare i beni messi in gara, si ritiene strategico un forte coinvolgimento a monte degli utilizzatori finali Costituzione di commissioni, per la stesura dei capitolati, composte da figure specialistiche in rappresentanza di tutte le Aziende sanitarie coinvolte nel processo di acquisto

43. Un modello per la Sicilia –Scelta di centralizzazione/autonomia dei beni e servizi (1/5) • CRITERI PER LA SCELTA: • Grado di standardizzabilità del prodotto • Ruolo del personale sanitario nella scelta del prodotto • Grado di programmabilità del fabbisogno • Presenza di criticità nella struttura dell'offerta (nessuna, alcune, molte)  due aspetti, tra loro correlati, relativi alle caratteristiche del mercato di riferimento: • Grado di concentrazione del mercato • Presenza di mercato prevalentemente locale

44. Un modello per la Sicilia –Scelta di centralizzazione/autonomia dei beni e servizi (2/5) • Beni da acquistare a livello regionale: • Farmaci • Materiali per profilassi (vaccini) • Servizi: Utenze (Telefonia ed elettricità) attraverso l’individuazione di un gestore unico regionale • Servizi Assicurativi

45. Un modello per la Sicilia –Scelta di centralizzazione/autonomia dei beni e servizi (3/5) Beni da acquistare a livello di bacino  Obbligatorietà adesione  Beni fungibili, standardizzabili e il cui fabbisogno sia programmabile (Maggior parte di beni e servizi sanitari e non sanitari)  Preventiva verifica della disponibilità di CONSIP S.P.A.  In una prima fase, possibilità di ricorso a gare con più lotti territoriali PRECONDIZIONE: al fine di uniformare i prezzi e le altre condizioni fra i bacini, è necessario rafforzare il ruolo dell’Osservatorio prezzi

46. Un modello per la Sicilia –Scelta di centralizzazione/autonomia dei beni e servizi (4/5) Beni da acquistare a livello di bacino Lotto unico: Emoderivati; Prodotti dietetici; Prodotti chimici; Materiali diagnostici per radiologia, lastre RX, ecc…. (ad eccezione dei mezzi di contrasto); Materiali per emodialisi; Materiali e Prodotti per uso veterinario; Combustibili, carburanti e lubrificanti Più lotti territoriali (in una prima fase): Ossigeno; Materiali diagnostici per laboratorio; Mezzi di contrasto; Presidi chirurgici e materiali sanitari; Materiali protesici; Prodotti alimentari; Materiali di guardaroba, di pulizia e di convivenza in genere; Supporti informatici e cancelleria; Materiali per la manutenzione; servizi: Lavanderia, Pulizia, Mensa, Riscaldamento, Rifiuti, Altre utenze (acqua), Manutenzione, Elaborazione dati; Servizi territoriali

47. Un modello per la Sicilia – Scelta di centralizzazione/autonomia dei beni e servizi (5/5) • Beni da lasciare in autonomia alle Aziende sanitarie • autorizzazione SOLO IN CASI ECCEZIONALI per: • condizioni di mercato • ragioni produttive (es. manutenzioni automezzi) • ragioni diconvenienza economica • fattori strategici – dimensione delle imprese fornitrici (es. cooperative sociali, per servizi assistenziali ed educativi) • acquisti che risultano dalle specificità aziendali (attività effettuate solo da alcune Aziende ospedaliere) •  Minute spese (sotto 20.000 euro)

48. Un modello per la Sicilia – Sistema di valutazione ed incentivazione • Definizione di obiettivi per: • Direttori Generali  Soglia minima di acquisti centralizzati (es. primo anno: 40% beni e servizi acquistati; aumento minimo del 10% annuo); percentuale di consumo dei beni acquistati (almeno 90% del fabbisogno individuato) • Provveditori  individuazione di obiettivi quantitativi in termini di: riduzione eterogeneità dei prodotti; riduzione giacenze di magazzino; riduzione termini di svolgimento del processo; riduzione variabilità nei prezzi di acquisto; riduzione acquisti in economia • Collegamento degli obiettivi con il sistema di valutazione delleperformance ed incentivazione (premi di risultato) • Monitoraggio e controllo regionale

49. Un modello per la Sicilia – Gestione della logistica (1/2) • Graduale realizzazione di un magazzino unico per bacino (da valutare se, nel bacino orientale, prevederne due), per: • Farmaci • Dispositivi medici • Beni economali • FASI • Prima fase: data la particolare estensione del territorio e le difficoltà di collegamento, previsione di magazzini leggeri di presidio con l’obiettivo di: • Fare da tramite tra reparti e magazzino centrale • Evitare l’aumento delle scorte di reparto • Seconda fase: progressiva riduzione dei magazzini di presidio e mantenimento di un magazzino unico centralizzato

50. Un modello per la Sicilia – Gestione della logistica (2/2) • PRECONDIZIONI • Individuazione di un unico sistema gestionale applicativo e progressivo adeguamento da parte di tutte le Aziende sanitarie • Introduzione di un sistema di inventariazione informatizzato per permettere la tracciabilità dei beni • CONSIDERAZIONI • Aumento immediato dei costi emergenti (es. trasporto)  recupero nel medio-lungo periodo attraverso la razionalizzazione delle risorse umane e professionali • Risparmio immediato per le Aziende derivante dalla riduzione degli spazi occupati e dalla riduzione delle scorte complessive