Réunion préparation HPT@LHC2014 workshop

1. Réunion préparation HPT@LHC2014 workshop Subatech – H222.visio 18/01/2014

2. Dates • Workshop du 9 (matin) au 12 (avant le repas de midi) septembre 2014 (3,5 jours). • Agenda envisagé : • Mardi 9 : journée pleine de présentations (prévoir 8h30-9h30 pour l’accueil) • Mercredi 10 : matinée présentations, après midi social event • Jeudi 11 : journée pleine de présentations, soirée repas de la conférence • Vendredi 12 : matinée pleine de présentations, départ avant le repas de midi • Dates préconisées pour les annonces : • 1ère annonce : 27 janvier 2014 -> on est retard, ce sera surement semaine 7 • 2ème annonce et ouverture des inscriptions : 22 avril 2014 (Plus tôt ?) • 3ème annonce : 4 août si date limite 20 aout • Dead lines: • Démarrage des inscriptions : 22 avril • Clotûre des inscriptions : 20 août • Dead line pour la soumission des abstracts : 18 août

3. Questions sur la gestion des inscriptions • Peut-on passer par le système d’inscription de la FAC (qq centimes/p) ? Voir Guillaume si par le CNRS non gratuit • Si par le CNRS, coût ? (15 euros/personne ?) -> peut-etre gratuit (Sophie nous donnera un retour). Si oui, on passe par ça. • Si démarrage le 20 mai, est-ce assez tôt ? A priori, choix de démarrage le 22 avril • Clotûre le 20 août mais vu l’expérience de l’année dernière, nous avons accepté que des gens s’inscrivent au-delà de la dead-line par manque de participants. Est-ce envisageable à Subatech ? <15 jours si moins de 10 personnes. Si possible inscription avant d’arriver • Quelles seront les disponibilités de chacun en août ? Notamment si lettres d’invitation à écrire pour demande de VISA ? Peut-on avoir des lettres toutes prêtes à mettre à jour seulement au niveau du nom du participant ? Ok. Envoyer un avertissement special VISA. • Certificat de présence à remettre dès l’arrivée

4. Lieu du workshop • Dans les locaux de Mines Nantes : • Amphi Pascal réservé et réservation confirmée par Lionel Luquin. Il nous assure la réservation d’un amphi de 80 places sur la période du workshop. • Cependant : • Lieu pour les pauses café ? Bernard se renseigne • Il nous faut une salle supplémentaire avec accès connexion internet pour les participants pendant la durée du workshop. Ce peut être H222.visio ou une salle de l’école des mines (moins probable vu que nous avons déjà obtenu un amphi). Bernard se renseigne • Repas midi : • Bernard propose la cantine du CROUS de la Chantrerie. Il est possible d’y avoir du vin à un coût raisonnable… Petite balade de qq minutes pour y aller. Peut-on avoir un espace reserve ? • NB : voir avec eux comment ça marche pour le vin car on peut avoir du vin par l’intermédiaire d’une des organisatrices (Catherine) • Pour venir à Subatech : chronobus. 10 tickets par personne inclus dans le coût des frais d’inscription (A voir). -> Finalement, on peut économiser cela. De toute façon les gens doivent acheter au moins un billet en arriavnt, autant qu’ils achètent un carnet de 10 et on économise cela pour autre chose

5. Page web • Choix d’indico plutôt que ScienceConf • Page web de test (en cours de construction): https://indico.cern.ch/internalPage.py?pageId=0&confId=289665 • Points à ajuster : montant des frais d’inscription (150), dates diverses, lieu repas conf + social event (dépendra du budget) • Se mettre d’accord sur les hôtels : • Pour le moment, une page web donnant une liste d’hôtels à Nantes. • Question : y a-t-il moyen d’avoir des accords avec quelques hôtels sur le coût des chambres notamment ? Oui -> à mettre à jour sur les pages webs • Transports : on peut pointer vers la page de Subatech qui explique comment y venir. Problème : cette page pour l’instant est rédigée en français seulement. Page à traduire. • Page pour les inscriptions à prévoir (y compris procédure pour VISA) Tanja

6. Social event and dinner • Idées pour social event : • Diverses visites d’organisées dans Nantes. Les coûts sont très variables • Voir la liste dans le pdf (visites touristiques à Nantes) • Balade en petit train reste raisonnable en terme de coût, permet de voir pas mal de choses et permet de se protéger un peu de la pluie s’il pleut. • Environ 4 euros / p • Visite des machines de l’île non guidée. • Car ? • Environ 8 euros / p • Idées pour social dinner : • A définir… Coût ? Cantine ? Bernard et Alexandre regardent

7. Idées de goodies • Badges • Coût ? Commandés par la labo • Clé USB (8 Go) • 9,6 euros / p – A priori, c’est plutôt 8 euros • Plans divers de la ville de Nantes + labo => voir avec le syndicat d’initiative • Coût ? Gratuit • Petit sachet de berlinguots et autres spécialités sucrées. • Quel coût ? 5 euros Bernard se renseigne • Le tout dans une pochette en plastique dur ? • Est-ce envisageable à moindre coût ? Coût ? • Autres idées ?

8. Budget • Remarque : DGM contactée mais pas de réponse pour l’instant… -> entre temps, j’ai reçu une réponse du CNRS. C’est bon pour 1500 euros ! • Prévisions budgétaires en cours • Fichier BilanFinancier_HPT2014.xlsx • Je mets cela sur la page web suivante : • http://estienne.web.cern.ch/estienne/workshop/hpt2014 • dans le répertoire Budget