Tilgængelighed og elektroniske dokumenter

1. Tilgængelighed og elektroniske dokumenter Lbc/

2. Program • Tilgængelighed til dokumenter generelt • Word og InDesign • Tilgængelighed til pdf-filer • Øvelser

3. Retningslinjer • For W3C-formater: WCAG 2.0 • For ikke-W3C formater • Word, Excel, PDF, Flash, ODF, ... • Hvis utilgængelige, så skal findes tilgængelige alternativer • Dokumenterne skal følge retningslinjerne for det pågældende format • Leverandører er på vej med WCAG 2 supplement til sikring af tilgængeligheden til fx Word og PDF

4. Type af problemer (dokumenter) • Nogle problemer skabes af systemerne • Fx utilgængelige auto-generede dokumenter, dårlige skabeloner, forkerte pdf værktøjer, … • Manglende skabeloner • Andre problemer skabes af medarbejdere • Fx forkert anvendelse af skabeloner og værktøjer, uheldig publiseringspraksis • Atter andre skabes af eksterne leverandører af dokumenter • Konsulenter, grafikere, … • Låste dokumente

5. To problemstillinger • Eksisterende dokumenter • Stor manuel arbejdsopgave • Kan ikke automatiseres • Næppe realistisk at løse • Nye dokumenter • Tilgængelighed er let at opnå • Tilgængelige skabeloner • Korrekt anvendelse af skabelonerne • Fornuftige publiceringsprocesser

6. Grundlæggende forudsætninger • Velstrukturerede dokumenter • Korrekt opmærkning • Adskillelse af præsentation og indhold/struktur • Opmærkning af struktur • Opmærkning af sprog • Tekstlige alternativer til illustrationer • Meningsfuld læserækkefølge

7. Word dokumenter • Anvend typografier og anvend dem korrekt • Mærk sproget korrekt • Tilføj alternativer til illustrationer • Brug overskrifter • Bullets: enten liste eller tal angivelser • Kolonner: hvis man har siden delt i to kolonner, så brug ’Format’ i stedet for tabulator • Angiv tabeloverskrifter • Header og footer indhold vil som udgangspunkt ikke læses op

8. Word dokumenter Sprog

9. Word dokumenter Sprog

10. Alternativ tekst

11. Word dokumenter Overskrifter

12. Word dokumenter • Bullets

13. Word dokumenter Kolonner

14. Word dokumenter Tabeller

15. Konvertering til PDF • Kildedokumentet • Skal være velstruktureret • Skal være korrekt opmærket med klar adskillelse af indhold og struktur • Sprog/sprogskift skal være angivet • Det resulterende dokument skal være i Tagged PDF • Tags kan tilføjes senere – men det anbefales ikke

16. Konvertering til PDF (II)

17. Konvertering til PDF (III) • Konverteringen • Ikke ligegyldigt hvorledes man skaber PDF filer • Dårlige: Printer drivere (Adobe PDF, CutePDF, …) • Gode: Microsoft gem-som-pdf, Adobe Acrobat Office Plug-in, Open Office Gem-som-pdf • Sikkerhedsniveauet skal være korrekt (Content Extraction for Accessibility)

18. Tilgængeligheden til InDesign dokumenter

19. I gamle dage • Tekstkæder • Alternativ tekst Men så kom CS4…

20. Angiv mærker til • Tekst (p, H1, H2…) • Tabeller (dog kan overskrifter først sættes på i Acrobat Pro • Lister (dog kan lister først tagges helt i Acrobat Pro) • Læseorden i hele strukturen

21. Tekst • Mærkning af tekst

22. Knyt formater til mærker

23. Angiv mærker på tekstenheder

24. Alternativ til ikke tekstlige elementer • Billeder

25. Baggrundsgrafik • Artifact mærkes

26. Konvertering • Husk koder

27. Tilgængelighed til pdf-filer

28. PDF-dokumenter • PDF = Portable Document Format • PDF er mange forskellige ting • To hovedtyper af PDF dokumenter • Dokumenter skabt fra tekstbehandlingsprogram Tilgængelige for de fleste • Dokumenter skabt fra scanning Utilgængelige for de fleste

29. Konvertering til PDF (IV)

30. PDF fra scanner • Image-only dokumenter • Ingen tags, ingen struktur • Visse elementer kan genskabes ved hjælp af OCR, fx Paper Capture • Tags kan tilføjes manuelt; anbefales ikke • Utilgængelige for de fleste; bør ikke anvendes

31. Tjek tilgængelighed • Brug Acrobat Pro • Avancerede indstillinger • Tjek for tilgængelighed • Fuld tjek • Tjek for Adobe PDF formatet

37. Låste pdf-filer • Hvis PDF-filen ikke er tilgængelig, kan den ikke gøres tilgængelig før den låses op

38. Læsbarhed • Dokumenter bør gemmes som tekst • Tastaturadgang • Understøttelse af skærmlæsere: • Kodet / tagged pdf • Udtrækning af tekst (indstilles i egenskaber) • Læserækkefølge

39. Tagging • Dette kan gøres automatiseret for noget indhold • Det kan gøres manuelt for resten – en stor opgave • Langt det bedste resultat opnås ved at tagging er foretaget i oprindelsesfil • Tagging kan foretages i pdf-fil via Acrobat Pro, men kan være upræcis da der skal ’gættes’

40. Tilføj tags til utagget dokument

41. Tilføj tags til utagget dokument - gennemse

44. Manglende sprog • Dette kan gøres i oprindelsesfil i nogle formater, hvilket er mest holdbart • Dette kan gøres i Acrobat Pro • For hele dokumentet automatiseret • For dele af dokumentet manuelt

45. For hele dokumentet i Acrobat

46. For hele dokumentet i Acrobat

47. For dele af tekst i Acrobat Pro

48. For dele af tekst i Acrobat

49. For dele af tekst i Acrobat

50. Læserækkefølge • Afhænger af oprindelsesformatet • For Word er læserækkefølgen fornuftig, hvis man overholder word-principperne • I Acrobat Pro kan man reparere læserækkefølge manuelt