Ministero della Giustizia Corte d’Appello di Roma Scuola di Formazione

1. Ministero della GiustiziaCorte d’Appello di RomaScuola di Formazione Corso di formazione in materia di competenze della figura professionale “Assistente giudiziario” A cura di : Maria Maddalena e Renata Pennucci - Dirigenti Ispettori

2. flussi di spesa

3. Flussi di spesa i flussi di spesa •  testo unico stà a significare: • condivisione dei concetti guida; • percezione dei “flussi di spesa”; • ipotizzare ed attuare soluzioni tecnico-organizzative. Per raggiungere l’obiettivo è necessario: rappresentarsi il tema oggetto della progettazione e dell’apprendimento; rammentarsi il percorso progettuale da seguire; condividere; percepire; ipotizzare

4. segue: i flussi di spesa rappresentarsi i risultati del lavoro svolto in ciascuna fase lavorativa; abituarsi a rappresentare il risultato del proprio lavoro; rendere fruibile ai vari interlocutori che si incontrano il risultato e l’obiettivo del lavoro personale; condividere rappresentare

5. segue: i flussi di spesa rappresentarsi i risultati del lavoro svolto in ciascuna fase lavorativa; abituarsi a rappresentare il risultato del proprio lavoro; rendere fruibile ai vari interlocutori che si incontrano il risultato e l’obiettivo del lavoro personale; condividere rappresentare

6. segue: i flussi di spesa rappresentazione e condivisione per rappresentare e condividere è necessario:  avere un Tema (approccio; leve; sistemi; attori);  ed ipotizzare uno Scenario (sollecitazioni; opportunità; criticità e vincoli); In particolare le sollecitazioni nel nostro caso derivano da:  leggi  comunicazione interna

7. le sollecitazioni • In particolare nel nostro caso derivano da: •  norme in vigore •  comunicazione interna

8. segue: le sollecitazioni Leggi  Testo Unico spese di giustizia Circolari e note Comunicazione interna dialogo con clienti interni ed esterni(funzionario delegato Procura generale\Corte d’Appello e\o Tribunale\Procura della Repubblica; Agenzia delle Entrate, colleghi; referenti in rete ecc.). Circolazione informazione interna: diffusione interrelazioni e quesiti.

9. segue: le sollecitazioni • tecnologia  • innovazioni tecnologiche; tecnologia come implementazione dei servizi periferici; informatizzazione dei servizi personale   richiesta di crescita professionale.

10. opportunità  Comunicazione  migliorare il dialogo; condividere le informazioni all’interno dell’ufficio e tra gli uffici del distretto; Rafforzamento dell’identità professionale. Professionalizzazione   accrescimento delle capacità gestionali dei funzionari; Potenziamento delle competenze professionali.

11. segue: opportunità • Qualità del lavoro  • miglioramento dei tempi di lavoro; • miglioramento delle condizioni di lavoro; • semplificazionedelle procedure.

12. segue: opportunità • Organizzazione  • innovare l’organizzazione attraverso nuove metodologie di lavoro;  partecipazione all’organizzazione dei capi area e settore; • valorizzazione delle risorse umane; •  razionalizzazione delle risorse umane in relazione alle potenzialità professionali ; incentivazione del personale sotto il profilo motivazionale. Capi area Innovare; Valorizzare; Incentivare

13. segue: criticità Cultura  non adeguata preparazione di dirigenti e funzionari ad affrontare il mutamento alla luce delle nuove tecnologie;  resistenza degli operatori del settore ad inserirsi nel nuovo contesto tecnologico che viene a sconvolgere le consolidate certezze dei processi lavorativi; orientamento all’adempimento e non al risultato;  assenza di indirizzo nell’interpretazione delle norme del T.U.

14. segue: criticità •  Area d’intervento  • insufficienza delle risorse umane; • insorgenza di bisogni formativi legati a particolari necessità ; • inadeguata distribuzione del personale sul territorio; •  decremento delle risorse umane.  normativa   limiti derivanti dalle regole di contabilità di Stato; assenza di regime premiale

15. i vincoli £ £ £ budget £ £ £ vincolato a norme e procedure che non consentono margini di gestione autonoma della spesa (divieto di storno fra capitoli); incertezza, ad inizio anno, del budget disponibile; limite di spesa.  tempo  tempo disponibile; limite di tempo.

16. segue: i vincoli regole  esigenze di servizio; norme e regolamenti; obbligo all’utilizzo di un applicativo(es. protocollo informatico); rispetto regole interne (organizzazione); rispetto regole normative (circolari); limiti fattivi e strutturali (accesso internet); Vista la Circolare protocollo

17. progettazione  progettare  esaminare vincoli, criticità ma anche le opportunità ecc. al fine progettare/negoziare con il committente l’obiettivo da raggiungere; obiettivo ¶ ¶l’obiettivo deve essere negoziato tenendo presente: ※※le risorse a disposizione ; ↘↘l’idea che ci si è fatti del problema da affrontare;  le possibilità per attuarlo. Entro il … devo ottenere la tale cosa

18. analisi •  analisi  • è necessaria per: • formalizzare la situazione di partenza; • approfondire la conoscenza del tema al fine di evidenziare le aree su cui orientare la progettazione del miglioramento. •  metodologia  • specificare lo/gli strumenti usati; raccogliere documenti, interviste, questionari ecc. La situazione può essere così riassunta devo procedere …..

19. segue: analisi domande  cosa abbiamo allo stato attuale? quale organizzazione?  quale il contesto sul quale intervenire?  quali sono gli strumenti tecnici in nostro possesso?  che tipo di comunicazione interna?  quali risorse umane?  che grado di preparazione?

20. segue: analisi monitorare  rilevare le esperienze di successo maturate presso realtà similari ;  rilevare le esperienze di successo diverse dalla nostra realtà per raccogliere stimoli creativi ; utilizzare gli stimoli raccolti per la progettualità da esprimere successivamente scopo  progettare la soluzione ottimale al problema.

21. segue: una ipotesi concreta nella 1^fasel’assetto organizzativo ipotizzato prevede una serie di collegamentiper gruppi di posta elettronica: tra tutti i responsabili del servizio “spese di giustizia” nei tribunali o nelle procure del distretto e l’ufficio del funzionario delegato; consultivo on-line con la rete dei funzionari delegati sul territorio nazionale e con i funzionari dell’agenzia delle entrate; verticale tra l’ufficio del funzionario delegato e il referente ministeriale; stò meditando

22. segue: una ipotesi concreta  quesiti  Ogni quesito o dubbio operativo del singolo tribunale o della singola procura verrà inoltrato (via e-mail) ad uno degli indirizzi dell’ufficio del funzionario delegato e contemporaneamente, (per conoscenza), a tutti gli incaricati dei tribunali o delle procure del distretto;

23. segue: una ipotesi concreta •  risposta  • ogni risposta sarà diffusa, a cura del funzionario delegato, via e-mail non solo all’ufficio che ha sollevato il problema o il dubbio ma a tutti gli uffici del distretto. •  vantaggi  • univocità ed uniformità nelle informazioni; •  comunicazioni pressoché in tempo reale; • notevole risparmio in termini economici. Vista la richiesta della procura di….; L’analisi della documentazione consiglia la seguente soluzione

24. segue: una ipotesi concreta • Nessun’altra procura o tribunale, inoltre, avanzerà un quesito sullo stesso argomento; •  precauzioni  • richiedere sempre “conferma di lettura” della risposta trasmessa dal funzionario delegato e domanda inviata al funzionario delegato. Si trasmetta a cura della segreteria a tutti gli Uffici del distretto il funzionario delegato

25. segue: una ipotesi concreta  collegamenti con “referenti”  il collegamento con i referenti dell’agenzia delle entrate e con la rete dei funzionari delegati consentirà l’individuazione delle soluzioni migliori ai problemi più complessi di natura fiscale e normativa che potranno verificarsi qualora il funzionario delegato non abbia “ex se” la soluzione immediata. Si trasmetta a cura della segreteria a tutti gli Uffici del distretto il funzionario delegato

26. segue: una ipotesi concreta la soluzione trovata, con l’ausilio del referente dell’agenzia delle entrate o dei colleghi funzionari delegati sarà diffusa a tutti i tribunali o a tutte le procure del distretto.  risposta non conforme  se la risposta del funzionario dell’agenzia delle entrate risultasse “non conforme” al T.U. o alle circolari ministeriali, allora no risposta agli uffici ma quesito al ministero; ritenuta la questione di interesse generale dispone trasmettere al ministero

27. segue: una ipotesi concreta  risposta non conforme  se nessuno dei funzionari delegati sul territorio dispone di un “precedente” o di una soluzione idonea, “il problema” sarà rimesso al Ministero in forma di quesito. 2^ fase di progettazione nella 2^fasel’assetto organizzativo ipotizzato prevede una serie di collegamentiesterni che coinvolgono il ministero: Progettare risolvere

28. segue: una ipotesi concreta obiettivi del progetto riduzione del numero dei quesiti in materia di spese di giustizia trasmessi al ministero dagli uffici di tribunale o di procura, rectius, dalle corti di appello o dalle procure generali (sino al 50% ); riduzione dei tempi di “problem solving”(sino al 50% - da calcolare un tempo medio precedente); risultati attesi ed indicatori di misura  percentuale di soluzioni ai quesiti entro tre mesi (occorre il dato precedente);

29. Flussi di spesa e foglio delle notizie L’importanza del monitoraggiodella spesa e dell’osmosi progettuale è evidente nella gestione del foglio delle notizie dove per la prima volta si è voluto “imporre” regole e modalità di gestione univoche il foglio delle notizie rappresenta quindi l’attuazione concreta dei principi in tema di flussi di spesa

30. Il testo unico: principi generali T.U. Spese

31. Le Finalita’ del Testo Unico: • Riordino normativo • Armonizzazione della materia • Semplificazione delle procedure ed organizzativa • Semplificazione del linguaggio • Informatizzazione

32. Disposizioni normative • T.U. sulle spese di giustizia; •  D.m. 28.05.2003 istitutivo dei registri ex art. 161 T.u. spese di giustizia; • Circolare ministeriale n. 9 del 26.06.2003 relativa alla tenuta dei registri obbligatori istituiti ex art.161; • Circolare 15 marzo 2006 c.d. circ. “Iannini” in tema di razionalizzazione della spesa

33. Innovazioni del Testo Unico • Organizzazione del lavoro, avendo presente la rappresentazione del processo di accertamento e di recupero delle spese di giustizia; • Unificazione della spesa , in quanto pur prevedendo distinti registri (spese anticipate dall’erario e spese prenotate a debito) sul foglio notizie vengono iscritte entrambe le tipologie di spesa;  • Coerenza economico - organizzativaper una amministrazione chiamata a disporre, gestire e controllare la spesa;

34. Segue:Innovazioni del Testo Unico Controllabilità della spesa, infatti, l’idea che la spesa di giustizia sia incontrollabile e legata esclusivamente ad eventi causali viene soppiantata dall’idea che, come tutto ciò che ha un costo, anche le spese di giustizia debbono rispondere a criteri di economicità , efficacia ed efficienza; Il primo passo verso l’economicità è la semplificazione ed uniformità del processo del lavoro del personale delle cancellerie in materia di annotazione delle spese ripetibili e non.

35. I registri Sistemi Informativi Amministrazione

36. Dec. Interministeriale 28.5.2003:Registri di cui all’art. 161 T.U. – in vigore dal 1° luglio 2003  L’istituzione dei registri è l’esempio della semplificazione delle Procedure “imposta” dal T.U.: tre soli registri per tutte le attività relative alla gestione della spesa ;  I registri sono individuati sulla base delle funzioni da annotare; Tassativamente individuati gli Uffici presso cui devono essere tenuti i registri (art. 162 T.U.); Annotazioni del Registro (Secondo le Avvertenze e le Istruzioni) @ Informatizzazione delle procedure

37. Segue:i registri • Attuali: • Pagamento da parte dell’erario –Mod. 1A/SG (registro delle spese pagate) • Prenotazione a debito - Mod. 2A/SG (registro delle spese prenotate) • Riscossione - Mod. 3SG (registro dei crediti e delle successive vicende • Precedenti: • Spese anticipate (mod. 12) • Campione civile (mod. 20) • Campione fallimentare (mod. 20) • Campione penale (mod. 29) • Tavola alfabetica (mod. 18) •  Registro dei ruoli (mod. 42) • Eventuali registri di comodo

38. Registro delle Spese Pagate dall’erario Modelli (1/A/SG e 1/B/SG) Uffici: giudicanti e requirenti tutti, uffici di sorveglianza con esclusione della Corte di Cassazione; Ufficio N.E.P.. I registri devono essere “tenuti” nel rispetto delle Avvertenze e le Istruzioni (allegate al registro)

39. Registro delle Spese Prenotate a Debito Modelli (2/A/SG e 2/B/SG) Uffici: giudicanti e requirenti tutti compresa la Corte di Cassazione; Ufficio N.E.P.. I registri devono essere “tenuti” nel rispetto delle Avvertenze e le Istruzioni (allegate al registro)

40. Registro dei Crediti da Recuperare e delle Vicende Successive del Credito Modelli (3SG)  Uffici: giudicanti tutti con esclusione della Corte di Cassazione; Uffici penitenziari; I registri devono essere “tenuti” nel rispetto delle Avvertenze e le Istruzioni (allegate al registro)

41. Istruzioni e Avvertenze- tenuta registri Per assicurare la corretta tenuta dei registri imposto l’obbligo del V° mensile che attesta la “regolarità delle iscrizioni”. Nel Mod. 1/A/SG(Registro delle spese anticipate dall’Erario);Mod. 2/A/SG(Registro delle spese prenotate a debito)e Mod. 3/SG(Registro dei crediti da recuperare e delle successive vicende del credito)la chiusura mensile è riservata al dirigente che può delegarla al funzionario con provvedimento formale, purché persona diversa da quella responsabile del servizio. regolare V° tenuta per

42. Principi generali La circolare n. 9 del 2003

43. La Circolare Ministeriale n. 9/03 del 26.6.2003- Istituzione dei Registri previsti dall’art. 161 T.U. Finalità:Agevolare l’attivita’ degli Uffici durante la Fase Transitoria in attesa del “nuovo” regime “unico” che sarà attuato con la completa informatizzazione degli uffici (progetto S.I.A.M.M.).

44. Circolare n. 9\03: principi per la tenuta del Foglio Notizie • Redazione (e Chiusura) in ogni fase e grado del processo ( consigliabile formare apposito sottofascicolo); • Annotazione dell’imposta di registro (se ricorrono i presupposti della prenotazione a debito); • Individuazione (dirigente: deve) di uno o più responsabili della tenuta del foglio (fase dell’annotazione); • Individuazione (dirigente: deve) di uno o più responsabili della chiusura del foglio (fase della sottoscrizione); il dirigente Vista la circolare; Ritenuto che; dispone

45. Segue:Circolare n. 9\03:principi per la tenuta del Foglio Notizie • Individuazione di uno o più responsabili della tenuta e della chiusura del foglio (fase dell’annotazione e della sottoscrizione) per le spese sostenute dagli uffici N.E.P.(in caso di ammissione al patrocinio o quando è parte una P.A., al momento del deposito dell’atto notificato e per le sole spese ripetibili); • La sottoscrizione costituisce assunzionedi responsabilità (in caso di mancato recupero la responsabilità ricade su colui che aveva l’obbligo di annotare la spesa e non su che ha il compito di recuperare).

46. Il foglio delle notizie • ☆☆☆principi generali☆☆☆ حثعحLe spese حثعح

47. Il Foglio delle Notizie(Art. 280 T.U.) In attesa del completamento del processo di Informatizzazione: • Unifica le voci di spesa maturate nel corso del procedimento; • Strumento per il recupero delle spese del procedimento; • Strumento per il controllo della spesa; • Strumento per la presa in carico della spesa nel Registro dei Crediti da recuperare

48. Spese da Annotare nel Foglio Notizie Quelle iscritte nel registro delle speseprenotate a debito tutte (art. 280 co. 2 T.U.) Quelle iscritte nel registro delle spese pagate dall’erario solo se ripetibili(art. 280 co. 2 T.U.)

49. Spesa e servizio Spesaè ilcosto per un servizio; Servizio è l’espressione di una funzione di rilevanza pubblica. Spesa e servizio= Costo del procedimento

50. Spesa e processo penale laregola generale è sancita nell’art. 4: “ le spese del processo penale sono anticipate dall’erario……”  eccezioni: a)le spese relative agli atti chiesti dalle parti private (es. perizia di parte) salvo l’ipotesi in cui la parte è ammessa al patrocinio; b)la pubblicazione della sentenza di condanna, ai sensi dell’art.694 primo comma c.p.p..