Nuestra Empresa…

1. Nuestra Empresa… Garantía y Calidad en Innovación Tecnológica ... Su Empresa

2. Procesos de Planificación

3. Planificación Programación Control Revisión y Análisis del Alcance del Proyecto. Determinación de premisas. Determinación de los recursos en función de la organización. Determinación de metas y directrices. Elaboración Plan Maestro. Precisión de actividades y secuencia lógica entre ellas. Asignación de recursos. Programación de recursos. Programación duraciones. Evaluación Plan Maestro. Seguimiento a la ejecución del Plan Maestro y de la Programación. Detección desviaciones. Formulación de acciones.

4. Planificación Programación Premisas Actividades EDT Planeamiento Vs. Programación Horas Hombre Recursos Recursos Tiempo Tiempo Planes de Corto Plazo Plan Maestro

5. Mejores Prácticas y Herramientas para la Gestión de Proyectos

6. Por qué han surgido Mejores Prácticas • Frente a objetivos de largo plazo donde se suele • Diferir el esfuerzo • No se establece equilibrio entre administración de recursos y el logro de metas • Se diluye el sentido de la urgencia • Se pierde la capacidad de prever cambios y/o riesgos en el entorno del Proyecto • Mejores Prácticas • - Formulación de objetivos y planes para períodos de corto plazo, alineados con los objetivos de mediano y largo plazo. • - En lugar de estimar cuánto se tardará en llevar a cabo un trabajo, el equipo debe estimar cuánto trabajo se puede hacer en un plazo determinado. • El equipo del proyecto debe enfrentar cambios y revaluar los objetivos en cada período, analizando las lecciones aprendidas durante el período anterior.

7. Sistema de Control de Proyectos Método del Último Plan PLAN MAESTRO PLANIFICACIÓN INTERMEDIA ANÁLISIS DE RESTRICCIONES (CUELLOS DE BOTELLA) PLANIFICACIÓN A CORTO PLAZO - 60% Desempeño Deficiente + 80% Buen Desempeño VERIFICACIÓN DE LO PLANIFICADO (PAC) Fuente: Last planner, un avance en la planificación y control de proyectos de construcción, Luis Botero, año 2005.

9. Proceso de Programación Vicepresidencia de Ingeniería

10. Planificación General: Plan Maestro (Proyectos). Programación ó Planificación de Corto Plazo: Planes quincenales por proyecto y departamentos. Reuniones para Programación de departamentos. Programación VPI Seguimiento a la Programación: Cálculo del Indicador PAC por departamentos (Porcentaje de Actividades Completadas). Análisis de desviaciones. Formulación de acciones.

11. 1 PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS Acciones 1. Revisión del Plan General (Cronograma del Proyecto). 2. Revisión de avances. 3. Selección de actividades que según cronograma deben ejecutarse al corte del período. 4. Revisión de restricciones. Acciones (Continuación) 6. Determinación de actividades que pueden ser ejecutadas (sin restricción). 7. Asignación de Prioridades. 8. Emisión programa del proyecto para el período específico. Responsables Gerente del Proyecto. Planificador del Proyecto. Controlador de Documentos. Tiempos de ejecución 1. Un (01) día para emisión del programa del proyecto. 2. Tiempo continuo para actualización de avances.

12. 2 PROGRAMACIÓN DEPARTAMENTOS Acciones 1. Revisión requerimientos de los proyectos (Programas de los proyectos). 2. Revisión actividades en ejecución. 3. Revisión disponibilidad de recursos. 4. Determinación de actividades que pueden ser ejecutadas (sin restricción). Acciones (Continuación) 5. Asignación de actividades por recurso. 6. Emisión Programa preliminar por disciplina. 7. Reunión interdisciplinaria con Gerencia Técnica. 8. Revisión relación de actividades interdisciplinarias. 9. Emisión Programa Definitivo por disciplina. Responsables Jefes de Departamento. Ingenieros de Proyectos. Coordinador de Ingeniería. Gerente Técnico. Tiempos de ejecución 1. Un (01) día para emisión programas definitivos (Pasos 1 al 09). 2. Tiempo continuo para coordinación y actualización de avances de la disciplina.

13. 3 SEGUIMIENTO A LA PROGRAMACIÓN Acciones 1. Revisión de actividades Programadas. 2. Revisión de actividades ejecutadas. 3. Cálculo Indicador PAC (Porcentaje de Asignaciones Completadas) por Ingeniero y Departamento. 4. Revisión desviaciones. Acciones (Continuación) 5. Revisión causas de no cumplimiento. 6. Formulación de acciones correctivas. 7. Consideración causas de no cumplimiento para próximas programaciones. 8. Mejora Continua. Responsables A nivel de Proyecto Gerente del Proyecto Planificador del Proyecto A nivel de Gerencia Técnica Jefes de Departamentos Tiempos de ejecución 1. Tiempo continuo para seguimiento y control de actividades.

14. Instructivo Formato de Programación Por Departamentos Formato

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16. Indicar el período, la disciplina y la cantidad de HH hábiles en el período, para los cuales se elabora el programa. Indicar los datos del recurso (Ingeniero), proyecto y actividad para los cuales se elabora el programa. ! Si se detecta disponibilidad de recursos, el Jefe de Departamento procederá con la asignación de otras actividades.

17. Indicar las fechas de asignación y estimada de finalización de la actividad asignada. Indicar status de la actividad al cierre del período anterior. Indique el status en el que se visualiza se encontrará la actividad al cierre del período que se está programando. En caso de existir retraso en la ejecución de la actividad, describir brevemente la causa de la desviación.

18. OBSERVACIONES TÍPICAS El código de este producto no corresponde al proyecto indicado. Códigos de Proyecto o Productos equivocados. Fechas de elaboración que no concuerdan con las fechas de revisión.

19. OBSERVACIONES TÍPICAS No se indica que revisión del documento se está elaborando (Rev. A, Rev. B, etc). Descripción deficiente de las actividades. No se indican claramente las fechas de emisión de los productos o finalización para insumo del seguimiento y control. No se indican las razones de desviación en la mayoría de las actividades.

20. OBSERVACIONES TÍPICAS Sumatoria de las horas hombre asignadas, no concuerda con la cantidad de horas hombre disponibles. Las horas hombre asignadas suman 60 (HH), mientras que sólo se indican 30 (HH) disponibles, quedando 2(HH) sin reportar. Campos sin información (por ejemplo fechas, códigos de producto, descripción de actividades, entre otros).

21. Nuestra Empresa… Gracias por su Atención ... Su Empresa