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NORMA ISO 15489

NORMA ISO 15489. Sistema de gestión de documentos. Norma ISO 15489. Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión documental. Fue lanzada en su primera edición en septiembre de 2001. Norma ISO 15489.

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NORMA ISO 15489

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Presentation Transcript

  1. NORMA ISO 15489 Sistema de gestión de documentos

  2. Norma ISO 15489 • Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión documental. • Fue lanzada en su primera edición en septiembre de 2001.

  3. Norma ISO 15489 • Esta norma se desarrolló en respuesta al acuerdo general entre los países miembros de la ISO, para normalizar a nivel internacional la gestión de documentos tomando como base las normas australianas AS 4390: AS 4390.1 – 1996, AS 4390.2 – 1996, AS 4390.3 – 1996, AS 4390.4 – 1996, AS 4390.5 – 1996 y AS 4390.6 – 1996.

  4. Objetivo

  5. ISO 9000 AS4390 Todo tipo de Organización ISO 15489 ALCANCE Cualquier soporte SGD

  6. Principios de la GD • Determinar los documentos de archivo que deben ser creados, producidos, utilizados, conservados, valorados, eliminados y sus respectivos metadatos. • Determinar los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos de archivo. • Decidir cómo organizar los documentos de archivo.

  7. Principios de la GD • Evaluar los riesgos que se derivarían de la pérdida de documentos de archivo (evidencia, testimonio, información, probatorio). • Establecer los plazos de conservación de los documentos de archivo. • Conservar los documentos de archivo a largo plazo.

  8. Destinatarios

  9. Beneficios

  10. Aplicación institucional • La normalización de la gestión documental es un aspecto importante en toda institución para la mejora continua de su desempeño, para la toma de decisiones y la gestión de recursos, ya que posibita la eficiencia, la rendición de cuentas, la gestión de los riesgos y la preservación de la memoria institucional.

  11. Proyecto Piloto • En conjunto con la Sección de Archivística estamos desarrollando un proyecto que permita inciar con la tarea de normalizar la gestión documental institucional, mediante la aplicación de la norma ISO 15489 iniciando con un plan piloto en la Rectoría y en el Archivo Universitario.

  12. Metodología

  13. Etapa A:Investigación preliminar

  14. CONTEXTO JURÍDICO General Universitaria Especifica sobre gestión documental Establecen competencias y funciones Evidencian CONTEXTO FUNCIONAL Actividades y transacciones Realizan Producen/ reciben CONTEXTO DOCUMENTAL Macroproceso de apoyo Macroproceso clave Macroproceso estratégico CONTEXTO ADMINISTRATIVO Personas físicas/jurídicas Utilizan

  15. Diagnóstico • Situación archivística • Producción documental • Flujo documental • Procesos técnicos • Área de relaciones • Servicios • Custodia de documentos • Proceso de transferencia • Consulta y préstamos • Nombre autorizado • Otras formas del nombre • Fecha • Historia Administrativa • Estatus jurídico • Dependencia jerárquica • Competencia, funciones y actividades • Legislación • Estructura orgánica • Instalaciones • Equipo y mobiliario

  16. FODA (Análisis estratégico) Entorno (análisis externo) Contexto (análisis interno) Fortalezas Debilidades Amenazas Oportunidades Sortearse Utilizarse Aprovecharse Eliminarse

  17. Análsis FODA • Servicios y vínculo externo • Organización • Recurso Humano • Académica/ Capacitación • Recurso Financiero  • Infraestructura y equipo • Político-legal • Comunicación

  18. Etapa B:Análisis de las actividades de la organización

  19. Proceso claveSIPOC: Normalización y asesoría en gestión documental DIAGRAMA PROPÓSITO DEL PROCESO: Normalizar y sistematizar la gestión documental en la comunidad universitaria promoviendo la asesoría y capacitación técnica del personal perteneciente al SAU.

  20. Actividades • Subproceso 1: Normalización de la gestión documental

  21. Mapeo de la Actividad

  22. Etapa C:Identificación de requisitos

  23. Identificación de requisitos(Ejemplo de Cartas enviadas)

  24. Cartas enviadas (oficios)

  25. Etapa D: Evaluación de los sistemas existentes

  26. Metodología • Análisis de los puntos contemplados en la Ley General de control Interno Nº8292, para definir si los sistemas utilizados cumplen o no con los requisitos que dicta la normativa, a saber: • Seguridad y confiabilidad en su acceso y uso. • Normalización de los procedimientos para la gestión de los documentos. • Adaptabilidad a las etapas de archivo de gestión, central e histórico. • Establecimiento de controles y estadísticas por medio de la generación de reportes.

  27. Evaluación del sistema Sistema electrónico de Gestión de Correspondencia Institucional (GCI)

  28. Filemaker Pro 6.0Base de datos Inventario General

  29. Etapa E: Identificación de estrategias para cumplir los requisitos

  30. Plan estratégico

  31. Plan estratégico • Objetivos estratégicos de la Universidad • Políticas institucionales • UDigital • Sistema integrado: los actores (autoridades, administradores, archivistas, informáticos) • Responder a las necesidades de los usuarios

  32. Etapa F:Diseño del sistema de gestión de documentos

  33. Sistema de Archivos Universitarios AG AG AG AG AUROL AGC ACP AG AG AG AG AUROL: Coordinador del SAU AGC: Archivos de gestión centralizados (Rectoría, Vicerrectorías) AG: Archivos de gestión ACP: Archivos centrales periféricos (Facultades y Sedes Regionales)

  34. Documentos Estructura organizacional Procesos SGD Estrategias Recursos Normativa

  35. Gestión documental Planificación Registro Almacenamiento Incorporación Creación Entrada Distribución Salida Metadatos Indización Clasificación Descripción Evaluación Creación Captura Digitalización Formularios Electrónicos Trazabilidad Selección, eliminación, transferencia Flujo de trabajo Control de tiempos Aprobación Conservación permanente Búsquedas Tratamiento archivístico

  36. ETAPA G:Implementación de un sistema de gestión de documentos

  37. Objetivos de la implementación del SGD • Fortalecer la cultura archivística mediante la expansión y el seguimiento de acciones de sensibilización, capacitación y formación que promuevan la generación de una cultura sobre el manejo adecuado de los documentos. • Elaborar los instrumentos necesarios que permitan una adecuada gestión de documentos a nivel institucional.

  38. Objetivos de la implementación del SGD • Optimizar la normativa interna mediante directrices claras en materia archivística, que garanticen la normalización con miras a lograr la ejecución controlada de los procesos archivísticos que se realicen. • Consolidar la implementación e integración de una infraestructura tecnológica de gestión documental ajustada a los procesos administrativos y archivísticos.

  39. IMPLEMENTACIÓN DEL SGDAcciones Plan Operativo: • Identificación de los procesos institucionales • Mapa de Series • Cuadro de Clasificación Institucional • Tablas de Plazos • Tablas de acceso y seguridad • Política de seguridad de la información • Política de preservación de la información • Análisis de riesgos

  40. Política de gestión • “Nos comprometemos a preservar, organizar y difundir el patrimonio documental universitario, a asesorar y capacitar en materia archivística a la comunidad universitaria, para lograr una gestión documental efectiva, sustentada y formativa, cumpliendo con el SGC, los requisitos del servicio y mejorando continuamente nuestros procesos.”

  41. Ligada a las políticas institucionales • 4.1.3 Fortalecerá la simplificación de los procesos académicos y de los trámites administrativos. • 4.1.5 Fortalecer una cultura de transparencia y rendición de cuentas de todas las actividades y del uso de los recursos. • 4.3.1 Fortalecerá el sistema integrado de información universitaria, para coadyuvar en los procesos y en la toma de decisiones institucionales, con base en principios de seguridad, confidencialidad, universalidad y accesibilidad. Políticas de la Universidad de Costa Rica para los años 2010-2014

  42. Manual de Calidad

  43. Manual de Calidad

  44. Manual de Calidad

  45. Manual de Calidad

  46. Manual de Calidad

  47. Tarea: Documentar

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