Serviços Financeiros e Patrimoniais

1. Serviços Financeiros e Patrimoniais

2. Organograma

3. Os Serviços Financeiros e Patrimoniais compreendem os seguintes Núcleos: Financeiro; Patrimonial; Acompanhamento e Execução de Projectos.

4. O Núcleo Financeiro, que compreende os Sectores de Orçamento/Conta, de Contabilidade/Tesouraria e Acompanhamento e Execução de Projectos compete, entre outras, coordenar a actividade financeira e económica da Universidade de acordo com as disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade, preparar e acompanhar a execução do orçamento, organizar e apresentar a conta da gerência e garantir uma correcta gestão da tesouraria, como a seguir se indica:

5. Sector de Orçamento/Conta Consolidar os diversos orçamentos anuais recebidos das unidades orgânicas e elaborar um documento consolidado para aprovação superior; Organizar os processos de alteração orçamental, designadamente os de reforço e de transferência de verbas e de antecipação de duodécimos, bem como os competentes orçamentos suplementares;

6. Elaborar, nos termos e prazos da lei, as guias de saldos das dotações orçamentais; Elaborar e processar as requisições de fundos e preparar o respectivo expediente; Informar todos os documentos de despesa, designadamente sobre a observância das competentes disposições legais e respectiva cabimentação; Preparar os elementos estatísticos e indicadores de gestão financeira que lhe sejam solicitados superiormente;

7. Elaborar os relatórios síntese da evolução económico-financeira da Universidade; Preparar os elementos para o relatório anual da Universidade. Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.

8. Setorde Contabilidade/Tesouraria Executar a escrituração e preparar o expediente referente à contabilidade; Cumprir as disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade, procedendo à supervisão de todas as tarefas definidas na lei ou em regulamento, relativas aos registos de receitas e despesas; Assegurar todas as operações contabilísticas, de facturação, de gestão de tesouraria;

9. Controlar a verificação, tratamento contabilístico e processamento das receitas, despesas, dos movimentos patrimoniais, das operações não orçamentais e contas de ordem; Manter informação correcta e actualizada sobre contas e centros de custo; Elaborar as guias e relações para entrega ao Estado, ou outras entidades, das importâncias que lhe pertençam ou lhe sejam devidas;

10. Transferir para os cofres do Estado ou de outras entidades, nos prazos e termos legais, as respectivas receitas em conformidade com as guias preparadas; Preencher e assinar os recibos necessários ao levantamento das dotações orçamentais e cobrança de outras receitas da Universidade; Efectuar os competentes registos e assegurar os respectivos depósitos de todas as receitas da Universidade;

11. Controlar os pagamentos a fornecedores e a outros prestadores de serviços, fisco e segurança social; Verificar a exactidão e validade de toda a documentação de suporte aos lançamentos contabilísticos; Estabelecer datas de referência para abertura e fecho contabilístico e preparação de demonstrações financeiras; Assegurar a correcta especialização de períodos;

12. Preparar os documentos de prestação de contas a submeter superiormente; Produzir atempadamente os relatórios contabilísticos e demonstrações financeiras, bem como de outros relatórios, periódicos ou extraordinários, para entidades internas e externas de acordo com o estabelecido. Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.

13. Tesouraria Elaborar o plano previsional de tesouraria, com base da política financeira definida e nos contributos das diferentes unidades orgânicas; Efectuar e processar os pagamentos, apenas quando estejam verificadas todas as condições definidas, garantindo que estes são relativos a transacções devidamente suportadas e autorizadas; Proceder à revisão do plano de tesouraria, caso não se verifiquem as condições e os pressupostos estabelecidos;

14. Gerir e controlar o fundo de caixa e os fundos de maneio; Gerir as aplicações financeiras e os fundos disponíveis; Controlar e conferir as despesas bancárias; Proceder a pagamentos e depósitos; Efectuar o registo correcto e atempado de todas as operações bancárias; Assegurar o fecho diário de tesouraria;

15. Elaborar as reconciliações bancárias mensais das respectivas contas; Produzir mapas de gestão, que indiquem entre outras a posição financeira e os fundos de tesouraria; Organizar e apresentar mensalmente, para serem presentes ao Administrador, os balancetes de Tesouraria referentes ao mês anterior. Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.

16. Ao Núcleo de Acompanhamento e Execução de Projectos compete, entre outras, apoiar na elaboração de propostas de candidaturas a projectos, bem como prestar apoio de natureza administrativa e financeira no âmbito dos projectos em execução, como a seguir se discrimina:

17. Prestar apoio técnico de natureza administrativo-financeira no âmbito dos projectos em execução; Apoiar na elaboração de propostas de candidatura a projectos; Proceder e divulgar as acções e registos necessários em termos de classificação e cabimento de despesas; Assegurar a organização dos dossiers financeiros dos projectos, acompanhando a respectiva execução, nomeadamente na elaboração dos mapas de execução física e financeira, relatórios anuais de execução e pedidos de pagamento de saldo;

18. Elaborar informações e pareceres de carácter económico e financeiro no âmbito dos projectos; Elaborar as relações de documentos de despesa a submeter aos órgãos competentes da Universidade; Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.

19. Ao Núcleo de Património e Aprovisionamento, que compreende os Sectores de Património e de Aprovisionamento, compete, entre outras, proceder à aquisição de bens, obras e serviços que lhe forem cometidos e organizar e controlar o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis da Universidade, como a seguir se indica:

20. Setor do Património Organizar o cadastro e manter actualizado o inventário dos bens móveis e imóveis da Universidade nos termos da legislação aplicável; Promover e coordenar o levantamento e a sistematização da informação que assegure o conhecimento de todos os bens da Universidade e sua respectiva localização; Controlar a atribuição dos números e a respectiva etiquetagem; Realizar ou coordenar verificações físicas periódicas totais ou parciais;

21. Organizar os processos e assegurar o correcto registo contabilístico de abates e doações dos bens de imobilizado; Assegurar o correcto registo e cálculo das amortizações do imobilizado; Organizar os processos e assegurar o registo das transferências dos bens de imobilizado; Organizar os processos de locação e de aquisição de imóveis e de eventual alienação de bens móveis ou imóveis; Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.

22. Setor do Aprovisionamento/Stocks Assegurar a manutenção de base de dados sobre fornecedores de forma a deter informação actualizada; Assegurar as actividades de aprovisionamento de bens e serviços necessários à execução das actividades e do funcionamento da Universidade, de acordo com os procedimentos legais e institucionais; Proceder ao lançamento dos ajustes directos e concursos para fornecimentos de bens e serviços à Universidade, em conformidade com a legislação em vigor, assegurando a adjudicação nas melhores condições de mercado;

23. Elaborar os contratos de aquisição de bens e serviços; Proceder à gestão de compras ou dos contratos, nomeadamente quanto a prazos, recepção e conferência dos bens entregues e das respectivas guias e facturas; Proceder à gestão racional dos stocks em consonância com critérios definidos em articulação com os diversos serviços utilizadores; Proceder ao armazenamento e gestão material dos bens e ao fornecimento respectivo aos serviços mediante requisição própria;

24. Assegurar o normal funcionamento do armazém, procedendo ao movimento e registo de entradas e saídas de bens do armazém; Organizar o armazém e manter um mapa da localização dos materiais; Estabelecer regras de restrição de acesso ao armazém e monitorizar o seu cumprimento; Estabelecer procedimentos apropriados de contagem regular de existências e monitorizar o seu cumprimento; Recepcionar materiais e controlar a sua quantidade e qualidade; Efectuar devoluções a fornecedores;

25. Identificar materiais de baixa rotação, obsoletos ou danificados; Proceder à destruição de materiais obsoletos e danificados de forma irrecuperável, quando autorizada; Zelar pela conservação e adequada gestão dos equipamentos e organizar os respectivos processos de manutenção, conservação ou reparação; Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.

26. Os Serviços Financeiros e Patrimoniais são dirigidos por um Director de Serviços, sob a dependência directa do Administrador, e compete-lhe designadamente:

27. Participar na definição da política de gestão da Universidade nos domínios financeiro, orçamental e patrimonial; Promover a elaboração do plano de actividades, do orçamento e dos planos financeiros plurianuais; Assegurar o acompanhamento e avaliação do plano de actividades, do orçamento e dos planos financeiros plurianuais, propondo as alterações orçamentais adequadas com vista a atingir os objectivos;

28. Definir e propor os critérios que garantam o cumprimento dos princípios contabilísticos, fiscais e de controlo interno geralmente aceites, no âmbito dos diversos circuitos da Universidade com impacto contabilístico; Promover e coordenar a elaboração de estudos de carácter económico e financeiro; Gerir, supervisionar e controlar as funções de tesouraria, registo contabilístico, produção de informação financeira, gestão das obrigações fiscais, gestão de contas a receber e gestão de contas a pagar;

29. Assegurar a correcta execução de todas as operações contabilísticas, de facturação, de gestão de tesouraria, de inventariação, cadastro e salvaguarda de activos; Cumprir com as obrigações fiscais, nomeadamente declarações de impostos e outro material relacionado, e as relações com entidades oficiais neste âmbito; Promover um sistema de informação para a gestão, de modo a definir padrões de rendibilidade dos serviços e demais Unidades Orgânicas;

30. Assegurar o reporte da informação financeira para as diversas entidades internas e externas; Definir e monitorizar os procedimentos relativos a aquisições e gestão de contratos; Participar e acompanhar a elaboração dos cadernos de encargos; Dar parecer e submeter a despacho ao Administrador os assuntos relativos aos Sectores de si dependentes e de que não haja delegação; Exercer outras competências cometidas pelo Administrador e atribuídas por lei.

31. Missão Os Serviços Financeiros e Patrimoniais têm como missão superintender na elaboração e execução do orçamento, da contabilidade, no controlo da legalidade, regularidade e economia da administração financeira e patrimonial da UTAD.

32. Visão Zelar pela qualidade do processo orçamental e Patrimonial da UTAD

33. Valores Procurar reforçar a ênfase no desempenho, nomeadamente na transparência e responsabilização pelos resultados (plurianuais), em contraste com o paradigma tradicional, centrado nos recursos utilizados. Na prossecução da sua Missão e Visão, os SFP vão pautar a sua acção por um conjunto de Valores, em que se irão destacar o rigor, a transparência, a cooperação, a responsabilidade e a estratégica.

34. Análise SWOT No sentido do desenvolvimento de uma estratégia para melhorar estes Serviços, não podemos esquecer todo o ambiente pelo que, à luz do conhecimento que temos da realidade, consideramos poder defini-lo da seguinte forma:

35. Objectivos estratégicos Tendo como referência a Missão, Visão e Valores, foram definidos três objectivos estratégicos para estes serviços nos próximos três anos, numa perspectiva de médio prazo, que são: Reforço da transparência das contas da UTAD; Melhoria dos procedimentos utilizados; Inovação dos processos de gestão e valorização dos Recursos Humanos.

36. Objectivos operacionais

37. Mapa estratégico