“ LA STÉRILISATION, COMBIEN ÇA COÛTE” Atelier n°1 28 avril 2004

1. “ LA STÉRILISATION, COMBIEN ÇA COÛTE” Atelier n°1 28 avril 2004 JULIEN HUSSON CONSULTANT EN ORGANISATION Département Santé, Bureau Veritas Dans l’intérêt des entreprises et des Hommes

2. 1. Introduction 2. Retours d’expériences Méthodologies de calcul des coûts 3. Indicateurs, Références 4. Une méthodologie particulière : « L’ABC » Sommaire

3. 1 INTRODUCTION Le coût de quoi ? Le coût de pour quoi ? pour qui ? Le coût comment ? Par qui ? JNES 2004

4. 1 INTRODUCTION • Comment mesurer l’activité de stérilisation ? • Coût de stérilisation par unités d ’œuvre : Cas l’hôpital Henri Mondor et de la lettre clé « S » • Coût de production par m3 : Evaluation du coût d ’exploitation de la stérilisation • Quelles sont les données à prendre en compte? Comment les qualifier? Où doit on s’arrêter? Comment interpréter les résultats? • Quel peut être l’apport des méthodologies d’analyse des coûts abouties? • Exemple de la méthode ABC appliquée au CHU de Strasbourg : Impact sur le la performance JNES 2004

5. Exemple – Illustration Comment calculer un coût d’exploitation ? Comment « construire » le coût? Quelles données prendre en compte ? Quelles sont les interprétations possibles et quels sont les biais méthodologiques? 2

6. 2 Détermination d ’un coût de production COÛT EXPLOITATION • Contexte de l ’exemple présenté • CHU – 8 Établissements • Fonction stérilisation répartie sur 32 sites de stérilisations (8sites principaux + Sites éclatés) • 14200 m3 produits par an soit environ 45 m3 jour • Objectifs de l ’étude • Evaluer les coûts des stérilisations existantes avant mise en conformité réglementaire • Comparer le coût des stérilisations existantes à un scénario centralisé sur site unique JNES 2004

7. 2 Périmètre des données METHODOLOGIES • Quel référentiel de données prendre en compte? Charges variables Charges fixes Salaires agents Salaires des cadres + Pharmaciens Charges directes Sous traitance Amortissements (Equipements, bâtiments, système d ’information) Énergie Administration générale Amortissements (Bureautique, PC…) Charges indirectes Entretien Maintenance JNES 2004

8. Validation Validation 2 Mode opératoire METHODOLOGIES Niveau de précision des analyses / objectifs Choix d’une méthode Pourquoi calculer le coût ? Données comptables Données disponibles Données de terrain Données des services biomédicaux, techniques... Grilles de recueil d’informations : Stérilisation, Blocs Recueillir données manquantes Agréger les coûts, respect des règles de base Mettre en forme les données Analyser les résultats Choix d’indicateurs, tableaux de bord JNES 2004

9. 2 État des données disponibles METHODOLOGIES • Données comptables disponibles… • Issues de la comptabilité analytique de l’établissement • Coûts directs par UF de stérilisation centrale • Personnel médical et non médical • Consommables (y compris petit matériel) • Contrats d’entretiens, maintenance de certains équipements • Amortissements de certains équipements JNES 2004

10. 2 Recueil de données complémentaires METHODOLOGIES • Objectif du recueil complémentaire • Compléter les informations manquantes : • Personnel : Personnel des blocs intervenant en stérilisation, temps pharmacien (ETP) • Consommation d’énergie, d’eau osmosée, d ’eau adoucie, frais de maintenance • Amortissements des bâtiments, des équipements • Valider les données comptables disponibles JNES 2004

11. 2 Mode de recueil des données METHODOLOGIES • Méthodologie de recueil des données • Etape 1 : Diffusion des grilles de saisie des informations • Etape 2 : Audit : Visite + entretien avec les cadres de stérilisation, les cadres de blocs et les pharmaciens JNES 2004

12. 2 Grilles de saisie des informations METHODOLOGIES • Pour les stérilisations : • Horaires & jours d’ouverture • Personnel affecté et qualification pour les différentes activités (lavage, conditionnement, stérilisation, distribution ramassage) • Liste des équipements (MAL et autoclaves) : capacité, nombre de cycle / jour • Surface occupée par la stérilisation • Pour les blocs : • Horaires d’ouverture • Typologies d’intervention et nombre d’intervention (programmé, urgences, nuit, week end) • Volumes de stérilisation produit • Personnel effectuant des activités de stérilisation (en ETP IBODE, IDE,AS, ASH…) • Surface occupée par les activités de stérilisation JNES 2004

13. 2 Mode de recueil des données METHODOLOGIES • Pour les aspects techniques auprès des services biomédicaux • Contrats de maintenance • Consommation des équipements : eau et énergie • Pour les aspects organisationnels : • Capacité de stockage des boîtes au bloc : niveau de stock et taux de rotation des boites • Logistique de transfert (accès au bloc) JNES 2004

14. 2 Périmètre de données retenu METHODOLOGIES Catégorie de données Source d’information retenue GF1 Personnel des blocs Audits - Déclaratif Personnel non médical Personnel des stérilisations centrales Données de la comptabilité Personnel médical Audits - Déclaratif Coûts moyens du personnel Direction du personnel GF2 Consommables Données de la comptabilité JNES 2004

15. 2 Périmètre de données retenu METHODOLOGIES Catégorie de données Source d’information retenue GF3 Données de la comptabilité validées par le biomédical Contrats maintenance A partir du parc d’équipements et des consommations moyennes (données constructeurs) : Estimation des coûts de consommation d’eau et d’eau osmosée Consommation d’eau Consommation d’énergie A partir du parc d’équipement et du coût moyen du Kw/h (fourni par la comptabilité) GF4 Bâtiments : Uniquement pour les stérilisations centrales (Données de la comptabilité) Amortissements Équipements : A partir du coût de remplacement des équipements (donnée du biomédical) – Amortissement sur 10 ans JNES 2004

16. 2 Présentation des résultats METHODOLOGIES GF 1 / Personnel GF 3 / Contrats, eau, énergie GF 2 / Consommables GF 4 / Amortissements Écarts données comptables – Données calculées JNES 2004

17. 2 Analyse des résultats METHODOLOGIES Comparaison des coûts de personnel non médical Établissements Variation de 37 Keuros à 45 K Euros Coût moyen personnel non médical JNES 2004

18. Quelques références – ordres de grandeurs 3

19. 3 Cas centralisation REFERENCES Calculs issus de notre exemple 32 sites de stérilisation Site unique de stérilisation Euros TTC (Personnel) (Amortissements) JNES 2004

20. 3 Coût moyen du m3 de stérilisation REFERENCES • Cadre : CHU • Stérilisations centrales mais pas sur site unique • Coût de production du m3 : Environ « 460 Euros » JNES 2004

21. 3 Coût moyen du m3 de stérilisation REFERENCES • Cadre : Cliniques • Stérilisation centrale conforme à la réglementation • Coût de production du m3 : Environ 280 Euros Clinique B Clinique A 213 Lits dont 50 Lits 137 Lits Nombre de lits Orthopédie, Ophtalmologie, Urologie Chirurgie Viscérale, Urologie Spécialités Volume traité 900 m3 / an 620 m3 / an Coût d’exploitation 232 000 € / an 171 000 € / an Coût de production du m3 260 € / an 275 € / an JNES 2004

22. 3 Coût moyen du m3 de stérilisation REFERENCES • Cadre : CH de 950 Lits , 650 lits MCO • Stérilisation centrale conforme à la réglementation • Production de 6-7 m3 par jour, soit 2000 m3 par an JNES 2004

23. 3 Quelques règles de base RECOMMANDATIONS • Bien définir le périmètre et le contexte de l’étude des coûts pour • Définir les données à prendre en compte : • Exemple du coût d’amortissement de l’instrumentation • Donner les limites de l’étude et mettre en évidence les biais : • Intégration des coûts d’amortissements des bâtiments hors sites de stérilisation centrale? • Coût de l’administration générale? Coût de l’exploitation générale des bâtiments? JNES 2004

24. 3 Quelques règles de base RECOMMANDATIONS • Valider avec l’administration les règles comptables en usage dans l’établissement • Durées d’amortissements • Calculs des effectifs • Coûts moyens des personnels… • Travailler sur des coûts moyens de personnel plutôt que sur des coûts réels instantanés • Éviter les effets « pyramides des âges » JNES 2004

25. 3 Quelques règles de base RECOMMANDATIONS • L’architecte comptable • Mettre en forme les données de manière simple • Si établissement public : agréger les coûts selon les groupes fonctionnels de la comptabilité publique hospitalière • Choisir des indicateurs simples et pertinents • Coût de production du m3, de la boite, du conteneur, du cycle… JNES 2004

26. 3 Quelques règles de base RECOMMANDATIONS • Savoir s’arrêter… « Il faudrait cesser d’avoir tort avec précision pour commencer à avoir vaguement raison » Keynes JNES 2004

27. Pistes d’interprétation « Coût de la gestion, gestion des coûts » 4

28. 4 Pistes d’interprétation PISTES D’ANALYSE • Retours sur une étude ABC…regard critique sur • La modélisation des activités et l’analyse des processus • L ’analyse des coûts par type d’activité • Les pistes d ’interprétation JNES 2004

29. 4 Modèle des activités PISTES D’ANALYSE JNES 2004

30. 4 Pistes d’interprétation PISTES D’ANALYSE • Activités principales • Désinfecter – Stocker • Collecter - Livrer • Réceptionner – Trier – Laver • Conditionner – Stériliser • Stocker – Distribuer • Activités de soutien • Gérer le personnel, manager les interfaces stérilisation utilisateurs, maintenir les instruments, maintenir les équipements, gérer les coûts, maintenir le système d’information, gérer les achats et les approvisionnements… JNES 2004

31. Désinfecter - Stocker Stocker Distribuer Collecter - Livrer Conditionner Stériliser Réceptionner – Trier - Laver 4 Poids des activités PISTES D’ANALYSE • Poids des différentes activités principales dans le coût de production du m3 de stérilisation JNES 2004

32. 4 De la gestion des coûts PISTES D’ANALYSE • Poids activités de soutien sur les activités principales Collecter Livrer JNES 2004

33. Retrouvez ce diaporama sur le site du CEFH : www.cefh-ceps.org Dans l’intérêt des entreprises et des Hommes