บทที่ 11 การบริหารการจัดหาทรัพยากรภายนอกเพื่อโครงการ (Project Procurement Management)

1. บทที่ 11การบริหารการจัดหาทรัพยากรภายนอกเพื่อโครงการ(Project Procurement Management)

2. การบริหารการจัดหาทรัพยากรภายนอกเพื่อโครงการการบริหารการจัดหาทรัพยากรภายนอกเพื่อโครงการ • เป็นกระบวนการในการจัดหาสินค้าและบริการจากภายนอกกิจการเพื่อนำมาใช้ในการดำเนินโครงการ ด้วยเหตุผลหลายๆ ประการ ได้แก่ • ลดต้นทุนคงที่และต้นทุนที่เกิดขึ้นบ่อยๆ เนื่องจากผู้จำหน่ายภายนอกมักจะสามารถประหยัดต้นทุนได้มากกว่า เมื่อสามารถผลิตหรือจำหน่ายได้คราวละปริมาณมากๆ • เปิดโอกาสให้องค์กรผู้ซื้อ ได้มีเวลาให้กับภารกิจหลักและภารกิจสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กร • ได้รับประโยชน์จากทักษะ ความชำนาญ เช่น โครงการบางโครงการจำเป็นต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน หรือใช้อุปกรณ์หรือโปรแกรมสำเร็จรูปราคาแพงเพียงช่วงระยะเวลาสั้นๆ • ก่อให้เกิดความคล่องตัว ยกตัวอย่าง เช่น การได้รับกำลังคนเพิ่มจากภายนอกองค์กรในช่วงเวลาที่องค์กรต้องการกำลังคนจำนวนมากกว่าปกติ • ทำให้เกิดความรับผิดชอบที่มากขึ้นเพื่อให้ทั้งสองฝ่ายมีภาระผูกพันที่จะปฏิบัติตามสัญญาหรือข้อตกลงนั้นๆ

3. การบริหารการจัดหาทรัพยากรภายนอกเพื่อโครงการการบริหารการจัดหาทรัพยากรภายนอกเพื่อโครงการ กระบวนการนี้มักจะประกอบด้วยขั้นตอนหลักๆ 6 ขั้นตอน คือ • การวางแผนจัดหาทรัพยากรภายนอก (Procurement planning) • การวางแผนเชิญชวน (Solicitation planning) • การเชิญชวน (Solicitation) • การเลือกทางเลือกในการจัดซื้อ (Source selection) • การบริหารจัดการสัญญาซื้อขาย (Contract administration) • การปิดสัญญา (Contract close-out)

4. 1. การวางแผนจัดหาทรัพยากรภายนอก (Procurement Planning) • เป็นกระบวนการพิจารณาว่าทรัพยากร ใดบ้างมาจากภายนอก • เริ่มตั้งแต่การตัดสินใจว่าจะจัดหามาจากภายนอกหรือไม่ • ถ้าจำเป็นต้องจัดหามาจากภายนอกจะจัดหาอะไรบ้าง เท่าใด ด้วยวิธีการใด และเมื่อใดจึงจะเป็นเวลาที่เหมาะสมที่จะจัดหามา • ข้อมูลที่จำเป็นต้องนำมาใช้ประกอบในการตัดสินใจได้แก่ คำชี้แจงเกี่ยวกับขอบเขตงานโครงการ (Project scope statement) รายละเอียดสินค้า สภาวการณ์ตลาด ข้อจำกัด และข้อสมมติฐาน

5. 1. การวางแผนจัดหาทรัพยากรภายนอก (Procurement Planning) • ยกตัวอย่าง เช่น ถ้าบริษัทพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์แห่งหนึ่ง มีพนักงานขายอยู่ 10 คน ที่ต้องเดินทางต่างจังหวัดอยู่เป็นประจำ เพื่อทำการตลาดให้กับบริษัท และจำเป็นต้องมีเครื่องคอมพิวเตอร์ชนิดพกพาประจำตัวคนละ 1 เครื่อง พร้อมการบริการดูแลบำรุงรักษา การฝึกอบรมการใช้งาน และการให้คำแนะนำแก่ผู้ใช้งาน • ในการวิเคราะห์นั้น บริษัทจะประมาณต้นทุนทั้งหมดที่จะเกิดขึ้น ภายในบริษัทก่อน • ขณะที่มีกิจการขายเครื่องคอมพิวเตอร์แห่งหนึ่งเสนอราคาค่าเครื่องคอมพิวเตอร์พร้อมค่าบริการต่างๆในราคาที่ต่ำกว่าที่บริษัทฯ ได้ประมาณการไว้ บริษัทฯ ควรจะพิจารณารับข้อเสนอจากกิจการภายนอก • กิจการหลายๆ แห่ง ได้นำการวิเคราะห์ Make-or-buy มาใช้ในการตัดสินใจเลือกระหว่างการซื้อหรือการเช่าซื้อ

6. 1. การวางแผนจัดหาทรัพยากรภายนอก (Procurement Planning) • การปรึกษาผู้เชี่ยวชาญทั้งภายในและภายนอกองค์กร เพราะสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกกับกิจการได้ทำให้การวางแผนจัดหาทรัพยากรภายนอกเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

7. 2. การวางแผนเชิญชวน (Solicitation Planning) • เป็นการจัดเตรียมเอกสารความต้องการที่จะจัดซื้อสินค้าและบริการ หลักเกณฑ์การประเมินแหล่งที่เป็นทางเลือกในการจัดซื้อ โดยทั่วไปมีอยู่ 2 ประเภท คือ 1. คำขอข้อเสนอทางเทคนิค (Request for Proposal - RFP)เป็นเอกสารที่ใช้ในการเปิดรับข้อเสนอจากผู้ที่สนใจจะขายโดยผู้ขายสามารถยื่นข้อเสนอเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการ ที่หลากหลายให้ผู้ซื้อได้พิจารณา เช่น รุ่นของสินค้าพร้อมคุณสมบัติโดยละเอียด และราคา

8. ตัวอย่างโครงร่างคำขอข้อเสนอทางเทคนิคตัวอย่างโครงร่างคำขอข้อเสนอทางเทคนิค โครงร่างคำขอข้อเสนอทางเทคนิค (Request for Proposal - RFP) • วัตถุประสงค์ของคำขอข้อเสนอทางเทคนิค (Purpose of RFP) • ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับองค์กรของผู้ซื้อ (Organization’s Background) • สิ่งที่ต้องการหลัก/ความต้องการหลัก (Basic Requirements) • ความสัมพันธ์ระหว่าง Hardware และ Software ที่ต้องการ (Hardware and Software Environment) • ลักษณะขั้นตอนของคำขอข้อเสนอทางเทคนิค (Description of RFP Process) • คำชี้แจงเกี่ยวกับงานที่จะต้องทำและตารางเวลาทำงาน (Statement of Work and Schedule Information) • ภาคผนวก (Possible Appendices) • .ภาพรวมของระบบปัจจุบัน (Current System Overview) • .ความต้องการด้านระบบ (System Requirements) • .ข้อมูลด้านจำนวนและขนาด (Volume and Size Data) • .ข้อมูล/เนื้อหาของข้อเสนอที่ผู้ขายควรจะเสนอมา (Required Contents of Vendor’s Response to RFP) • .ตัวอย่างสัญญา (Sample Contract)

9. 2. การวางแผนเชิญชวน (Solicitation Planning) • 2. คำขอข้อเสนอด้านราคา (Request for Quotes - RFQ)เป็นเอกสารที่ใช้ในการเปิดรับการเสนอราคาหรือการประมูลจากผู้ที่สนใจจะขาย ซึ่งมักจะใช้กับการจัดซื้อสินค้าหรือบริการที่มีคุณสมบัติและรายละเอียดเฉพาะระบุชัดเจน วิธีนี้ จึงเหมาะกับผู้ซื้อที่ทราบรุ่นหรือลักษณะที่แน่นอนของสินค้าหรือบริการ ต้องการทราบราคาจากผู้ขาย และข้อเสนออื่น ๆ เช่น การรับประกันหลังการขายและการจัดส่ง เป็นต้น

10. 2. การวางแผนเชิญชวน (Solicitation Planning) • ก่อนที่จะประกาศหรือแจ้ง RFP หรือ RFQ อย่างเป็นทางการ คือ การกำหนดหลักเกณฑ์ในการประเมินแหล่งที่เป็นทางเลือกในการจัดซื้อ เพื่อที่จะนำมาใช้ในการให้คะแนน • คุณสมบัติเฉพาะที่สำคัญของผู้ขาย เช่น ชื่อเสียงและผลการดำเนินงานในอดีต (ด้านคุณภาพ ความตรงต่อเวลา ความซื่อสัตย์ สถานภาพทางการเงิน จรรยาบรรณ ฯลฯ) • ความรู้เกี่ยวกับอุตสาหกรรมเทคโนโลยีสารสนเทศโดยรวม • ความสัมพันธ์ทางการค้าเชิงกลยุทธ์กับผู้ซื้อ และความสามารถที่จะตอบสนองความต้องการของผู้ซื้อได้ครบถ้วน • หลักเกณฑ์ดังกล่าวบางหลักเกณฑ์จะประเมินได้ง่ายขึ้น ถ้าผู้ซื้อกำหนดไว้ในข้อเสนอให้ผู้ที่สนใจจะขายแนบข้อมูลมาด้วยพร้อมกับข้อเสนอที่จะยื่นเข้ามาอย่างเป็นทางการ เช่น ข้อมูลรายชื่อโครงการอื่นที่เคยทำมาแล้วและโครงการที่มีลักษณะคล้ายคลึงกับโครงการที่กำลังตกลงกันอยู่ พร้อมรายชื่อลูกค้าอ้างอิงของโครงการนั้นๆ ความสามารถในการบริหารจัดการทางการเงินและทางเทคนิค และการบริหารจัดการโครงการโดยรวม เป็นต้น

11. 3. การเชิญชวน (Solicitation) • เป็นขั้นตอนของการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการเสนอราคา การประมูลราคา หรือข้อเสนออย่างเป็นทางการหรืออย่างไม่เป็นทางการ • ผู้ซื้อโฆษณาเชิญชวนการจัดซื้อ นัดประชุมชี้แจงรายละเอียดและตอบข้อซักถามของผู้ที่สนใจเกี่ยวกับการจัดซื้อ และคอยรับข้อเสนอหรือเอกสารประกอบการประมูลราคา

12. การเลือกทางเลือกในการจัดซื้อ (Source Selection) • เป็นการตัดสินใจเลือกซื้อสินค้าและบริการจากบรรดาผู้ที่สนใจจะขายที่เหมาะสม โดยผ่านขั้นตอนของการประเมินข้อเสนอของผู้ที่คาดว่าจะขายสินค้าและบริการให้ การเลือกข้อเสนอที่ดีที่สุด • หลังจากนั้นก็จะเป็นขั้นตอนของการเจรจาต่อรองข้อตกลง แล้วจบลงที่การตกลงทำสัญญาซื้อขายกัน • โครงการขนาดใหญ่จำเป็นต้องใช้ทีมงานหลายทีม การตัดสินใจก็จะช้าไปด้วย

13. 4. การเลือกทางเลือกในการจัดซื้อ (Source Selection) ตารางการประเมินผลข้อเสนอ

14. 4. การเลือกทางเลือกในการจัดซื้อ (Source Selection) ตารางการประเมินผลข้อเสนอ

15. 4. การเลือกทางเลือกในการจัดซื้อ (Source Selection) • ในบางโครงการที่เกี่ยวข้องกับเงินทุนจำนวนมาก อาจจะมีการเจรจาต่อรองเกี่ยวกับการซื้อขายไปเลยในระหว่างขั้นตอนการเลือกทางเลือกในการจัดซื้อ

16. 5. การบริหารจัดการสัญญาซื้อขาย (Contract Administration) • เป็นขั้นตอนที่ถูกดำเนินการเพื่อให้มั่นใจว่า ผลการดำเนินงานของผู้ขายเป็นไปตามข้อตกลงในสัญญาที่ได้ทำร่วมกันไว้

17. 5. การบริหารจัดการสัญญาซื้อขาย (Contract Administration) • สมาชิกของทีมงานโครงการ จะต้องพยายามทำความเข้าใจกับสัญญาซื้อขายให้ดี เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาด้านกฎหมายตามมาในภายหลัง • โครงการทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศมักจะเผชิญกับการเปลี่ยนแปลง (Change) ระหว่างการดำเนินโครงการ การเปลี่ยนแปลงที่มีผลกระทบต่อข้อตกลงในสัญญาซื้อขาย

18. 5. การบริหารจัดการสัญญาซื้อขาย (Contract Administration) • หลักการควบคุมการเปลี่ยนแปลงของโครงการ • การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในทุกๆ ด้านของโครงการ จำเป็นจะต้องได้รับการตรวจสอบ อนุมัติ และบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษรโดยบุคคลเดิมทุกครั้ง ด้วยวิธีเดียวกับที่ส่วนของแผนงานได้รับการอนุมัติไว้ตั้งแต่แรก • การประเมินผลการเปลี่ยนแปลง จะต้องมีการวิเคราะห์ผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงต่อขอบเขต เวลา ต้นทุน และคุณภาพของสินค้าหรือบริการที่จัดหามาจากภายนอก โดยการกำหนดบรรทัดฐานเพื่อใช้ในการทำความเข้าใจและวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลง • การเปลี่ยนแปลงจะต้องถูกบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษร รวมไปถึงการประชุมที่สำคัญๆ ทุกครั้ง และข้อมูลที่ได้มีการพูดคุยกันทางโทรศัพท์

19. 6. การปิดสัญญา (Contract Close-out) • เป็นการสรุปเพื่อปิดสัญญาที่ได้ตกลงกันไว้ เมื่อผู้ขายสินค้าและบริการได้ดำเนินการจัดส่งสินค้าและบริการให้ครบถ้วนแล้วตามสัญญา ซึ่งมักจะประกอบด้วย • การตรวจเช็คสินค้าหรือบริการว่า สินค้าหรือบริการทั้งหมดที่ได้ตกลงกันไว้ตามสัญญา • การบันทึกข้อมูลที่ครบถ้วน เพื่อนำกลับมาใช้ประโยชน์ได้อีกในภายหลัง • การตรวจสอบการจัดซื้อ (Procurement audit) • ผู้จัดการโครงการได้รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับสัญญาทั้งหมดไว้ด้วยกัน ได้ยอมรับสินค้าหรือบริการอย่างเป็นทางการ และปิดงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสัญญาข้อตกลงนั้น โดยผู้จัดการโครงการควรจะจัดทำหนังสือเป็นลายลักษณ์อักษรแจ้งให้ผู้ขายทราบว่า สัญญาได้จบสิ้นลงแล้ว

20. คำถามท้ายบท • จงอธิบายถึงความสำคัญของการบริหารการจัดหาทรัพยากรภายนอกเพื่อโครงการและการใช้ทรัพยากรจากภายนอกสำหรับโครงการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ • จงอธิบายขั้นตอนการวางแผนการจัดหาทรัพยากรภายนอก เทคนิคในการวางแผนการจัดหาทรัพยากรภายนอก และประเภทของสัญญาซื้อขายที่เป็นที่นิยม • จงอธิบายเกี่ยวกับการวางแผนเชิญชวน และความแตกต่างระหว่างคำขอข้อเสนอทางเทคนิค (Request for Proposal - RFP) และคำขอข้อเสนอด้านราคา (Request for Quotes - RFQ) • จงอธิบายขั้นตอนการเลือกทางเลือกในการจัดซื้อและวิธีการต่างๆ ที่จะใช้ในการประเมินข้อเสนอหรือการตัดสินใจเลือกผู้ขาย