Rectorado Universidad Nacional de Cuyo

1. Rectorado Universidad Nacional de Cuyo

2. Objetivos del Sitio • Generar un espacio contenedor de toda la información requerida y vinculada al circuito de Obras y Servicios Generales, tales como Institucional, Legislación, Registro de Empresas, Obras ejecutadas y en ejecución, Información general, Solicitudes de mantenimiento y Recursos e Inventarios del área. • Automatizar y digitalizar los procesos asociados a este circuito, depositando toda la información de interés en un único repositorio de fácil acceso. • Crear estándares para identificar en forma única los eventos e items asociados a la actividad del circuito. • Facilitar las consultas efectuadas sobre el estado de procesos del área ofreciendo su publicación inmediata. • Reducir el volumen de papeles impresos en circulación. • Proveer múltiples criterios de búsqueda y selección de datos para el seguimiento de los procesos y generación de listados para control e informes

3. Etapas cumplidas de la implementación Diseño e implementación del sistema base y subsistema de mantenimiento 1.01 Incorporación de mejoras en el diseño funcional de la herramienta, tales como nuevas etapas, formatos y listados. 1.02 Actualización del servidor de aplicaciones. 1.03 Ampliación del tendido a la red del Rectorado de la Dirección de Obras. 1.04 Identificación de responsables e incorporación de usuarios al circuito.

4. Etapas en curso de implementación Optimización y ampliación de los alcances del sistema 1.05 Conformación formal de la Comisión de Usuarios del Sistema, a fin de permitir la revisión de los criterios aplicados e introducir mejoras y recomendaciones. Esto se podrá efectuar: vía e-mail: sugerencias_obras@uncu.edu.ar vía teléfono a: int. 3600 / 4033 1.06 Análisis de las solicitudes y propuestas que se realicen al 15 de marzo de 2005, que puedan derivar en adiciones a la aplicación. 1.07 Implementación de los restantes módulos del sistema y mejoras tales como: - Explotación del Registro de Empresas. - Incorporación de gráficas de seguimiento de trabajos de mantenimiento

5. SUBSISTEMA DE MANTENIMIENTO Rectorado Universidad Nacional de Cuyo

6. Objetivos del Subsistema de Solicitudes de Mantenimiento • Automatizar los procesos del circuito de solicitudes de mantenimiento. • Depositar toda la información de interés para el circuito en un único repositorio de fácil acceso. • Crear un nomenclador para identificar en forma única las solicitudes formuladas por los diferentes institutos. • Facilitar las consultas efectuadas sobre el estado de avance de los pedidos ofreciendo su publicación inmediata. • Proveer múltiples criterios de búsqueda y selección de datos para el seguimiento de solicitudes y órdenes. • Generar listados para control e informes.

7. Proceso

8. Acceso a la implementación • Se efectúa externamente a través de Internet, e internamente como parte de la red universitaria, lo que hace que cualquier facultad o persona que tenga un puesto en línea, sea cliente de la aplicación sin instalaciones especiales: http://www.obras.uncu.edu.ar • Existen diferentes perfiles de usuarios, según las actividades a realizar sobre el mismo:- La información general, el registro de empresas y la formulación de consultas sobre solicitudes de mantenimiento es libre- La formulación de solicitudes y su aceptación definitiva está restringida a los responsables de unidades académicas o edificios- Las etapas del proceso están habilitadas a diferentes responsables de las áreas del servicio

9. ¿Qué se hace desde el subsistema de mantenimiento? • Alta, baja y modificación de solicitudes formuladas por los diferentes responsables a la Dirección de Maestranza. • Procesamiento de la solicitud: aceptación, evaluación, autorización para contratación o emisión de órdenes de trabajo internas, finalización y cierre de la solicitud. • Establecimiento de controles de perfil de usuario y consistencia de datos. • Codificación única de las solicitudes. • Impresión de la Orden de Trabajo o Contratación autorizada. • Búsqueda e impresión de solicitudes bajo diferentes criterios de localización con identificación de la etapa en la que se encuentra.

10. Consultas tipo admitidas • Seguir solicitudes determinadas. • Visualizar las últimas solicitudes. • Identificar los estados (rechazada, aceptada, en evaluación, autorizada, en ejecución o terminada) de una solicitud específica. • Identificar las solicitudes que se vinculan a un instituto específico, y/o a un período, y/o a un área, y/o a un tema determinado. • Ordenar solicitudes según el instituto, descripción, área, código, y fecha de pedido. • Ubicar solicitudes por palabras contenidas en la descripción.

11. Salidas • Localización de una solicitud

12. Salidas • Listado de solicitudes y sus etapas

13. Salidas • Orden de Trabajo

14. SUBSISTEMA DE MANTENIMIENTO EJEMPLO Rectorado Universidad Nacional de Cuyo

15. Identificación ante el Sistema • Ingresar nombre de usuario y clave

16. Entrada a la Página Principal de Mantenimiento • Seleccionar la acción que desea realizar

17. Ingreso de la Solicitud • Seleccionar el instituto para el que se efectúa el pedido y la descripción del requerimiento

18. Aceptación de la Solicitud • Seleccionar del listado de solicitudes formuladas la que desea aceptar o rechazar

19. Aceptación de la Solicitud • Si desea aceptar, deberá asociar el área de servicio a la que corresponde el pedido • Si desea rechazar, deberá explicar el motivo del rechazo • EN AMBOS CASOS SE REPORTARÁ VIA E-MAIL AL SOLICITANTE

20. Evaluación de la Solicitud • Seleccionar del listado de solicitudes la que se desea evaluar • Para ello se expresa el resultado de la evaluación y un monto estimado para los gastos asociados al trabajo.

21. Autorización de la Solicitud • Seleccionar del listado de solicitudes la que desea autorizar o rechazar • En caso afirmativo, se podrá derivar a personal de obras, o de no ser factible, a la contratación de una empresa prestataria, con indicación de las observaciones que se consideren oportunas. • EN CASO NEGATIVO, SE REPORTARÁ VIA E-MAIL AL SOLICITANTE

22. Contratación para la Solicitud • Seleccionar del listado de solicitudes la que desea contratar • Para cada solicitud, se podrá asociar la empresa elegida, colocar el N° de Expediente relacionado, fechas de inicio y finales estimadas y reales, los montos asociados y cualquier indicación que resulte pertinente.

23. Orden de Trabajo de la Solicitud • Seleccionar del listado de solicitudes a la que se desee emitir la orden de trabajo • Completar las fechas de inicio y fin estimadas • Imprimir la orden respectiva para el sector de servicio que corresponda.

24. Orden de Trabajo de la Solicitud • Este formulario refleja los datos ya ingresados, y permite llenar en forma manual los datos restantes para su conformación, tales como operarios y materiales.

25. Finalización de la Solicitud • Una vez concluido el trabajo, se podrá seleccionar del listado la solicitud correspondiente para marcar como finalizada • Se deberá completar las fechas de inicio y fin reales

26. Cierre de la Solicitud • La conformidad del cliente se adopta mediante su consentimiento expreso por el sistema, por la firma de la orden de trabajo, o pasadas las 72 hs. de concluido el servicio sin solicitar por esta vía revisión alguna. Por ello, en este apartado, se puede asentar la aceptación o el reclamo del trabajo si no está satisfecho, expresando las razones para su revisión. En cualquier caso, debe seleccionar del listado la/las solicitudes a las que desee efectuar el cierre definitivo.

27. REGISTRO DE EMPRESAS Rectorado Universidad Nacional de Cuyo

28. Objetivos del Registro • Establecer un nuevo canal de vinculación con el medio de fácil acceso. • Depositar toda la información de interés actualizada sobre proveedores del medio afines en un único repositorio. • Proveer múltiples criterios de búsqueda para la selección de proveedores. • Generar listados para control e informes en base a estos datos.

29. ¿Qué se hace desde el registro? • Envío del formulario de registro de empresas efectuado por ellas mismas.

30. ¿Qué datos se les solicita a las empresas para registrarse? • Nombre comercial • Razón Social • CUIT • Rubro • Representante legal: Apellido y Nombres, y Nro. de matrícula • Domicilio legal: Calle, Número, Localidad, Departamento, Provincia • Teléfonos • E-mails • Sitios Web • Trabajos y Referencias • Comentarios

31. ¿Qué se hace desde el registro? • Aceptación o rechazo al registro previo control sobre los datos informados por la empresa. Aviso a la entidad interesada.

32. ¿Qué se hace desde el registro? • Publicación y consulta sobre el registro

33. ¡GRACIAS POR CONTAR CON SU PRESENCIA!