Digitaal Sociaal Huis

1. Digitaal Sociaal Huis 18 oktober 2012

2. Waarom overdracht DSH aan de markt ? • Door de komst van de IPDC (Vlaamse Dienstencatalogus) neemt de relevantie van het Digitaal Sociaal Huis af • Verschillende software leveranciers zullen met een toepassing komen die vergelijkbaar is met het DSH • Ontwikkelingskosten om het DSH te koppelen aan de IPDC zullen gedragen worden door steeds minder deelnemende besturen • Nieuwe missie VERA : afbouwen dienstenaanbod en lokale besturen begeleiden in samenwerkingsverbanden

3. Adviesgroep • Op 22/11/2011 riep VERA een adviesgroep samen om over de toekomst van het DSH na te denken • 3 scenario’s : • Stopzetten van het DSH • Verder gaan met het DSH • Het DSH overdragen aan de markt

4. Stopzetten van het DSH Meerwaarde t.o.v. IPDC : • Derde actoren • Franstalige vertalingen van productomschrijvingen • Extra informatie voor een loketfunctie • Mini website belangrijk voor kleine besturen zonder eigen website

5. Verder gaan met het DSH • Financieel nadelige gevolgen worden steeds groter door het afhaken van deelnemers • VERA zal als provinciaal overheidsbedrijf een dienst aanbieden die ook op Vlaams niveau wordt aangeboden

6. Het DSH overdragen aan de markt • De DSH toepassing blijft bestaan • Deelnemende besturen hebben de keuze om verder te gaan met het DSH of over te stappen naar een andere toepassing voor de IPDC • VERA kan bepaalde voorwaarden stellen bij de overdracht om de belangen van de DSH besturen te beschermen • Er wordt besloten dat dit het beste scenario is

7. Voorbereiding overdracht • Afsplitsen van andere toepassingen op de server (e-Raden) • Weghalen gebruikersbeheer (was geïntegreerd met de oude mailoplossing AgendaWeb) • Opstellen werkgroep voor beoordeling offertes

8. Voorwaarden overname • Perceel 1 : beheer van het Digitaal Sociaal Huis door een onderaannemer van VERA • Perceel 2 : Overname van de intellectuele eigendom

9. Perceel 1 : beheer van het Digitaal Sociaal Huis door een onderaannemer van VERA • Periode : minimaal 6 maanden – maximaal 1 jaar • Nodig om de bestaande contracten op te zeggen • DSH omgeving mag niet fundamenteel wijzigen • Look-and-feel en extra functionaliteiten mogen toegevoegd worden met toestemming van VERA • Onderaannemer mag andere besturen toestaan om gebruik te maken van het DSH zonder vergoeding aan VERA

10. Perceel 1 : vervolg • Service level moet minimaal hetzelfde zijn als nu • Verantwoordelijkheid t.o.v. besturen blijft bij VERA • VERA vertegenwoordigt het DSH t.o.v. derden • VERA zet het inhoudelijk overleg met de besturen verder • 1stelijns helpdesk : overleg tussen VERA en overnemer

11. Perceel 1 : vervolg • Prijzen mogen niet stijgen • Besturen kunnen opzeggen met een opzegtermijn van 6 maanden • Bedrag dat besturen betalen aan VERA wordt beschouwd als maximale exploitatieprijs • Als een bestuur vertrekt, wordt dit verrekend

12. Perceel 2 : Overname van de intellectuele eigendom • Perceel 1 & 2 worden aan dezelfde aanbieder gegund • Overnemer verwerft volledige eigendom DSH • Beschrijft de plannen (met timing) • Volledige vrijheid in prijzen, technologie, afspraken met besturen zonder verantwoording aan VERA

13. Verloop procedure • Oproep tot kandidaatstelling • Kijkdag / bestek • Indiening offertes • 1e overleg • 2e overleg • Best AndFinal Offer • Toelichtende nota

14. 05/06/2012 : Oproep tot kandidaatstelling • 4 kandidaten • Anaxis(aanbieder buiten Vlaams Brabant / integrator) • CIPAL • e2e(aanbieder buiten Vlaams Brabant / integrator) • XenIT (huidige software leverancier) • Uitnodiging kijkdag

15. 06/07/2012 : Kijkdag / Bestek • Alle kandidaten aanwezig • Uiteenzetting DSH op organisatorisch, technisch en financieel vlak • Voorwaarden overname • Overhandiging documentatie DSH • Bestek (Onderhandelingsprocedure met bekendmaking)

16. 20/08/2012 : Indiening offertes • Slechts 1 kandidaat • CIPAL • XenIT als onderaannemer

17. 03/09/2012 : 1e overleg met CIPAL en werkgroep • Dure Alfresco Enterprise licentie die geen meerwaarde biedt • Vaste maandelijkse vergoeding i.p.v. bijdragen deelnemende besturen : tegemoetkoming aan VERA bij nieuw toetredende besturen • Expliciete vermelding tweetaligheid voor perceel 2 • 1elijns helpdesk in regie • Instapvergoeding perceel 2

18. 03/09/2012 : 1e overleg met CIPAL en werkgroep • Prijsstructuur laten afhangen van grootte bestuur • Derde actoren gratis toegang geven tot DSH • Openheid van data voor perceel 2 zodat derden ook aan de informatie geraken • SLA op reële uitval i.p.v. gerapporteerde uitval CIPAL is volledig tegemoet gekomen aan deze opmerkingen

19. 13/09/2012 : 2eoverleg met CIPAL en werkgroep • Struikelblok voor VERA : Innovatiekost van 980 € voor de besturen bij de overgang van Perceel 1 naar Perceel 2 • Verduidelijking over Franstalige producten en de investering in vertalingen door de faciliteitengemeenten • Alle opmerkingen verwerken tot een Best AndFinal Offer

20. 24/09/2012 : Best AndFinal Offer • Opmerkingen van de afgelopen meetings verwerkt in een finale versie • Fout bij berekening kosten leverancier gecorrigeerd • Innovatiekost teruggebracht van 980 € naar 320 € - 1035 € (afhankelijk van inwonersaantal gemeente) • Indexering prijzen huidig Digitaal Sociaal Huis

21. 10/10/2012 : Toelichtende nota • Garantie dat ze klaar zijn met hun nieuwe Digitaal Sociaal Huis tegen het einde van Perceel 1 • Garantie dat Franstalige producten te beheren zullen zijn in het nieuwe DSH • Paragraaf : Helpdesk in regie schrappen

22. (Hoe) voldoet CIPAL aan de voorwaarden Perceel 1 • Periode : minimaal 6 maanden – maximaal 1 jaar : 1 jaar • DSH omgeving mag niet fundamenteel wijzigen : OK • Look-and-feel en extra functionaliteiten mogen toegevoegd worden mits de toestemming van VERA : Zelf gebruikers en contactgegevens aanmaken zal opnieuw mogelijk zijn • Onderaannemer mag andere besturen toestaan om gebruik te maken van het DSH zonder vergoeding aan VERA : Vergoeding van 75 % aan VERA voor nieuwe besturen

23. (Hoe) voldoet CIPAL aan de voorwaarden : vervolg Perceel 1 • Service Level moet minimaal hetzelfde zijn als de huidige toestand : OK • Verantwoordelijkheid t.o.v. besturen blijft bij VERA : OK • VERA vertegenwoordigt het DSH t.o.v. derden : OK • VERA zet het inhoudelijk overleg met de besturen verder : OK • 1stelijns helpdesk : overleg tussen VERA en overnemer : 1stelijns helpdesk CIPAL aan vaste vergoeding

24. (Hoe) voldoet CIPAL aan de voorwaarden : vervolg Perceel 1 • Prijzen mogen niet stijgen : OK • Besturen kunnen opzeggen met een opzegtermijn van 6 maanden : OK • Bedrag dat besturen betalen aan VERA wordt beschouwd als maximale exploitatieprijs : Exploitatieprijs zal lager zijn door goedkopere support formule van XenIT • Als een bestuur vertrekt, wordt dit verrekend : Exploitatieprijs blijft hetzelfde, compensatie door lagere prijs en ontvangen vergoeding voor nieuwe besturen

25. (Hoe) voldoet CIPAL aan de voorwaarden : vervolg Perceel 2 • Perceel 1 & 2 worden aan dezelfde aanbieder gegund : OK • Overnemer verwerft volledige eigendom DSH : OK • Beschrijft de plannen (met timing) : Garantie minimaal dezelfde features, koppeling IPDC, zelf website aanpassen, zelf gebruikers en contactgegevens toevoegen • Volledige vrijheid in prijzen, technologie, afspraken met besturen zonder verantwoording aan VERA : Huidige prijzen geïndexeerd, kleine kost voor opleiding, conversie gegevens, overzetten website…

26. Extra opmerkingen Perceel 1 • Rol van XenIT als onderleverancier maakt de kennisoverdracht beperkt • DSH blijft draaien op dezelfde servers in hetzelfde datacenter • Oprichting werkgroep (CIPAL – VERA – besturen) om de evolutie van het product te bespreken

27. Extra opmerkingen Perceel 2 • Zelfstandige applicatie : niet verplicht om andere CIPAL producten in huis te halen • Moderne UI, geoptimaliseerd door Usability Experts • Volledige openheid van data : integratie mogelijk met back-office applicaties van CIPAL alsook van derden • Volledige overdracht van specifieke informatie, gebruikers en rechten, contactgegevens

28. Extra opties mogelijk • Beheren inhoud, navigatiestructuur, stijlen van de website • Integratie eID • Nieuwsbrief en e-mail module • Blog functie • Delen van pagina’s op facebook, twitter, linkedin • Integratie foto’s en filmpjes • Evenementenmodule • Integratie UIT-databank • Integratie iLoket • …

29. Prijzen t.o.v. aantal inwoners • Bedragen zijn excl. 21% BTW • Bedragen geïndexeerd naar huidig indexniveau (450,42) ten aanzien van de index op 1 januari 2008 (399,96) • Bedragen afgerond naar eenheden • Bedrag geldt voor gemeente en OCMW tezamen

30. Innovatiekost • Eenmalig bedrag • Klassikale opleiding nieuwe functionaliteiten • Halve dag begeleiding • Migratiekost • Overzetten website lay-out • Deelname investering nieuwe functionaliteiten en migratieprogrammatuur • Project management

31. Verloop overdracht Perceel 1 • Opzeggen contracten VERA – besturen • Opzeggen contracten VERA – leveranciers • Overdracht helpdesk VERA – CIPAL • Besturen gunnen aan overnemer op basis van bestek + gunning • Indien niet : bestuur zoekt andere oplossing op de markt

32. Verloop overdracht Perceel 2 • Opleiding • Overplaatsen geïnvesteerde werk • Integratie met andere producten mogelijk, maar geen must

33. Conclusie • Tijdens de looptijd van perceel 1 (12 maanden) zal er weinig wijzigen aan de werking van het DSH • Verantwoordelijkheid blijft bij VERA • VERA zet het inhoudelijk overleg met de besturen verder • Financiële voorwaarden blijven dezelfde • Enige wijziging : helpdesk CIPAL i.p.v. VERA • Deze periode geeft de besturen de mogelijkheid om de DSH dienstverlening verder te zetten en de tijd om in te stemmen met de CIPAL oplossing of op zoek te gaan naar een alternatief

34. Samenvatting • November 2012 : VERA zegt contract op met DSH besturen (termijn max 1 jaar) • November 2012 : VERA neemt CIPAL als onderaannemer (max 1 jaar) • November 2012 – november 2013 : Bestuur zoekt andere oplossing of stemt in met gunning aan CIPAL • November 2013 : VERA draagt DSH toepassing over aan CIPAL