Réussir la migration SEPA dans votre entreprise

1. Réussir la migration SEPA dans votre entreprise Single Euro PaymentsArea Espace unique de paiement en euros

2. Qu’est-ce que SEPA ? • SEPA • Single Euro Payments Area / Espace unique de paiement en euros • Une suite logique de l’intégration financière européenne • le prolongement du passage aux pièces et billets en euros. • Une gamme unique de moyens de paiement en euros, commune à l’ensemble des pays européens • Tous les utilisateurs peuvent effectuer des paiements dans les mêmes conditions partout dans la Zone SEPA • Chaque banque est libre de sa tarification mais elle est identique quelle que soit la provenance et la destination du paiement SEPA • Liberté de choisir sa banque au sein de la zone SEPA . • La Zone SEPA • les 27 États membres de l’Union européenne, les 4 États membres de l’Association européenne de libre échange (Islande, Liechtenstein, Norvège, Suisse) et la Principauté de Monaco

3. La zone SEPA

4. Le SEPA, une obligation • SEPA est une réalité depuis 2008, c’est devenu une obligation • depuis l’adoption du règlement européen N° 260/2012 du 14 mars 2012 • Le 1er février 2014, • tous les virements ordinaires et prélèvements en euros sont obligatoirement SEPA tant pour les paiements domestiques que transfrontaliers. • Le 1er février 2016, • le TIP et le télérèglement disparaissent

5. Le SEPA, un nouveau format… • Avec le SEPA • SCT = SEPA CreditTransfer • SDD = SEPA Direct Debit • Format ISO 20022 XML • Avant le SEPA • Virement • Prélèvement • Format CFONB

6. … de nouvelles coordonnées bancaires • Le RIB est remplacé par le couple BIC-IBAN • L’IBAN (International Bank AccountNumber) est l’identifiant international du compte bancaire. • Le BIC (Business Identifier Code) l’identifiant international de l’établissement bancaire, est obligatoire jusqu'au 01/02/2014 pour les paiements nationaux et jusqu'au 01/02/2016 pour les paiements transfrontaliers. Après ces échéances, seul l’IBAN sera obligatoire. • BIC et IBAN figurent sur les relevés d’identité bancaire depuis 2001. • Il existe des outils de conversion , souvent gratuits jusqu'à un certain nombre de RIB à convertir . Attention , la conversion des BIC n'est pas automatique à 100% .

7. Emettre des virements SEPA Mode d’emploi

8. Emettre des virements SEPA • Pré-requis n°1 : • Contacter votre fournisseur de logiciel pour vérifier la mise à jour de vos outils de gestion (référentiel client, logiciel de gestion, logiciel de paies…) avec SEPA • Pré-requis n°2 : • Rencontrer votre banquier afin de convenir du format de vos échanges informatiques SEPA et de la transmission des ordres  • Pré-requis n°3 : • Mettre à jour les coordonnées bancaires des bénéficiaires de vos virements sous forme de BIC et IBAN.

9. Emettre des virements SEPA • Lors de l’émission d’un ordre de virement SEPA , • Le délai d’exécution d’un virement SEPA est au maximum un jour ouvrable à compter du moment de réception de l’ordre de virement par la banque de l’émetteur. Ce point est variable selon les banques : à vérifier • Fournir les informations nécessaires à son exécution : montant, identité, BIC/ IBAN du bénéficiaire, compte à débiter, motif du paiement … • Meilleure traçabilité • Le motif de paiement est d’une taille maximale de 140 caractères (31 caractères dans l’ancien virement national), il assure une meilleure information et facilite les rapprochements comptables. • Zone end to end 35 caractères.

10. Emettre des prélèvements SEPA Des changements organisationnels et juridiques

11. Le mandat de prélèvement SEPA Les nouveaux principes

12. Le mandat de prélèvement SEPA • Le mandat SEPA est un formulaire - papier ou électronique – signé par le débiteur, qui exprime son consentement aux futurs prélèvements. • C’est l’équivalent de l’autorisation et de la demande de prélèvement de l’ancien prélèvement national. • documents papier autrefois remplis par le débiteur et renvoyés à son créancier, qui conservait la demande et transmettait l’autorisation à la banque du débiteur. • Le mandat est valable tant qu’on s’en sert, et devient caduc si non utilisé durant 36 mois. • Désormais, le créancier est le seul responsable de la conservation des mandats SEPA signés par ses débiteurs. • Il lui reviendra de fournir une copie de ces mandats à sa banque en cas de contestation d’un ordre de prélèvement par un de ses débiteurs.

13. Exemple de mandat

14. Le mandat de prélèvement SEPA • Le « Mandat de prélèvement SEPA » impérativement intitulé ainsi est libre dans sa forme mais pas dans le fonds • Il contient des mentions et des informations obligatoires, dont • L’identifiant du créancier SEPA (ICS) • La Référence Unique de Mandat (RUM) • La Date de Signature • La nature de présentation des opérations de prélèvement : ponctuelle ou récurrente.

15. Le couple ICS-RUM • ICS, l’Identifiant Créancier SEPA • Le créancier en fait la demande à sa banque, qui la transmet à la Banque de France, attention au délai de quelques jours à 2 mois • RUM, la référence unique de mandat • La RUM est unique pour chaque mandat • Elle est attribuée librement par le créancier ( 35 caractères max) afin d’identifier un mandat signé par un débiteur donné. • Se fixer une règle de nommage , par ex N° de client , N°de contrat.., commencer par ++ pour les mandats migrés • ICS et RUM sont indispensables à produire en cas de contestation

16. De nouveaux droits pour le débiteur • L’opposition à un prélèvement SEPA • Le client doit déposer à sa banque la demande d’opposition à un prélèvement ou de révocation d’un mandat , en précisant l’ICS et la RUM contestée • dans un délai de 8 semaines, pour un prélèvement préalablement autorisé • au plus tard dans les 13 mois pour un prélèvement non autorisé • le remboursement par la banque ne signifie pas que la créance soit éteinte

17. La continuité des mandats • La continuité des mandats • Conformément au principe de continuité des mandats établi par l’ordonnance du 15 juillet 2009 transposant la Directive sur les services de paiement, les autorisations de prélèvement signées pour les prélèvements nationaux restent valables lors du passage à SEPA • Mais la notification obligatoire des clients • les créanciers migrant au prélèvement SEPA sont dans tous les cas tenus d’en informer leurs clients débiteurs, et de leur communiquer leur ICS et les RUM qu’ils ont attribuées aux nouveaux mandats de prélèvement SEPA, ainsi que le point de contact pour toute évolution ultérieure des mandats

18. La gestion du mandat de sa création à sa fin • Le mandat et ses données étant liés à chaque prélèvement, le créancier doit gérer le cycle de vie de chaque mandat SEPA : • Création du mandat (affectation d’une RUM à chacun, données obligatoires, signature par le débiteur …) • Gestion des amendements (avec conservation des différentes modifications, changement de coordonnées bancaires par exemple…) et des révocations • Transmission de données du mandat à chaque émission de prélèvement et des modifications du mandat ( anciennes et nouvelles valeurs) • Mise à disposition sur demande de copie de mandat • Conservation sous forme papier ou électronique selon la durée de vie du mandat et les règles d’archivage

19. Emettre des prélèvements SEPA Mode d’emploi

20. Emettre des prélèvements SEPA • Pré-requis n°1  • Demander immédiatement votre ICS à votre banque • Signer avec votre banque un contrat d’émission de SDD •  Pré-requis n°2 • Vous assurer de la capacité de vos outils de gestion à traiter les informations supplémentaires contenues dans les ordres de prélèvements SEPA : • RUM, ICS, type de paiement (ponctuel ou récurrent), libellé d’opération, séquence de présentation du paiement (FRST, RCUR), date de signature, • Convenir avec votre banque du format de vos échanges informatiques SEPA • Pré-requis n°3 • Mettre à jour les coordonnées bancaires de vos clients débiteurs au format BIC et IBAN

21. Emettre des prélèvements SEPA • Pré-requis n°4 • Si vous émettez déjà des prélèvements nationaux, pas besoin de faire signer de nouveaux mandats pour les contrats concernés mais obligation d’informer les clients de votre migration • Par une communication spécifique à la migration, tout support possible ou sur le support utilisé pour la notification préalable du premier prélèvement SEPA.   • en précisant son ICS, la RUM attribuée au mandat migré , le point de contact en cas de réclamation ou de révocation/modification de mandat (changement de compte bancaire …) • En l’absence d’autorisation de prélèvement préexistante, faire signer un mandat SEPA à votre client • L’archivage du mandat est de votre responsabilité en tant que créancier • dans les 2 cas, attribuer une RUM à chaque mandat • Qu’il soit « migré » ou nouveau .

22. Emettre des prélèvements SEPA • Obligation de pré-notification avant émission • le créancier informe ses clients avant d’émettre des prélèvements SEPA au minimum 14 jours calendaires avant l’échéance (sauf accord contractuel) • par tout moyen (facture...), en précisant l’échéance du prélèvement, son montant, l’ICS et la RUM • Obligation de séquencer les remises et de remettre dans les délais • distinguer les « FIRST » (1er prélèvements) des « RECURRENT « (prélèvements suivants), • 5 jours ouvrés bancaires pour un FIRST • 2 jours ouvrés bancaires pour un RECURRENT

23. Payer par prélèvement SEPA Mode d’emploi

24. Payer par prélèvement SEPA • Pré-requis n°1 : en cas d’autorisation de prélèvement pré-existante • il ne vous est pas nécessaire de signer les nouveaux mandats • vos créanciers migrant au prélèvement SEPA sont néanmoins tenus de vous informer, vous communiquer leur ICS et les RUM qu’ils ont attribuées à vos nouveaux mandats de prélèvement SEPA, ainsi que le point de contact pour toute évolution ultérieure de vos mandats. • Pré-requis n°2 : en cas de nouvelle relation commerciale avec prélèvement SEPA • vous devez signer un nouveau mandat SEPA et le remettre au créancier qui est à la responsabilité de le conserver  • Vous devez impérativement conserver la RUM du mandat signé et l’ICS de votre créancier, éléments indispensables pour toutes modifications, oppositions ou contestations ultérieures.

25. Surveillance de vos relevés de compte • Contestation possible jusqu’à 13 mois d’un prélèvement non autorisé • Des services peuvent être proposés par les banques • alertes lors de la réception d’un premier prélèvement par un nouveau créancier, • possibilité de constituer des listes noires et des listes blanches d’ICS .

26. Questions-réponses

27. L’alternative du SDD B2B

28. SDD Core versus B2B