PARTNER IN AUTOMATISERING

1. PARTNER IN AUTOMATISERING Katrien Demeulemeester Karel Decorte

2. Digitaal Informatie Archivering Systeem Een complete oplossing voor digitaal documentbeheer

3. MODULAIRE OPBOUW Beheer en archivering van al uw bedrijfsdocumenten Beheer van klanten, leveranciers, prospecten, personeel, etc. Elektronische goedkeuring / distributie van documenten

4. DOCUMENT MANAGEMENT PROCES Documentarchivering Documentinvoer Documentverwerking • Welke documenten? • Papier  digitaal • Aandachtspunten bij scanning • Integratie met de werkomgeving • Document indexering • Acties • Versiebeheer • Workflow management • Customer Relationship management • Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … • Security

5. WELKE DOCUMENTEN? CMR’s Aankoopfacturen Leveringsbons ISO documenten Verlofaanvragen Productienota’s Verpakkingsetiketten Documentatie Catalogi / prijslijsten Personeelsadministratie Foto’s Commerciële administratie E-mails …

6. Digitaal beheren en archiveren van personeelsdossiers

7. LOOPBAANTRAJECT Werving / selectie Loopbaan Loopbaan beëindiging (pensioen / ontslag) Gepersonaliseerde loopbaan begeleiding

8. PERSONEELSADVERTENTIES

9. SOLLICITATIEBRIEVEN

10. ARBEIDSOVEREENKOMST

11. WERKNEMERSFICHE

12. DIMONA-AANGIFTE

13. RSZ KWARTAALAANGIFTE

14. OPLEIDING

15. VERZEKERINGEN

16. BEDRIJFSWAGENS

17. ALGEMENE DOCUMENTATIE

18. SJABLONEN

19. VERLOFAANVRAGEN

20. ZIEKTEBRIEFJES

21. ISO PROCEDURE

22. ANDERE DOCUMENTTYPES • Elektronische aangifte van een arbeidsongeval • Onkostennota’s • Functieomschrijvingen • Foto’s • Evaluatieverslagen • Bevallingsverlof, ouderschapsverlof, etc. • Extern selectiekantoor / interim kantoor • ...

23. COMMUNICATIEMEDIA Personeelsadvertenties Sollicitatiebrieven Werknemersfiches Dimon-aangiften RSZ kwartaalaangiften Opleiding Verzekeringen Bedrijfswagens Algemene documentatie Ziektebriefjes Onkostennota’s Foto’s Functieomschrijvingen Evaluatieverslagen ...

24. Andereapplicaties MS Office Fax Web Software app. Telefonie CTI- DIAS INTEGRATIE Applicaties gebaseerd op XML, webservice, ODBC, …

25. INVOER PAPIEREN DOCUMENTEN Aandachtspunten:  Keuze van het scantoestel  Barcodeherkenning  OCR Optical Character Recogniton  VRS Virtual Rescan Software

26. SCANNING • DIAS = scanner onafhankelijk •  Aantal pagina’s per dag • Formaat • Single / Duplex •  Kleur / Zwart wit •  Automatische documentinvoer

27. BARCODE HERKENNING Functies van de barcode:  Documentseparator  Herkenning documenttype  Flowinformatie  Automatische afhandeling PATCHBLAD VOORGEDRUKT ETIKET

28. OPTICAL CHARACTER RECOGNITION

29. VRS SOFTWARE MET VRS SCANT U DIVERSE DOCUMENTSOORTEN OP AANGEPASTE MANIEREN DITMET EEN MINIMALE VOORBEREIDING EN ZONDER ONDERBREKING VAN DE SCANNING

30. = ONLEESBAAR = PROBLEMEN HERKENNING = VEREIST 2DE SCANNING = LEESBAAR = ONMIDDELLIJKE HERKENNING = GEEN 2DE SCANNING AUTO-BRIGHTNESS A DOCUMENT BATCH NO VRS B = VRSAUTO-BRIGHTNESS

31. INTEGRATIE MS OUTLOOK Microsoft Outlook knoppenbalk • Centraal archiveren van inkomende / uitgaande e-mails • Archiveren / toevoegen van bijlages • Opzoeken van adressen

32. INTEGRATIE MS WORD / EXCEL Microsoft Word knoppenbalk • Centraal archiveren van documenten • Centraal beheer van sjablonen • Gebruik van adresgegevens

33. INTEGRATIE MS WORD / EXCEL

34. INTEGRATIE FAX

35. INTEGRATIE WEB

36. INTEGRATIE SOFTWARE APP. Enkele toepassingen:  Synchronisatie van klanten / leveranciers  Documenten automatisch / semi-automatisch archiveren (vb. verkoopfacturen, leveringsbons…)  Uitwisselen van metadata of gestructureerde datavelden (vb. boekingsgegevens van een aankoopfactuur)

37. INTEGRATIE TELEFONIE

38. ARCHIVEREN VAN EEN DOCUMENT Andere documenten Projecten Metadata Vacature-databank Planning Workflow Document type Contactperso(o)n(en)

39. DOCUMENT INDEXERING DOCUMENTTYPE CONTACT OMSCHRIJVING

40. FLEXIBELE DOCUMENT INDEXERING

41. GERELATEERDE DOCUMENTEN

42. VACATUREDATABANK

43. DOCUMENT MANAGEMENT PROCES Documentarchivering Documentinvoer Documentverwerking • Welke documenten? • Papier  digitaal • Aandachtspunten bij scanning • Integratie met de werkomgeving • Document indexering • Acties • Versiebeheer • Workflow management • Customer Relationship management • Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … • Security

44. DOCUMENT ACTIES • Lokaal opslaan van een document • Afdrukken van een document • Handtekenen van een document • Genereren van formulieren • Document versturen (e-mail / fax) • Document wijzigen Alle documentacties zijn gekoppeld aan gebruikersrechten

45. VERSIEBEHEER

46. WORKFLOW

47. INTERACTIE Algemeen Management Verkoopafdeling Kwaliteitsdienst Financiën IT afdeling Personeelsdienst Medewerker 1 Medewerker 2 Medewerker 3

48. WORKFLOW Belangrijkste functionaliteiten: • Goedkeuring vragen • Instellen van deadlines • Toekennen van status • Digitaal handtekenen • Automatische of manuele workflow • Seriele of parallelle workflow • Workflow op basis van condities

49. EEN FLOW CREËREN

50. WORKFLOW AUTOMATISCH MANUEEL voorgedefinieerde flow Piet Jos Jan Jos Pol Jan Piet