PROMOCJA PROJEKTÓW UNIJNYCH

1. PROMOCJA PROJEKTÓW UNIJNYCH Katowice: 27.09.2012

2. Promocja projektów unijnych Katowice: 27.09.2012 Prowadzenie AnetaDalbiak Trener Instytutu Konsultantów Europejskich

3. Plan szkolenia 9.00-10.30 – część pierwsza – wprowadzenie do tematyki szkolenia • Cele działań informacyjnych, podstawy formalno – prawne, główne obowiązki beneficjentów • Koszty promocji projektów i skutki uchybień • Zasady ogólne oznaczania projektów i obowiązkowe działania w zakresie promocji 10.45-12.15 – część druga – działania promocyjne nieobowiązkowe, ale rekomendowane c.d. • Modele promocji, • Planowanie kampanii promocyjnej, • Narzędzia promocji

4. Plan szkolenia 12.45-14.00 – cześć trzecia - działania promocyjne nieobowiązkowe, ale rekomendowane c.d • media realtions jako wiodący obszar pr, • zasady współpracy z mediami, • budowanie bazy kontaktów, 14.15-16.00 – cześć czwarta - działania nieobowiązkowe, ale rekomendowane c.d. • Podstawowa forma komunikacji z mediami – komunikat prasowy • Pozostałe formy komunikacji z mediami

5. Cele działań promocyjnych wynikające z wytycznych UE • zwiększenie świadomości społeczeństwa na temat udziału środków Unii Europejskiej w realizowanych projektach • informowanie społeczeństwa o wsparciu z Unii Europejskiej • zachęcanie potencjalnych beneficjentów do korzystania z Funduszy Europejskich • motywowanie projektodawców do właściwej realizacji projektów • upowszechnianie korzyści płynących z wykorzystywania funduszy, a pośrednio z integracji z Unią Europejską; • wsparcie beneficjentów w procesie pozyskiwania środków przez profesjonalną informację i motywację

6. Komunikowanie funduszy w Polsce – dokumenty i wytyczne Strategia Rozwoju Kraju Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia (Narodowa Strategia Spójności) Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji Strategia komunikacji funduszy europejskich w Polsce Plan komunikacji PO/RPO na lata 2007-2013 Wytyczne Instytucji Zarządzającej RPO na lata 2007–2013 dla Beneficjentów w zakresie informacji i promocji

7. System informacji i promocji dot. Funduszy Europejskich w Polsce Strategia Rozwoju Kraju Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia (Narodowa Strategia Spójności) Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji Strategia komunikacji funduszy europejskich w Polsce Plan komunikacji PO/RPO na lata 2007-2013 Roczne plany działań informacyjnych i promocyjnych Wytyczne Instytucji Zarządzającej RPO na lata 2007–2013 dla Beneficjentów w zakresie informacji i promocji Poziom strategiczny Poziom operacyjny

8. Grupy docelowe działań promocyjnych Trzy podstawowe grupy: ogół społeczeństwa (w szczególności grupa powiązana bezpośrednio z realizacją projektu) beneficjenci (projektodawcy), potencjalni beneficjenci Funduszy Europejskich (potencjalni projektodawcy). Ponadto działania komunikacyjne w Polsce adresowane będą również do: mediów, partnerów społecznych i gospodarczych, instytucji zaangażowanych we wdrażanie funduszy, środowisk opiniotwórczych.

9. Informowanie o projekcie jest równie ważne jak zarządzanie projektem !!!!

10. Obowiązki informacyjne beneficjentów działać zgodnie z rozporządzeniami i wytycznymi, które określają sposób oznaczania i informowania o uzyskanym dofinansowaniu realizować działania informacyjne i promocyjne w zakresie określonym we wniosku o dofinansowanie, zamieścić – w dokumentach i materiałach, które przygotowywane są w związku z realizacją projektu wszystkie niezbędne logotypy

11. Obowiązkowe działania promocyjne tablica informacyjna plakietki informacyjne tablica pamiątkowa dokumentacja zdjęciowa (obowiązuje przy niektórych działaniach) ale jest zalecana przy wszystkich rodzajach projektów

12. Obowiązek dokumentacji zdjęciowej • 1.1.2. Promocja Inwestycyjna; • 1.2.1. T.p.8 Udział przedsiębiorców w targach i wysta-wach międzynarodowych oraz misjach gospodarczych związanych z targami i wystawami za granicą; • 1.2.2. T.p. 8 Udział przedsiębiorców w targach i wysta-wach międzynarodowych oraz misjach gospodarczych związanych z targami i wystawami za granicą; • 1.2.4. T.p. 8 Udział przedsiębiorców w targach i wystawach międzynarodowych oraz misjach gospoda-rczych związanych z targami i wystawami za granicą; • Działanie 3.4. Promocja turystyki; • Działanie 4.3. Promocja kultury.

13. Obowiązek oznaczania dokumentów korespondencja prowadzona w sprawach projektu umowy z wykonawcami oraz dokumentacja przetargowa umowy z pracownikami zatrudnionymi w ramach projektu ogłoszenia o wyborze wykonawcy, naborze personelu strony internetowe zawierające informację o projektach realizowanych z funduszy strukturalnych materiały prasowe

14. Zasady ogólne oznaczania projektów Materiały informacyjne i promocyjne projektów realizowanych w ramach RPO WSL 2007-2013 muszą zawierać obowiązujący zestaw znaków graficznych: Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia 2007-2013 (NSS), Województwa Śląskiego oraz Unii Europejskiej oraz opcjonalnie: Hasło: „Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego – realna odpowiedź na realne potrzeby”, Podpis: „Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013”.

15. Zasady ogólne oznaczania projektów Podpis jest obowiązkowy w przypadku dokumentów dotyczących projektów, tablic informacyjnych, tablic pamiątkowych, plakietek informacyjnych, publikacji, nośników reklamy, narzędzi komunikacji audiowizualnej, innych przedsięwzięć promocyjnych i informacyjnych w ramach realizowanego projektu (konferencja prasowa, informacja prasowa, reklama telewizyjna/internetowa itd.) oraz stron internetowych.

16. Zasady ogólne oznaczania projektów • Hasło jest obowiązkowe w przypadku tablic informacyjnych i pamiątkowych, billboardów, plakatów i innych nośników typu outdoor.

17. Zasady ogólne oznaczania projektów Beneficjent może umieścić swoje logo w obowiązkowym ciągu znaków pomiędzy logo Województwa a emblematem (logo) UE. W przypadku projektów finansowanych w 100% w ramach RPO WSL 2007-2013 wyraz „współfinansowany” w podpisie zastępuje wyraz „finansowany”. Logotypy powinny być stosowane z zachowaniem zasady proporcjonalności (tj. podobnej wielkości).

18. Koszty promocji Już na etapie przygotowywania projektu wnioskodawca powinien przewidzieć, obliczyć koszty, a następnie opisać we wniosku, planowany sposób promocji. Narzędzia promocji powinny być dobrane w taki sposób, aby dostosować je do rodzaju i skali projektu przy równoczesnym uwzględnieniu wkładu finansowego środków publicznych w prowadzonej inwestycji.

19. Wydatki na działania promocyjne Za kwalifikowalne można uznać jedynie koszty informacji i promocji integralnie związane z realizacją projektu pod warunkiem, iż wynoszą one do 10% wartości projektu, nie więcej niż 250 000 PLN.

20. Promocja projektu – wniosek o dofinansowanie (pole C.14) Ważne: Tylko to co zostaje ujęte w opisie działań promocyjnych we wniosku o dofinansowanie może być później uznane za koszt kwalifikowalny projektu.

21. Promocja projektu – wniosek o płatność (punkt D.11) Ważne: Należy pamiętać o tym, że wszystkie poniesione wydatki na działania promocyjne podlegają weryfikacji przy składaniu wniosku o płatność.

22. Kiedy pojawia się obowiązek promocji Obowiązek promocji i informowania opinii publicznej o pomocy otrzymanej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego rozpoczyna się z dniem podpisania umowy o dofinansowanie projektu Reguła ta obowiązuje wszystkich beneficjentów bez względu na termin rozpoczęcia realizacji projektu. Beneficjenci, którzy zrealizowali swój projekt przed podpisaniem umowy również mają obowiązek poinformowania opinii publicznej o otrzymanej pomocy.

23. Konsekwencje nie wywiązania się z obowiązku promocji Brak lub niewłaściwe prowadzenie działań informacyjno – promocyjnych może skutkować: wstrzymaniem wypłaty środków koniecznością zwrotu dotacji koniecznością zwrotu środków poniesionych na promocję w zakresie produkcji danego materiału.

24. Ćwiczenie praktyczne • Zapoznaj się z opisem projektu • Określ wszystkie obowiązkowe narzędzia promocji i ich wymiary dla opisanego projektu • Określ jakie logotypu i informacje powinny się na nich znaleźć • Oszacuj koszty promocji

25. Rekomendowane działania promocyjne

26. Promocja projektów unijnych • Promocja to oddziaływanie na odbiorców polegające na przekazywaniu im informacji, które mają w odpowiednim stopniu zwiększać wiedzę na temat projektu, a także na temat źródeł jego finansowania.

27. Modele promocji Istnieje wiele modeli działań promocyjnych jednakże w przypadku promocji projektów UE zastosowanie znajduje model AICCA • Uwaga – attention • Zainteresowanie – interest • Zrozumienie – comprehension • Zaufanie – confidence • Akcja - action

28. Kampania promocyjna Kampania promocyjna musi opierać się na planie promocji, który określa zakres i rodzaj działań promocyjnych na podstawie harmonogramu. Etapy kampanii promocyjnej: • Określenie celu głównego i celów bezpośrednich • Identyfikacja adresatów promocji tj. grup docelowych • Określenie budżetu • Tworzenie treści przekazów • Realizacja przebiegu kampanii promocyjnej – wybór odpowiednich narzędzi • Badanie efektywności działań

29. Osiem kluczy do sukcesu promocji: • Jaki jest cel promocji? • Do kogo ma być skierowana? • Co należy powiedzieć? • Kiedy należy powiedzieć? • Jak dotrzeć do adresatów? • Kto ma wykonać promocję? • Ile trzeba na nią wydać? • Jak ocenić uzyskane rezultaty?

30. Narzędzia promocyjne • Reklama (prasa, telewizja, radio, outdoor) • Materiały reklamowe (ulotki, foldery itp.) i gadżety • Wydarzenia promocyjne – organizacja imprez • Strona internetowa • Public relations – działania, których celem jest tworzenie i utrzymywanie zaufania do naszej organizacji (np. władz miasta), budowanie właściwego wizerunku, za pomocą mediów

31. Reklama i materiały reklamowe - planowanie • Projektowanie programu reklamowego (określenie jakie formy reklamy będziemy realizować) • Identyfikacja docelowych odbiorców; • Określenie celów • Ustalenie budżetu • Zaprojektowanie reklamy • Wybór komunikatu na materiały reklamowe • Wybór właściwych mediów / określenie kanałów dystrybucji • Rozplanowanie emisji reklamy w czasie / zaplanowanie dystrybucji

32. Reklama Kampania outdoorowa Rybnika – komunikat wizerunkowy

33. Reklama Kampania outdoorowa Rybnika – komunikat okazjonalny

34. Wydarzenia promocyjne • Organizowane jest z myślą o grupach docelowych i nastawione na bezpośrednich uczestników. • Pozwala na oddziaływanie na wybrane podmioty poprzez prezentację własnych idei. Jednocześnie, dzięki bezpośredniemu kontaktowi, pozwala na poznanie postaw i opinii podmiotów, na które oddziaływuje. • Nie da się zrealizować bez wsparcia pozostałych narzędzi promocyjnych.

35. Materiały reklamowe i gadżety • Ulotki • Foldery • Broszury informacyjne • Standy • Roll-upy • Gadżety (IZ RPO WSL wydała pismo informujące, że ta forma promocji powinna być wykorzystywana tylko w uzasadnionych wypadkach, ponieważ posiada mniejszą wartość informacyjną o projekcie)

36. Strona Internetowa • Beneficjent nie ma obowiązku stworzenia strony internetowej do promocji projektu, ale jeśli ją posiada jest zobowiązany do zamieszczenia na niej informacji o realizowanym projekcie. • Strona internetowa to bardzo elastyczne narzędzie promocji można na niej prowadzić działania typowo reklamowe (banery elektroniczne, ulotki do pobrania, materiały audiowizualne do pobrania) i działania o charakterze public relations (komunikaty, paczki materiałów do pobrania dla mediów, fora dyskusyjne).

37. Ćwiczenie • Zaplanuj do swojego projektu kampanię promocyjną wykorzystując rekomendowane narzędzia • Określ cele działań • Grupy docelowe • Dobierz narzędzia, zaplanuj je w czasie i w oparciu o dostępne środki

38. Media Relations jako wiodący obszar działań PR

39. Relacje ze środkami masowego przekazu Jak często? • pożądana jest stała obecność w mediach (różnych, na najbardziej opiniotwórczych poczynając – efekt kuli śnieżnej) oraz stały kontakt z dziennikarzami Główny wymóg: • trzeba dostarczyć mediom tego, czego potrzebują (umiejętnie dopasowując do tego nasze potrzeby), w odpowiedniej formie i odpowiednim czasie.

40. Relacje ze środkami masowego przekazu Podstawowe przesłanki dla prowadzenia tej współpracy: • zwiększenie wiarygodności i zasięgu (siły) oddziaływania po to, aby dobra reputacja przyczyniała się do powodzenia prowadzonej działalności Uzasadnieniem jest także istota PR, czyli... • osiąganie zrozumienia z otoczeniem poprzez informacje (komunikaty) prawdziwe i możliwie pełne.

41. Relacje ze środkami masowego przekazu Kontakty z mediami powinny mieć charakter dwojaki: - nieoficjalny (nieformalny): szefa PR, rzecznika prasowego, osób delegowanych do kontaktów z mediami, o specjalistycznej wiedzy - oficjalny (formalny): muszą to być przekazy atrakcyjne same w sobie, dobrze zredagowane, interesujące dla dziennikarzy (redakcji) i publiczności danego medium

42. Zasady współpracy z mediami 1. Traktuj dziennikarzy nie jako zagrożenie, lecz jako szansę. On chce mieć materiał, Ty możesz mu go dać 2. Buduj sieć kontaktów z właściwymi dziennikarzami 3. Sam podejmuj kontakt z mediami (opracuj program i realizuj go za pomocą przyjętych form: notatek, konferencji prasowych itp.) 4. Zachowaj umiar – nie zalewaj mediów informacjami 5. Zawsze wyrażaj gotowość do współpracy, bądź otwarty, rzetelny, wiarygodny

43. Zasady współpracy z mediami 6. Poznaj zasady dziennikarstwa (zrozumiesz środowisko, jego potrzeby, nauczysz się właściwie budować swoją ofertę) 7. Zawsze zaczynaj od najważniejszej informacji 8. Posługuj się prostym językiem (bez żargonu technicznego, bez skomplikowanych szczegółów) 9. Bądź szybki w przekazie, precyzyjny (konkretny), zwięzły. Lepiej ty skróć swoją informację po swojej myśli – nie oczekuj tego od dziennikarza. Mediów elektronicznych dotyczy to tym bardziej

44. Zasady współpracy z mediami 10. Masz z dziennikarzem wspólny cel – zainteresować czytelnika/słuchacza/widza/internautę (mów i pisz o tym, co sam chciałbyś przeczytać, obejrzeć, czego chciałbyś wysłuchać) 11. Nie chwal się wprost, że twoja firma jest najlepsza (rób to między wierszami) 12. Znaj swoje prawa (znaj prawo prasowe, wiedz, czego możesz się domagać) 13. Bądź przygotowany do kontaktu z dziennikarzem (nie improwizuj, miej dokumenty potwierdzające to, o czym mówisz)

45. Zasady współpracy z mediami 14. Ze spokojem przyjmij krytykę lub niekompetencję dziennikarza, także złą prasę. Postaraj się załatwić sprawę polubownie 15. Prowadź/zleć monitoring mediów (badaj, co media interesuje, jak was widzą). Przygotuj się na wszelkie niespodzianki...

46. Budowanie bazy kontaktów

47. Baza kontaktów do dziennikarzy • W zależności od tego w jakim sektorze realizowany jest projekt należy zbudować bazę kontaktów do dziennikarzy zajmujących się tą tematyką. • W każdej redakcji znajdują się działy poświęcone różnym tematom: kulturalnym, społecznym, gospodarczym itp.

48. Jak zbudować bazę kontaktów Źródłem informacji mogą być: • dane kontaktowe publikowane na stronach mediów • telefony do redakcji • zaprzyjaźnieni dziennikarze • gotowa bazy kontaktów - zakupiona

49. Segregacja kontaktów w bazie Niezwykle istotne jest pogrupowanie kontaktów w bazie tak, aby można było skutecznie zarządzać informacją i w odpowiednim czasie oraz odpowiedniej formie wysyłać ją do wyselekcjonowanej grupy. Przykładowy podział • Kontakty do branżowych miesięczników • Kontakty do mediów newsowych ogólnopolskich i lokalne • Kontakty do mediów newsowych lokalnych ,

50. Ćwiczenie • Zaplanuj z jakimi mediami będziesz utrzymywał relacje w związku z realizacją projektu • Zaproponuj podział kontaktów