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LA SIMPLIFICACIÓN

LA SIMPLIFICACIÓN. “ Como una Visión Sistémica de la Administración Pública en Beneficio del Empresariado Colombiano”. ING. MARÍA HELENA REYES DONADO COORDINADORA TECNICA NACIONAL PROGRAMA ATN-MT-7186-CO. PROYECTO. INICIACIÓN. LECCIONES. CONSULTORIA. AUTOMATIZACIÓN. SIMPLIFICACIÓN.

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  1. LA SIMPLIFICACIÓN “ Como una Visión Sistémica de la Administración Pública en Beneficio del Empresariado Colombiano” ING. MARÍA HELENA REYES DONADO COORDINADORA TECNICA NACIONAL PROGRAMA ATN-MT-7186-CO

  2. PROYECTO INICIACIÓN LECCIONES CONSULTORIA AUTOMATIZACIÓN SIMPLIFICACIÓN MODELO

  3. OBJETIVO PRINCIPAL Promover una relación más eficiente entre la administración pública y las entidades privadas que brindan a los empresarios y emprendedores aquellos servicios relacionados con su registro y formalización.

  4. PERSPECTIVA CREAR EMPRESA • En un solo día • En un solo paso • En un solo lugar • En un único contacto

  5. GESTORES BID - FOMIN ALCALDÍAS LOCALES US$1.900.000 CÁMARAS DE COMERCIO US$1.200.000

  6. TRANSFORMACIÓN Convertirnos poco a poco en pioneros en el desarrollo e implementación de un modelo sistémico de atención al empresario basado en: • Conectividad • Versatilidad • Modernidad • Agilidad

  7. TRANSFORMACIÓN Obteniendo con lo anterior beneficios en: • Disminución de costos • Disminución de trámites • Disminución en tiempos Y con mayor relevancia la promoción de la LEGALIDAD

  8. FUTURO • Introducir al sistema otros trámites de funcionamiento • Introducir al sistema a otras instituciones • Incrementar el número de valores agregados para el empresario • Aumentar y perfeccionar los servicios que se prestan en los Centros de Atención Empresarial

  9. PANORAMA INICIAL • Sobrerregulación • Múltiples trámites automatizados sin ser simplificados • Normas de menor jerarquía que violan las de carácter general • Duplicidad de funciones al interior de las instituciones • Inoperancia de los sistemas inspectivos

  10. PANORAMA INICIAL • Acciones desarticula por parte de las instituciones encargadas • Generación espontánea y descontrolada de los trámites • Requisitos que se constituían en trámites • Traslado de la carga probatoria al empresario • Duplicidad de la información solicitada por las entidades a cargo del trámite.

  11. PANORAMA INICIAL • A nivel de entidades 10 • A nivel de trámites 20 de los cuales únicamente 17 tenían sustento legal • A nivel de contactos 34 por cada transacción en ventanilla • A nivel de documentos y requisitos 45 aproximadamente

  12. RECORRIDO DEL EMPRESARIO

  13. REALIDAD ANTERIOR

  14. SITUACIÓN PREVIA

  15. SOBRECOSTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PARA EL EMPRESARIO • Recurso humano • Recursos técnicos • Recursos de operación • Costo social de la ilegalidad • Costo económico de la ilegalidad • Redundancia en la información • Omisión de información relevante para la Admón.. Pública • Cúmulo de trámites • Costos directos e indirectos

  16. TAREA DE LA CONSULTORIA • Crear un modelo de operación único que evite el sin número de trámites, procesos y procedimientos existentes y que a su vez permita: • Mapeo institucional • Mejorar los tiempos de respuesta • Generar sinergia organizacional al interior de las instituciones • Disminuir al mínimo el esfuerzo del emprendedor y de las empresas del sector informal para la tramitación de su legalidad. • Fortalecer la gestión de vigilancia y control propia de cada institución

  17. FASE DE IDENTIFICACIÓN ¿ EN QUE CONSISTE EL MAPEO INSTITUCIONAL ? Trabajo de campo que debería realizar la firma consultora, para la identificación de los trámites, procesos y procedimientos en cada una de las 10 entidades involucradas en la creación y constitución de una empresa.

  18. FASE DE IDENTIFICACIÓN ¿ QUE ES TRÁMITE ? Interacción o encuentro con la administración pública por parte del ciudadano que le permite lleva r a cabo una serie de pasos y/o acciones para la obtención de un producto o para garantizar la debida prestación de un servicio o actividad.

  19. FASE DE IDENTIFICACIÓN ¿ QUE ES PROCESO ? Serie de fases o etapas secuénciales e interdependientes orientadas a la consecución de un resultado. ENTRADA SALIDA PROCESO INSUMO PRODUCTO O SERVICIO

  20. FASE DE IDENTIFICACIÓN ¿ QUE ES PROCEDIMIENTO? Son los que permites precisar la forma de hacer algo; incluyen el qué, el como y a quién corresponde el desarrollo de la tarea, convirtiéndose en un conjunto de especificaciones requeridas para dar cumplimiento a las fases de un proceso.

  21. MACROPROCESO Normatividad Forma de Hacer las Cosas Objetivo de la Regulación Gestión de las Entidades Involucradas Procesos Consecución de un Resultado GLOBAL Valor Agregado

  22. MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTOS • Análisis Normativo • Análisis de Campo – Front Office • Análisis de Gestión – Back Office

  23. Front Office y Back Office • Desarrollo de Trabajo de dos frentes de trabajo diferentes pero interdependientes: • La forma en como se materializa la norma en la ventanilla de la entidad, es decir el mecanismo al que finalmente se enfrenta el empresario cuando se acerca a realizar su trámite se denomina Front Office • La forma como ese trámite se desarrolla una vez inicia el curso al interior de la organización es conocido como el Back Office del Proceso

  24. SUPUESTOS Y VIABILIDAD • Transición de Trámites a Procesos • “Extinción” • Fortalecimiento de la capacidad técnica de las visitas inspectivas • “control real” • Cascada de legalidad • “A través de un único canal de entrada al sistema” • Aumentar la capacidad de gestión institucional • “Concentración de la entidad en el cumplimiento de su misión y empoderamiento de las funciones por parte del personal ” • Disminución de carga probatoria para el empresario • “Presunción de buena fe” • Renovación y actualización de tecnologías • “Para optimizar flujos de información y agilización de respuestas” • Reducción al mínimo de contactos • “Ventanilla Única”

  25. RECORRIDO DEL TRÁMITE RADICADO POR EL EMPRESARIO EN UNA ENTIDAD

  26. RECORRIDO DE LOS TRÁMITES RADICADOS POR EL EMPRESARIO EN TODAS LAS ENTIDADES

  27. MODELO IDEAL

  28. METAS DEL PROGRAMA

  29. METAS EN SIMPLIFICACIÓN

  30. METAS EN SIMPLIFICACIÓN

  31. MACROPROCESO ACTUAL

  32. MACROPROCESO ACTUAL

  33. MACROPROCESO ACTUAL

  34. CENTROS DE ATENCIÓN EMPRESARIAL • Los CAE, son actualmente el sitio en donde los empresarios encuentran todas las opciones y el servicio para crear su empresa • En un solo lugar • En un solo paso • En un solo día • En un único contacto

  35. CENTROS DE ATENCIÓN EMPRESARIAL • En el documento inicial del convenio se planteó un CAE por ciudad, para un total de 6 Centros de Atención en el país • Al cierre del Programa se hace entrega de 21 Centros de Atención Empresarial y 10 Puntos de Atención de Servicio, para un total de 31 CAE’S en el País.

  36. ELEMENTOS DE MONTAJE • Punto de Información • Punto de Asesoría Especializada • Terminales de Autoconsulta y Autoservicio • Ventanilla Única • Sistema de Asignación de Turnos • Esquema de Señalización • Información Visual para los empresarios

  37. OPERACIÓN CAE VENTANILLA ÚNICA • Atención Único punto Trámites Integrados INFORMACIÓN • Información Básica • Direccionamiento de Turno • Sugerencias para el uso • de las terminales AUTOCONSULTA ORIENTACIÓN • Estación Automática • Consultas Virtuales • Trámites Virtuales • Consultas a Web • Asesoría Especializada • Información sobre Trámites • Información Normativa

  38. MENÚ CAE Información sobre los trámites para Crear y Constituir una Empresa Información sobre otros trámites de funcionamiento para una Empresa Consultas Previas a la Creación y Constitución de una Empresa Trámites Notariales Para Personas Jurídicas Trámites Virtuales Para Crear y Constituir Empresa Liquidador de Tarifas Link Página Cámara de Comercio Otros Servicios que Brinda la Cámara de Comercio

  39. MENÚ CAE CIUDADES

  40. NODO CENTRAL • Terminales de Autoconsulta • Dispositivos Móviles • Internet • Otras Aplicaciones del Servicio CAE MODULOS SERVICIOS • Transacciones CAE • Transacciones RUE • Transacciones Locales PROCESOS SISTEMA DE REGISTROS • Registros Públicos • Registro Mercantil • Registro Único de Proponentes • Registro de Entidades Sin Animo de Lucro

  41. OPERACIÓN NODO CENTRAL EMPRESARIO INTERNET NODO CENTRAL NODOS LOCALES EMPRESARIO DESDE EL CAE FIREWALL

  42. MUCHAS GRACIAS ING. MARÍA HELENA REYES DONADO COORDINADORA TECNICA NACIONAL PROGRAMA ATN-MT-7186-CO

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