Implementering af regnskabsreformen

1. Implementering af regnskabsreformen

2. Indhold • Regnskabsreformens baggrund og formål • De nye regnskabsprincipper • Implementering af omkostningsbaserede regnskabsprincipper

3. Baggrund for reformen • Regeringens moderniseringsprogram • Forsøgsperiode • Akt 163 af 24. juni 2004 • Implementering af omkostningsregnskaber inden medio 2005 • Bevillingsreform (omkostningsbaserede driftsbevillinger på finansloven fra og med finansåret 2007)

4. Hvorfor omkostningsprincipper? Overordnet sigte • At bidrage til øget effektivisering Delmål • Bedre styringsværktøj • Gennemsigtighed • Bedre grundlag for rentable investeringer • Mere fleksible finansieringsformer • Bedre forvaltning af statens aktiver • Styrkelse af ledelses- og økonomistyringskulturen

5. Nye regnskabsprincipper • Omkostningsregnskaber indebærer en ændret forståelse af, hvad en statslig udgift er • I bogholderiet kan registreres forskellige hændelser: • Bestilling eller indgåelse af forpligtelse • Levering • Modtagelse af faktura • Betaling • Forbrug • Hidtil har statsregnskabet fokuseret på levering og betaling • Fremover fokuseres der også på forbrugstidspunktet og i visse tilfælde tidspunktet for indgåelse af en forpligtelse

6. Løn Maskine købt i 2002 Maskine købt i 2001 Varer købt til lager Tjenestemands- pension 2002 2003 2004 Senere 2001 Udgift Omkostning Regnskabsår Udgifter og omkostninger Størrelsen af cirklerne illu-strerer, hvor stor omkostningen eller udgiften er på det pågæl-dende tidspunkt.

7. Betydning for regnskabsaflæggelsen • Større fokus på balancen • Lønninger, varekøb og tjenesteydelser • Generelt er lønninger periodiseret korrekt i dag • Der skal nu ske en periodisering af feriepengeforpligtelser og overarbejde • Anskaffelser skal aktiveres, hvis • de har en værdi på over 50.000 kr. • de er bunket (kontoradministrativt IT-udstyr og evt. frivillige bunker) Princippet gælder dog ikke kunstgenstande mv. • Software betragtes som en anskaffelse • Ejendomme aktiveres og afskrives, dog ikke nationalejendom (slotte mv.)

8. Omkostningsprincipper i staten • Vi kan ikke bare kopiere årsregnskabsloven, da formålet med statens regnskabsaflæggelse er et andet: • Dette ses også i opbygningen af årsrapporten

9. Implementeringsprocessen - overordnede leverancer • Udarbejdelse af åbningsbalance pr. 1. Januar 2005. Skal afleveres til Rigsrevisionen senest ultimo juni 2005. • Overgang til omkostningsbaseret drift (pr. 1. januar 2005) • Årsafslutning af regnskabsåret 2005 • Omkostningsbaseret årsrapport for 2005

10. Processen og vejledninger

11. Forberedende aktiviteter • Vurdering af behov for kompetenceopbygning • Hvem og hvad? • Vurdering af eksisterende registreringer • Stikprøve • Vurdering af aktivernes kompleksitet • Evt. komplicerede eller specielle områder • Se på • De værdier som allerede findes i statsregnskabet • Åbningsbalancen • Årsrapporten

12. Forberedende aktiviteter - fortsat • Indledende overvejelser om økonomistyring (herunder systemunderstøttelse) • Overvejelser om formidlingsstrategi • Udarbejdelse af tidsplan med aktiviteter og milepæle • Organisere projektet

13. Organisering • Departemental styregruppe • Styregruppe i større institutioner • Projektorganisering: • Projektejer • Projektleder • Projektdeltagere med kompetencer indenfor: • Budget, regnskab, controlling, indkøb, løn, systemer, bogholderi, faglige områder • Projektorganiseringen tilpasses institutionens størrelse, aktivernes karakter og økonomistyringens tilrettelæggelse (central eller decentral model)

14. Kortlægning • Institutionens væsentligste aktiver og forpligtelser identificeres • Metoder: • Workshop • Møde • Gruppe • Lav regneark • Opmærksomhedspunkter: • Fokus på det væsentlige • Fokus på det immaterielle • Identificering af evt. problematiske aktiver • Afslutning af kortlægningen

15. Klassifikation • Institutionens aktiver og forpligtelser grupperes i hoved- og undergrupper svarende til opdelingen i åbningsbalancen • Opmærksomhedspunkter: • Visse aktiver har kun en værdi, når de ejes sammen med et andet aktiv • Overvejelser om bunkning • Klassifikationen kan foretages parallelt med kortlægningen

16. Registrering • Konstatering af, at aktiver og forpligtelser er til stede og i institutionens ejerskab • Beslutning om, hvilke aktiver og forpligtelser der skal indregnes på balancen og dermed værdiansættes • Dokumentationsmateriale findes frem • Opmærksomhedspunkter: • Det er vigtigt med et struktureret forløb, hvor deadlines overholdes • Bilag, der findes frem, skal også anvendes i forbindelse med værdiansættelsen • I forbindelse med optællingen kan restlevetiden vurderes

17. Værdiansættelse • Listen med aktiver og forpligtelser fra registreringsfasen udbygges med informationer om værdier og restlevetider. Der beregnes afskrivninger fra ibrugtagningstidspunktet og frem til åbningsbalancedagen • Opmærksomhedspunkter: • Det er vigtigt i forhold til revisionen, at værdiansættelsesmetoden kan dokumenteres • Der er meget procestid • Det er vigtigt at inddrage ledelse og departement • Få påbegyndt værdiansættelsen af komplicerede aktiver tidligt i processen (fx it-systemer)

18. Systemunderstøttelse • Styringsmæssige overvejelser vedr. opsætning af anlægsmodul • Opsætning af anlægs- og evt. lagermodul

19. Åbningsbalancen • Åbningsbalancen samles i det af Økonomistyrelsen normerede format • Anvendt regnskabspraksis beskrives • Åbningsbalancen valideres (ledelse og departement) • Åbningsbalancen lægges ind i økonomisystemet • Opmærksomhedspunkter: • Inddragelse af departementet i god tid

20. Overgang til drift og start på drift • Ibrugtagning af ny kontoplan og bogføring efter omkostningsprincipper pr. 1. januar 2005 • De daglige forretningsgange beskrives i regnskabsinstruks eller i tillæg til regnskabsinstruks • De periodiske forretningsgange beskrives i regnskabsinstruks og implementeres • Rapporter tilpasses den løbende budgetopfølgning