Erfolgreich dabei sein – Das 7. ForschungsrahmenprogrammDr. Christian Kurrer Europäische Kommission, DG RTD B-33. Jahrestreffen der Nachwuchsgruppenleiter/innender Helmholtz GemeinschaftBrüssel, 12.10.2007
Warum dabei sein? • Finanzielle Förderung • Beteiligung an wissenschaftlichen Kooperationen • Forschung in Europa mitgestalten • Aber: • Aufwand und Erfolgschancen verstehen
Erste Orientierung • EU Förderung als zentrale Einrichtung der europäischen Wissenschaftslandschaft begreifen • wissen, was die EU tut • wissen, was andere Wissenschaftler tun • wissen, wer unterstützen kann
Konkrete Projektplanung • Internetseiten: Cordis – alle Auschreibungsunterlagen (Call Text, Arbeitsprogramm, Guide for Applicants, …) • Nutzen aller Informations-/Beratungsmöglichkeiten (Büro Brüssel, Nationale Kontaktstellen, Administration, Kommission) • Erfahrungsaustausch mit erfolgreichen Projektteilnehmern • Finanzabteilung und Verwaltung einschalten • Vertrautmachen mit dem Elektronischen Abgabesystem (EPSS)
Ausschreibungsbedingungen analysieren • Thema der Ausschreibung • Evaluierungskriterien verstehen • Wissenschaftliche Exzellenz (Konzept, Ziele, Methodik, Arbeitsplan) • Implementierung (Management, Partner, Ressourcen) • Auswirkungspotential (Impact) der Forschungen • Grundideen des Antrags müssen schnell zugänglich sein. • Begutachtungsverfahren verstehen • Wie setzt sich die Gutachtergruppe zusammen, welche Themen werden gemeinsam ausgeschrieben • Mitwirkung als Gutachter: Eintrag in Experten-Datenbank der Kommission • https://cordis.europa.eu/emmfp7/index.cfm
Der erste Entwurf • Frühzeitig Projektskizze (Umfang: 3 – 5 Seiten) erstellen • Kostenrahmen und Projektstruktur entwerfen • Frühzeitige Kontaktaufnahme zur Kommission (auf Arbeitsebene) oder den Nationalen Kontaktstellen (Programmausschuss), dem EU-Büro oder anderen EU-Beratungseinrichtungen zur Abklärung der Erfolgsaussichten • Vorstellung des Projekts im Rahmen einer Besprechung unter Beteiligung des koordinierenden Wissenschaftlers und Vertretern der EC (ggf. Pre-Proposal Check) • Frühzeitige Anmeldung des Projekts bei EPSS (Gutachterauswahl)
Aufbau eines Antrags • Formatvorgaben beachten: Gliederung, maximale Seitenzahlen • Der Antrag sollte auf jeden Fall einen Milestone Plan sowie eine möglichst detaillierte Liste der Deliverables für die gesamte Projektlaufzeit enthalten. • GANTT charts sind ein Muss ! • Aussagekräftige Diagramme und Bilder erleichtern das Lesen. • Das Budget sollte so präzise wie möglich für die gesamte Laufzeit des Projekts und für alle Projektpartner kalkuliert werden.
Gestaltung der Antragsphase: • Frühzeitige Abhaltung einer Besprechung mit der Kernteam auf der Grundlage der Projektskizze • Im Rahmen dieser Besprechung sollte folgende Punkte entschieden werden: • Organisatorische und inhaltliche Struktur des Projekts • darauf basierend Festlegung von Verantwortlichkeiten für die einzelnen inhaltlichen Projektteile (Unterprojekte bzw. Arbeitspakete) • Bestimmung eines Koordinators für die Antragsphase • Bestimmung des Verfasserteams • Vorläufige Festlegung des Gesamtbudgets sowie Aufteilung auf die Unterprojekte bzw. Arbeitspakete • Festlegung eines Zeitplans für die Antragsphase • Abschluss einer Antragsvereinbarung !?
Zeitplan für die Antragsphase: • Erste Projektbesprechung vor der Ausschreibung oder unmittelbar danach • Erstellung der Beschreibung der Arbeitspakete bis spätestens 3 Wochen vor Abgabefrist • 2 Wochen vor der Abgabe verbindliche Festlegung des Budgets • Eingang der Antragsformulare beim Koordinator einschließlich der Budget-Kalkulation spätestens 10 Tage vor Abgabe des Antrages • Fristen einhalten (Abschicken im EPSS kann mehrmals geschehen; am besten 2 Wochen vorher und 2 Tage vorher Pre-Version abschicken).
Auswahl der Projektpartner / Kriterien • Exzellente Qualifikation und wissenschaftliche Reputation • Erfahrungen in EU Projekten • Abzudeckender Kompetenzbereich • Organisationstyp (Forschungseinrichtung, Uni, Unternehmen, KMU) • Herkunftsland (z.B. Beitrittsland) • Interesse an und Möglichkeit der Verwertung von Ergebnissen • Möglichkeit der Verbreitung von Ergebnissen Idealerweise basiert die Zusammenarbeit auf bereits bestehenden Kontakten und Kooperationen
Abfassung des Antragstextes • Antrag sollte in Englisch abgefasst werden; die Schlussredaktion durch einen „native speaker“ erfolgen • Der Umfang eines Antrages für ein Integrated Project wird in der Regel weit mehr als 100 Seiten betragen (5 Seiten pro Partner) deshalb sollte auf Folgendes geachtet werden: • Jedem Kapitel, jeder Beschreibung eines Unterprojektes oder Arbeitspaketes sollte eine kurze, prägnante Zusammenfassung vorangestellt werden • Wo immer es sich anbietet sollten Übersichtsdarstellungen, Organigramme etc. in den Text eingefügt werden • Vor der Abgabe des Antrages sollten zumindest die Zusammenfassungen und Übersichten einem Unbeteiligten zur kritischen Durchsicht vorgelegt werden • Die Beteiligung vom KMU und Einrichtungen und Institutionen aus den Beitrittsländern sollte im Antragstext besonders herausgestellt werden
Häufige Fehler bei der Antragstellung • Guides for Applicants und andere Informationen zur Antragstellung • sind sehr wichtig. Die Einhaltung der Vorgaben • erleichtert den Gutachtern das lesen. • Projektantrag nicht aus „zugelieferten“ Textbausteinen • zusammenschneidern • Projektbudget an Zielsetzung der Ausschreibung anpassen • Angestrebtes Forschungsthema nicht für Ausschreibung „passend“ • machen. • Das richtige Instrument auswählen • Lösung organisatorischer, rechtlicher und budgetärer Probleme • nicht auf Projektstart verschieben
Koordination und Management eines ProjektsNotwendige Strukturen und Regelungen • Klare Entscheidungsstrukturen • Eindeutige Regelungen zu Verantwortlichkeiten • Integration der Akteure im Projekt (insbesondere neuer Partner) • Schaffung von Beratungsgremien, Einbeziehung externer Partner u. Nutzer • Gewährleistung des Informationsflusses • Schaffung von Kommunikation- und Entscheidungsebenen (Website, regelmäßige Meetings und Workshops) • Berichtspflicht aller Partner • Etablierung eines effizienten Projektcontrollings • Abschluss des Konsortialvertrages (wegen IPR, Haftung etc)
European Commission OPTIONAL Reporting GeneralAssembly of all Parties Approval Order for Execution Project Office Co-ordinator Reporting Request for Execution Reporting Reporting Reporting and/or Advice Recommendations Project Co-ordination Committee SteeringCommittee SP 1 SteeringCommittee SP 2 SteeringCommittee SP N-1 SteeringCommittee SP N One Delegate for each Party Sub-Project 1 Sub-Project 2 Sub-Project N-1 Sub-Project N Financial Panel Exploitation Panel Technical / Technological Panel Information
Zusammenfassung Vielfältige Beteiligungsmöglichkeiten als • Projektkoordinator • Projektteilnehmer • Gutachter Europäische Forschungsförderung als Gesamtherausforderung und Chance verstehen • Geld einzuwerben • Wissenschaftlichen Austausch zu intensivieren • Ideen zu verwirklichen
