NEKK - Beställning till betalning Stormöte

NEKK - Beställning till betalning Stormöte Lokala projektledare och Representanter i förvaltningsledning 2013-03-14 Dalheimers hus

Syftet med dagen är att få en bild av… • kommande utrullningsprocess med utrullningsgrupper och tidpunkter. • hur utbildningsprocessen ser ut och förvaltningens arbete med att utbilda användarna. • hur beställningar kommer att göras med formulär och hur abonnemang används för återkommande fakturor. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Deltagare från projektet här idag Birgitta Alö Charlotta Martinsson Fredric Holm Lars Ljungblom Lisa Manhof Marie Karlsson Per Svensson Stefan Wassenius Åse Nielsen NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Agenda • Inledning • Kommunleasing – arbetssättet efter införandet av Winst 2.0 • Rollerna i Winst 2.0 • Utrullning och utbildning – principer och plan • Dialog och fika • Systemvisning Winst 2.0 – Abonnemang och formulärbeställningar • Att börja arbeta med nu • Sammanfattning och nästa steg NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Reflektion från dialogen på stormötet 28/2 Hur påverkar det förnyade arbetssättet vårt dagliga arbete? Hur kan vi redan nu förbereda förvaltningen på den kommande förändringen? • Information, kommunikation och utbildning • Se över nuvarande beställar-organisation och rutiner. Färre beställare. • Rikta informationen till inköps-organisationen • Se över befintligt attestregelmente • Förändrat beteende - beställningar läggs i Winst och vi lyfter inte längre luren. • Förstärker styrning och uppföljning av inköpsprocessen. • Alla behöver kunna konteringen. • Lättare att följa lagen och vi gör rätt redan från början. • Kan krävas organisationsförändringar, då arbetsuppgifter förändras. • Förändrat arbetssätt för kontroller. • Centraliserat inköp medför färre direktupphandlingar utanför avtal NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Vad vi parkerade sist… • Hanteras på stormötet den 19 april • Kontroller/Attest/Attest av egna kostnader • Datumhantering/Bokföringsdatum – Stängningstabell och kontering vid bokslut • Lokala systemadministratörer – Hur kommer de att arbeta i Winst 2.0? • Elektronisk rekvisition • Hanteras på stormötet den 17 maj • Entreprenader – Hur kommer de hanteras i Winst 2.0? • Framtida inköpsorganisation på förvaltningen • Framtida förvaltarorganisation och support NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Process för hantering av beställningar/fakturor via KLAB - Långsiktig målbild • Beställning med fakturaadress KLAB görs i Winst, Beställning attesteras i Winst • Order skickas till KLAB via filöverföring • KLAB registrerar avtal i Weblisa • KLAB skickar order till leverantör, med tillägg av leasingavtalsnummer • Leverans till förvaltning, Förvaltning leveranskvitterar i Winst – information skickas till Weblisa via integration • Faktura skickas till KLAB • KLAB attesterar faktura utifrån leveranskvittens • (Förvaltning meddelar när det är dags att påbörja hyresdebitering - ev.) NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Process för hantering av beställningar beställningar/fakturor via KLAB – fas 1 • Förvaltning beställer leasingavtal i WebLisa, som skall bekräftas av undertecknare • Förvaltning gör sin beställning i Winst, Beställningen attesteras i Winst • KLAB får en faktura som skall vara märkt med leasingavtalsnummer samt kundens mottagarkod. Om fakturan saknar leasingavtalsnummer och/eller kundens mottagarkod i Weblisa kommer fakturan att sändas till förvaltningens leasingsamordnare som åtgärdar • KLAB presenterar fakturan i WebLisa är skall fakturan leveransbekräftas • Förvaltningen meddelar leverans även i Winst • Förvaltning meddelar i WebLisa när det är dags att påbörja hyresdebiteringen NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Beställningar görs i Winst • Processen förordas av referensgruppen och stödjer den långsiktiga målbilden. • Piloterna deltar i utvärderingen av processen. • Efter utvärdering kan beslut omprövas. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Användare på förvaltningen Beställning eller faktura med avvikelse mot order Faktura utan order eller abonnemang med avvikelse Beställare Fakturagranskare • Skapar och konterar beställning • Leveranskvitterar • Granskar och hanterar faktura vid avvikelse mellan order och faktura • Vissa utsedda beställare kan genomföra förnyad konkurrensutsättning • Granskar, konterar och hanterar en faktura, som ej föregås av en beställning/order (vild faktura) • Granskar och hanterar faktura vid avvikelse mellan abonnemang och faktura Attestant • Attesterar beställning • Attesterar faktura utan order • Attesterar faktura vid avvikelse mot order/abonnemang. • Attesterar abonnemang (ej i Winst) • Den som har gjort beställningen får hantera fakturan vid avvikelse • Beställare är också fakturagranskare • Kan se sina beställningar/ordrar och tillhörande fakturor • Styrs utifrån ansvaret enligt attest- och organisationsträd i Nekksus • Om kontering sker på flera ansvar så sker attest i sekvens • Kan se sina attesterade fakturor • Faktura utan order styrs med mottagarkod • Fakturagranskaren kan skicka faktura vidare till annan användare för kontroll innan godkännandeeller överlåta rätten att godkänna. • Kan se sina fakturor NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Lokal fakturaadministratör Lokal fakturaadministratör (alla /merparten på ekonomiavdelningen) • Fakturahantering i Winst • Hanterar fakturor utan giltig referens/mottagarkod • Hanterar fakturor med felaktig kontering i konteringskontrollen • Hanterar fakturor där moms har justerats vid konteringen • Påminner och följer upp förvaltningens fakturor/ordrar • Kan se förvaltningens alla fakturor och ordrar • Övriga uppgifter – utanför Winst • Utbildning och användarsupport • Upplägg av utbetalningsmottagare i PC-lev NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Lokal systemförvaltare Lokal systemförvaltare Fåtal personer per förvaltning (ekonomiavdelning/upphandlingsavdelning) • Fakturahantering i Winst • Hanterar fakturor utan giltig referens/mottagarkod • Hanterar fakturor med felaktig kontering i konteringskontrollen • Hanterar fakturor där moms har justerats vid konteringen • Påminner och följer upp förvaltningens fakturor/ordrar • Kan se förvaltningens alla fakturor och ordrar • Administration i Winst • Användaradministration, nyupplägg och underhåll • Administration av mottagarkoder • Lägger upp lokala avtal, kataloger och forumlär • Lägger upp och underhåller abonnemang • Administrerar avvikande mappning av UNSPSC och konto • Registrerar delegeringar • Övriga uppgifter – utanför Winst • Utbildning och användarsupport • Anmäler ärenden till central systemförvaltning • Underhåller attestträdet i Nekksus – separat behörighet i Nekksus NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Central fakturaadministratör Central fakturaadministratör (Levgruppen) • Fakturahantering i Winst • Hanterar fakturor som inte kan kopplas till en leverantör • Hanterar fel vid formaliakontroll av fakturor (Fakturainformation måste kontrolleras) • Makulerar fakturor och ändrar förfallodag utifrån kommentar av granskare/attestant (Fakturainformation måste kontrolleras) • Kan se hela stadens fakturor • Övriga uppgifter • Upplägg av nya leverantörer/betalningsmottagare i Horisonten/Scannit NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Central systemförvaltare Central systemförvaltare • Fakturahantering (Behörighet men skall inte löpande göras.) • Kan hantera alla fakturor oavsett status • Administration • Underhåller stängningstabell och hanterar perioder • Administration av gruppstruktur och roller enligt gemensamma principer • Underhåller grunddata för organisation enligt gemensamma principer • Lägger upp centrala och lokala sambandskontroller • Administrera fakturaleverantörsregister enligt gemensamma principer • Underhåller grunddata för ordermatchning • Registrerar och tilldelar nya adresser. • Användaradministration, nyupplägg och underhåll • Administration av mottagarkoder • Lägger upp lokala avtal, kataloger och formulär • Lägger upp och underhåller abonnemang • Administrerar avvikande mappning av UNSPSC och konto • Registrerar delegeringar • Övriga uppgifter • Felsökning/Felhantering av integrationer • Felsökning av kommunikation med leverantör (EDI) • Support till lokala systemförvaltare • Kan se hela stadens fakturor och ordrar NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Strategi för utrullning och utveckling Nya glasögon- nya insikter Mål och omfattning fas 1 Nya förutsättningar baserat på gemensamma lösningar Skapaeffekt i verksamheten Fas 2 Fas 3 Fas 1 Maj 2014 ”Utvecklingslogg” Förändringsprocess NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Utrullningsprocessen 1) 1 ) Piloterna genomgår samma process men också ett kontinuerligt samarbete med projektet samt tydlig utvärdering Lokal uppsättningochförberedelser Lokal uppsättningochförberedelser Stormötenför gemensam information, och dialog Utrullningsplan Välkomstbrev till användare Uppstartsmöteper gruppav förvaltningar Ca 3-4 mån före driftstart Uppföljnings-möte per gruppav förvaltningarCa 2 mån före driftstart ? UTBILDNING GO LIVE/DRIFTSTART KOMMUNIKATION & UPPFÖLJNING Uppföljning av mål per förvaltning Central utbildningav lokala utbildare och systemadmin. Ca 1-2 mån före driftstart Lokal utbildninggenomförs avlokala utbildare Driftsstartper grupp avförvaltningar Kommunikation Frågor ochutvecklingsförslag Nyhetsbrev NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Inriktningsprinciper för utrullning • Stegvis utrullning • Inleds med tre pilotförvaltningar + utvärdering • Agera ambassadörer för ett förändrat arbetssätt • Utrullningsgrupper formas utifrån förvaltningars gemensamma behov, karaktär och storlek. • Arbetspaket och instruktioner som förvaltningen hanterar under utrullningsprocessen. • Utgångspunkter • Gemensam utrullningsprocess för alla • Successivt lärande för förvaltningarna. • Parallellt arbete med ordermatchning, abonnemang och organisationen kring inköp. • Minimera negativa konsekvenser för leverantörer • Utrullning enligt tidplan för projektets fas 1 • Hänsyn till arbetsbelastning vid årsbokslut. • Obligatorisk för samtliga förvaltningar, förutom Kretslopp och Vatten. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Inriktningsprinciper för utrullning • Förvaltningen leder det lokala införandet • Förvaltningen ansvarar för att införa det förändrade arbetssättet. • Lokal projektledare leder till lokala införandet på förvaltningen. • Förvaltningarna tar i samråd med projektet fram mål för införandet av nytt arbetssätt under fas 1. • Systemadministration och support • Projektet tar huvudansvar för uppsättning av Winst 2.0. Sen successiv överlämning till central och lokal systemadministration. • Projektet tar huvudansvar för att säkerställa supportorganisationen under utrullningen. • Framtida centrala systemförvaltare deltar under utrullningsprocessen för att skapa goda förutsättningar för sin linjeroll. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Tidplan utrullning 2012 2013 2014 sept okt nov dec jan febr mars apr maj juni juli aug sept okt nov dec feb mars april maj juni jan Projektledning, förändringsledning, riskhantering, kommunikation Central projektledning Konfigurering Justeringar Konfigurering Integrationer Integrationer Acceptanstest Test Ordermatchning, abonnemang, organisation för inköp Effektiva processer Pilot Förberedelser Pilotdrift Central utbildning Projektet utbildar CSF, LSF och utbildare under hela projektet Utrullningsgrupp 1 Utrullningsgrupp 2 Förberedelser Förberedelser Förberedelser Förberedelser Förberedelser Utrullning Utrullning Utrullning Utrullning Utrullning Utrullningsgrupp 3 Utrullningsgrupp 4 Över- lämning fas 1 Utrullningsgrupp 5 NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Utrullningsgrupper Piloter Grupp 1 – November 2013 Grupp 2 – Februari 2014 Fastighetskontoret (N200) Intraservice SDN Angered Arkivnämnden Färdtjänsten Konsument och medborgarservice Miljöförvaltningen Stadsrevisionen Valnämnden Överförmyndarnämnden SDN Askim-Frölunda-Högsbo SDN Norra Hisingen SDN Västra Göteborg SDN Örgryte-Härlanda Social resursförvaltning • 83 000fakturor per år • 500beställare • 1 000fakturagr. • 11 500fakturor per år • 260 beställare • 260 fakturagr. • 268 000fakturor per år • 1900beställare • 2 100fakturagr. Grupp 3 – Mars 2014 Grupp 4 – April 2014 Grupp 5 – Maj 2014 SDN Centrum SDN Lundby SDN Majorna-Linné SDN Västra Hisingen SDN Östra Göteborg Kulturnämnden Park- och Naturförvaltn. Stadsbyggnadskontoret Utbildningsförvaltningen Fastighetskontoret (N205) Finansförvaltningen Idrotts- och Föreningsförv. Lokalnämnden Stadsledningskontoret Trafikkontoret Vuxenutbildnings-förvaltningen • 245 000fakturor per år • 2 300 beställare • 1 900fakturagr. • 110 000fakturor per år • 700 beställare • 900 fakturagr. • 124 000fakturor per år • 625 beställare • 1100 fakturagr. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Utrullningsprocessen 1) 1 ) Piloterna genomgår samma process men också ett kontinuerligt samarbete med projektet samt tydlig utvärdering Lokal uppsättningochförberedelser Lokal uppsättningochförberedelser Stormötenför gemensam information, och dialog Utrullningsplan Välkomstbrev till användare Uppstartsmöteper gruppav förvaltningar Ca 3-4 mån före driftstart Uppföljnings-möte per gruppav förvaltningarCa 2 mån före driftstart ? UTBILDNING GO LIVE/DRIFTSTART KOMMUNIKATION & UPPFÖLJNING Uppföljning av mål per förvaltning Central utbildningav lokala utbildare och systemadmin. Ca 1-2 mån före driftstart Lokal utbildninggenomförs avlokala utbildare Driftsstartper grupp avförvaltningar Kommunikation Frågor ochutvecklingsförslag Nyhetsbrev NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Inriktningsprinciper för utbildning • Stegvis utbildning • Utbildningen genomförs stegvis för att möjliggöra bättre lärande samt dialog/uppföljning om erfarenheter. • Central utbildning sker före driftsättning genom bildspel, systemutbildning i testmiljö och datorhjälpen. • Lokal utbildning sker i produktionsmiljö med användarens fakturor och beställningar vid driftsättning. • Utgångspunkter • Viktig del i lärandeprocessen för nytt arbetssättet. • Omfattar samtliga delar i processen • Train the trainer-metodik • Central utbildning genomförs av projektet - lokal systemförvaltarutbildning och lokala utbildare. • Projektet tar fram utbildningsmaterial och Datorhjälpen • Förvaltningarna kommer inte få tillgång till Winst 2.0 innan införandet. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Inriktningsprinciper för utbildning • Projektets rekommendation för lokal utbildning • Fokusera på fakturahanteringen för att säkerställa betalningar och övergången från Gasell. • Användare i Winst 2.0 ska vara utsedda användare som har genomgått utbildning. • För SDN och större förvaltningar rekommenderas att genomföra fyra utbildningsmoment med följande fokus: • Övergripande utbildning om förändrat arbetssätt och organisation. • Fakturahantering • Beställning • Uppföljning NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Central utbildning NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Rekommendation – lokal utbildning NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Dialog Utrullningsplan – Hur kan vi på förvaltningen planera och organisera det praktiska arbetet för att säkerställa ett bra införande? Utbildningsplan – Hur kan vi på förvaltningen planera och organisera det praktiska arbetet för att säkerställa en bra utbildning? 30 minuters dialog. En fråga per bord. Dokumentera de tre viktigaste slutsatserna per fråga. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Formulärbeställningar i Winst • Beställningar av tjänster • Beställningar där det inte finns produktkatalog • Kompletterande beställningar där produkten finns hos leverantör men inte i produktkatalog NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314 NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Formulär, Glasögon NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314 NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Formulär, Boende för psykiskt funktionshindrade NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314 NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Enkelt beställningsformulär NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314 NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Orderkopia formulär Glasögon NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314 NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Orderkopia formulär Boende NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314 NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Abonnemang • Återkommande fakturor med samma belopp • Automatmatchning inom fastställda belopp • Automatkontering • Läses in via excelfil NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314 NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Registrering av abonnemang NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314 NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Kontering av abonnemang NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314 NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Att börja arbeta med redan nu • Rensa utgångna attesträtter i Gasell • Registrera personnummer/organisationsnummer på betalningsmottagare i Pc-lev NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Rensa utgångna attesträtter • Under Behörigheter, och förslagsvis Roller finns Knappen Attesträtt. Där kan man välja Rensa utgångna attesträtter och då rensas de rader bort där tiden gått ut (för de användare som man bockat för i vyn). • Under vyn Förändringar loggas de borttag som gjorts. • Sökning där kan göras per användare eller datumet när rensningen gjordes. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Logg efter rensning utgångna attesträtter NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Registrera personnummer/organisationsnummer på betalningsmottagare i Pc-lev • I nytt ekonomisystem kommer person- eller organisationsnummer att vara en obligatorisk uppgift på betalningsmottagare/leverantörer. Uppgiften ska finnas för att vi ska kunna säkerställa att betalningar går till rätt betalningsmottagare. • Möjligheten att registrera uppgiften finns redan i dagens system, eftersom det är ett omfattande arbete med att registrera uppgiften på varje betalnings-mottagare är det lämpligt att redan nu registrera dessa uppgifter. • Detta arbete ska vara klart till juni 2013, då en ny version av Pc-lev kommer som kräver registrering av personnummer och organisationsnummer. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Registrera personnummer/organisationsnummer på betalningsmottagare i Pc-lev Gå in i Pc-lev via översiktsbilden för grupper Sortera efter överföringsdatum per grupp eller visa alla. Välj ut de betalningsmottagare som är aktuella för utbetalningar framgent. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Registrera person- och organisationsnummer i Pc-lev NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Besök hemsidan för att få mer information • https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk • Här finns t ex: • Information om projektet • Kontaktuppgifter • Material från våra stormöten • Informationsmaterial att använda på förvaltningen • Här kommer även publiceras information inför och under utrullningen • Frågor och svar • Speciell sida för LPL är under utformning NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Kommande möten • 19/4, kl 9-12: Maskinhallen, Elyseum • Kontroller/Attest/Attest av egna kostnader • Datumhantering/Bokföringsdatum - Stängningstabell • Lokal systemadministratörer – Hur kommer de att arbeta i Winst 2.0? • Elektronisk rekvisition • 17/5, kl 9-12: Maskinhallen , Elyseum NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

NEKK - Beställning till betalning Stormöte